MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Y FUNCIONES
 CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS
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 ÍNDICE

1.- Objetivo………………………………………………………………...................... 4

2.- Modelo Organizacional…………………………………………………………… 4

3.- Organigrama Funcional ..………………………………………………………. 5

4.- Descripción de puestos de trabajo…………………………………………6-26

1. OBJETIVO

El presente Manual de Organización y Funciones elaborado por la empresa “TECNASA”,

determinará las responsabilidades de cada área que la integran como también las funciones de
cada trabajador que conforman estas áreas, permitiendo incrementar nuestra eficiencia y
maximizar los recursos humanos de la empresa.
Sus objetivos son los siguientes:

 Facilitar las labores que desempeña el personal de la empresa.

 Mejorar nuestra imagen institucional, brindando un servicio eficiente y productivo a

nuestros clientes.

 Optimizar los recursos humanos en beneficio de la organización.

 Reducir los costos de duplicidad en funciones.

2. MODELO ORGANIZACIONAL

La droguería TECNASA basa su sistema de gestión de la calidad para la realización de sus

actividades en un enfoque por procesos.
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir el resultado deseado,
puede denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja es el control continuo
que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de
procesos, así como sobre su combinación e interacción. Un enfoque de este tipo, cuando se
utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, enfatiza la importancia de:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos,

b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,

c) la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y

d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Objetivo General del Sistema de Calidad
Diseñar manuales y procedimientos para la implementación de un Sistema de Gestión de la
Calidad para la Droguería TECNASA integrando los sistemas de calidad con las Buenas
Prácticas de Almacenamiento.

Objetivos Específicos

 Elaborar procedimientos documentados para el cumplimiento de las BPA en el almacén

de la Droguería.
 Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio de
almacenamiento, distribución y transporte de los dispositivos médicos que comercializa
la empresa.
 Identificar los procesos de gestión, centrales y de apoyo comunes en la Droguería.
 Diseñar las competencias necesarias del personal que labora en el almacén de la
Droguería.
Resultados
1. El diseño de la documentación para la implementación de un Sistema de Gestión de la
Calidaden el almacén de la Droguería TECNASA nos da como resultado que se debe
elaborar los siguientes documentos:

- 02 Manuales de Gestión

o Manual de la Calidad
o Manual de Organización y Funciones

- 22 Procedimientos de Gestión

o POE – Manejo de almacén y condición de almacenamiento

o POE – Recepción y procesamiento de Pedidos
o POE – Recepción de mercadería y almacenamiento
o POE – Embalaje
o POE – Despacho
o POE – Devolución de Productos y canje
o POE – Control de Inventarios y diferencias de stock
o POE – Inspección de Almacenes
o POE – Retiro de Productos del Mercado
o POE – Inducción al personal nuevo
o POE – Inducción y capacitación al Personal de almacén
o POE – Normas de seguridad
o POE – Manejo de reclamos
o POE – Limpieza del almacén
o POE – Control de Temperatura y humedad
o POE – Control de saneamiento del almacén
o POE – Mantenimiento de Infraestructura
o POE – Inspección al personal de almacén
o POE – Control y diferencia de inventarios
o POE – Calificación de proveedores
o POE – Distribución y transporte a Lima y Provincias
o POE – Procedimiento maestro para elaborar procedimientos
2. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio de comercialización,
dispensación y expendio de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos
sanitarios a marzo del 2010 son:

 Ley 26842: Ley General de Salud.

 Ley 29459: Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y

Productos Sanitarios.

 Decreto Legislativo 716: Ley de Protección al Consumidor.

 Resolución Ministerial 585-99-SA/DM: Manual de Buenas Prácticas de

Almacenamiento de productos farmacéuticos y afines.

 Decreto Supremo 014-2011-SA: Reglamento de establecimientos

farmacéuticos.

 Decreto Supremo 016-2011-SA: Reglamento para el registro, control y

vigilancia sanitaria de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y
productos sanitarios.

