SISTEMA DE GESTIÓN DE GESTION DE

CALIDAD CODIFICACIÓN C&H-PR-001

PROCESO MISIONAL DEL DISEÑO
VERSIÓN 01
PROCEDIMIENTO AUTORIZACION GASTOS VIGENCIA Noviembre/2021
DE VIAJE, ANTICIPO Y/O LEGALIZACION PAGINA 1 de 8

1. OBJETIVO:
Establecer normas y procedimientos para la solicitud y entrega de gastos de viaje y/o anticipos a los funcionarios o
Contratistas asesores que los soliciten para el desarrollo de actividades relacionadas con la empresa C&H Obras y
Acabados

2. ALCANCE:
Aplica para Miembros de Junta Directiva, funcionarios y contratistas asesores que soliciten gastos de viaje y/o
anticipos e intervengan en el proceso de aprobación, entrega y legalización de los mismos.

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

• Proyectos
• Presupuestos
• Programación de Actividades
• Procedimiento Pago a Terceros

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

VARIABLE A
ACTIVIDAD CÓMO RESPONSABLE REGISTRO
CONTROLAR
Unificación del
El funcionario solicitante diligencia el "Formato de
1. Solicitud Directivo, proceso de
formato Solicitud gastos de viaje y/o solicitud gastos
autorización y funcionario o solicitud,
anticipos para que sea autorizado de viaje y/o
anticipo gastos de contratista autorización y
por el Gerente de la empresa. anticipos"
viaje Consultor. legalización de
anticipos.
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Después de ser autorizada la solicitud

por el presidente ejecutivo, procede a Presidencia
enviarla firmada a contabilidad para Ejecutiva.
2. Revisión,
su posterior tramite. En caso de no
autorización y envió
ser aprobada será devuelta al
a contabilidad del
funcionario con el motivo de su
anticipo.
denegación

El departamento de contabilidad Asistente “Formato de

procede a constatar la disponibilidad de Contabilidad y control de
presupuestal de los montos Tesorero. anticipos
asignados para proyecto al cual se autorizados”
carga gasto de viaje y/o anticipo, así
como verificar que el valor de dicho
anticipo no sobrepase los topes
máximos establecidos en las
condiciones generales por este
3. verificación de la
manual. Si el presupuesto del
disponibilidad
proyecto lo permite se procederá a
Presupuestal, giro y
hacer el giro del cheque con su
entrega del cheque.
comprobante de egreso para ser
entregado al funcionario y registrarlo
en el formato de control de anticipos
autorizados. En caso contrario si
este se encuentra agotado o no se
asignó una partida para el concepto
del anticipo este será devuelto a la
Presidencia Ejecutiva.

El asistente de control interno Coordinador de No aplica

revisara semanalmente que los Control Interno y
anticipos autorizados cumplan con Calidad.
los requisitos establecidos en las
condiciones generales dados en este
4. Revisión Control manual, así como la relación de las
interno fechas de solicitud y entrega, para
hacer seguimiento a su posterior
legalización plasmadas en el formato
de control de anticipos autorizados
llevado por contabilidad.

Después de recibido el cheque por Directivo, No aplica

5. Cobro por parte parte del funcionario este procederá funcionario o
del funcionario. a efectuar el cobro del mismo para el contratista
desarrollo de la actividad institucional consultor.
encomendada.
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CF-PRD-001
AUTORIZACION DE GASTOS DE VIAJE Y/O SOLICITUD
DE ANTICIPO VERSIÓN: 02

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Diligenciar formato de legalización Directivo, "Formato

de anticipos. Enviarlo al funcionario o d
departamento de contabilidad con contratista e legalización
6. Legalización los soportes del gasto. En caso de Consultor. anticipos"
un mayor valor gastado deberá
del anticipo. dejar constancia en la legalización
y adjuntar comprobantes del pago
del mayor valor para seguir en el
punto 8.

Si el funcionario no gasta la Directivo, Recibo de

totalidad del monto otorgado en el funcionario caja, Control
7. Dineros anticipo, este deberá proceder a o
hacer su cancelación en la caja y contratista de Reintegros
Sobrantes o Caja
adjuntar el recibo con los demás Consultor.
menor soportes de los gastos ejecutados a
Valor gastado. la legalización para seguir en el
punto 9. El cajero diligencia el
formato.

En caso de un mayor valor gastado, Presidencia No aplica

el funcionario responsable del Ejecutiva.
anticipo, enviara la legalización a la
8. Aprobación de la Presidencia Ejecutiva para que dé
legalización su visto bueno y apruebe el
reintegro del saldo al funcionario,
procediendo así con el respectivo
tramite en contabilidad.

Se reciben los documentos, se Asistente No aplica

verifican la veracidad de los de Contabilidad
9. soportes y se procede a y Tesorero.
Contabiliza contabilizarlos. En caso de
ción de los reintegros autorizados por mayores
comprobantes valores gastados, se procederá a
consignarle al funcionario.
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POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO RELACIONADAS AL PROCEDIMIENTO

Los soportes que respaldan los anticipos entregados por la organización deben cumplir con los
siguientes requisitos:

• Soportar adecuadamente los conceptos pagados con facturas legales, cuentas de

cobro o documento legal vigente que respalde la operación.
• Obtener del beneficiario del pago cuando se utilicen recibos menores, el NIT, la
firma y sello correspondiente.
• Preparar una relación por concepto de los pagos efectuados, de acuerdo al
presupuesto solicitado para la actividad o viaje.
• Efectuar retenciones en la fuente, cuando proceda.
• En facturas o cuentas de cobro del régimen simplificado anexar copia del Rut.
• Comprobante de compra de moneda extranjera (si fuere el caso) expedido por
una casa de cambios legalmente constituida
• Pasabordos de viaje.
• Recibos de pago de impuestos de salida de los aeropuertos respectivos.
• Recibos de pago de taxis o medios de transporte aeropuerto-hotel-aeropuerto y/o
transportes locales si viaja desde otras regiones, tanto de llegada como de salida.
• Factura o documento equivalente por pago del hospedaje, en original, expedida
por establecimientos legalmente constituidos, que indiquen la fecha de ingreso,
fecha de salida, nombre del viajero y tipo de cambio en caso de que sea en moneda
diferente al dólar.
• Facturas o recibos de pago de alimentación expedidos por establecimientos
comerciales
• Recibos de pago de cualquier otra erogación que tenga relación directa con el
viaje, como son tasas, impuestos, multas, etc.
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SOLICITUD DE ANTICIPO PAGINA 1 de 7

▪ En lo posible se deben legalizar los anticipos en el mismo mes en que se realiza su desembolso,
principalmente por el efecto que tiene el no causar las Retenciones en la Fuente practicadas en el
desarrollo de la actividad o viaje. En su defecto los anticipos deben ser legalizados en un plazo máximo
de diez (10) días siguientes a la finalización del viaje y/o actividad.
▪ Si la legalización genera un saldo a favor de la Asociación, el responsable del anticipo debe consignar
dicho valor en la cuenta bancaria de la entidad que le indique el administrador.
▪ Las facturas deben estar a nombre de la Asociación Ambiente y Sociedad, Nit. 900.546.582-3
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SOLICITUD DE ANTICIPO PAGINA 1 de 7

4. DIAGRAMA DE FLUJO

7.1 SOLICITUD DEL ANTICIPO

si

Formato
anticipo
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7.2 LEGALIZACION DEL ANTICIPO

Formato de
legalización
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FORMATO

SOLICITUD DE FR-001
ANTICIPOS (VIAJES Y/O
LEGALIZACION) 29/11/2021

CIUDAD Y FECHA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD DEL: AL:

VALOR
NO. DIAS VALOR TOTAL
CONCEPTO UNITARIO
ACOMPAÑAMIENTO
Transporte
Alimentación
Hospedaje
JORNADAS DE FORMACION Y CAPACITACION
Transportes
Alimentación
Hospedaje
Papelería
Asesoría
Otros