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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión: 7
DOCUMENTOS
Código: HQ-P-01

OBJETIVO: Definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control de los
documentos y la información documentada que hacen parte del Sistema de
Gestión Integrado del CENTRO DE COMUNICACIONES S.A.S.

ALCANCE: Todos los documentos e información documentada que hacen parte del
Sistema de Gestión Integrado.

PREMISAS: La documentación nueva o que haya sido objeto de modificación y que

genere nuevas versiones, será aprobada a través del formato de
APROBACION Y DIVULGACION DE INFORMACION DOCUMENTADA HQ-
F-20.

Toda solicitud de modificación o creación de Información documentada,

debe ser solicitada al Director HSEQ.

REFERENCIA: Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 NORMA ISO 45001:2018

 Decreto 1072 de 2015

DEFINICIONES:

Información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el
medio en el que está contenida.

Información: Datos que poseen significado.

Dato: Hecho sobre un objeto.

Documento: Información y su medio de soporte.

Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales

transforman entradas en resultados.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo un proceso estos pueden ser documentados o no.

Instructivo: Documento de mayor detalle y precisión que define la forma de llevar a cabo las actividades
o procesos. Este documento siempre será parte de un Procedimiento.

Documento obsoleto: Documento que ha perdido vigencia en fecha o contenido.

Documento Externo: Todos los documentos generados por organismos externos que establecen
directrices que se deben cumplir en la empresa o fijan pautas que se utilizan para el desarrollo de sus
actividades.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Director de HSEQ: Tendrá el rol de administrador documental, asesorando a los diferentes

integrantes de cada proceso acerca de los lineamientos de elaboración y control documental.
Igualmente dará a conocer a los coordinadores de proceso, la documentación pertinente del Sistema
de Gestión Integral.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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DOCUMENTOS
Código: HQ-P-01

Director de Proceso: Es responsable de que la información documentada de su proceso cumplan

con los requisitos establecidos y sirvan como evidencia de las acciones realizadas, garantizando su
conservación o protección y almacenamiento. Deberá comunicar al personal bajo su cargo, la
documentación del Sistema de Gestión Integral y garantizar que es comprendida, que está disponible
y que es aplicada.

1. DESCRIPCION

INFORMACIÓN
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTADA
ELABORACION E IDENTIFICACION DE LOS
DOCUMENTOS Y FORMATOS:

Todos los documentos del Sistema de Gestión Integrado de

CECOM S.A.S, tendrá el Siguiente encabezado, con el
objetivo de permitir su identificación.

Página x de x
Versión: x Nombre del Logo de la
documento organización
Código: xx--yy-##

Todos los documentos del sistema de gestión integrado de

CECOM S.A.S manejaran Fuente: ARIAL.

Todos los documentos a excepción de los formatos, y

perfiles de cargo manejaran al finalizar la información de la
penúltima y última aprobación, así:
1
Director HSEQ NA

Así como también se registrara el control de actualizaciones

así:

CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS:

2 Director HSEQ NA
Toda la documentación iniciara en su versión 1; Su
codificación inicia con código de su proceso, seguidamente

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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DOCUMENTOS
Código: HQ-P-01

con el tipo de documento, y después con el consecutivo del

documento.

Ejemplo: HQ-P-01 Este documento corresponde al Proceso

de HSEQ procedimiento número uno.
Proceso XX
Gestión Gerencial. GR o G
Gestión
Administrativa y AD
Recursos Humanos.
HSEQ HQ

Prestación del servicio OP

Centros de Control R
Mantenimiento MA
Gestión de Compras e
C
Inventario. Director HSEQ NA
Código y especificación del documento YY
Procedimiento P
Manual M
Plan PL
Planos DW
Formato F
Instructivo IT
Hoja Técnica HT
Ficha FC
Programas PR
Caracterización C
Matriz Z
IDENTIFICAR, REVISAR, PLANEAR E INCORPORAR
NUEVOS DOCUMENTOS AL SGI:

Se llevará un listado de toda la información documentada

manejada por CECOM, donde se detalla los ítems a
controlar.
HQ- F- 01. Listado
El Director HSEQ, identifica, revisa, planea e incorpora los
maestro de
3 cambios solicitados y/o necesarios a la estructura Director HSEQ
Documentos
documental, evalúa e incorpora nuevos documentos que
requiera actualizarse o agregarse al SGI, todo en estricto
apego a este procedimiento.

Antes de elaborar y/o modificar cualquier tipo de documento

para el SGI, el solicitante debe comunicar de formar verbal o
escrita al Director HSEQ, manifestándole el motivo y los
cambios del nuevo documento.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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Código: HQ-P-01

GENERAR Y/O ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS EN

CONJUNTO CON LAS ÁREAS INVOLUCRADAS:
Formato HQ-F-20
El Director de HSEQ, realiza la actividad con las personas Director HSEQ/ Aprobación y
4 encargadas de las áreas involucradas, la generación y Directores de los divulgación de
actualización se realiza según la estandarización y procesos. documentos y
lineamientos establecidos por el sistema de Gestión formatos.
integrado en cuanto a la codificación, identificación entre
otros.

APROBACIÓN Y DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS:

El Director de HSEQ, deberá revisar conjuntamente con el

Gerente General,
Gerente General las modificaciones o incorporaciones de Firma de
Director HSEQ/
5 documentos al SGI y una vez se decida su implementación, aprobación/
Directores de los
se procede a su aprobación y divulgación mediante el Formato HQ-F-20
procesos
formato, HQ – F. 20 APROBACION Y DIVULGACION DE
DOCUMENTOS Y FORMATOS.