3. Se puede realizar la descripción común de los procesos xxxxxxxxxxxxxx A. a través de

un Mapa de Procesos. De esta manera se tuvo como resultado:
 Procesos de Gestión: Planificación del SGC y Mejora Continua.
 Procesos Centrales o Claves: xxxxxxxxx.
 Procesos de Apoyo: xxxxxxx
4. El resultado de determinar las responsabilidades, autoridades y competencias del
Directorio, del Director Técnico y del personal propio del almacén se definen en el
Manual de Funciones.
 3. ORGANIGRAMA

3.1. ORGANIGRAMA GENERAL DE LA DROGUERIA TECNASA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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4. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

4.1 MANDO SUPERIOR

4.1.1 Gerente General

4.1.2 Secretaria de Gerencia

TÍTULO DEL PUESTO: GERENTE GENERAL

ÁREA: n/a
JEFE INMEDIATO Directorio
AREAS QUE SUPERVISA: Toda la empresa
1. FUNCIONES GENERALES
- Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito,
estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.
- Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
- A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes
de acción a corto, mediano y largo plazo.
- Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de
tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
- Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los
planes de acción.
- Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.
- Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.
- Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus
capacidades.
- Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.
- Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.
- Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución
(autocontrol y Control de Gestión).
2. FUNCIONES ESPECIFICAS
- Elaboración de la política de calidad de la empresa así como de la misión, visión, valores, objetivos
generales y específicos
- Liderar la implementación de las BPA de la empresa dando su apoyo logístico y de experiencia.
- Monitorear la implementación del sistema de calidad asi como propiciar la mejora continua.
- Obtener indicadores de gestión para evaluar la implementación del sistema de calidad.
- Realizar las correcciones necesarias de los problemas que se presenten en la implementación del sistema
de calidad.
3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior universitaria
 Formación: Mínimo Bachiller en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía, entre otros afines.
 Experiencia Laboral: Mínimo 5 años en cargos gerenciales en el rubro financiero-contable.
 Otros Requerimientos: n/a

4. HABILIDADES:

 Líder
 Comunicador
 Motivador
 Planificador
 Organizador
 Diestro bajo presión

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TÍTULO DEL PUESTO: SECRETARIA DE GERENCIA

ÁREA: n/a
A QUIEN REPORTA: Director Gerente
A QUIEN SUPERVISA: n/a
1. FUNCIONES GENERALES
Apoya al Gerente General en todas las actividades que necesite, tales como asunto personales y llamadas.
Asimismo se encarga de coordinar los itinerarios de los médicos para los congresos que se realicen.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS
 Gestionar las comunicaciones de la Gerencia General
 Gestionar el envío y recuperación de encuestas de satisfacción de clientes.
Otros encargos asignados por la Gerencia General .

3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior universitaria
 Formación: Administración, Comunicación o afines (Mínimo egresado)
 Experiencia Laboral: 3 años en cargos similares.
 Otros Requerimientos: No precisa

4. HABILIDADES:

 Veloz
 Comunicador
 Minucioso
 Vocación de servicio
 Eficaz
 Responsable

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4.1.1 Gerente Administrativo

TÍTULO DEL PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO

ÁREA: Administrativa
JEFE INMEDIATO Gerente general
PUESTOS QUE SUPERVISA: Todos los puestos del área administrativa
1. FUNCIONES GENERALES
- Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
- Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan
al lado izquierdo del balance general (activos).
- Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas
alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisión incluyen fondos internos
vs. Externos, fondos provenientes de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a
largo plazo vs. Corto plazo.
- La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa
para elaborar los productos cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de
financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa.
- Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener información
valiosa de la posición financiera de la compañía.
- Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
- Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda
asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.
- Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
- Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organización y maximizar el valor
de la misma.
- El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la organización opere de
manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras deberán ser
consideradas.
- Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los días de inventario lo
más bajo posibles.
2. FUNCIONES ESPECIFICAS

