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DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y DE

COMERCIO

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROCESOS

NRC: 7137

MANUAL DE PROCESOS FARMACIAS CRUZ AZUL

INTEGRANTES:

PILAPAÑA LESLY

ITURRALDE DAVID

INGA LÓPEZ JORDI

VEINTIMILLA ERICK

2022
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ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCESOS PARA LAS ÁREAS DE

CONTABILIDAD

1. INTRODUCCIÓN

A partir de las clases dictadas de procesos, el equipo de trabajo N° 8 va a describir los

procesos de la empresa seleccionada Farmacias Cruz Azul, en el siguiente trabajo se ha

investigado en profundidad cada uno de los puntos a tratar con el fin de brindar una información

real. El manual de procesos nos va a permitir ajustar los procesos de una empresa y de esta

manera funcione de manera correcta, en este manual de procesos se establecen las políticas,

normas, reglamentos.

2. PROBLEMÁTICA IDENTIFICADA

Cuando tomamos la decisión de analizar los procesos de la empresa Farmacias Cruz Azul nos

dimos cuenta que al ser una entidad que está en proceso de expansión tiene nuevas necesidades

que no han sido cubiertas por lo cual necesitaba varios cambios y actualizaciones a las políticas

vigentes que rigen a nivel económico. Así también se necesitaba implementar varios procesos

para un correcto funcionamiento de la entidad ya que la información presentada sea fiable y

relevante.

3. OBJETIVO
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OBJETIVO GENERAL

Diseñar un manual de procesos de la cadena de Farmacias Cruz Azul, brindando lineamientos,

normas, con procesos ágiles y eficientes que especifiquen las responsabilidades de cada puesto de

trabajo o departamento de manera correcta, a través de un análisis de la empresa para mantener

una administración adecuada.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Realizar un diagnóstico y análisis de la situación actual de la cadena de Farmacias Cruz

Azul

● Identificar los procesos más relevantes de las diferentes áreas de la farmacia a través de la

información recopilada.

● Disponer de un documento que sirva de guía donde se establezcan mecanismos para el

desarrollo de las actividades.

4. ALCANCE

El alcance del presente trabajo tiene como objetivo la realización de un Manual de Procesos

para la Empresa Farmacias Cruz Azul.

El manual de procesos y procedimientos está dirigido a todos los colaboradores de la empresa,

con el fin de entregar a la entidad una herramienta de trabajo que permita el desarrollo y

cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y visión institucional, por medio de la descripción

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del modelo de operación por procesos.

Respecto al Manual de Procesos que se desea implementar es importante destacar que su

alcance se fundamenta principalmente en describir, analizar y documentar los procedimientos que

se realizan en las Áreas de Contabilidad y Compras, con el fin de contar con un documento

formal que contribuya en el mejoramiento continuo de las funciones que se realizan en ambas

Áreas.

5. DEFINICIONES

● Manual de procesos: Instrumento de apoyo administrativo integrado por procedimientos

específicos (técnicos, administrativos o de atención al público), que sustentan la

realización de las funciones y atribuciones de una unidad administrativa. Los manuales de

procedimientos están considerados como elementos fundamentales para la coordinación,

dirección, evaluación y el control administrativo, ya que integran en forma ordenada los

procedimientos que permiten conocer la operación integral de las unidades

administrativas u Órganos desconcentrados.

● Proceso: Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma concatenada, es

decir de forma seguida una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto.

● Procedimiento: Sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que

precisan, de manera sistemática, la forma de realizar una función o un aspecto de ella.

Todo procedimiento involucra actividades, el personal que las realiza y, en su caso, los

formatos requeridos.

6. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
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6.1 MISIÓN

Obtener un sólido conocimiento a nivel nacional, regional y mundial en la comercialización de

sus productos y servicios farmacéuticos.

6.2 VISIÓN

Mantener la satisfacción de los clientes innovando, elaborando y comercializando directa e

indirectamente productos farmacéuticos y cosméticos de calidad a nivel nacional e internacional.

6.3 OBJETIVOS DE CALIDAD

● Obtención de productos a costos más bajos. Es decir, mejorar la negociación con respecto

al costo del producto de tal manera que impulsa a mejorar las ventas de los productos a

precios accesibles.

● Contratar personal para la dirección del área de recursos humanos que se encargue de

organizar, planificar y administrar las distintas tareas y acciones relacionadas con las

personas que integran la compañía.

● Controlar el proceso de almacenamiento de los insumos y medicamentos especificando

fechas de caducidad respectivas desde su abastecimiento en el sistema computarizado

incluyendo lotes y fecha de realización.

