PROCESO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO 01. RECIBIR REQUISICIONES DE MATERIAL O SERVICIOS.

1. OBJETIVO: Recibir las requisiciones de material o servicios para conocer las

necesidades de los departamentos y realizar las órdenes de compra correspondientes y
demás procedimientos del proceso.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras, y afecta todos

los demás procedimientos de este proceso.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de cada departamento:

- Revisar inventario para saber qué productos hacen falta/necesitan.

- Emitir las requisiciones según sus necesidades.

Secretaría de compras:

- Recibir las requisiciones.

- Entregar al jefe de compras.

Jefe de compras:
- Recibir y poner en lista las requisiciones de materiales o servicios.

5. DEFINICIONES:

- Requisición de materiales o servicios: es un formato en el cual, el solicitante,

relaciona los materiales y servicios, así como la cantidad de cada uno de ellos,
a quien corresponda.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de cada 1 Revisar inventario Formato de inventarios

departamento para saber qué
productos hacen
falta/necesitan.

Jefe de cada 2 Emitir las Requisiciones de materiales

departamento requisiciones según o servicios.
sus necesidades.

Secretaria de 3 Recibir las Requisiciones de materiales

compras requisiciones de o servicios.
materiales o servicios,
provenientes de los
demás procesos.

Secretaria de 4 Entregar las Requisiciones de materiales

compras requisiciones de o servicios.
materiales o servicios
al jefe de compras

Jefe de compras 5 Recibir las Requisiciones de materiales

requisiciones de o servicios.
materiales o servicios
y enlistarlas

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PROCEDIMIENTO 02. PROCESAR LAS REQUISICIONES.

1. OBJETIVO: Verificar cantidades, materiales, información, tipo de material o

servicio.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras. Además, se

apoya en el presupuesto de la compañía en cuanto a las compras de materiales o solicitud
de servicios.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

● Verificar cantidades, materiales, servicios, información, tipo de materiales y

servicios a requerir, con cada jefe de los procesos correspondientes.
● Consultar el presupuesto para conocer la disponibilidad de los recursos.

5. DEFINICIONES:

- Presupuesto: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado

período de tiempo.

6. ACTIVIDADES:

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PROCEDIMIENTO 03. REALIZAR PRESUPUESTO DE COMPRAS DE
MATERIALES O SERVICIOS

1. OBJETIVO: Determinar cuál va a ser la cantidad de dinero asignada a la

compra de materiales que la empresa necesita para llevar a cabo su producción.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área financiera. Además, se apoya

en el área de compras de la compañía en cuanto a las cantidades de materiales o solicitud
de servicios.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Responsables del presupuesto:

● Realizar el presupuesto de compras para determinar la cantidad de dinero

asignada en la compra de materiales o servicios.
● Poner a disposición la información que solicita el jefe de compras para llevar a
cabo su actividad.

Jefe de compras:

● Revisar el presupuesto de compras para determinar si la cantidad de dinero

asignada a la compra de materiales o servicios es suficiente según las
necesidades del departamento y la demanda de los clientes.

5. DEFINICIONES:

- Presupuesto: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado

período de tiempo.

6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Responsable del 1 Realizar el presupuesto Presupuesto

presupuesto de compras de
materiales o servicios.

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 Responsable del 2 Enviar al jefe de Presupuesto
presupuesto compras el presupuesto

Jefe de compras 3 Revisar el presupuesto Presupuesto

asignado para el área

PROCEDIMIENTO 04. REALIZAR COTIZACIONES SELECCIONANDO,

EVALUANDO Y REEVALUANDO A LOS PROVEEDORES DE MATERIALES Y
SERVICIOS.

1. OBJETIVO: Efectuar las cotizaciones correspondientes, evaluando y reevaluando los

materiales que ofrecen los distintos proveedores para seleccionar al que ofrezca los materiales
de mejor calidad y mejor precio.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Asistente de compras:

- Revisar las requisiciones realizadas por cada departamento para saber cuáles y
cuántos productos y servicios cotizar.
- Hacer las cotizaciones con los distintos proveedores del mercado que ofrezcan
la materia prima para Healty Food S.A.
- Entregar al jefe de compras las respectivas cotizaciones con los distintos
proveedores para que este tome una decisión.

