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5.

Gestin del
Alcance del Proyecto
5. Alcance
Como profesional de la direccin de
proyectos, debo tener claro los conceptos de:

1. Qu es el proceso de gestin del alcance

2. Cmo recopilar los requisitos del proyecto

3. Como hacer una EDT

4. Realizar el seguimiento del alcance


Alcance del producto

Generalmente se suele confundir el alcance del


proyecto con el alcance del producto o servicio
de ese proyecto.
El alcance del producto se refiere a las
caractersticas y funciones del producto o
servicio. Por ejemplo, queremos producir una
computadora porttil que pese menos de 500
gramos, con 1000 teras de disco, 40 teras de
memoria y batera con autonoma para un ao.
Alcance del proyecto

Por su parte, el alcance del


proyecto consiste en definir todos
los procesos y el trabajo necesario
para que el producto sea provisto con
todas las caractersticas y funciones
requeridas. Por ejemplo, definir todo
el trabajo y los procesos para tener
esa computadora en tiempo y forma.
El alcance del proyecto es ms
amplio que el alcance del producto.
1. Qu es el proceso
de la gestin del
alcance?
Es el proceso dentro de la direccin y gestin de
proyectosque se encarga de definir y planificar
que trabajo se requiere para, posteriormente
asegurar que solo ese trabajo es el que se ha
realizado por el equipo en el proyecto.
A qu preguntas responde?

Cmo voy a realizar el trabajo?

Que recursos debo utilizar para planificar la forma en que


el proyecto cumplir con el objetivo?

Que factores ambientales y activos de la empresa debo tener


en cuenta
Tareas para la
planificacin del
alcance
1. Recopilar los requisitos, para garantizar que
todos cubren los objetivos reales del
proyecto
2. Definir con exactitud que es el alcance u
objetivo real del proyecto
3. Crear una EDT: Estructura de Desglose de
Trabajo, dividiendo con sentido comn las
tareas para que puedan ser entendidas y
ejecutadas por el equipo
4. Planificar como verificar que el alcance esta
siendo cumplido
5. Establecer las estrategias de control
adecuadas para asegurar la correcta
ejecucin de los entregables.
Funciones del PMen la
gestin del alcance
Planificar por adelantado como vas a determinar el
alcance, como vas a dirigir y controlar.
Asegurar que el alcance esta bien definido, claro y
aprobado
formalmente antes de iniciar el trabajo del proyecto
Asegurar que los requisitos estn bien recopilados, y que
hemos contado con todos los stakeholders necesarios
para su definicin.
Crear una EDT consensuada por el equipo, para tener
identificado posible alcance adicional y aclarar el alcance
identificado
Asegurar que definimos las revisiones necesarias
durante la ejecucin del proyecto para garantizar que se
esta haciendo el trabajo del proyecto
Funciones del PMen la
gestin del alcance
NO esta permitido el Gold Plating
Todo cambio en el alcance debe ser
evaluado por su efecto en el tiempo,
costes, riesgos, calidad, recursos y
satisfaccin del cliente
NO se permiten cambios en el
alcance sin una solicitud de
cambio aprobada
Necesitas determinar
continuamente lo que esta y lo
que no esta incluido en el
proyecto
Definiciones clave en el proceso
de la gestin del alcance
Alcance del producto:
Son los requisitos relacionados con el
producto del proyecto.
Qu resultado final se desea? Para
determinar si se ha cumplido con el alcance
del producto, el resultado se debe comparar
con los requisitos y su enunciado.

Alcance del proyecto:


Es el trabajo que realizaremos dentro del
proyecto
para entregar el alcance del producto .
Incluye las actividades de planificacin,
coordinacin y gestin, que garantizan
que el objetivo sea alcanzado.
Definiciones clave en el proceso
de la gestin del alcance
Qu tarea es la ms importante?
Crear una buena EDT.
Claves

1. Hacer una EDT es un elemento obligatorio en la direccin de


proyectos, sin ella el proyecto tardar ms, corremos ms riesgo
que elementos se nos vayan de las manos y que el proyecto sea
impactado negativamente

2. Una EDT es mejor que una lista, porque permite hacer un


desglose claro del proyecto en piezas suficientemente
pequeas para ser entendidas y comunicadas

3. La EDT es creada y consensuada por un equipo, le permite


recorrer el proyecto en su mente, madurarlo y asimilarlo. El
resultado es la ejecucin del proyecto de una forma ms sencilla.