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6.4 POLÍTICA DE CALIDAD

Sistema Calidad de las farmacias Cruz Azul cuenta con el certificado de Las Buenas Prácticas

de Almacenamiento (BPA), que establecen los requisitos y procedimientos operativos que deben

cumplir los establecimientos farmacéuticos que decepcionan, almacenan y distribuyen Productos

Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitario.

Cuenta también con el certificado D y/o T para la autorización de distribución y transporte de

productos farmacéuticos.

Es importante la preocupación del farmacéutico, en todos los ámbitos profesionales, sea el

bienestar de los clientes.

El compromiso es ayudar a los clientes a utilizar los medicamentos de la forma adecuada. Las

funciones fundamentales incluyen el suministro de medicamentos y otros productos sanitarios de

calidad garantizada, la provisión de información y asesoramiento adecuados al paciente, la

administración de medicamentos, cuando sea necesaria, y el seguimiento de los efectos del uso de

la medicación.

Como parte del servicio que se ofrece es que sea relevante para el cliente, esté claramente

definido y se comunique eficazmente a todas las partes involucradas para la seguridad del

consumidor.
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Pueden brindar su conocimiento sobre el medicamento que está distribuyendo. Debe existir un

sistema que permita a los farmacéuticos informar y obtener comentarios sobre las reacciones

adversas, los problemas relacionados con los medicamentos, los errores de medicación, el uso

incorrecto, o el abuso de medicamentos, los defectos de calidad del producto o la detección de

productos falsificados.

La relación entre farmacéuticos debe ser de colaboración así se procura mejorar los servicios

farmacéuticos, en lugar de actuar como competidores. Así se pueden evitar errores en la atención.

El vendedor deberá tener conocimientos sobre la información médica y farmacéutica de los

productos que vende.

Debe existir un stock en productos de mayor demanda y así mismo establecer los plazos de

reposición de los mismos.

Debe haber un exhaustivo control de los productos que nos proveen ya que se precisan en un

correcto estado tanto físicamente como en fechas de caducidad y autenticidad.

6.5 VALORES CORPORATIVOS

● Pertenencia: Circunstancia de formar parte de un conjunto o grupo.

● Responsabilidad: Somos consciente de sus obligaciones y actúa conforme a ellas.

● Calidad: Superioridad o excelencia de algo o de alguien.

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● Compromiso institucional: una visión psicológica de los miembros de una organización y

su apego al lugar de trabajo.

● Honestidad: Que actúa rectamente, cumpliendo su deber y de acuerdo con la moral,

especialmente en lo referente al respeto por la propiedad ajena, la transparencia en los

negocios, etc.

● Sensibilidad: Sensato y razonable

● Confianza: La confianza es la seguridad o esperanza firme que alguien tiene de otro

individuo o de algo. También se trata de la presunción de uno mismo y del ánimo o vigor

para obrar.

7. MAPA DE PROCESOS
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8. DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

8.1. DISEÑO DEL PROCESO

8.1.1. FORMULARIO DE DEFINICIÓN DEL PROCESO

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8.1.2. NECESIDADES DE LOS GRUPOS DE INTERÉS

Investigación

Se realizó una junta con el gerente y accionistas para estipular los lineamientos que serán

implantados en la ejecución del proceso contable de Farmacias Cruz Azul, en la cual los

accionistas dieron sus opiniones acerca de que sería mejor para la Farmacia hubo algunos

desacuerdos en las normas contables y la reunión quedó inconclusa.

Definir

Se realizó una segunda reunión debido a los desacuerdos dados por los accionistas, en esta

reunión se habló y se llegó a un acuerdo acerca del proceso contable y cómo será ejecutado, se

concretó usar las NIIF PARA PYMES.

Recopilación

En la recopilación de datos obtenemos lo siguiente:

Como objetivo: Generar información contable por medio del registro de las operaciones de

acuerdo a la ley que sería la NIIF PARA PYMES

Interpretación

Aquí vamos ya a estipular la finalidad que va a tener la implementación del proceso contable

que sería realizar un correcto registro de todas las operaciones incurridas en la empresa de

manera ordenada y fidedigna para un buen manejo y toma de decisiones.

Soluciones Iniciales
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El proceso contable se realizará mediante el flujo del programa Lucidchart, el cual nos

ayudará para la mejor visualización de datos mediante un proceso.

Propuestas

Para el mejoramiento del sistema contable se propone lo siguiente:

1. Realizar de forma correcta las operaciones

2. Los resultados sean reales y oportunos para la toma de decisiones.

3. La recepción de materiales se realiza siguiendo un proceso lógico.

4. Tenga documentación sustentadora apropiada para que las transacciones sean reales

Solución Final

Se generó una última reunión con los accionistas para revisar todo el proceso que se realizó en

los anteriores pasos y las propuestas que realizó el contador, después de una larga charla y de

revisar se aprobó todo el proceso realizado por el contador de modo que dieron la aprobación

para la ejecución del proceso contable.