5. DEFINICIONES:

- Cotización: Es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien

o servicio para el proceso de compra o negociación.
- Asistente de compras: es un individuo que se encuentra encargado de realizar
todos los procesos necesarios para completar y llevar a cabo la adquisición de
bienes y materiales que serán utilizados por la empresa.

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 6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Asistente de compras 1 Revisar las Requisiciones

requisiciones
realizadas por cada
departamento

Asistente de compras 2 Hacer las cotizaciones Cotizaciones de los

con los diferentes proveedores.
proveedores del
mercado que vendan
la materia prima que
compra Healty Food
S.A. para sus
operaciones.

Asistente de compras 3 Entregar al jefe de Cotizaciones de los

compras las proveedores.
respectivas
cotizaciones de los
distintos proveedores.

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PROCEDIMIENTO 05. ELABORAR ÓRDENES DE COMPRA.

1. OBJETIVO: Elaborar las órdenes de compra, para enviar a los proveedores y

solicitar los materiales o servicios.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras. Además,

beneficia a los demás procesos con su oportuno cumplimiento.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

- Revisar las cotizaciones realizadas y compararlas con el presupuesto para tomar

una decisión de compra.

- Realizar las órdenes de compra, basado en las cotizaciones que se realizaron y

el presupuesto disponible para la compra de los materiales.

- Enviar las órdenes en tiempo oportuno a los proveedores.

5. DEFINICIONES:

- Proveedores: Es una persona o empresa que proporciona bienes o servicios a

otras personas o empresas.

6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Revisar las cotizaciones Cotizaciones y presupuesto

y el presupuesto y
tomar una decisión de
compra

Jefe de compras 2 Realizar las órdenes de Órdenes de compra

compra necesarias

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Jefe de compras 3 Enviar órdenes de Órdenes de compra
compra a los
proveedores

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PROCEDIMIENTO 06. TRANSPORTAR MATERIALES COMPRADOS A LA
FÁBRICA.

1. OBJETIVO: Trasladar los materiales comprados de forma adecuada y eficiente hacia

la fábrica para entregarlos y empezar el proceso operativo, consiguiendo las mejores
condiciones de servicio y coste.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de logística y transporte. Además, se

apoya en el proceso de compras y a todos los procesos que hayan solicitado los materiales o
servicios para que se les sean entregados.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:
- Hacer la correcta gestión con la logística de la empresa para determinar todas
las condiciones para el transporte de los materiales.
- Verificar que la mercancía salga de la bodega del proveedor en buen estado.
- Hacer seguimiento a la carga por medio del número de guía asignado para estar
pendiente de algún contratiempo.

Transportista:
- Tener el vehículo en perfectas condiciones para el transporte de los materiales.
- Verificar que no haya percances, ni problemas en cuanto a las órdenes de
compra para que se entreguen en los plazos estipulados.

5. DEFINICIONES:

- Transportista: Persona que tiene por oficio transportar mercancías, generalmente

por carretera.
- Seguimiento: Observación minuciosa de la evolución y desarrollo de un proceso.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Gestionar con el área Órdenes de compra

de logística todo el
proceso con las
condiciones
establecidas para el
transporte de los
materiales comprados

Jefe de compras 2 Hacer seguimiento a la Nota de entrega de materiales

carga de materiales
comprados por medio
del número de guía
asignado

Transportistas 3 Verificar que el Certificado de Estado del

vehículo donde se vehículo y documentación al
transportará la día.
mercancía esté en
perfectas condiciones
para lograr la entrega
de los materiales en
los plazos
correspondientes.

Transportista 4 Transportar la Nota de entrega de materiales

mercancía desde la
fábrica del proveedor
hasta la empresa
Healty Food S. A

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PROCEDIMIENTO 07. RECIBIR MATERIALES COMPRADOS

1. OBJETIVO: Recibir los materiales que sean entregados por los proveedores

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras, apoyado del área

de logística que ayuda en la descarga de los materiales adquiridos por la empresa Healty
Food S.A.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Asistente de compras:

- Verificar el correcto cumplimiento de las órdenes de compra que cumplan con

la cantidad requerida y con las características deseadas teniendo en cuenta la
remisión de materiales.
- Recibir las facturas de venta o las cuentas de cobro, según corresponda,
expedidas por los proveedores.
- Entregar al jefe de compras las cuentas de cobros y las facturas de venta
expedidas por los proveedores para que esté realice la adecuada inspección de
los materiales.

