Gestión de

proyectos: qué
es, fases y
metodologías
 La gestión de proyectos es el proceso de planificación, ejecución y
control de un proyecto para alcanzar objetivos específicos dentro
de un plazo y presupuesto determinados, utilizando recursos
limitados y siguiendo un enfoque sistemático y estructurado.

Qué es la
gestión de Su fin será que dichas rutas de trabajo resulten productivas para
proyectos que las metas y objetivos planteados al principio se cumplan.

Y para que la gestión de proyectos funcione es necesario seguir

algunas etapas clave que permitirán que el trabajo fluya de la
forma más eficiente. Te las compartimos para que las conozcas.
Cuáles son las
fases de la • Las fases de la gestión de proyectos son: inicio,
gestión de planificación, ejecución, rendimiento y control, y
cierre. Estas definen los objetivos, el plan, la
proyectos y implementación, la medición y el control del
proyecto para evaluarlo y garantizar que se cumple
qué objetivos lo establecido dentro del plazo y presupuesto
previstos.
tienen
 • Gracias a este primer paso podrás entender los alcances, los
retos y la posibilidad de la realización del plan de proyecto
. Aquí es cuando debes analizar los tiempos, el capital humano
y el coste necesarios para alcanzar el objetivo
1. Análisis planteado. También deben considerarse otros aspectos, como el
tipo de herramienta que se utilizará para el seguimiento (por
ejemplo, un software), el alcance que se desea tener con el
de la proyecto y, por supuesto, qué tan factible es cumplir con
plazos, aprovechar el financiamiento y presentar un buen
viabilidad resultado.

del proyecto • La importancia de esta etapa consiste en que podrás determinar

la viabilidad del proyecto. Si después del análisis te das cuenta
de que no encuentras un equilibrio positivo de todos los
elementos contemplados para el proyecto, entonces no deberías
realizarlo tal cual está. No solo porque sería riesgoso, sino
porque podría traducirse en un fracaso para la empresa y un
desperdicio de tiempo y dinero.
 • Una vez que la viabilidad está confirmada, es momento de
comenzar con la planificación del proyecto. En este punto
se deberán definir todas y cada una de las tareas que
deben realizarse a lo largo del proyecto, quiénes las
llevarán a cabo, cuántos equipos se necesitarán, cuáles
2. Planificación serán sus calendarios para cumplir con las fases y los
resultados que se entregarán.
de tareas y • Al mismo tiempo, se deben describir puntualmente los
recursos financieros que se invertirán, indicando de
asignación de manera transparente la manera en que se administrarán y
quién se encargará de hacerlo.
responsables • Una vez que se haya llegado a una planificación acordada
por todos los involucrados en la estrategia, se debe
convertir en un documento que esté al alcance de los
equipos y colaboradores, como un PMBOK, para que
puedan consultarlo. Cuanto más a la mano tengan la
información, más sencillo será que todos comprendan su
rol y cumplan con los objetivos.
 • Toda la planificación comienza a
realizarse en esta etapa. Se le da un
seguimiento a las tareas conforme se
van completando, y se realiza un
3. Ejecución registro de los obstáculos encontrados,
la manera en que se superaron y los
de las objetivos que se alcanzaron.

actividades • Al mismo tiempo, es importante

mantener un entorno de trabajo
adecuado, en el que los equipos se
desarrollen con las herramientas
necesarias, con una dirección que
entienda sus necesidades y que provea
una buena guía.
4. Rendimiento y control del proyecto
Los gerentes de los equipos y el director
del proyecto compartirán impresiones
del desarrollo del trabajo hecho en
tiempo real, a medida que se lleva a
cabo. Gracias al seguimiento realizado
en la etapa anterior, se podrá
comprobar si se cumplen los objetivos
como se planificaron y si es necesario
hacer modificaciones.
Con base en los datos recabados se
puede hacer la gestión del seguimiento
de las tareas planeadas, la gestión de
entregables, la generación de
incidencias y los reportes que muestren
la evolución del proyecto; estos deben
entregarse a los directores.
 • La etapa final es en la que no solo se da el
banderazo al proyecto, sino que se
comprueba si la gestión fue correcta y las
oportunidades de las que podemos aprender
para dar inicio al siguiente.
5. Cierre y • Lo importante es que se cuente con todo el
material necesario para analizar los
análisis de resultados y aprender de los errores: cuáles
decisiones no fueron favorables, en dónde
resultados se invirtieron más recursos de los necesarios
y si las expectativas iniciales fueron tan
realistas como demuestra la culminación del
proyecto.
• Recuerda que es muy valioso que se haga
una copia de seguridad del proyecto para
futuras referencias.
Las • Una metodología de gestión de proyectos es
un enfoque sistemático para planificar,
principales implementar y controlar proyectos. Es
metodologías esencial para garantizar que los proyectos se
de gestión de completen dentro del plazo y presupuesto
previstos y que se alcancen los objetivos
proyectos establecidos.
Scrum
• Este modelo de gestión de proyectos nació
en los años 80 del siglo pasado. Fue
nombrado así por Ikujiro Nonaka e Hirotaka
Takeuchi cuando analizaron la forma en que
algunas empresas de esa época, como Canon
y Fuji, desarrollaban sus productos nuevos.
Scrum es un avance en formación que
utilizan los jugadores de rugby y ahora es
una manera de organizar equipos que deben
trabajar rápido en el desarrollo de software,
principalmente. Se le conoce como el
marco de trabajo Scrum.
• Las tareas se organizan en periodos cortos,
entre una semana hasta un mes, para que las
entregas sean más ágiles. Antes de cada
asignación de tarea se entregan las
especificaciones y cada cierto tiempo los
equipos se reúnen en juntas en las que se
comparten dudas para clarificar procesos.
 Lean se basa en la idea de hacer más con menos. Aunque surgió en Toyota, su uso se ha ido
Lean extendiendo a distintos sectores, debido a que ha sido una buena opción para aquellos que no
quieren desperdiciar recursos al incluir la valoración de los clientes en el proceso del proyecto.

