Flujograma Anticipos Colaborador Jefe Inmediato Contabilidad Tesoreria Gerencia SF

El colaborador solicita el anticipo, diligenciando correctamente el Inicio

formato establecido para tal fin.
Solicitud

Para anticipos de gastos de viaje, en especial personal comercial, se Solicitud

utilizara el correo electronico como medio de envio para la entrega de
la solicitud de anticipo.

Se hace firmar el formato de anticipo por parte del jefe inmediato, el

Aprobación jefe

cual debe verificar el contenido de acuerdo a la politica de anticipos

inmediato

Aprobación
Para el caso de los colaboradores que envian la solicitud via correo
electronico, esta debe estar acompañada de la aprobacion por parte
del jefe inmediato y remitir el correo al area contable para continuar
con el proceso de desembolso
contabilidad
Entrega a

El colaborador hace entrega del documento, al area contable

Entrega
debidamente firmado por el jefe inmediato en los tiempos establecidos
en la politica vigente.
Revisión contabilidad

El colaborador del area contable verifica que el documento se

encuentre debidamente diligenciado y aprobado, con la informacion Revisión
suficiente, acorde a los tiempos y al cumplimiento de las politicas
vigentes para realizar la contabilizacion pertinente. No

En caso que el documento presente inconsistencias, este debe

devolverse al colaborador para que realice la gestion y corrija la
Si
inconsistencia para continuar con el proceso de desembolso.
Entrega a

Una vez la solicitud del anticipo este procesada contablemente, el area

tesoreria

Tesoreria
contable hara entrega (formato solicitud o correo electronico) según
como haya sido recibida, al area de tesoreria para continuar el tramite
del desembolso
El colaborador del area de tesoreria, revisara la documentacion y/o
tesoreria
Revisión

email recibido, verificara que estos cumplan con las firmas requeridas Revisión
y tramitara ante la Gerencia de servicios financieros, la autorizacion
para su desembolso.
Transferencia

Una vez este autorizado el anticipo por la Gerencia de servicios

de fondos

financieros, el encargado de teroreria procede a registrar la

Fin Transferencia Autorización
transferencia de fondos y archivar la documentacion para finalizar la
solicitud de anticipo

Legalización Gastos
El colaborador diligencia el formato de relación de gastos,
Diligencia el
formato

debidamente firmado y adjuntando los respectivos soportes.

Para los gastos asociados a viajes, el colaborador debe utilizar el

formato de relación de gastos de viaje con los soportes relacionados
Aprobación de la

El colaborador presenta la legalización ante su jefe inmediato, y este

legalización

debe revisar, aprobar y firmar conforme a las politicas asociadas a

gastos para entregar a contabilidad.
En el caso de las regionales, se genera una revisión adicional por
parte de la administradora comercial en un plazo de 48 horas (2 días)
después de la recepción de los soportes
anticipo contabilidad contabilidad

Si durante la revisión se detectan errores en sumatorias, soportes,

Envío a

tachones, enmendaduras, o valores no autorizados, el jefe inmediato o

la administradora comercial, debe gestionar su corrección con el
colaborador, antes de ser enviadas a Contabilidad.
Cruce con Revisión

Contabilidad revisa que la sumatoria de la legalización coincida con los

soportes y que las facturas cumplan con la normatividad (requisitos
fiscales)

Después de recibir todos los gastos legalizados, contabilidad procede

a registrarlos en el programa SAP y efectua el cruce con el respectivo
anticipo.