8.1.3. DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE

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8.1.4. MATRIZ DE ACTIVIDADES

Responsabl

Nª e Descripción de actividades Documento

1 Gerente Administrar Modelo Instrumental: El cual    

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Financiero comprende el conjunto interrelacionado de

conceptos, normas, procedimientos e

instrumentos contables que considerados

con los demás elementos que enmarcan la

teoría contable permiten la producción de

información contable y financiera que

requiere la empresa.

2 Director Aplicar el Modelo Instrumental a las

Financiero necesidades contables de la empresa:

Estudia y adecua el modelo instrumental a

las condiciones propias de la empresa en

cuanto al plan de cuentas que aplica para la

misma y los procedimientos propios    

3 Gerente y Definir Dinámica de Registro de Hechos

Director Económicos: En esta actividad se asigna las

Financiero cuentas contables que se deben mover en el

registro de la operación que se va a realizar y

se define si el movimiento debe ser débito o

crédito.    

4 Director Adecuar Sistemas de Información: Carga

Plan de
Financiero y mantiene actualizado el plan de cuentas y
cuentas
 
paramétrica y mantiene actualizados los
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campos que contienen información de

cuentas contables para que cuando se

generen los registros económicos en el

sistema queden registrados de forma

correcta.

5 Director Implementar procesos y procedimientos:

Financiero Con base en la normativa y diferentes hechos

económicos que se presentan en la empresa,

define procedimientos para el registro y

operatividad de cada uno de ellos.  

6 Director Evaluar e Implementar las mejores

Financiero prácticas en el proceso contable: Evalúa,

actualiza e implementa las mejores prácticas

en el proceso contable.    

GENERACIÓN DE HECHOS CONTABLES Y

CAPTACIÒN DE DATOS Existe un hecho

pasado del cual realizamos el debido

tratamiento contable de acuerdo a su

    naturaleza.  

7 Auxiliar Identificar documentos soportes Facturas de  

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Contable requerido para el registro de la transacción: compra y venta,

Los empleados que requieren realizar un Liquidaciones,

cobro o un pago en nombre de la empresa nómina,

deben solicitar o tener el soporte documentos de

documental para realizar dicha transacción. cobro.

Estos documentos soportes pueden ser :

Facturas de venta o de compra, documento

de cobro o de ventas, resoluciones,

liquidaciones internas etc.

8 Auxiliar Verificar la seguridad de los documentos

Contable comerciales: El encargado debe verificar que

los documentos soporte no hayan sido

modificados desde su expedición eso

garantizará la seguridad de la veracidad del

documento.    

9 Auxiliar Verificar los datos de los documentos de Ordenes de  

Contable la empresa: Identificar que los datos de las compras,

facturas concuerden con las órdenes de requisiciones

compra requisiciones (en el caso de las

compras) comprobar que los datos de los

documentos estén completos y sin

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alteraciones.

    CLASIFICACIÒN Y REGISTRO CONTABLE  

10 Cajero Registrar en el sistema las transacciones Libro diario del

Auxiliar económicas realizadas: Contador, realiza el registro sistema contable

contable contable de las transacciones económicas que se

dan a través de la adquisición de un bien o servicio.

El registro también puede realizarse mediante

interfaces contables (nómina, parafiscales,

seguridad social, presupuesto, depreciaciones y

amortizaciones). También se pueden registrar las

transacciones económicas por medio de otros

módulos que se vinculan directamente con

Contabilidad y que se realizan en línea- quedan

directamente cargados en la contabilidad.  

11 Contador Registrar operaciones periódicas: Contador Libro diario del  

ejecuta procesos de depreciación de activos fijos y sistema contable

de amortización de los cargos diferidos. Tesorera,

realiza las transacciones requeridas y envía por

correo los archivos planos de los extractos bancarios

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para que el Contador realice la conciliación bancaria.

12 Contador Hacer seguimiento a transacciones: Contador,  

mediante conciliaciones de contabilidad Vs.

Módulos hace monitoreo para verificar que las

transacciones realizadas estén ajustadas y

registradas en la contabilidad.  

