Recopilar información para definir el

alcance
En esta lección, aprenderás a definir el estado del alcance del proyecto y a diferenciar los
factores dentro del alcance, fuera del alcance y de corrupción del alcance que afectan el logro
del objetivo del proyecto. Centrémonos aquí en cómo identificar los elementos esenciales del
alcance de un proyecto y analicemos las preguntas correctas que deben formularse para
definirlo. 

Hacer preguntas que definan el alcance

Imagina que mientras trabajas en un grupo de administración de un restaurante, tu gerente te
llama y te pide que “modernices el espacio del comedor”, luego cuelga rápidamente el teléfono
sin darte más indicaciones. En esta transferencia inicial del gerente, te falta mucha información.
¿Cómo sabes siquiera qué preguntar?

Recapitulemos rápidamente el concepto de alcance. El alcance brinda los límites de tu proyecto.

El alcance se define para ayudar a identificar los recursos necesarios, los costos de los recursos y
un cronograma para el proyecto. 

En la situación que acabamos de describir, hay algunas preguntas que puedes hacerle a tu
gerente para obtener la información que necesitas para definir el alcance del proyecto:

¿Cómo tomaste la decisión de modernizar el espacio del comedor?

¿La solicitud se originó en el propietario del restaurante, los
Interesados
clientes u otros interesados? ¿Quién aprobará el alcance del
proyecto?
¿Cuál es la razón para modernizar el espacio del comedor? ¿Qué es lo
Objetivos que no funciona en el comedor actual? ¿Cuál es el objetivo final de
este proyecto?
¿Qué espacio de comedor se está modernizando? ¿Qué es
Entregables exactamente lo que se necesita modernizar? ¿El comedor necesita
una remodelación?
¿Qué materiales, equipos y personas se necesitarán? ¿Necesitaremos
Recursos contratar contratistas? ¿Necesitaremos obtener un plano de planta y
permisos de construcción?
Presupuesto ¿Cuál es el presupuesto de este proyecto? ¿Es fijo o flexible?
¿Cuánto tiempo tenemos para completar el proyecto? ¿Cuándo se
Cronograma
debe terminar este proyecto? 
¿Cuánta flexibilidad hay? ¿Cuál es la máxima prioridad: cumplir con el
Flexibilidad plazo, apegarse al presupuesto o asegurarse de que el resultado
cumpla con todos los objetivos de calidad?
Conclusión clave
Tomarse el tiempo para hacer preguntas y asegurarse de que comprendes el alcance del
proyecto ayudará a reducir los gastos, el reproceso, la frustración y la confusión. Asegúrate de
comprender quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo se aplica al alcance. Si te falta algo de
esa información, enfoca tus preguntas en esos elementos. La fase de iniciación del proyecto
sienta las bases para el proyecto, por lo que es esencial asegurarse de comprender el alcance y
las expectativas durante esta etapa.