Unidad 13//EEscenario 3

Lectura fundamental
Fundamental

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estratégica

Contenido

1 Proceso de compra

2 Principales actividades

3 Etapas del proceso de compras

4 Relación entre planeación de requerimientos de materiales con el proceso de compras

Palabras clave: ciclo de compras, planeador, comprador, manual de compras.

Introducción
Hemos visto diferentes elementos que nos ayudan a contextualizar de manera global el proceso de
compra. En esta lectura ahondaremos en las diferentes etapas que componen el ciclo de compras.

1. Proceso de compra
El proceso de compras es un proceso no lineal, en general podemos definirlo como un proceso cíclico
en el cual intervienen diferentes actores. Es de vital importancia para la organización ya que no
solamente involucra grupos de interés al interior de la misma, sino que adicionalmente gestiona
agentes externos como lo son los proveedores. El proceso de compras puede variar de acuerdo al tipo
de organización, la Figura 1 ilustra el proceso de compras.

Aprobación del pago Recepción de Solicitudes

Recepción de insumos Selección de Proveedores

Seguimiento
Determinación de precios

Emisión de ordenes
de compra

Figura 1. Proceso de compra

Fuente: elaboración propia

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2. Principales actividades
El área de compras es responsable de establecer el flujo de materiales en la empresa, realizando
seguimiento al desempeño del proveedor y agilizando la entrega de los insumos para la fabricación. El
incumplimiento de las entregas de estos últimos puede crear estragos para la fabricación y las ventas.
En caso contrario, un desempeño adecuado del proceso de compras y abastecimiento puede reducir
los problemas en ambas áreas aumentando la utilidad de la organización. El área de compras debe
velar por:

• Obtener los materiales necesarios con las cantidades definidas en el MRP (Planeación de
requerimientos de materiales) con la calidad adecuada

• Buscar optimizar el costo total de adquisición (TCO)

• Procurar el mejor servicio por parte de los proveedores en cuanto a tiempos se refiere. Es
importante fijar las mejores fechas

• Gestionar el portafolio de proveedores de la mejor manera

3. Etapas del proceso de compras

El proceso de compras es un proceso cíclico, por este motivo, se emplea la idea de ciclo de compras.
El ciclo de compra esta compuesta por las siguientes actividades o pasos:

1. Recepción y análisis de solicitudes de compra

2. Seleccionar proveedores, encontrando proveedores potenciales, emitir solicitudes de

cotizaciones, recibir y analizar presupuestos, y seleccionar el proveedor correcto

3. Determinar el precio correcto

4. Emitir órdenes de compra

5. Seguimiento para garantizar que se cumplan las fechas de entrega

6. Recibir y aceptar insumos

7. Aprobar la factura del proveedor para el pago

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 3.1. Recepción y análisis de solicitudes de compra

Las solicitudes de compra comienzan con el departamento o persona que será el usuario final.
Después de las corridas de los procesos MRP, el planeador coloca una orden planificada que autoriza
el departamento de compras para seguir adelante y procesar la compra. Como mínimo, esa solicitud
de compra contiene la siguiente información:

a. Identidad del autor, aprobación firmada y cuenta contable o centro de costo al que se cargará
dicha orden.

b. Especificación de material

c. Cantidad y unidad de medida

d. Fecha y lugar de entrega requeridos

e. Cualquier otra información suplementaria necesaria

Los sistemas electrónicos de solicitud son ahora ampliamente utilizados y, a menudo, son parte de los
sistemas de planeación de recursos (ERP). La información de solicitud mínima sigue siendo requerida,
y el sistema puede proporcionar gran parte de los detalles adicional al control de la información. Por
ejemplo, el solicitante puede ingresar el número de unidades que se deben comprar y la base de datos
proporcionará la descripción apropiada, la especificación, los proveedores sugeridos, instrucciones
de envío, etc. Posteriormente, el sistema reenviará la solicitud para su correspondiente aprobación
teniendo en cuenta los controles implementados para el número de cuenta y los límites de gastos.
Una vez que todas las aprobaciones se han completado, la solicitud se envía al departamento de
compras para procesar la orden (sin volver a ingresar toda la información). Los beneficios para la
compañía son además del fácil acceso para el solicitante, menos trámites, disminución del tiempo de
respuesta de las requisiciones y una mayor precisión de la información.