4. La EDT ayuda a las personas del equipo a entender el


proyecto, los cohesiona y proporciona viabilidad
Procesos Gestin del
1.
Alcance
Planificar la Gestin del Alcance:
determinar cmo se definir, validar y controlar el alcance del proyecto, incluyendo la
gestin de los requisitos de todos los trabajos a realizar. Para ello, se elaborar un Plan de
Gestin del Alcance en el que se describir el protocolo de la gestin del alcance del proyecto.
Se trata de uno de los planes subsidiarios del Plan de Direccin del Proyecto, en el que se irn
agregando todos los elementos generados en los procesos de gestin del rea: el enunciado
del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo y su diccionario.

2. Recopilar Requisitos:
definir y documentar las necesidades de los actores interesados con el fin de
establecer y alcanzar los objetivos del proyecto.

3. Definir el Alcance:
describir de manera suficientemente detallada tanto el alcance del producto como del
proyecto desarrollando un enunciado del alcance que sirva de base para futuras decisiones
acerca del proyecto.

4. Crear la EDT :
subdividir, en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, todo el trabajo del
proyecto, incluyendo los productos entregables del proyecto en la estructura de desglose del
trabajo y describindolos en su diccionario.

5. Validar el Alcance:
comprobar y formalizar la aceptacin por parte del cliente de los productos
entregables completados durante la ejecucin del proyecto.

6. Controlar el Alcance:
supervisar el estado del alcance del producto y del proyecto y gestionar cualquier cambio en
la lnea base del alcance.
Diagrama de Flujo Gestin Alcance
Plan de Gestin del Alcance
del Proyecto
1. Resultado principal del proceso planificacin
2. cmo se definir el alcance del proyecto
3. cmo se realizar la recopilacin de requisitos.
4. Enunciado del Alcance del Proyecto
5. Estructura de Desglose del Trabajo y su diccionario.
Cmo se aprobarn y como se mantendrn
actualizadas.
6. Cmo se comprobar el cumplimiento del alcance
del proyecto
7. Cmo se se aceptarn los productos
entregables intermedios completados
8. Cmo se controlar el progreso, rendimiento y los
cambios en la Lnea Base de Rendimiento del Alcance
del proyecto.

La elaboracin del Plan de Gestin del Alcance del proyecto


comienza con el anlisis de la informacin contenida en
el
5.1 Planificar la Gestin del
Alcance:
Ingresos: Recursos: Egresos:
PDP Juicio de expertos Plan de Gestin
Acta de Constitucin Reuniones del Alcance
FAES Plan de Gestin de
APOS requisitos

Antecedentes: Guas: Consecuentes:


Hay que ajustar el El equipo de direcion del Se establecen metas,
enfoque de gestion del proyecto se reune con metos y metricas para
alcance al tamano, los interesados gestionar la adecuada
complejidad e principales y con complecion de trabajos
idiosincrasia del encargo expertos y entregables

Propsito:
Documentar como se identificaran los requisitos de los principales
trabajos
del proyecto. Como seran definidos los productos entregables y como se
validaran cuando esten completados, asi como se controlara el progreso
y los cambios en el alcance del proyecto.
COMO RECOPILAR REQUISITOS DE UN
2.
Los requisitos es: lo que los stakeholders necesitan de un proyecto, deben
PROYECTO
siempre estar relacionados con la solucin de problemas o el logro de objetivos

1. Conocer quienes son tus stakeholders


2. Establecer un buen registro de los stakeholders en una
matriz que te ayude a posicionarlos respecto del proyecto
3. Pedir a los stakeholders cuales son sus requisitos
respecto del proyecto, es decir que esperan de el.
4. Coordinar y clasificar toda la informacin recibida para
poderla plasmar en tareas que cumplimenten los objetivos a
conseguir
5. Tcnicas que pueden ayudar: entrevistas, grupos de
opinin, brainstorming, mapas mentales, diagramas de
afinidad, cuestionarios o encuestas
6. Despus de recopilar todos los requisitos, deber evaluar
cuales tienen cabida en el proyecto, ver cuales puedo realizar
con mi equipo y priorizarlos segn su nivel de adaptacin al
cumplimiento del objetivo del proyecto
Proceso Gestin de Requisitos
Debe incluir aunque no limitarse a los siguientes aspectos:
Cmo se planificar, supervisara e
informar la captura y
documentacin de requisitos, incluyendo los actores
interesados que intervendrn en su estudio, determinacin
y aprobacin, adems de quienes podrn cambiar los
requisitos y quienes verificarn que han sido efectivamente
conseguidos.
Actividades relativas a la gestin de la
configuracin y al control de cambios, sobre todo
del producto o servicio, resultado del proyecto. Pero
tambin de los productos entregables intermedios que
lo componen, as como de los trabajos necesarios para
completarlos.
Proceso de recogida y criterios de priorizacin de
requisitos.
Mtricas de producto y proceso que sern
usadas e indicaciones para un uso adecuado de
las mismas.
Estructura de la trazabilidad de los atributos de los
requisitos indicando en que documentos del proyecto se
5.2 Recopilar
Requisitos
Ingresos: Recursos: Egresos:
Entrevistas
Plan de Gestin Grupos de Opinin
Matriz de
del Alcance Talleres Facilitados Trazabilidad de
Tcnicas Grupales de Creatividad
Plan de Gestin de Tormenta de ideas. requisitos
requisitos Tcnicas de grupo nominal
La tcnica Delphi.
Plan de Gestin Mapa conceptual/mental.
actores Diagrama de afinidad.
Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones
interesados Unanimidad.
Acta Constitucin Mayora.
Pluralidad
Registro Dictadura.
Cuestionarios y Encuestas
Interesados observaciones
prototipos

Antecedentes: Guas: Consecuentes:


Los requisitos se recogen Los requisitos son validaos Documentar requisitos
y acuerdan con los si estn aprobados por tanto de resultado como
interesados todos los interesados de proceso
Se negocian dentro de los Hay que resolver los Relacionar requisitos,
propsitos y las conflictos entre requisitos especificaciones y
restricciones y apuntar
del proyecto con las restricciones su progresiva consecucin
Propsito:
Documentar las necesidades y expectativas de los actores interesados
negociando y estableciendo con ellos los requisitos validos del
proyecto, incluyendo la determinacin de las especificaciones de los
principales entregables, as como del producto, servicio o resultado
del proyecto.
La matriz de rastreabilidad de
requisitos
Tabla que vincula los requisitos con su origen y
los monitorea a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.

La implementacin de una matriz de rastreabilidad de


requisitos ayuda a asegurar que cada requisito
agrega valor a la empresa, vinculndolo con los
objetivos de la empresa y del proyecto.

Proporciona un medio para monitorizar los


requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo
cual ayuda a asegurar que al final del proyecto se
entreguen los requisitos aprobados en la
documentacin inicial.

Por ultimo, proporciona una estructura para


gestionar los cambios al alcance del producto.
La matriz de rastreabilidad de
requisitos
Incluye rastrear, entre otros elementos:
Los requisitos con respecto a las necesidades
Oportunidades, metas y objetivos de la
empresa
Los requisitos con respecto a los objetivos del
proyecto
Los requisitos con respecto al alcance del
proyecto/a los
Entregables de la EDT
Los requisitos con respecto al diseo del
producto
Los requisitos con respecto al desarrollo del
producto
Los requisitos con respecto a la estrategia y los
escenarios de prueba
La matriz de rastreabilidad de
requisitos

Debe incluir los siguientes atributos


(para ayudarnos a identificar y realizar
la trazabilidad con los entregables):
Un identificador nico
Una descripcin textual del
requisito
El fundamento de su
incorporacin
El responsable, la fuente y la
prioridad,
la versin
El estado actual (tales como vigente,
cancelado, diferido, agregado,
aprobado) la fecha de termino.
5.3Definir el
Alcance
Esel proceso que consiste en desarrollar
una
descripcin detallada del proyecto y del
producto.

La preparacin de un enunciado detallado del alcance


del proyecto es fundamental para su xito, y se
elabora a partir de los entregables principales,
los supuestos y las restricciones que se
documentan durante el inicio del proyecto.

Durante el proceso de planificacin, el alcance del


proyecto se define y se describe de manera mas
especifi ca conforme se va recopilando mayor
informacin acerca del proyecto.

Se analizan los riesgos, los supuestos y las


restricciones existentes, para verificar que estn
completos; segn sea necesario, se irn agregando
nuevos riesgos, supuestos y restricciones.
Enunciado del Alcance
del Proyecto
Contiene:

Una descripcin del alcance del


producto.
Los criterios de aceptacin del
producto.
Los entregables del proyecto.
Las exclusiones del proyecto.
Las restricciones del proyecto.
Los supuestos del proyecto.
Enunciado del Alcance
1. Criterios de aceptacin de productos. Definen el
proceso y los criterios para que sean aceptados los
productos completados a los largo del proyecto.

2. Restricciones del proyecto. Enumeran y describen


las restricciones relacionadas con el alcance que
limiten las opciones del equipo del proyecto. Por
ejemplo,
o Un presupuesto predefinido o fechas impuestas.
o Cuando un proyecto se realiza bajo un contrato, generalmente las
disposiciones contractuales actuarn como restricciones del proyecto.

3. Supuestos del proyecto. Enumeran y describen


las suposiciones del proyecto asociadas con el
alcance del proyecto y el potencial impacto de
tales asunciones si resultaran ser falsas.
Enunciado del Alcance
1. Organizacin del proyecto. Se identifican los
miembros del equipo del proyecto, as como los
actores e interesados en el proyecto. Tambin se
documenta la organizacin del proyecto, incluyendo
roles, niveles de autoridad y capacidades para la
toma de decisiones.

2. Riesgos iniciales identificados. Identifica los riesgos


conocidos y/o previstos que hay que considerar antes
de comenzar el proyecto.

3. Hitos del cronograma. El cliente y/o la


organizacin ejecutante pueden identificar hitos
en elcronograma y establecer fechas impuestas
para los mismos. Estas fechas deben tratarse
como restricciones al cronograma.

4. Estimacin del coste total. La estimacin del


coste total esperado para el proyecto, generalmente
precedida por alguna indicacin acerca de su
exactitud
5.3 Definir el Alcance
Ingresos: Recursos: Egresos:
Plan de Gestin Juicio de Expertos Enunciado del
del Alcance Anlisis del producto Alcance del Proyecto
Acta Constitucin Generacin de Objetivos
Resultado
APOS alternativas Limites
Reuniones Entregables
Organizacinn e
interesados
Riesgos
Hitos, etc
Actualizacin de la
documentacin del
proyecto

Antecedentes: Guas: Consecuentes:


Intentar cumplir el Generar varias El EAP condiciona el
mayor numero de alternativas deducidas EDT
requisitos validos del anlisis del producto
Elegir la solucin
optima entre varias
alternativas
Propsito:
Elaborar una definicin del producto, servicio o resultado del proyecto,
proponiendo una solucin efectiva para conseguirlo, que incluya una
descripcin suficientemente detallada de los principales entregables y
trabajos, tanto productivos como directivos, necesarios para
implementarla
3. Cmo crear una EDT
La EDT es una estructura obligatoria en la direccin
de proyectos, sin ella el proyecto tardar ms,
aumentar el riesgo y el proyecto tendr ms
probabilidad de ser impactado negativamente.

Una EDT permite:

Ayuda a garantizar la correcta posicin de los


entregables en la estructura del proyecto
Hacer un desglose claro del proyecto en piezas lo
suficientemente pequeas para que sea manejable
el proyecto
Crear una EDT permite al equipo conocer al
detalle el proyecto y mejorar el plan del proyecto
para que la ejecucin sea mas fcil con menos
riesgo.
Muestra una jerarqua completa del proyecto,
haciendo ms fcil ver como se relaciona un
3. Cmo crear una
EDT
Reglas para crear una EDT

La EDT se crea con la ayuda del equipo

Debe finalizarse el primer nivel antes de desglosar el resto

Cada pieza de la EDT es una pieza ms pequea del nivel anterior

Los entregables incluidos en la EDT son los realmente necesarios


para la elaboracin del proyecto

Los entregables NO incluidos en la EDT, no son parte del proyecto

Los paquetes de trabajo (PT) se obtienen cuando estos


incluyen entregables que :
o Pueden ser estimados de manera realista y segura
o Pueden ser finalizados de forma realista
o Pueden ser ejecutados sin interrupcin
o Pueden ser elaborados por un tercero o
subcontratados
3. Cmo crear una EDT
3. Cmo crear una
EDT
Diccionario de la EDT:
Es una parte del sistema de autorizacin del
trabajo , creada para informar a los miembros
del equipo de Cuando van a iniciar su PT, hitos
del cronograma, detalle del significado de las
tareas

Se puede utilizar para controlar el trabajo


realizado, prevenir el desplazamiento del
alcance y para incrementar la comprensin del
esfuerzo necesario para realizar cada PT

5.4 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo EDT


Ingresos: Recursos: Egresos:
Plan de Gestin Descomposicin Linea Base
del Alcance Juicio de expertos del Alcance
Enunciado del EAC
Alcance del Proyecto EDT
Diccionario de la
Documentacin de
EDT
requisitos
Actualizacin de la
APOS documentacin del
proyecto

Antecedentes: Guas: Consecuentes:


El EAP condiciona la EDT y El nivel de desglose se La LB del Alcance
comprende todo el ajusta a la complejidad tiene que estar
trabajo y tamao del EAP aprobada
La EDT se crea con la Los paquetes de trabajo Cada paquete de trabajo
participacin de los deben poder ser debe tener un
actores por lo que es estimados entregable.
publica y asignados con facilidad
Propsito:
Subdividir todo el trabajo necesario para producir los productos
entregables del proyecto, en componentes mas pequeos y fciles de
gestionar, realizando una descripcin suficientemente detallada de
cada componente, con el fin de proponer y establecer la LB del
Alcance
La estructura de
desglose del

trabajo (EDT)
Es el proceso que consiste en subdividir los
entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y ms fciles de
manejar.

Es una descomposicin jerrquica, basada en


los entregables del trabajo que debe ejecutar
el equipo del proyecto para lograr los objetivos del
proyecto y crear los entregables requeridos, con
cada nivel descendente de la EDT representando
una definicin cada vez ms detallada del trabajo
del proyecto.

La EDT organiza y define el alcance total del


proyecto y representa el trabajo especificado
enel enunciado del alcance del proyecto
La estructura de
desglose del
trabajo (EDT)
La EDT se finaliza una vez que se establecen las
cuentas de control para los paquetes de trabajo y un
identificador nico de un cdigo de cuentas.

Estos identificadores proporcionan una estructura para


la consolidacin jerrquica de los costos, del
cronograma y de la informacin sobre los
recursos.

Una cuenta de control es un punto de control de


gestin donde el alcance, el costo y el cronograma
se integran y comparan con el valor ganado para la
medicin del desempeo.
.
La estructura de desglose del
trabajo (EDT)
La estructura de desglose del
trabajo (EDT)
Diccionario de la Estructura
Desglose del Trabajo (EDT / WBS)

En la EDT no hay lugar suficiente para


explicitar qu significa cada uno de sus
trminos. Por tal motivo, es importante que se
acompae con el diccionario de la EDT
donde se pueden encontrar con ms detalle
los trminos de cada componente de la EDT

El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve


definicin del alcance o enunciado del trabajo,
productos entregables definidos, una lista de
actividades asociadas y una lista de hitos. 41
Ejemplo
DICCIONARIO WBS ( Descripcin de la Actividad )
Nombre de Actividad Fecha_____ Persona
Proyecto___________ No._____ __ Asignada__________
Descripcin de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )
Objetivos Cuantificados
Descripcin del Producto (Cul es el resultado final de la actividad o el paquete de
trabajo? )
Criterio de Aceptacin ( Cmo el miembro del equipo ser capaz de revisar su
propio trabajo? )
Entregables
Suposiciones
Recursos Asignados
Duracin
Costo
Fecha
Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Despus de la
Actividad________________
Aprobado por: Administrador de
Proyecto___________________________________Fecha:______________ 42
Lnea Basedel Alcance
Los componentes de la lnea base del
alcance incluyen:
El enunciado del alcance del proyecto incluye
la descripcin del alcance del producto y los
entregables del proyecto, y define los criterios
de aceptacin establecidos por el usuario del
producto.
La EDT define cada entregable y su
descomposicin en paquetes de trabajo
El diccionario de la EDT contiene una
descripcin detallada del trabajo y
documentacin tcnica acerca de cada
elemento de la EDT.
4. Realizar el
seguimiento del
1.
alcance
Verificar el alcance del proyecto no solo significa
asegurar que se tiene el alcance correcto durante
la planificacin del proyecto, tambin involucra
reuniones planificadas y frecuentes con el
equipo,
cliente o patrocinador para ganar la
aceptacin formal de los entregables durante el
seguimiento y control del proyecto

2. En el seguimiento, debemos asegurarnos que el


trabajo debe siempre estar finalizado y revisado
antes de reunirse con el cliente, es decir, tener los
entregables validados.

3. Asegurar que la matriz de requisitos tienen


trazabilidad
y estn siendo cumplidos.
4. Realizar el
seguimiento del
alcance
4. Realizar el
seguimiento del
alcance
5.5 Validar el Alcance
Ingresos: Recursos: Egresos:
PDP Inspeccin Productos
Documentacin de Tcnicas de toma de entregables
requisitos decisiones en grupo aceptados
Matriz de Solicitudes de cambio
trazabilidad de Informacion
requisitos sobre
Productos rendimiento
entregables Actualizacin de la
verificados documentacin del
Datos de rendimiento proyecto
Antecedentes: Guas: Consecuentes:
Se realiza La inspeccin y decisin La aceptacin tiene que
sistemticamente a lo de validad la toma el ser formal y el rechazo
largo del ciclo de vida cliente informado
Se suele realizar despus La aceptacin puede ser Si el cliente no valida
de controlar la calidad con reparos y el se genera una
devengo llevar solicitud de
restricciones reparacin de defectos.
Propsito:
Segn se vaya completando cada uno de los productos entregables
intermedios del proyecto, formalizar su aceptacion, por parte del cliente
y otros interesados, generando informacion sobre el rendimiento del
alcance y eventualmente, solicitudes de cambio.
Verificacin del alcance
La verificacin del alcance es el proceso de lograr la
aceptacin formal por parte de los interesados del
alcance del proyecto completado y de los Productos
entregables relacionados.
La verificacin del alcance se diferencia del control
de calidad en que la verificacin del alcance se
relaciona principalmente con la aceptacin del
producto , mientras que el control de calidad se
relaciona con el cumplimiento de los requisitos
especificados para los productos.
La verificacin del alcance es un proceso en el cual
el Director del
Proyecto consigue del cliente la aceptacin del
entregable.
5.6 Controlar el Alcance
Ingresos: Recursos: Egresos:
PDP Anlisis de variaciones Solicitudes de cambio
Documentacin de Informacion
requisitos sobre
Matriz de rendimiento
trazabilidad de Actualizacin de la
requisitos documentacin del
Datos de proyecto
rendimiento Actualizacin del
APOS PDP
Actualizacin APOS
Antecedentes: Guas: Consecuentes:
Se controla el alcance de Se genera informacin Se actualiza PDP, DP, y
los trabajos planificados sobre el rendimiento APOs, con el progreso
Se asimilan los datos del alcance de los del alcance
del alcance recogidos trabajos Se controlan todas las
Se analizan las solicitudes de cambios
desviaciones respecto que
de afecten el alcance
la lnea base del alcance
Propsito:
Medir rendimiento del alcance de los trabajos, recomendando que
eliminen causas de cualquier rendimiento insatisfactorio, y controlar
las solicitudes de cambio que afecte a la linea base del alcance.
Controlar el Alcance:
Documentos