GP-PR-008

ENTREGAS A RENDIR Y GASTOS DE MOVILIDAD Versión: 03

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1. OBJETIVO

Establecer un sistema de control interno que ayude a mantener un orden y respeto a las normas,
definiendo las políticas y procedimientos de Entregas a Rendir y explicando el mismo, con el fin de lograr
un efectivo control y adecuado registro de los mismos.

2. ALCANCE

Es de aplicación para todos los trabajadores de las áreas de Administración División de Descentralización,
Administración División de Trade Marketing, Franquiciados, Contabilidad, Hospitality, Distribuidoras,
Finanzas y todos aquellos quienes solicitan Entregas a Rendir como caja chica, fondo fijo, viáticos,
reembolso de gastos, para campañas y todo tipo de Entrega a Rendir que se solicite por personal interno,
personal que presta servicios de tercerización y personal destacado.

3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

3.1. Las entregas a rendir por caja chica, fondo para campañas, viáticos, o para gastos deben ser de uso y
cumplimiento a favor de la empresa siendo obligatorio la entrega de los sustentos bajo las
formalidades Tributarias vigentes para su deducción como gasto operativo.
3.2. Modalidades de sustento del gasto
 Sin Comprobante de Pago:
Concepto de movilidad se debe aplicar según lo estipulado en la Ley del Impuesto a la Renta y la
rendición se debe realizar según el formato ya diseñado en el sistema de rendiciones Overall, el
mismo que debe ser firmado de forma digital por el usuario responsable del uso del fondo a rendir
o del fondo fijo; la planilla requiere autorización del jefe de área responsable del gasto. Estos fondos
deben ser controlados por el administrador responsable de cada Fondo Fijo Renovable (Caja Chica)
o por el responsable del Fondo con Cargo a Rendir Cuenta, los gastos sustentados con esta planilla
no deben exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4% de la Remuneración
Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada, esto es S/ 37 Soles diarios
máximo (S/930 x 4%).
Está prohibido el uso de la Planilla de Gastos de movilidad para aquel trabajador que se traslade de
su domicilio a Overall y de regreso cuando cuente con movilidad sujeto en planilla.
El uso de la Planilla de Gastos de Movilidad sólo está permitido al personal donde recibe sus haberes
de la planilla de remuneraciones de Overall.
 Con Comprobante de Pago:
Aplica a los casos en que el dinero entregado es rendido con comprobantes de pago con valor
tributario tal como se detalla en el Reglamento de Comprobantes de Pago publicado por SUNAT.

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3.3. Está prohibido pagar facturas mayores a los S/.700.00 para los casos en que alguna de las Compañías
del corporativo sea agente de retención de IGV y/o este obligada a efectuar detracciones. En caso de
necesidad el pago este debe ser tramitado por el área de compras del Corporativo.
3.4. Todo gasto debe estar relacionado al giro del negocio.
3.5. Se deben tener las siguientes consideraciones para las Entregas a Rendir por Viaje:
 Todo viaje debe ser siempre informado al Administrador responsable, con 5 días mínimo antes de
ser realizado.
 La necesidad del viaje debe quedar siempre acreditada con correspondencia (email, cartas, etc.)
con la entidad o persona que atenderá al viajero en el lugar de destino, que al momento de rendir
deberá el usuario consignar el Motivo del viaje.
 El dinero que se necesite para un viaje debe ser habilitado por Overall a través de un fondo con
cargo a rendir cuenta. El dinero debe solicitarse con una anticipación no menor de 48 horas.
 Toda solicitud de fondos para viaje debe indicar el centro de costo, cliente y/ o consultora e
indicando el tipo de egreso.
 Los pasajes aéreos y terrestres deben ser comprados por intermedio de la Secretaria Ejecutiva, en
ausencia lo realizará el área de compras. El viajero puede sugerir otras alternativas que por su
costo, ruta o sustento tributario pudieran ser factibles y convenientes.
 La tarifa de pasaje aéreo que se escoja debe ser la que corresponda a clase económica y/o la
determinada por el área que asuma el gasto.
 Las asignaciones para gastos de viaje no incluyen acompañantes, salvo los casos por incentivos por
premios y/o bonos de productividad debidamente autorizados por la Alta Dirección.
 Los viáticos deben ser emitidos solo para aquellos que salen fuera de su lugar habitual de trabajo,
y se deben sustentar solo gastos de alojamiento, alimentación y movilidades, debidamente, con
comprobantes de pago como facturas, boletos de viaje o la planilla de movilidad. Además, sólo se
considerará como sustento los comprobantes que este en el rango de las fechas del viaje.
 Está prohibido solicitar viáticos para pagar proveedores. Todo pago a proveedores debe realizarse
a través del área de compras y éste debe realizar el pago mediante giro de cheque o transferencia
bancaria a nombre del proveedor y con la respectiva orden de compra aprobado