3.2. Seleccionar proveedores

Identificar y seleccionar proveedores son responsabilidades importantes del departamento de

compras. Para artículos de alta rotación o aquellos que no han sido comprado antes, se mantiene
una lista de proveedores aprobados. Si el artículo no ha sido comprado antes o no hay un proveedor

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aceptable en el portafolio de proveedores se debe realizar una búsqueda. Si la orden es de poco
valor o para artículos estándar, probablemente se pueda encontrar un proveedor en Internet, en un
catálogo, revista comercial o directorio. Si por el contrario la orden es de alto costo y el articulo que
se busca no es estándar un proceso de exploración es necesario.

3.3. Solicitud de cotizaciones

Para artículos principales, generalmente es deseable emitir una solicitud para la cotización. Esta es una
consulta escrita que se envía a suficientes proveedores para garantizar la competitividad y se reciben
presupuestos confiables. No es un pedido. Después de la recepción de las cotizaciones que envían
los proveedores al comprador estas son analizadas por precio, cumplimiento de especificaciones,
términos y condiciones de venta, entrega, y condiciones de pago. Para los artículos donde las
especificaciones se pueden escribir con precisión, la elección probablemente se haga sobre el precio,
la entrega y los términos de venta. Para artículos donde las especificaciones no se pueden describir
con precisión, los artículos citados variarán. Las cotizaciones deben evaluarse para la idoneidad
técnica. La elección final es un compromiso entre factores técnicos y precio. Por lo general, tanto los
departamentos emisores como los compradores son involucrados en la decisión.

3.4. Determinar el precio correcto

Esta es la responsabilidad del departamento de compras y está estrechamente vinculado a la selección

de proveedores. El departamento de compras es también responsable de la negociación del precio e
intentará obtener el mejor precio del proveedor. El precio no es el único factor para tomar decisiones
de compra. Sin embargo, es de gran relevancia. En la compañía manufacturera promedio, las compras
representan alrededor del 50% del costo de los bienes vendidos, y cualquier ahorro realizado en el
costo de compra tiene una influencia directa en las ganancias, tal como lo vimos en la unidad uno.

Es importante tener en cuenta que en general "se obtiene lo que se paga". El truco es saber qué se
requiere y no se debe pagar más de lo necesario. Cuando se realiza una compra, el comprador recibe
un “paquete” de características de función, cantidad, servicio y precio que son adecuadas para las
necesidades individuales. La idea de la "mejor compra" es la encontrar el balance entre la satisfacción
de una necesidad, servicio y costo.

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 3.4.1. Negociación de precios

Los precios se pueden negociar si el comprador tiene el conocimiento y la influencia para hacerlo.
El minorista tiene poco, pero un gran comprador puede tener mucho. Mediante la negociación, el
comprador y el vendedor intentan resolver las condiciones de compra buscando beneficio mutuo. Se
requiere habilidad y planificación cuidadosa para la negociación y tener éxito. También requiere una
gran cantidad de tiempo y esfuerzo, por lo que el beneficio potencial debe justificar ese gasto.

3.5. Emitir órdenes de compra

Una orden de compra es una oferta legal de compra. Una vez aceptado por el proveedor, se
convierte en un contrato legal para la entrega de los bienes de acuerdo a los términos y condiciones
especificados en el acuerdo de compra. La orden de compra se prepara a partir de la solicitud de
compra o las cotizaciones o de cualquiera otra información adicional necesaria. Se envía una copia al
proveedor; las copias son retenidas por compras y también se envían a otros departamentos, como la
contabilidad y el departamento que genero la solicitud.

3.6. Seguimiento para garantizar que se cumplan las fechas de entrega

El proveedor es responsable de entregar los artículos ordenados a tiempo. El departamento de

compras es responsable de garantizar que los proveedores cumplan con las fechas estimadas. Si
hay dudas de que se pueden cumplir las fechas de entrega, compras debe averiguarlo a tiempo para
tomar medidas correctivas. Esto implicaría agilizar el transporte, encontrar fuentes alternativas de
suministro, trabajar con el proveedor para resolver sus problemas o reprogramar la producción para
evitar paros de planta etc.

El departamento de compras también es responsable de trabajar con el proveedor en cualquier

cambio en los requisitos de entrega. La demanda de artículos cambia con el tiempo, y puede ser
necesario para agilizar ciertos artículos o retrasar la entrega de otros. El comprador debe mantener
informado al proveedor de los verdaderos requisitos para que este último sea capaz de proporcionar lo
que se necesita cuando es necesario.

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 3.7. Recibir y aceptar insumos

Cuando los bienes son recibidos en la bodega, los equipos de almacén de materiales y calidad
inspeccionan los productos para asegurarse que fueron enviados en óptimas condiciones y que
se haya enviado la cantidad correcta. Usando una copia de la orden de compra y la información
de embarque suministrado por el transportista, el departamento receptor acepta los productos y
redacta un informe de recepción que indica cualquier variación. Si los bienes se reciben dañados, el
departamento receptor asesorará al departamento de compras y mantendrá las mercancías mientras
se toman las medidas pertinentes. Siempre que los bienes estén en orden y no requieran inspección
adicional, serán enviados al departamento solicitante o a la bodega para ser almacenados.

Una copia del informe de recepción se envía al departamento de compras remarcando cualquier
variación o discrepancia con la orden de compra. Si la orden se considera completa, el departamento
de recepción cierra su copia de la orden de compra y advierte al departamento de compras, si no
es así, la orden de compra se mantiene abierta en espera terminación (Entrega de Parciales). Si los
productos también han sido inspeccionados por el departamento de control de calidad, ellos también
avisarán al departamento de compras si los bienes han sido aceptados o no.

3.8. Aprobar la factura del proveedor para el pago

Cuando la factura del proveedor es recibida hay tres elementos claves que deben estar relacionados:
la orden de compra, el informe de recepción y la factura. Los artículos y las cantidades deben ser los
mismos en todos los documentos, los precios y extensiones de precios deben ser los mismos en la
orden de compra y la factura. Todos los descuentos y términos de la compra de la compra original
deben ser verificados contra la factura. El trabajo del departamento de compras es verificar estos
últimos. Una vez sean aprobados estos elementos, la factura se envía a tesorería para programar el
pago del proveedor teniendo en cuenta las condiciones de fijadas.

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4. Relación entre planeación de requerimientos de materiales con el
proceso de compras
Las compras pueden separarse en dos tipos de actividades principales:

• Adquisición

• Programación y seguimiento de proveedores

La adquisición incluye las funciones de establecer especificaciones, selección de proveedores,

determinación de precios y negociación. Por otro lado, la programación de proveedores y el
seguimiento se refieren a la liberación de pedidos y trabajo colaborativo para programar la entrega y
realizar seguimiento a las ordenes puestas. El objetivo principal de la programación a los proveedores
es similar al objetivo del control de la producción, garantizar un buen uso de recursos, minimizar el
inventario de trabajo en proceso y mantener el nivel deseado de servicio al cliente.

4.1. Concepto del comprador planeador

En un sistema tradicional, el planeador libera una orden con los requisitos de material para el control
de la actividad de producción o para la compra. Los compradores emiten una orden de compra según
el plan de requerimientos de material. El control de la actividad de producción prepara las órdenes
de compra, programa los componentes en el flujo de trabajo, y controla el progreso del material
a través de la planta. Cuando los planes cambian, como invariablemente lo hacen, el planificador
de producción debe avisar al comprador del cambio, y el comprador debe avisar al proveedor. El
planeador de la producción estás más en contacto continuo con el MRP y los horarios.

Para mejorar la efectividad de la actividad del comprador planeador, muchas compañías tienen
fusionadas las dos funciones en un solo cargo. El comprador planeador maneja menos componentes
que un planificador o un comprador, pero tiene las responsabilidades de ambos. El comprador
planeador es responsable de:

• Determinar de los requisitos de material.

• Desarrollar horarios.

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 • Emitir órdenes de compra.

• Emitir comunicados de material a proveedores.

• Establecer las prioridades de entrega.

• Control de pedidos en la fábrica y a los proveedores.

• Manejo de todas las actividades asociadas con la programación de compras y producción

funciones.

• Mantener un contacto cercano con el personal del proveedor.

Debido a que el papel de la planificación de la producción y la compra se combinan, hay un flujo de

información mucho más fluido entre el proveedor y la fábrica. Los compradores planeadores tienen
un conocimiento más agudo de las necesidades de la fábrica que el comprador y pueden coordinar
mejor el flujo de materiales con los proveedores. Al mismo tiempo, el comprador planeador puede
cumplir mejor los requisitos de material con la fabricación del proveedor, capacidades y restricciones.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Compras y Aprovisionamiento

Unidad 3: Etapas del ciclo de compras
Escenario 3: Ciclo de compras

Autor: Esteban Castro

Asesor Pedagógico: Luisa Rincón

Diseñador Gráfico: Diego Calderón
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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