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

     
13 Contador Establecer Cronogramas de Cierre: De acuerdo Formato de
con las fechas solicitadas por la Gerencia para la cronograma de
entrega los Estados contables, define las fechas en Cierre
las cuales se deben recibir los soportes para los
registros contables

14 Contador Cerrar transacciones y operaciones para  

Generación de Estados contables: Contador,
verifica que todas las transacciones relacionadas con
el cierre contable definidas en el cronograma de
cierre se hayan realizado completamente, hace
seguimiento y control a los procesos que
intervienen en el cierre contable y al cumplimiento
de las fechas del plan de cierre mensual para la
generación de Estados contables.
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15 Contador Generar Estados contables para revisión: Balances de

Contador, genera en el sistema de información comprobación
balance de prueba, para revisar y evaluar la
razonabilidad de las cifras y los saldos de acuerdo
con la naturaleza de las cuentas; de presentarse
inconsistencia en estos informes, identifica quien
generó el problema y lo contacta con el fin de que
se realicen las correcciones requeridas.

16 Contador Generar Estados contables definitivos: Contador,

genera la última versión de los Estados contables.
Director Administrativo y Financiero y Contador
analizan la información financiera, la razonabilidad
Estados
de las cifras, su comportamiento con relación a
Financieros
períodos anteriores para detectar los puntos de
atención y proponer mejoras al proceso contable y
envían los Estados contables al grupo directivo y se
publican
17 Contador Generar libros oficiales: Contador, genera en el
sistema de información los libros oficiales (Mayor y
Mayor Balance
Balance, Caja diaria) de acuerdo con los
requerimientos normativos para tal fin.
18 Contador Declaraciones
SRI Estados de
Generar reportes específicos con periodicidad Flujo del Efectivo
definida: Contador y profesional presupuesto, Documentos del
generan información requerida por entes externos IESS
19 Contador Generar Reportes específicos sin periodicidad
definida: Da respuesta a requerimientos internos o
externos solicitando información específica tales
como confirmación de saldos cuentas por pagar,
valores causados por conceptos de ingresos costo
gasto en un período determinado, certificados de
retenciones, entre otros.  
20 Director Analizar la información Financiera: realiza
Financiero revisión de los Estados contables generados,
identificando la razonabilidad de las cifras y la
naturaleza de los saldos de las cuentas  
21 Contador
Definir y normalizar los flujos de documentos
soportes Identifican cuales son los diferentes
documentos soportes de las transacciones contables
que quedan registrados en el sistema de acuerdo  
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con los tipos de documento que se generan y la

trasladan al archivo para su conservación según las
normas establecidas
22 Director Implementar mecanismos que contribuyan al
Financiero aseguramiento de la calidad contable: Monitorea
ciertas transacciones con el fin de poder validar al
final de mes antes de generar los Estados contables
que efectivamente se haya registrado todas las
transacciones requeridas y tener la certeza de la
razonabilidad de los mismos.  
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8.1.5. FLUJO DEL PROCESO DE REGISTRO CONTABLE

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8.1.6 ANÁLISIS DEL VALOR AGREGADO

1. Cuáles son los requisitos de los grupos de interés

2. El proceso en qué medida satisface a los grupos de interés

3. Qué parte del proceso aporta valor a los grupos de interés

4. Cuáles son los inputs y los outputs de cada paso del proceso

5. Qué políticas y procedimientos dificultan el curso normal del proceso

6. Qué factores dificultan el desarrollo efectivo del proceso

7. ¿Cuánto dura el proceso? Cuál es el tiempo del ciclo del proceso

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8.2. INVENTARIO
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8.3. CARACTERIZACIÓN
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8.4. MODELAMIENTO DEL PROCESO

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8. SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL

La empresa ha creado distintos pasos para realizar un seguimiento, evaluación y control sobre

los procesos. Son cruciales para saber si todo está siguiendo el plan al pie de la letra o si

existe algún imprevisto para poder tomar medidas a tiempo.

El seguimiento del proceso recopiló los datos sobre el funcionamiento del proyecto y su

incorporación al programa. En tema contable tenemos a los informes financieros los

cuales nos reflejaran información fiable.

Llamamos control cuando se utilizan los datos proporcionados por el seguimiento para llevar a

cabo la ejecución del proyecto de acuerdo a los objetivos previstos además de la visión y

misión. Al analizar los informes proporcionados se evalúa con la directiva que los datos

presentes concuerdan con los estados contables.

La evaluación se realiza después del control, es donde haremos juicios sobre la calidad y

efectividad del proceso implementado de la contabilidad. En este caso nosotros

observamos una mejora en la información ya que cuenta con los respaldos y los valores

son claramente reflejados por el proceso seguido.

Una vez terminado podemos tomar decisiones, eso implica tomar las medidas correctivas

necesarias si no está funcionando de lo considerado.

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9. ANEXOS

9.1. CARTA DE AUSPICIO

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9.2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE