GESTIÓN DEL

ALCANCE
Grupo Virtual de Estudios Especializado en
Dirección de Proyectos y Preparación para
la Certificación CAPM

Miguel Cotrina Malca| PMI Norte Perú Chapter

22/05/2020 1
Acerca de

Miguel Cotrina Malca

MPM, PMP®, LIMC®, PMO-CP®, CSM®, ITIL®
986764137
mcotrinam@gmail.com
La capital del mundo
Y ahora???
Y si usamos un mapa??
Grupos de procesos
Planificación de Proyectos

Proceso de identificación de todas las actividades necesarias para

completar un proyecto de manera exitosa.

Nos permite demostrar nuestra habilidad para identificar TODO el

trabajo requerido!!
Una buena planificación

Establece dirección para el equipo.

Define:
• Lo que se debe hacer

• Cuando se debe hacer

• Los recursos requeridos

• Entregables

• Riesgos
Planificación de Proyectos

Que crees tu que debería hacerse durante el proceso de planificación de un proyecto?

• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

• Recopilar los requisitos

• Desarrollar el cronograma

• Determinar el presupuesto

• Planificar la gestión de riesgos

• Planificar las adquisiciones

• Crear la EDT

• Etc…
… y como empezamos a planificar???
Gestión del Alcance

Define los límites del proyecto:

• Describe no sólo lo que se hará, sino también lo que no se hará.

Este documento es la base de todo el trabajo del proyecto a seguir. Es muy importante que el
alcance sea correcto.

Es donde los proyectos logran un comienzo bueno o malo!

Gestión del Alcance: Importante!!!

Generalmente se suele confundir el alcance del proyecto con el alcance del producto o servicio de ese
proyecto.

• El alcance del producto se refiere a las características y funciones del producto o servicio.

• Por su parte, el alcance del proyecto consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario
para que el producto sea provisto con todas las características y funciones requeridas.
Gestión del Alcance: Importante!!!

El alcance del proyecto es más amplio que el alcance del producto.

Gestión del Alcance: Importante!!!

Gold plating:
Evitar que se agreguen cambios que no pasaron por el control
integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no
solicitados.

Debemos dar al Cliente lo que nos pidió, ¡ni más ni menos!

Gestión
del Alcance
Gestión del Alcance
5.1. PLANIFICAR LA
GESTIÓN DEL
ALCANCE
Planificar la Gestión del Alcance

Durante el proceso de desarrollar el plan para la dirección

del proyecto se realiza la planificación del alcance para
definir cómo se llevarán a cabo los procesos de la gestión
del alcance.

Si no lo planificas, ¡no lo podrás hacer!

Planificar la Gestión del Alcance

La planificación del
alcance requiere de varias
iteraciones.
Planificar la Gestión del Alcance
Planificar la Gestión del Alcance

El plan de gestión del alcance es un documento donde se

definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:

• Preparar el enunciado o declaración del alcance

• Crear y aprobar la EDT

• Realizar la validación del alcance

• Procesar y aprobar los cambios en el alcance

Planificar la Gestión del Alcance

Plan de gestión de requisitos:

• ¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?;

• ¿Cómo será el proceso de monitoreo y control de los

requisitos?,

• ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?,

• ¿Cómo se priorizarán los requisitos?

5.2. RECOPILAR
REQUISITOS
Recopilar Requisitos

A los efectos de poder cumplir con los objetivos del proyecto,

es necesario definir y documentar todas las necesidades y
expectativas de los interesados (patrocinador, cliente, etc.).

La recopilación y gestión de los requisitos (o requerimientos)

de los interesados es clave para un proyecto exitoso.

El proceso de recopilar requisitos incluye la gestión de las

expectativas del cliente y son la base para la EDT.
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos

Técnica Delphi: se separa físicamente a los miembros del

grupo que se va a entrevistar, para reducir las influencias
interpersonales. Las opiniones de cada experto son
procesadas por un coordinador general y se vuelven a enviar a
todos los miembros del grupo manteniendo el anonimato de los
involucrados. El coordinador le informa a cada uno de los
participantes las razones que justifican distintas opiniones y les
solicita que re-evalúen su respuesta para profundizar el
análisis. Este proceso de retroalimentación iterativo continúa
hasta que no hay más cambios que realizar.
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos

Lo más dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser

entender las necesidades imprecisas del cliente durante las
fases iniciales. Para mitigar este inconveniente se recomienda:

1) Retroalimentación iterativa entre diseñadores y cliente

2) Prototipos preliminares (prueba y error)

3) Involucrar a la alta gerencia en la recopilación de

requisitos

4) Convertir al equipo en clientes (indwelling)

Recopilar Requisitos
5.3. DEFINIR EL
ALCANCE
Definir el Alcance

En el proceso de definir el
alcance, se profundiza el nivel
de detalle del proyecto y del
producto.
Definir el Alcance
Definir el Alcance

Aunque el acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto
en ocasiones se percibe que son redundantes en cierta medida, difieren en el nivel
de detalle que contiene cada uno.

El acta de constitución del proyecto contiene información de alto nivel, mientras

que el enunciado del alcance del proyecto contiene una descripción detallada de
los elementos del alcance.
Definir el Alcance
5.4. CREAR LA
EDT/WBS
¿Cómo nos comeríamos un elefante?
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT

Consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y mas fáciles de manejar.

La EDT es una estructura jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el
equipo de proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la
declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente.

En la EDT no hay actividades.

Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT

Paquetes de trabajo: Último nivel de cada división de la EDT.

Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso del

alcance, el cronograma o los costos. Cada Cuenta control incluye uno
o más paquetes de trabajo.

Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible

y necesario para su mejor gestión.

En la EDT no se incluyen tareas, sólo entregables, sub-

entregables y paquetes de trabajo.
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Estructura de Desglose de Trabajo - EDT
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS

Algunas ventajas de utilizar la EDT son:

• Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia a los
miembros claves
• Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo comprenda
rápidamente su lugar en el proyecto
• Servir como base para la estimación de tiempos, costos, personas y riesgos.
• Facilitar la comunicación
• Facilitar el control integrado de cambios
Crear la EDT/WBS

Diccionario de la EDT:

En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qué significa cada uno de sus
términos. Por tal motivo, es importante que se acompañe con el diccionario de
la EDT donde se pueden encontrar con más detalle los términos de cada
componente de la EDT.
Crear la EDT/WBS

Diccionario de la EDT:
5.5. VALIDAR EL
ALCANCE
Validar el Alcance

El proceso de validar el alcance forma parte del grupo de

procesos de monitoreo y control.

Este proceso puede realizarse al finalizar cada entregable

importante del proyecto y debe realizarse siempre antes del
proceso de cerrar el proyecto o fase.

El proceso Validar el Alcance, involucra reuniones

planificadas y frecuentes con el cliente o el patrocinador
para obtener la aceptación formal de los entregables
durante el monitoreo y control del proyecto.
Validar el Alcance
5.6. CONTROLAR EL
ALCANCE
Controlar el Alcance

A diferencia de validar el alcance donde se revisa que se

estén completando los entregables satisfaciendo al
cliente, el proceso de controlar el alcance consiste en
revisar que se estén realizando los entregables
definidos en el proyecto, ni más ni menos.

Los cambios son inevitables. Por ende, todo proyecto

necesita un control de cambios del alcance.
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance

Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar

que cualquier modificación se realice a través del control
integrado de cambios.

Corrupción del alcance: cuando se realizó un cambio en

el alcance que no pasó por el control integrado de
cambios.
Resumiendo…
PARA
COMPLEMENTAR…
Pregunta 1
El sistema de numeración de una estructura de desglose
del trabajo permite al equipo del proyecto:
A. Estimar en forma sistemática los costos de los
elementos de la estructura de desglose del trabajo.
B. Proporcionar la justificación del proyecto.
C. Identificar el nivel en el cual se encuentran los
elementos individuales.
D. Usarlo en un software de dirección de proyectos.
Pregunta 2

La estructura de desglose del trabajo puede considerarse

MEJOR como una ayuda efectiva para las
comunicaciones del:

A. Equipo
B. Director del proyecto
C. Cliente

D. Interesado
Pregunta 3
¿Cuál de las siguientes es una salida CLAVE del proceso
Validar el Alcance?
A. Un plan de gestión del alcance más completo
B. La aceptación del cliente de los entregables del
proyecto
C. Estimaciones del cronograma mejoradas

