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Código G-P-01

OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la planificación, dirección, implementación,

seguimiento, medición y control del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo “HSEQ”, así como la adecuada gestión de los cambios
por parte de la dirección de la empresa para garantizar la mejora continua.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las personas, procesos y procedimientos

que hacen parte del sistema de Gestión Integrado de CECOM S.A.S.

PREMISAS:

Los responsables o líderes de los procesos, deben generar

oportunamente la información para la Revisión por la Dirección y las
recomendaciones de mejora.

Los líderes de procesos y/o procedimientos deberán hacer seguimiento a

los formatos respectivos y verificar su completo y claro diligenciamiento.

La alta dirección cumplirá con las responsabilidades que antes eran

asignadas al Representante de la Dirección.

La alta dirección asigna como su representante para el SGI a la Gerencia.

La Revisión debe efectuarse por lo menos una vez al año o antes si se

requiere, de acuerdo a las prioridades del Sistema de Gestión Integral.

Las reuniones por la gerencia se realizan Bimensualmente.

La Revisión por la dirección se realizará en una reunión especial programada

por el Gerente.

Para mantener la integridad del Sistema de Gestión integrado cuando se

implementen cambios, se realizará el análisis respectivo el cual deberá
quedar registrado en recuadro de control de actualizaciones, ubicado en la
parte final de cada documento.

REFERENCIA: Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 NORMA ISO 45001:2018

 Decreto 1072 de 2015

Y los siguientes documentos:

 Procedimiento control de documentos

 Procedimiento control de Registros
 Procedimiento prestación del servicio
 Procedimiento de gestión de acciones correctivas y de mejora
 Procedimiento gestión de compras e inventarios
 Procedimiento Gestión de Producto y servicio NC
 Procedimiento de competencia, formación y toma de conciencia.
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SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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Código G-P-01

DEFINICIONES:

SGI: Sistema de Gestión Integral.

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos interrelacionados usados para establecer la política y

objetivos y para cumplir esos objetivos. Un Sistema de Gestión incluye la estructura de la organización,
la planificación de actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel.

La alta dirección tiene la facultad de delegar autoridad y proporcionar los recursos dentro de la
organización.

Si el alcance del sistema de gestión sólo cubre una parte de una organización, la parte superior se
refiere a la gestión de los que dirigen y controlan esa parte de la organización.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto
de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Entradas del Proceso: Información que se necesita para que la alta dirección pueda realizar las
revisiones periódicas del desempeño del Sistema de Gestión Integrado.

Efectividad: Medida de impacto de la gestión, tanto en el logro de resultados planificados como en el

manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planeadas y se alcanzan los resultados
planeados, conocida también como una medición de resultados.

Eficiencia: Determina la productividad con la cual se administran los recursos, para la obtención de
los resultados de los procesos y cumplimiento de los objetivos.

Mejoramiento de la Calidad: Acciones emprendidas en toda la organización para aumentar la

eficacia de los procesos, para suministrar beneficios agregados a tanto para la organización
como para sus clientes internos y externos.

Política Integral: Intenciones globales y orientadas de una organización relativas a la calidad, tal
como se expresan formalmente por la alta dirección.

Desempeño del SGI: Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus
aspectos relevantes.

Mejora Continua: Proceso recurrente de optimización del SGI, para lograr mejoras en el desempeño
en seguridad y salud ocupacional, de forma coherente con la política en Seguridad, Salud, Medio
Ambiente y Calidad de la organización.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su
desempeño.
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Información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el
medio en el que está contenida.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Representante Legal: Definir, documentar, divulgar y gestionar las políticas, objetivos y metas del
SGI. Asignar los recursos necesarios para garantizar la adecuada gestión del SGI, asegurando el
cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables a la empresa.

Directores de Procesos: Velar que la gestión del sistema de gestión integral en cada uno de sus
procesos se lleve a cabo de acuerdo a lo aquí estipulado y que se haga un adecuado liderazgo.

Gerente General, Subgerente, Director General: Velar por el seguimiento y cumplimiento de las
directrices establecidas en este procedimiento, así como cumplir las responsabilidades establecidas
como Alta Dirección.