3.6. Todo gasto por entregas a rendir, caja chica o de viaje que realizan los trabajadores de la planilla
interna o externa debe salir por la Consultora donde figura el cliente, identificando el tipo de Egreso,
así mismo, las rendiciones deben ser por la consultora con la que generaron el egreso.
3.7. Está prohibido el registro de los recibos por honorarios en el sistema de entregas a rendir, estos deben
ser sustentados atreves del sistema de pago de proveedores.
3.8. Las entregas a rendir no gastadas y/o excesos el trabajador beneficiario deberá depositar en las
mismas cuentas corrientes de donde se originó el fondo, se deben adjuntar a la liquidación del egreso
el voucher de depósito en los plazos señalados.
3.9. El trabajador beneficiario debe registrar y adjuntar los documentos sustentatorios de la Entrega a
rendir a través de la plataforma del Sistema Web HRM, deberá enviar la documentación física a las

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oficinas de la cede central Av. El Derby N° 254 Santiago de Surco, no siendo necesario el envío a las
oficinas cuando se trata de liquidaciones con comprobantes de pago electrónico.
3.10. El Administrador de personal es el responsable de hacer el seguimiento de las rendiciones y debe
validar la documentación ingresada en el sistema, la cual, de estar conforme consignará el status
“Aprobado”, de tener saldo pendiente se generará un documento de descuento al trabajador, de no
estar conforme consignará el status “Rechazado”.
3.11. El Plazo para las rendiciones será máximo hasta el tercer día hábil del mes siguiente de realizado el
depósito a la cuenta del trabajador beneficiario, caso contrario, se descontará el monto abonado de
su remuneración o liquidación, para lo cual el administrador responsable de la cuenta deberá tener
el documento que indique el trabajador estar de acuerdo con el descuento al no cumplir con el plazo
indicado, dicho documento debe estar firmado al momento de aprobar el egreso.
3.12. Al cierre del año se deben cerrar todas las aperturas de caja chica o fondo fijo, sustentando con
documentos o con la devolución del efectivo a la cuenta origen y se reapertura al inicio del nuevo
año.
3.13. El responsable de la Recepción de los documentos en las oficinas de la cede central Av. El Derby N°
254 Santiago de surco, deberá ingresar al sistema web HRM y consignar el estatus “Recepcionado”,
en caso no este habilitado el sistema deberá realizar en Excel y enviar a las áreas de contabilidad y
auditoria para seguir con el proceso.
3.14. El Analista Contable/Auxiliar Contable Multicuentas una vez confirmada la recepción de la
documentación en las oficinas, tiene 72 horas para revisión, validación correcta de la información
para la transferencia al registro mostrándose la condición de “Transferido”.
3.15. Restricciones en las entregas a rendir:
 Rendiciones acumuladas por los trabajadores beneficiarios no sustentadas o liquidadas con
comprobantes de pago, a los 30 días se bloqueará en el sistema EPLANI, no pudiendo solicitar
nuevos egresos.
 El sistema web HRM sólo aceptará como sustento los comprobantes de pago que ingrese el
trabajador con fechas en el rango de los 30 días desde que fue depositado el egreso a su
cuenta.

3.16. Casos Especiales y/o Excepcionales: Cuando se trate de reembolsar a un trabajador cesado, que se
le descontó en su LBS la no rendición de “entregas a Rendir, y éste sustenta posteriormente, se debe
generar un nuevo egreso como entrega a rendir “N° 2” a través del sistema integrado y crear como
agencia al trabajador, de tal manera que este egreso o entrega a rendir N°2 será sustentado
siguiendo el proceso indicado en el item 3.9