D. Un sistema de información para la dirección de

proyectos mejorado
Pregunta 4
Durante la ejecución del proyecto, un miembro del equipo
se acerca al director del proyecto porque no está seguro
sobre qué trabajo debe realizar en el proyecto. ¿Cuál de
los siguientes documentos contiene descripciones
detalladas de los paquetes de trabajo?
A. Diccionario de la EDT

B. Lista de actividades
C. Enunciado del alcance del proyecto

D. El plan para la gestión del alcance

Pregunta 5

¿Durante cuál parte del proceso de dirección de

proyectos se crea el enunciado del alcance del proyecto?

A. Iniciación
B. Planificación
C. Ejecución

D. Seguimiento y control
Pregunta 6
El programa se planificó años atrás, antes de que hubiera una
introducción masiva de nueva tecnología. Mientras se planifica
el siguiente proyecto en este programa, el director del proyecto
ha ampliado el plan de gestión del alcance del proyecto
porque, conforme un proyecto se vuelve más complejo, el nivel
de incertidumbre en el alcance:
A. Permanece igual.

B. Disminuye.

C. Disminuye y luego aumenta.

D. Aumenta.
Pregunta 7
Durante una reunión con algunos de los interesados del proyecto, se le pide al
director del proyecto añadir trabajo al alcance del proyecto. El director del
proyecto tuvo acceso a correspondencia sobre el proyecto antes de que el acta
de constitución del proyecto se firmara y recuerda que el patrocinador del
proyecto negó, específicamente, financiamiento para el alcance mencionado
por estos interesados. Lo MEJOR que el director del proyecto puede hacer es:

A. Dejar que el patrocinador se entere de la solicitud de los interesados.

B. Evaluar el impacto de añadir el alcance.

C. Decirle a los interesados que no se puede añadir el alcance.

D. Añadir el trabajo si en el cronograma del proyecto hay tiempo disponible.

Pregunta 8
Un director de proyectos nuevo tiene como mentor a un director de proyectos certificado
como PMP con más experiencia. Al nuevo director del proyecto se le está dificultando
encontrar tiempo suficiente para dirigir el proyecto porque el alcance del proyecto se
está elaborando progresivamente. El director de proyectos certificado como PMP
aconseja que las herramientas básicas para la dirección de proyectos, como la
estructura de desglose del trabajo, puedan usarse durante la ejecución del proyecto para
ayudar al director del proyecto. ¿Para cuál de las siguientes puede usarse una
estructura de desglose del trabajo?

A. Comunicación con el cliente

B. Mostrar las fechas del calendario para cada paquete de trabajo

C. Mostrar los gerentes funcionales para cada miembro del equipo

D. Mostrar la necesidad de negocio para el proyecto

Pregunta 9
Durante una reunión del equipo del proyecto, un miembro del
equipo sugiere una mejora para el alcance que va más allá del
alcance del acta de constitución del proyecto. El director del
proyecto señala que el equipo necesita concentrarse en
finalizar todo el trabajo y sólo el trabajo solicitado. Esto es un
ejemplo de:
A. Proceso de la gestión de los cambios.

B. Gestión del alcance.

C. Análisis de calidad.

D. Desglose del alcance.

Pregunta 10

¿Cuándo debería hacerse el proceso Validar el Alcance?

A. Al final del proyecto

B. Al inicio del proyecto
C. Al final de cada fase del proyecto
D. Durante los procesos de planificación
Pregunta 11

Cada vez que finaliza un entregable del proyecto,

formaliza la aceptación con el cliente y patrocinador.
¿Qué herramienta será de MAYOR utilidad para esta
aceptación de los entregables?
A. Observación
B. Análisis de la variación

C. Juicio de expertos
D. Inspección
Pregunta 12
La estructura de desglose del trabajo de un proyecto para
la construcción de un tren de alta velocidad tiene 6
niveles y 250 paquetes de trabajo. _______ tienen un
nivel de jerarquía superior dentro de esa EDT.
A. Las actividades
B. Los paquetes de trabajo

C. Los paquetes de planificación

D. Las cuentas de control
Pregunta 13
Usted está finalizando el proceso de crear la estructura de
desglose del trabajo. Uno de los resultados que obtendrá
de este proceso será establecer la línea base del alcance.
Los siguientes enunciados forman parte de la línea base
del alcance a EXCEPCIÓN de:
A. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

B. Enunciado del alcance

C. Diccionario de la EDT

D. Documentación de requisitos
Pregunta 14
En cuál de los siguientes enunciados se podría decir que
hubo una corrupción del alcance:
A. El director del proyecto estudió las causas de la variación y
descubrió que las diferencias en relación al plan original son muy
significativas

B. Se agregaron funciones al producto sin la aprobación del

cliente o patrocinador

C. El sistema de gestión de la configuración tuvo retrasos en la

autorización de cambios debido a una caída en el sistema

D. Durante el proceso de revisar todas las solicitudes de cambio

aparecieron problemas de corrupción
Pregunta 15
El acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance
han finalizado. El patrocinador quiere que comiencen con los
procesos de planificación lo antes posible. El director del
proyecto no quiere olvidarse de la importancia del proceso de
verificación. ¿Cuándo debería validar el alcance?

A. Cuando el patrocinador defina el enunciado del

alcance detallado

B. Antes del cierre del contrato

C. Al terminar cada entregable del proyecto

D. Cuando el entregable principal ha finalizado

Pregunta 16
Luego del acta de constitución para el desarrollo de un proyecto de
traslado de equipajes en un aeropuerto, usted ha sido asignado como
director del proyecto. Además, el patrocinador le entregó un
documento con la descripción del alcance. Lo primero que debería
hacer será:
A. Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT)

B. Desarrollar el enunciado del alcance con mayor detalle

C. Definir los procesos que formarán parte del plan de gestión del
alcance

D. Verificar que el resto de los interesados conoce la descripción del

alcance
Pregunta 17
El director del proyecto va a utilizar la estructura de
desglose del trabajo (EDT) durante la ejecución del
proyecto. ¿Qué utilidad tendría la EDT?
A. Servir de base para la estimación de personas,
tiempos y costos
B. Establecer los roles y responsabilidades de los
miembros del equipo para cada paquete de trabajo
C. Mostrar las fechas de cada paquete de trabajo

D. Comunicarse con los interesados

Pregunta 18
El director del proyecto y su equipo han finalizado el proceso
de definir el alcance. Durante la próxima etapa del proyecto el
equipo considerará que son aplicables todas las siguientes
proposiciones, a EXCEPCIÓN de:
A. Descomponer el proyecto en paquetes de trabajo

B. El equipo y el director del proyecto deberían

participar de la próxima etapa

C. Secuenciar los paquetes de trabajo

D. Verificar que el grado de descomposición del trabajo

sea suficiente
Pregunta 19
Un proyecto de desarrollo de software tiene como principal entregable el software
instalado y funcionando correctamente en todas las computadoras de una empresa
multinacional con sede en 55 países. En relación al alcance de ese proyecto y
producto se puede decir que:

A. El alcance del proyecto define y controla lo que incluye y no incluye el

proyecto

B. El alcance del producto incluye los procesos necesarios para que el producto
sea provisto con todas las características y funciones requeridas

C. El alcance del proyecto se basa en definir las características y funcionalidad

del producto

D. Primero hay que planificar el alcance del proyecto para poder definir el
alcance del producto
Pregunta 20
Una autoridad del gobierno se contacta con usted para
añadir ciertos cambios en el alcance del proyecto. Usted
pide los detalles por escrito y luego trabaja en el proceso
de controlar el alcance actualizando varias líneas base.
¿Cuál será la herramienta que seguramente utilizó?
A. Inspección

B. Descomposición
C. Análisis de la variación

D. Juicio de expertos
Muchas gracias!!

Miguel Cotrina Malca

MPM, PMP®, LIMC®, PMO-CP®, CSM®, ITIL®
986764137 / mcotrinam@gmail.com
 MUCHAS
GRACIAS

Miguel Cotrina Malca

mcotrinam@gmail.com
https://www.linkedin.com/in/miguelcotrina/
85