 Controla las entradas y salidas de productos y materiales del almacén, así como los préstamos de equipos y
solicitudes de muestra.
 Supervisa y verifica el oportuno traslado de los productos y equipos a los destinos solicitados por el área
comercial y/o cliente.
 Supervisa el debido y oportuno registro de nuevos productos al sistema de almacén así como su codificación y
ubicación en el espacio físico más oportuno.
 Supervisa y dirige el desarrollo de los trámites de importación.
 Controla los gastos que incurren en los trámites de importación.
 Supervisa y controla el manejo de la documentación referida a la obtención de Registro Sanitario para que los
productos puedan ser comercializados sin restricciones.
 Hacer el seguimiento de los documentos que piden al exterior para registro sanitario.
 Mantener comunicación fluida con los proveedores del exterior.
 Mantiene contacto con las entidades involucradas en el proceso del registro sanitario.
 Verifica constantemente la vigencia de los registros sanitarios.
 Solicitar con anticipación la documentación para la renovación de los registros.
 Preparar anualmente la renovación del certificado de buenas prácticas de almacenamiento.
 Supervisa y controla de programa el mantenimiento preventivo y en algunos casos correctivo de los equipos y
vehículos de transporte de la empresa.
 Aprueba requerimiento de repuestos en tiempo oportuno cuando requieren importación.
3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior Universitaria
 Formación: Mínimo Bachiller en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía, entre otros afines
 Experiencia Laboral: Mínimo 3 años en cargos gerenciales.
 Otros Requerimientos: no precisa
4. HABILIDADES:

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 Líder
 Comunicador
 Motivador
 Planificador
 Organizador
 Diestro bajo presión

4.1.1 Jefe de almacén

TÍTULO DEL PUESTO: JEFE DE ALMACEN

ÁREA: Operaciones
A QUIEN REPORTA: Gerente Administrativo
Director Técnico
A QUIEN SUPERVISA: Asistente de almacén
1. FUNCIONES GENERALES:
Supervisa y controla el manejo eficiente del almacén según los procedimientos establecidos por la Gerencia
de Administración. Responsable de enviar los productos al lugar donde el cliente lo solicite y la verificación
de la entrega de los mismos.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Realiza las labores de control y registro de acuerdo a su especialidad de entradas y salidas de
materiales médicos, así como también verificar y tramitar la documentación para el
reabastecimiento oportuno del almacén.

 Verificar que los productos del almacén se encuentren debidamente localizados en el área
correspondiente

 Supervisar, comparar y llevar un buen control de sus kardex de productos.

 Realizara las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.

 Realizara actividades complementarias asociadas al puesto.

 Mensualmente realizar inventario físico del almacén

 Reporte de rotación de inventarios.

 Responsable de la recepción cuantitativa, registro y archivo de la documentación que acompañan a los
productos recepcionados.
 Realiza la supervisión de la limpieza al almacén. Supervisa que los productos se encuentren adecuadamente
embalados, identificados y controla el traslado de los productos en vehículos que garanticen su transporte

3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior Técnica
 Formación: Buenas Prácticas de Almacenamiento.
 Experiencia Laboral: Mínimo 3 años en trabajos almacén o 1 año el puesto actual.
 Otros Requerimientos: n/a
4. HABILIDADES:
 Líder
 Comunicador
 Ejecutivo
 Minucioso
 Organizador
 Diestro bajo presión

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4.1.1 Asistente de almacén

TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE DE ALMACEN

ÁREA: Operaciones
A QUIEN REPORTA: Jefe de almacén
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A QUIEN SUPERVISA: n/a
1. FUNCIONES GENERALES
Realiza labores correspondientes al almacenamiento de materiales, equipos, productos. También
efectúa actividades de traslado de materiales con la finalidad de que lleguen a su destino de
acuerdo a las órdenes del jefe de almacén.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Ejecuta la limpieza del almacén y de los productos
 Apoyar al almacenamiento, despacho y entrega de los productos.
 Reportar al Administrador el estado de la facturación.
 Tener ordenado los documentos de la recepción de los productos

3. COMPETENCIAS TÉCNICAS:
 Educación: Secundaria Completa
 Formación: Personal existente valida con experiencia.
 Experiencia Laboral: No indispensable

4. HABILIDADES:

 Trabajo en equipo
 Veloz
 Diestro bajo presión
 Eficaz
 Responsable

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4.1.1 de importaciones
TÍTULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE IMPORTACIONES
ÁREA: Operaciones
A QUIEN REPORTA: Director Gerente de Operaciones
A QUIEN SUPERVISA: n/a
1. FUNCIONES GENERALES:

Coordinar, supervisar, asegurar, presentar documentación del producto que se le ha pedido al proveedor.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS:

 Emitir orden de pedido y verificar el código, precio del producto

 Consultar el stock del producto
 Consultar al exportador la situación del pedido y hacer seguimiento del mismo
 Asegurar el pedido y solicitar la póliza verificando la tasa cobrada.
 Presentar la documentación al agente de aduana y preparar la misma para su despacho entre ellos
(declaraciones juradas, copias de registros sanitarios y copias de catálogos)
 Supervisar la llegada al almacén de los productos, lo cual incluye verificar lo físico ingresado.
 Realizar la planilla de costos lo cual incluye recepcionar las facturas del agente de aduana, enviar
planilla original a contabilidad.
 Realizar la hoja de resumen de costo, que es posterior a la hoja de planilla que incluye (N° de
pedido, productos ingresados, costos FOB, costos de almacén.
Coordinación con los agentes.

3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior y/o Universitaria
 Formación: Comercio Exterior, Administración
 Experiencia Laboral: 2 años de Experiencia
 Otros Requerimientos: n/a

4. HABILIDADES:
 Líder
 Comunicador
 Ejecutivo
 Minucioso
 Organizador
 Diestro bajo presión

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4.2 AREA ADMINISTRATIVA

4.2.1 Jefe de Logística

TÍTULO DEL PUESTO: JEFE DE LOGISTICA

ÁREA: Administración
A QUIEN REPORTA: Gerente GENERAL
A QUIEN SUPERVISA:

1. FUNCIONES GENERALES:

2. FUNCIONES ESPECIFICAS:

3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior técnica (mínimo)
 Formación: Administración o afines (Titulado)
 Experiencia Laboral: Mínimo 3 años en cargos de responsabilidad administrativa
(nuevo). 3 años en el cargo (personal actual).
 Otros Requerimientos: n/a

4. HABILIDADES:
 Trabajo en equipo
 Comunicador
 Motivador
 Ejecutivo
 Planificador
 Organizador

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4.3 DIRECCION TECNICA

TÍTULO DEL PUESTO: Director Técnico
ÁREA: Dirección Técnica
A QUIEN REPORTA: Gerente General
A QUIEN SUPERVISA: -Responsable de Almacén
-Asistente de Almacén
-Logística
1. FUNCIONES GENERALES:
El Director Técnico, es responsable ante DIGEMID, de cumplir lo señalado en la Norma Legal vigente, al
asumir la Dirección Técnica de la Droguería.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Vigilar que el sistema de aseguramiento de la calidad en las etapas de recepción, almacenamiento
y distribución asegure la conservación, estabilidad y calidad de los dispositivos médicos.
 Realiza las coordinaciones respectivas con la DIGEMID respecto a los asuntos regulatorios de los
productos que comercializa la empresa. para los requerimientos de documentaciones necesarias a
los proveedores.
 Bajo su responsabilidad está el informar todo cambio de lo declarado a la DIGEMID, en relación a
los almacenes y productos.
 Es su responsabilidad, el salvaguardar y mantener en perfecto estado la documentación referente a
los productos adquiridos por la empresa bajo el principio de confidencialidad, orden y ética.
 Revisión de los certificados de análisis y su actualización de acuerdo a su registro sanitario y a las
reglamentaciones existentes.
 Atender en lo que corresponda las quejas, reclamos, devoluciones de productos a usuarios que se
presenten.
 Supervisar, ejecutar según le corresponda e informar a la DIGEMID, de todos los productos sujetos
a observaciones técnicas producto de pesquisas o retiro del mercado.
 Participar activamente en la capacitación del personal en forma directa e indirecta a través de
terceros.
 Hacer que se cumplan las Buenas Prácticas de Almacenamiento.
 Es su responsabilidad, el salvaguardar y mantener en perfecto estado la documentación referente a
los productos por registrar, en trámite o registrados bajo el principio de confidencialidad, orden y
ética.
 Atender en lo que corresponda las quejas, reclamos, devoluciones de productos a usuarios que se
presenten.
 Evaluar los registros que se generen en el sistema de calidad de la empresa.

3. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior
 Formación: Químico Farmacéutico
 Experiencia Laboral: 3 años en cargos de responsabilidad
 Otros Requerimientos: Ingles intermedio, manejo de Office, experiencia en licitaciones y ventas
corporativas.
4. HABILIDADES:
 Trabajo en equipo
 Liderazgo
 Compromiso
 Comunicador
 Motivador
 Con iniciativa

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4.4 AREA DE ALMACEN

4.4.1 Jefe de almacén

TÍTULO DEL PUESTO: Responsable de almacén

ÁREA: Almacén
A QUIEN REPORTA: Director Técnico
A QUIEN SUPERVISA: Asistente de almacén
5. FUNCIONES GENERALES:
 Apoyar en las labores operativas y administrativas del almacén.
 Participa activamente en la implementación de las BPA
 Apoya en las labores de inventario
 Cumple y hace cumplir con los lineamientos del BPA
 Participa de los programas de capacitación de la empresa.


6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Cumple o hace cumplir las labores de limpieza del almacén
 Apoya en las tareas de recepción, almacenamiento y despacho de los productos.
 Participa en la toma de inventarios
 Cumple o hace cumplir las condiciones de almacenamiento de los productos
señaladas por el fabricante
 Identifica productos de baja rotación o con vencimiento corto para su mejor
tratamiento
 Realiza el registro de las condiciones de temperatura y humedad del almacén. Si
hubiera una disconformidad debe reportar al Director Técnico
 Participa en la elaboración de los programas de calibración, mantenimiento y arreglo
de los equipos de uso de la empresa
7. COMPETENCIAS:
 Educación: Superior
 Formación: Administración o afines. cursos de almacenaje, toma de inventarios, BPA.
 Experiencia Laboral: 3 años en cargos de responsabilidad
 Otros Requerimientos: n/a
8. HABILIDADES:
 Trabajo en equipo
 Comunicador
 Motivador
 Con iniciativa
 Actitudes de mejora

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4.4.2 Asistente de almacén

TÍTULO DEL PUESTO: ASISTENTE DE ALMACEN

ÁREA: Almacén
A QUIEN REPORTA: Responsable de almacén
A QUIEN SUPERVISA: n/a
9. FUNCIONES GENERALES:
 Apoyar en las labores operativas del almacén
 Cumplir con los lineamientos de las BPA
 Participar en las capacitaciones de la empresa
10.FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Cumplir con las labores que indique el responsable de almacén
 Apoyar en las labores de recepción, almacenamiento y despacho de los productos
 Apoyar en las labores de limpieza, mantenimiento y mejora del almacén
 Reemplaza al responsable de almacén cuando sea necesario
11.COMPETENCIAS:
 Educación: Superior
 Formación: cursos de almacenaje, toma de inventarios, BPA
 Experiencia Laboral: 3 años en cargos de responsabilidad
 Otros Requerimientos: n/a
12.HABILIDADES:
 Trabajo en equipo
 Comunicador
 Motivador
 Con iniciativa
 Actitudes de mejora

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4.5 AREA DE VENTAS

4.5.1 Jefe de Ventas

TÍTULO DEL PUESTO: JEFE DE VENTAS

ÁREA: Ventas
A QUIEN REPORTA: Gerente Administrativo
A QUIEN SUPERVISA: n/a
13.FUNCIONES GENERALES:
Analizar la situación del mercado, tener contacto directo con sus representantes de ventas,
para que así ellos le reporten como se están haciendo gestiones en las entidades tanto
públicas y privadas del movimiento del producto que ofrecemos.

14.FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Establecer contacto inicial con clientes potenciales.
 Averiguar de manera preliminar los requisitos de los clientes potenciales.
Coordinar reuniones con clientes potenciales.

15.COMPETENCIAS:
 Educación: Superior
 Formación: Administración o afines
 Experiencia Laboral: 3 años en cargos de responsabilidad
 Otros Requerimientos: n/a
16.HABILIDADES:
 Trabajo en equipo
 Comunicador
 Motivador
 Con iniciativa
 Amable

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