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4. DEFINICIONES

4.1. Entregas a Rendir: Suma de dinero que se entrega a un beneficiario para que efectúe operaciones de
compra y /o pago de servicios diversos que no superen los S/. 700.00 Nuevos Soles.
4.2. Caja Chica: Se denomina al fondo disponible que tiene cada responsable dentro de Overall, con la
finalidad de efectuar los pagos menudos y otros, siempre al contado, es de mayor rotación para los
reembolsos.
4.3. Fondo Fijo: Constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la
gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos
menudos, mediante desembolsos autorizados, son restablecidos periódicamente a su importe original
o conforme realicen las rendiciones.
4.4. Viáticos: Es el viaje o traslado de un lugar a otro de una persona a la cual le entregan una cantidad de
dinero que le permita solventar sus gastos mínimos, en el cual se debe demostrar la necesidad del
viaje, de tal forma la deducción del gasto se encontrará justificada, caso contrario el gasto será materia
de reparo por parte del fisco.
El concepto Viático comprenden los siguientes gastos: Alojamiento; Alimentación y Movilidad.
4.5. Movilidad: Gastos para el personal del corporativo que se encarga de realizar, entre otros, los trámites
de mensajería, las gestiones de cobranza, supervisión de personal, etc. Los montos otorgados deben
cumplir con los requisitos de razonabilidad y según las normas tributarias, de tal manera que
constituya condición de trabajo. Dichos gastos de movilidad podrán efectuarse sustentándose con la
“planilla de movilidad” o con comprobantes de pago.
Se debe tener en cuenta que:
 Cuando se trate de movilidad supeditada a la asistencia que cubre sólo el traslado al centro de
labores, debe considerarse que el importe sea razonable e indicar que está sujeto sólo a 5ta
categoría y se muestra en la planilla.
 Cuando se trate de movilidad de libre disposición, debe considerarse en la planilla y es un concepto
remunerativo afecto a 5ta categoría y contribuciones sociales.
 Cuando se trata de movilidad destinada a la ejecución de labores como supervisión, trámites y
gestiones administrativas propios del Servicio, entre otros es considerada condición de trabajo y no
está afecto a 5ta categoría ni a contribuciones sociales, debe considerarse en la planilla de
movilidad y no debe exceder el límite del 4% de la remuneración mínima vital. En la hoja de ruta
debe indicarse el motivo, lugar de traslado y firma o firma digital del trabajador, además no debe
incluirse días que no laboran como domingos y feriados, salvo que la operativa lo requiera.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5.1 Ley N°26415: Ley del Impuesto a la Renta

5.2 Resolución de Superintendencia N°312-2018/SUNAT: Reglamento de Comprobantes de Pago

6. DESARROLLO

6.1 Entregas por Rendir

N° Actividad Responsable Descripción Registro

Recibe solicitud de egreso de entregas a rendir (Movilidad – Correo
viáticos) por coordinador de la cuenta o el cliente. comunicación

3.17. Debe enviar un email al trabajador, confirmando el Proceso con

importe a depositar a su cuenta y con la glosa que está de egreso
acuerdo con el descuento de no cumplir con el plazo
Recepción de
Administrador indicado para el sustento de entregas a rendir.
Solicitud y
1 de Personal Programa el monto de la Entrega a Rendir en el egreso
ejecución de
Responsable correspondiente de acuerdo a la consultora y cierra el
procesos
proceso con egreso.

Nota 01:

En el caso de caja chica o fondo fijo, la apertura debe estar

previamente aprobado por el Controller.

3.18. Ingresar los sustentos en el sistema de Rendiciones vía Sustentos vía

web, así como debe adjuntar los documentos web y en
sustentatorios de haber saldo pendiente debe adjuntar el Físicos en las
voucher de depósito en la consultara que generaron el oficinas.
egreso.

Rendición de la Trabajador
2
Entrega a Rendir beneficiario 3.19. La entrega de la documentación física deberá enviar a las
oficinas de la cede central Av. El Derby N° 254 Santiago de
Surco, no siendo necesario el envío cuando se trata de
liquidaciones con comprobantes de pago electrónico.

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Recepción y
Deberá ingresar al sistema web HRM y consignar el estatus registro vía
Recepción de
Responsable de “Recepcionado” y fecha, en caso no esté habilitado el web o excel
3 los Documentos sistema ese día, deberá realizar en Excel y enviar a las
recepción
en cede central áreas de contabilidad y auditoría para seguir con el
proceso

Hoja de

Revisión y Administrador Revisa y validar en el sistema HRM los sustentos resumen

4 actualización de de Personal adjuntados por el Trabajador beneficiario de acuerdo a las emitida por el
Políticas y Lineamientos establecidos y consigna el status sistema
Rendición Responsable
en el sistema “Aprobado o Rechazado”

Proceso de
Una vez confirmada la recepción de la documentación en Entrega a
Recepción de las oficinas, y visto la aprobación del Administrador Rendir en
sustentos via Analista / responsable, tiene 72 horas para revisión, validando Estado
web y Auxiliar cumplan con los requisitos exigidos por las normas Transferido a
5 tributarias para la deducción del gasto.
confirmación de Contable registro
documentos en Multicuentas De estar conforme se realiza la transferencia al registro contable o
las oficinas contable, status “Transferido “, caso contrario, se rechaza Rechazado o
para que el trabajador regularice o pase al descuento. descuento al
trabajador

Proceso de
Entrega a
Migra el proceso de entrega a rendir del sistema web HRM
rendir en
al módulo AP del Oracle.
estado
Analista/ En el Oracle, se realiza la aplicación del informe de gasto con Rendido
Migración,
Auxiliar el Anticipo por la salida de dinero.
Aplicación y Informe de
6 Contable
Contabilización Contabiliza los Informes de gasto y el análisis de cuentas Gasto aplicado
Multicuentas
contables relacionadas al proceso de Entregas a rendir con el anticipo
generando el Libro Mayor en el módulo GL del Oracle. por salida de
dinero
Nota 01: El estado del proceso de la entrega a rendir
cambia de estado “Rendido”. Libro Mayor

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7. FLUJOGRAMA

pendiente.

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