Alta dirección: Debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión Integral:

a) tomando responsabilidad de la eficacia del sistema de gestión Integral;

b) asegurando que se establezca la política Integral y los objetivos de la calidad y que estos sean
compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización;

c) asegurando que la política Integral es comunicada, entendida y aplicada dentro de la

organización;

d) asegurando la integración de los requisitos del sistema de gestión Integral en los procesos de
negocio de la organización;

e) promoviendo la toma de conciencia del enfoque basado en procesos;

f) asegurando que los recursos necesarios para el sistema de gestión Integral estén disponibles;

g) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del
sistema de gestión Integral a implantar;

h) asegurando que el sistema de gestión Integral logre los resultados previstos;

i) involucrando, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de
gestión Integral;

j) promoviendo la mejora continua;

k) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus
áreas de responsabilidad.

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente, el control de
los impactos ambientales, y la seguridad y salud de los trabajadores asegurándose de que:

a) se determinan y se cumplen los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;

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b) se determinan y se tratan los riesgos, aspectos e impactos ambientales, peligros y

oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la
capacidad de aumentar la satisfacción del cliente; al medio ambiente y a la salud e integridad de
los trabajadores.

c) se mantiene la atención enfocada en proporcionar de manera coherente productos y servicios

que cumplen los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables;

d) se mantiene la atención puesta en aumentar la satisfacción del cliente.

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes
se asignen, se comuniquen y se entiendan dentro de la organización.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:

a) asegurarse de que sistema de gestión Integral es conforme con los requisitos de Normas
Internacionales;

b) asegurarse de que los procesos están dando los elementos de salida previstos;

c) informar sobre el desempeño del sistema de gestión Integral, las oportunidades de mejora y sobre la
necesidad de cambio o innovación, con especial énfasis en mantener informada, así mismo a alta
dirección.

d) asegurarse de que se promueva el enfoque al cliente a través de la organización;

e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión se mantiene cuando se planifican e

implementan cambios en el sistema de éste.

1. CONTENIDO:

DOCUMENTO /
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Definición de Políticas del SG QHSE

Para la definición de las políticas del SGI

de la organización se deberán tener en
cuenta como mínimo los siguientes
criterios:
Representante Legal,
1.  Establecerse por escrito. Políticas
Director General
 Tener alcance sobre todos sus
centros de trabajo y todos sus
trabajadores independientemente
de su forma de contratación o
vinculación, incluyendo los
contratistas y subcontratistas.
 Ser comunicada al COPASST.
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 Establecer el compromiso de la
organización hacia la
implementación del SGI.
 Ser específica y apropiada para la
naturaleza de sus peligros e
impactos ambientales, propósito
de la organización y al tamaño de
la misma.
 Ser concisa, redactada con
claridad, estar fechada y firmada
por el representante legal.
 Ser difundida a todos los niveles
de la organización y estar
accesible a todos los trabajadores
y demás grupos de interés en el
lugar de trabajo.
 Ser revisada como mínimo una (1)
vez al año y de requerirse
actualizada.
 Incluir el compromiso frente a la
identificación de los peligros,
evaluación, valoración de riesgos y
establecimiento de los respectivos
controles.
 Incluir el compromiso de
prevención de la contaminación
ambiental.
 Incluir el compromiso de proteger
la seguridad y salud de todos los
trabajadores, mediante la
promoción de la calidad de vida
laboral, prevención de
enfermedades laborales,
prevención de los accidentes,
daños a la propiedad e impactos
socio – ambientales, y la mejora
continua del SGI.
 Incluir el compromiso del
cumplimiento de la normatividad
nacional vigente aplicable y otros
suscritos por la organización.
Definición de objetivos y metas del SGI

Para la definición de objetivos y metas

estratégicos del SGI, deberán tenerse en Representante Legal, Matriz de indicadores
2.
cuenta como mínimo los siguientes Director General G-Z-01
criterios:

 Expresarse de conformidad con

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Código G-P-01

las políticas de la organización.

 Ser claros, medibles,
cuantificables y tener metas
definidas para su cumplimiento.
 Definir los indicadores de medición
con base en los criterios de
estructura, proceso y resultado.
 Ser adecuados para las
características, el tamaño y la
actividad económica la
organización.
 Ser coherentes con los planes de
trabajo del SGI.
 Ser compatibles con el
cumplimiento de la normatividad
vigente aplicable y otros requisitos
suscritos por la organización.
 Estar documentados y firmados
por el representante legal.
 Ser comunicados a todos los
trabajadores.
 Ser revisados por lo menos una (1)
vez al año y de ser necesario
actualizarlos.

Para establecer los objetivos, la

organización debe revisar los resultados
de la identificación de peligros, valoración
y determinación de controles de riesgos,
indicadores de desempeño, requisitos
legales y otros, aspectos ambientales
significativos, revisión por la dirección,
cambios tecnológicos, incidentes, registros
de no conformidades, actividades de
mejoramiento y similares.
Asignación del Presupuesto

Para la definición y asignación de los

recursos financieros, técnicos y humanos
requeridos para la planificación, Representante Legal
Presupuesto del SGI
implementación, seguimiento, medición y
mejora del SGI, se deberán tener en Director General
3. Seguimiento a
cuenta como mínimo los siguientes
indicadores de
criterios: Directores de
gestión
Procesos
 Ser asignados y ajustados con
base en la revisión por la
dirección, los nuevos contratos y
acordes con la actividad
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económica que desarrolle la

organización, con el número de
trabajadores, los programas que
desarrolle y la magnitud y
severidad de los riesgos laborales
e impactos socio ambientales.
Rol de la Alta Dirección

Para la delegación de las

responsabilidades específicas de la alta
dirección, esta ha decidido establecer
como su representante a la Gerencia, sin
obviar la responsabilidades del Subgerente
con el SGI; para la cual se deben
considerar las siguientes
responsabilidades como mínimo:

 Asegurar que el SGI se establece, Representante Legal/ Acta de

4. implementa y mantiene de Gerente General/ nombramiento
acuerdo con las normas legales Director General GR-F-01
vigentes y otras que la
organización suscriba.
 Asegurar que se presentan los
informes sobre desempeño del
SGI a la alta dirección, para
revisión y que se usan como base
para la mejora continua.
 Asegurar que se promueva la toma
de conciencia de los requisitos del
cliente, de seguridad, salud y
medio ambiente aplicables.
Conformación y funcionamiento del
COPASST/ Comité de Convivencia
Laboral

La Alta dirección deberá permitir la

participación de todos los trabajadores en
la elección del COPASST/ Comité de
Convivencia Laboral y garantizar los
recursos financieros y de tiempo para su Representante Legal/ Actas de elección y
5. adecuado funcionamiento, de acuerdo con Gerente General/ conformación
la normatividad nacional vigente. Director General GR-F-01

El Gerente General deberá elegir a sus

representantes y al presidente del mismo.
Deberá permitir sus reuniones mensuales
y/o trimestrales según aplique, así como su
adecuado funcionamiento, conforme a los
requisitos legales aplicables.
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Deberá dar respuesta y/o trámite a sus

solicitudes.

Reunión Gerencial

La Alta dirección realizará reuniones

gerenciales bimensuales para garantizar el
seguimiento al desempeño del SGI y sus
procesos, identificando las fortalezas y
desviaciones para generar las acciones de
mejora requeridas que lleven al
cumplimiento de los objetivos del SGI.

Dentro de las reuniones bimensuales se

deberán tratar entre otros, los siguientes
temas:
 Indicadores de gestión.
 Incidentes (casi accidentes y
accidentes) y enfermedades
laborales
 Comunicación, participación y
consulta.
 Reporte de condiciones y actos Acta de reunión
inseguros Representante Legal/
GR-F-01
 PQRS y Servicios no conformes Gerente General/
6. Director
 Cumplimiento de los programas de Registro de asistencia
gestión. General/Directores de
AD-F-16
Procesos
 Gestión de procesos.

Podrán realizarse reuniones de

seguimiento con mayor frecuencia si así la
alta dirección lo determinada. Siempre
deberá dejarse acta de la reunión.

Nota: El representante legal y/o gerente o

director general deberá liderar la reunión
gerencial de rendición de cuentas con los
Directores de procesos.
Los Directores de procesos deberán
presentar su informe de desempeño.
El Director general deberá conservar
registro del acta de realización de la
reunión y realizará el seguimiento de los
compromisos informando periódicamente
de los avances al Gerente General.
El representante legal y/o gerente o
director podrán citar a reuniones con
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mayor periodicidad si así lo considera

necesario. Siempre deberá dejar soporte
de ello.

Revisión por la dirección

Se llevará a cabo rendición de cuentas o

revisión por la dirección con periodicidad
anual, para verificar el grado de
desempeño del SGI de la organización y
cumplimiento de las políticas y objetivos.

Se tendrán en cuenta como mínimo los

siguientes elementos de entrada para su
análisis y toma de acciones de mejora:

 Resultados de las auditorias del

Sistema de Gestión Integrado.
 Retroalimentación del cliente.
 Desempeño de los procesos
 Revisión de adecuación de las
políticas y objetivos del SGI.
 Gestión de actos y condiciones Revisión por la
inseguras. Dirección
 Seguimiento a la asignación de Representante Legal/ GR-F-02
recursos para la implementación Gerente General/
7. del SGI. Director Acta de reunión
General/Directores de GR-F-01
 Revisión del plan de trabajo
Procesos
anual.
Registro de asistencia
 Análisis estadístico de
AD-F-16
accidentalidad.
 Estado de la investigación de
incidentes (casi accidentes y
accidentes).
 Análisis estadístico de
enfermedad laboral.
 Revisión del desempeño de los
programas de gestión socio
ambiental y de seguridad y salud
de la organización.
 Resultados de las inspecciones.
 Resultados de la participación y
consulta (PQRS).
 Conformidad del producto y/o
servicio.
 Resultados de auditorías.
 Estado de acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
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 Evaluación del cumplimiento de

los requisitos legales aplicables y
otros que la organización suscriba.
 Cambios que puedan afectar el
SGI.
 Recomendaciones para la
mejora.
 Seguimiento de acciones y
revisiones por la dirección previas.

La revisión por la dirección permitirá,

determinar si han sido eficaces las
estrategias y medidas de control
implementadas, si el SGI tiene la
capacidad de satisfacer las necesidades
globales de la empresa, si se promueve la
participación de los trabajadores, si se
requieren efectuar cambios a las políticas
y objetivos y para cualquier otro elemento
del sistema; dicho en otras palabras
permitirá precisar si el SGI es conveniente,
adecuado y eficaz a los propósitos de la
organización y tomar las acciones
requeridas para garantizar su mejora
continua.

Nota: Anualmente y después de auditoría

interna, el representante legal y/o Gerente
General o Director General liderará la
revisión por la dirección teniendo en
cuenta los criterios contemplados en este
procedimiento.

Los Directores de procesos deberán

presentar su informe de desempeño.

El Gerente y/o Director General deberá

conservar registro del acta de realización
de la reunión y realizará el seguimiento de
los compromisos informando
periódicamente de los avances al Gerente
general.

El Gerente General y/o Director General

podrán citar a reuniones con mayor
periodicidad si así lo considera necesario.
Siempre deberá dejar soporte de ello.

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Programar Revisiones por la Dirección,

Difundir y Formalizar:
Gerente General / Formato Circular
La alta dirección planea la revisión por la
7.1 Sub Gerente / Director Interna
dirección y elabora el cronograma de
General AD-F-14
revisión, mismo que difunde y formaliza a
toda la organización, encabezado por el
Gerente y Sub Gerente general.
Tomar Decisiones y Documentar los
Resultados:

El Gerente y/o Director General

documenta los resultados de la revisión,
incluyendo todas las decisiones y acciones
Acta de reunión
relacionadas con la mejora de la eficacia Gerente y/o Director
7.2 GR-F-01
del Sistema de Gestión Integrado y sus General
procesos, la mejora del servicio en
relación con los requisitos del cliente y las
necesidades de recursos, humanos,
financieros, materiales, tecnológicos, de
infraestructura o cualquier otro que
aplique.
Elaborar Acta de la Revisión y Planear
Ejecución de Acciones:

El Gerente y/o Director General, elabora la Acta de reunión

respectiva acta de revisión por la dirección GR-F-01
Gerente y/o Director
7.3 y la envía a los asistentes, para asegurar
General
que se han incluido todas las decisiones y Registro Correo
acciones relacionadas con la mejora del Electrónico
Sistema de Gestión Integrado y sus
procesos, la mejora de sus servicios y las
necesidades de asignación de recursos.
Realizar Cambios a Procesos y/o
documentos del SGI:
Actas de aprobación
Sí aplica como resultado de las decisiones de Documentos y
la ejecución de acciones producto de la formato HQ-F-20 /
revisión de la dirección, el Gerente en Acta de aprobación
compañía de los Directores de Procesos de Procesos GR-F-01
Director
elaboraran el plan de mejora y lo / Lista Maestra de
7.4 General/Directores de
registraran en la plataforma de Tickets como Documentos HQ-F-01
Procesos
AC, AP o AM con el propósito de que el
Gerente y/o director general realice su
respetivo seguimiento y verifique su Acciones Preventivas,
cumplimiento. Correctivas o de
Mejora en plataforma.
Cada director de proceso deberá realizar
los ajustes, modificaciones y
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Código G-P-01

actualizaciones necesarios según sea el

caso e informar cambios documentales al
Director HSEQ según lo establecido en el
procedimiento de control de documentos.

Nota: Ver Procedimiento Control de

Documentos HQ-P-01 y procedimiento
gestión de cambio HQ-P-13.

Realizar Seguimiento a las Acciones y

evaluar Impacto en operación,
documentos y el SGI:

El Gerente y/o Director General, hará el Cuadro Matriz

respectivo seguimiento a las acciones que Acciones C-P-M/
hayan surgido de la revisión por la Gerente y/o Director Formato Acciones
7.5.
dirección y evaluara el impacto en los General Correctivas,
procesos del negocio, la documentación y Preventivas y
el mismo Sistema de Gestión Integral. Mejoramiento

Nota: Procedimiento gestión de cambio

HQ-P-13 y Procedimiento de gestión de
acciones correctivas y de mejora HQ-P-03.
Inspección Gerencial

Se llevarán a cabo de manera periódica

inspecciones y auditorías de
comportamientos por parte de la Gerencia
y/o dirección general a las áreas de Inspección gerencial
Gerente
trabajo, para comprobar el grado de GR-F-05
General/Director
8. cumplimiento de las políticas, normas y
General/Director
directrices del SGI de la empresa. Registros Auditorías
HSEQ
Internas.
Nota: Este procedimiento de Auditorías
internas podrá ser apoyado por el Director
HSEQ
Nota: Ver Procedimiento Auditorías
Internas HQ-P-04

2. APROBACIONES

Versión ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Sergio Andrés Devia Gary Humberto
V.5 Lino Javier Sierra
Caviedes Calderón G

10/04/2017 Coordinador HSEQ Director General Gerente General

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FECHA VERSIÓN REVISO APROBO

28/07/2020 V.6 Sergio Andrés Devia

Caviedes Adriana Ramírez Aguiar
Director HSEQ Gerente General

3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Fecha Ítem
Versión Motivo Aprobado por
Aprobación Modificado
V.1 09-12-2010 Todos Aprobación Inicial Gerente General

V.2 26/11/2011 Todos Mejoramiento del Procedimiento Gerente General

V.3 14/08/2013 Todos Integrar el Procedimiento Gerente General

V.4 15/12/2014 Logo, Todos Cambio de razón Jurídica, Gerente General

Actualización de datos.
V.5 10/04/2017 Todos Cambio Objetivo, Alcance, Gerente General
ampliación de definiciones,
cambia periodicidad de reunión
gerencial, cambio de
referencias, cambio del rol del
representante por la dirección,
ampliación de roles y
responsabilidades, Se anexa
definición de políticas, definición
de objetivos y metas,
presupuesto, Rol de la alta
dirección, COPASST,
CONVILAB; se anexa reunión
gerencial
V.6 28/07/2020 Todos Actualización requisitos ISO Gerente General
45001:2018, Se elimina
Informe de Gestión de
Directores
GR-F-04, cambia el representante
para el SGI de la alta dirección se
asigna a la Gerencia, se cambia la
matriz de Acción Correctiva o de
Mejora (Matriz Acciones
Correctivas o de Mejora
HQ-Z-09) por registro en
plataforma de Tickets.

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