5. DEFINICIONES:

- Remisión de materiales: Es un documento que se expide el proveedor cuando

se mandan los productos solicitados. En éste se relaciona el material y las
cantidades que se están entregando.

6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Asistente de compras 1 Verificar que los Órdenes de compra

materiales que llegan
cumplan con las
cantidades y
condiciones

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 RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

estipuladas en las
órdenes de compra

Asistente de compras 2 Recibir las cuentas de Factura de venta emitida por el

cobro expedidas por proveedor.
los proveedores

Asistente de compras 3 Entregar al jefe de Factura de venta y remisión de

compras la factura de materiales
venta para que este
realice la inspección y
verificación de la
entrega de materiales

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PROCEDIMIENTO 08. INSPECCIONAR Y VERIFICAR LOS PRODUCTOS
COMPRADOS ASEGURANDO LOS REQUISITOS DE COMPRA ESTABLECIDOS.

1. OBJETIVO: Inspeccionar y verificar que los productos comprados cumplan

con las características deseadas para tener seguridad de que las especificaciones se ajustan
a la orden de compra.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

- Evaluar y verificar que los materiales recibidos por la asistente de compras

cumplen con las cantidades pedidas y las condiciones son las correctas para
saber que están listos para su uso.
- Determinar si se cumplió con el tiempo promedio para obtener los productos
con el fin de no tener escasez de inventarios por parte de Healty Food S.A.
- Llenar el formato de recepción mostrando la cantidad y la clase de material
recibido, identificando: proveedor, número de la orden de compra, fecha en que
fue recibido y firma autorizada.

Operario:
- Descargar el material comprado de forma adecuada.

5. DEFINICIONES:

- Informe de recepción: Es un formato elaborado con la finalidad de detallar las

unidades y características de los materiales recibidos. Los cuales han sido
previamente solicitados por la empresa de acuerdo a las especificaciones de
requerimientos emitidas por el departamento de producción.
- Descargue: Acción de quitar una carga o mercancía de un lugar.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Evaluar y verificar que Remisión de materiales.

los materiales
recibidos por la
asistente de compras
cumplen con las
cantidades pedidas y
las condiciones son las
correctas para saber
que están listos para
su uso.

Jefe de compras 2 Llenar el formato de Informe de recepción.

recepción mostrando
la cantidad y la clase
de material recibido,
identificando;
proveedor, número de
la orden de compra,
fecha en que fue
recibido y firma
autorizada.

Operario 3 Descargar los Documento con la autorización

materiales comprados del jefe de compras.
de manera correcta.

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PROCEDIMIENTO 09. ALMACENAR MATERIALES COMPRADOS

1. OBJETIVO: Almacenar de forma adecuada los materiales que sean entregados

por los proveedores. Posteriormente, distribuirlos a los departamentos según los procesos,
que los hayan pedido.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras. Además, a todos

los procesos que hayan solicitado los materiales o servicios y se les sean entregados.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

- Ordenar el almacenamiento en bodega y los despachos de los materiales a cada

proceso para cumplir con las requisiciones iniciales.

Almacenistas:

- Almacenar los materiales que correspondan.

Mensajero interno:

- Entregar los materiales en los departamentos correspondientes para llevar a

cabo los procesos.

Jefe de cada departamento:

- Verificar que los materiales entregados correspondan con las requisiciones

emitidas en cuanto a productos y cantidades necesitadas.

5. DEFINICIONES:

- Almacenista: Mantiene libres y limpias las áreas de bodega y pasillos del

almacén Custodia la mercancía existente en el almacén Mantiene control de
caducidades de materiales para evitar pérdidas por obsolescencia

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Ordenar el Requisiciones e Informe de

almacenamiento y recepción interno
despacho de los
materiales comprados
a los proveedores.

Almacenista 2 Almacenar los Orden de almacenamiento.

materiales que
correspondan.

Mensajero interno 3 Distribuir los Órdenes internas de entrega y

materiales en los requisiciones.
departamentos
correspondientes para
llevar a cabo los
procesos de la
empresa Healty Food
S.A.

Jefe de cada 4 Verificar que los Órdenes internas de entrega y

departamento materiales entregados requisiciones.
corresponden a los que
se pedían en las
requisiciones

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PROCEDIMIENTO 10. REALIZAR PAGO PARCIAL O FINAL DE LA ORDEN DE
COMPRA Y HACER COMPROBANTE DE EGRESO

1. OBJETIVO: Efectuar el pago ya sea total o parcial de la orden de compra. Posterior a

esto, realizar el respectivo comprobante de Egreso.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área financiera.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

- Enviar las cuentas de cobro al área financiera para que realicen el pago
respectivo.

Área financiera:

- Desembolsar el dinero para pagar la cuenta a proveedores.

Auxiliar contable:
- Realizar el cruce de cuentas y emitir un comprobante de egreso.

5. DEFINICIONES:

- Facturas de venta: es un instrumento que sirve como constancia para el

vendedor y para el comprador de la operación realizada.
- Cuenta de pago: es un documento en el que solicita o exige el pago de una
deuda o valor.
- Comprobante de egreso: son documentos que respaldan las salidas de dinero
de tu empresa.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Entregar las cuentas Cuentas de cobro

de cobro al área
financiera

Jefe financiero 2 Entregar el dinero Factura de venta cancelada

correspondiente para
realizar el pago a
proveedores.

Auxiliar contable 3 Realizar el cruce de Comprobante de egreso.

cuentas y emitir el
respectivo
comprobante de
egreso

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PROCEDIMIENTO 11. MANTENER STOCK DE MATERIALES PARA LA
FABRICACIÓN DE PRODUCTOS.

1. OBJETIVO: Conservar el correspondiente stock de materiales teniendo en cuenta que

se refiere a los empaques y demás materiales que no se afecten por conservarlos, con el fin de
cumplir con la fabricación de productos y así no incurrir en esperas que retrasen el proceso
productivo. Cabe resaltar, que los productos perecederos como las frutas si se deben de comprar
más seguido para evitar daños prematuros y por ende pérdidas para la empresa Healty Food
S.A.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de Compras.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Empleados área de compras:

- Realizar un inventario semanal de materiales comprados y usados/vendidos.

Asistente de compras:

- Estar pendiente de que se usen adecuadamente los materiales, así como que se
ejecute una correcta rotación de inventarios para no perderlos.

5. DEFINICIONES:
- Stock: Conjunto de mercancías o productos que se tienen almacenados en
espera de su venta o comercialización.
- Rotación de inventarios: es uno de los parámetros utilizados para el control de
gestión de la función logística o del departamento comercial de una empresa.
La rotación, en este contexto, expresa el número de veces que se han renovado
las existencias durante un período.
- Kardex: es una plantilla que te permite identificar las unidades que tienes en tu
inventario y los métodos de evaluación de inventarios.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Empleados área de 1 Realizar un inventario Kardex

compras semanal de entradas y
salidas

Asistente de compras 2 Mantener un buen Kardex

manejo de inventario
para estar pendiente de
la materia prima

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PROCEDIMIENTO 12. PLANES DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O ACCIONES
DE MEJORA.

1. OBJETIVO: Plantear, documentar e implementar planes de acciones correctivas y/o

acciones de mejora para la empresa Healthy Food S.A

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica en el área de compras y apoya todos los demás
procedimientos.

3. REFERENCIAS: Políticas y estatutos de la empresa Healty Food S.A

4. RESPONSABILIDADES:

Jefe de compras:

- Verificar que se esté cumpliendo con los criterios y las condiciones establecidas
en el área de compras frente a todos los procedimientos anteriormente
planteados.
- Diagnosticar cómo se encuentra el área de compras y las mejoras que se pueden
efectuar para cada uno de los procesos. Enfocándose especialmente en la
eficiencia de las compras y el correcto uso de recursos.
- Realizar frecuentemente evaluaciones de los proveedores para estar pendiente
de la calidad de la materia prima, y a su vez los precios que está ofreciendo.

5. DEFINICIONES:
- Evaluación: Valoración de conocimientos, actitud y rendimiento de una
persona o de un servicio.

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6. ACTIVIDADES:

RESPONSABLE PASO ACTIVIDAD DOCUMENTO SOPORTE

Jefe de compras 1 Diagnosticar como se Informe

encuentra el área de
compras las mejores
que se pueden realizar
para llevar a cabo un
mejor proceso
operativo.

Jefe de compras 2 Realizar evaluaciones Informe con los resultados de la

de los proveedores evaluación a proveedores
para estar pendiente de
la calidad de la
materia prima.

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