Ventajas: Desventajas:
• Centrada en la eficiencia y la • No es adecuada para proyectos que
reducción de costes. requieren un alto nivel de
• Elimina actividades innecesarias y flexibilidad.
mejora continuamente el proceso • Puede ser difícil implementar en
de producción. organizaciones con procesos
• Se enfoca en el valor para el cliente, establecidos y arraigados.
lo que aumenta la satisfacción de • Requiere un cambio en la
este. mentalidad y la cultura de la
organización para adoptarla
 Creado a inicios del siglo XX, el diagrama de Gantt demuestra que las
Gantt buenas ideas superan la prueba del tiempo. Fue concebido por Henry
Laurence Gantt y consiste en un apoyo visual que permite organizar las
actividades en barras para tener a simple vista cuáles tareas se desarrollan en
determinadas fechas, quiénes son los responsables y la relación que existen
entre ellas para un seguimiento adecuado.

Ventajas:
• Ofrecen una visión integral
de un proyecto y sus tareas
relacionadas.
• Permiten integrar el trabajo
de diversos equipos y crear
esquemas específicos de
cada uno de forma adicional.
Desventajas:
• Pueden volverse confusos y
difíciles de interpretar.
• Requieren que analices las
actividades a profundidad y
los componentes de cada una
de ellas.
 Agile es una de las metodologías más conocidas. Se concentra en promover el trabajo en un equipo
Agile saludable y ágil, que deje atrás el uso del papeleo, esté abierto a los cambios y también involucre al
cliente en la toma de decisiones.

Ventajas:
• Ayuda a la colaboración y la
comunicación.
• Permite una mayor flexibilidad y
adaptabilidad a los cambios en el
proceso y los requisitos.
• Enfocado en la entrega temprana de
valor para el cliente.
Desventajas:
• Requiere una mayor cantidad de
comunicación y colaboración para
garantizar el éxito del proyecto.
• Puede ser difícil predecir los costos y
el plazo del proyecto debido a su
naturaleza iterativa e incremental.
• Puede haber una falta de
documentación detallada, lo que
puede dificultar el seguimiento del
progreso del proyecto.
 También conocido como «modelo en cascada», es el método más tradicional y se basa
Waterfall en las cinco fases esenciales en la gestión de proyectos que ya te mencionamos. Las de
esta metodología son: ingeniería de ideas, diseño de sistema, implementación, prueba y
validación, y mantenimiento.

Ventajas:

• Estructura clara y fácil de seguir.

• Adecuado para proyectos con requisitos estables y bien definidos.
• Permite una evaluación temprana del costo y el plazo del proyecto.

Desventajas:

• No es adecuado para proyectos complejos o que requieren flexibilidad

en el proceso.
• Puede ser difícil realizar cambios en las fases posteriores del proyecto.
 Este modelo también nació en Toyota, en 1940, y es de los más sencillos de utilizar, ya que
Kanban se concibió como un simple tablero (aunque ya existe software para utilizarlo), en el que
se identifican tareas por códigos de color y que pueden moverse a lo largo de las etapas
indicadas. De esa manera todos saben cómo va el avance del proyecto y quién está a cargo.

Ventajas:
• Mayor flexibilidad y adaptabilidad para manejar
cambios en el proceso y en los requisitos del
proyecto.
• Permite la visualización clara del flujo de trabajo
y la posibilidad de detectar cuellos de botella en
el proceso de producción.
• Se centra en la entrega continua de pequeñas
mejoras y en la reducción del tiempo de entrega
del proyecto.
• Mayor transparencia y visibilidad del progreso
del proyecto.
• Permite un mayor control del flujo de trabajo y
la capacidad de priorizar tareas y proyectos.
Desventajas:
• No proporciona una estructura de roles y
responsabilidades clara, lo que puede dificultar
la definición de las tareas del equipo y la
comunicación.
• Requiere una mayor dependencia de la
autoorganización del equipo.
• Puede ser difícil predecir el costo y el plazo del
proyecto debido a la naturaleza flexible de la
metodología.