DISPONIBILIDAD:

Se genera copia impresa aprobada del sistema de gestión

integrado y estará bajo la custodia del Director HSEQ.

Los Documentos como procedimientos, Instructivos,

manuales y formatos están disponibles en archivo
magnético en la plataforma de Tickets en tipo PDF, para
evitar las modificaciones sobre el mismo.
Director HQ- F- 01. Listado
Dicho plataforma de Tickets tiene el propósito de
6 HSEQ/Ingeniero maestro de
COMPARTIR INFORMACIÓN y que todo el personal de
de las TIC Documentos/
CECOM S.A.S pueda acceder a esta a través de un
plataforma de
USUARIO y CONTRASEÑA.
Tickets
A esta plataforma de Tickets tendrán acceso todos los
trabajadores de CECOM S.A.S, e ingresaran con su
respectivo USUARIO y CONTRASEÑA, que serán
administradas por el Ingeniero de las TIC.

La ubicación se puede observar en listado de maestro de

documentos e información documentada.

LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS.
7
Se garantiza la legibilidad de los documentos tanto del HQ- F- 01. Listado
Sistema de Gestión Integral como aquellos de procedencia Director HSEQ maestro de
externa, ya que los primeros se encuentran en medio Documentos
magnético y en medio físico impresos, los documentos
externos se encuentran en medio magnético.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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DOCUMENTOS
Código: HQ-P-01

ALMACENAMIENTO:

8 Los documentos del Sistema de Gestión integrado como HQ- F- 01. Listado
manuales, procedimientos, instructivos se almacenarán en maestro de
Director HSEQ
el archivador HSEQ, FIRMADOS Y APROBADOS y estarán Documentos
bajo la custodia del Director HSEQ.
PROTECCIÓN Y GUARDA DE LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
9 Los documentos físicos del Sistema de Gestión integrado,
de CECOM S.A.S se protegen mediante un debido
almacenamiento utilizando técnicas de archivo ya sea en
carpetas plásticas, AZ, carpetas de cartón o empastados;
con el fin de evitar daños causados por humedad, polvo, Gerente General/
HQ- F- 01. Listado
deterioro y mala manipulación. Director General/
maestro de
Directores/
Documentos
Los Documentos se guardaran de Forma Magnética y en Ingeniero de las
/ Back-up`s
forma física. En cualquiera de los dos casos nos TIC.
apoyaremos en el Listado Maestro de Documentos e
información documentada para saber dónde los
recuperamos y de qué forma.

La información documentada de cada proceso será

manejada en las carpetas dispuestas en el servidor para
cada proceso.
TIEMPO DE RETENCIÓN:
HQ- F- 01. Listado
10 El tiempo de retención de los documentos se dará por la Gerente General/
maestro de
normativa legal Vigente o cuando esta aplique por Director General
Documentos
disposiciones de la Gerencia General determinados en el / Directores
Listado Maestro de Documentos e información
documentada.
DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Los documentos obsoletos físicos serán eliminados del HQ- F- 01. Listado
sistema de Gestión, los documentos magnéticos obsoletos maestro de
11 Director HSEQ
solo permanecerán en el servidor del Director HSEQ o Documentos
administrador del SGI; En el listado Maestro de Documentos
e información documentada se evidenciaran las últimas
versiones vigentes.
PREVENIR EL USO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS:
HQ- F- 01. Listado
El Director HSEQ concentra los documentos que pierden maestro de
12 Director HSEQ
vigencia a consecuencia de actualizaciones o cambios y Documentos
procede a su destrucción, asegurando con esto el uso
exclusivo de copias vigentes y autorizadas.
EMITIR Y ACTUALIZAR LA LISTA MAESTRA DE HQ- F- 01. Listado
DOCUMENTOS: maestro de
Documentos; HQ-
13 Director HSEQ
El Director HSEQ es Responsable de mantener una lista F- 02. Listado
maestra de documentos e información documentada maestro de
actualizada y controlada por la Organización, y se debe Información

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
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INDEBIDO”.
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actualizar cada vez que existan cambios en los procesos, documentada.

maquinaria, directrices o en la legislación.

De igual manera todos los documentos principales y

documentos anexos, deberán ser revisados por lo menos
una vez al año antes de la revisión por la dirección con el
objetivo de mantener aplicable y actualizada toda la
información contenida en ellos.
CONTROL DE COPIAS

Para el control de copias de documentos se manejara así:

NOTA 1: Todos los documentos magnéticos fuera del

archivo administrado por el Director HSEQ o responsable
del SGI reposaran en formato PDF.

NOTA 2: El archivo principal de los documentos del SGI

será el administrado por el Director HSEQ o administrador
del SGI, y/o archivos de los líderes de procesos.

NOTA 3: El número de copias controladas se registraran en

el listado maestro de documentos y/o información
documentada.

NOTA 4: La gerencia o representante de la alta dirección

definirá cuales son los documentos de carácter público y
privado.
HQ- F- 01. Listado
maestro de
 Copias Magnéticas de documentos de carácter
Documentos; HQ-
público:
Gerente General/ F- 02. Listado
14
Directores maestro de
En la plataforma de Tickets todos los trabajadores tendrán
Información
acceso a los documentos de carácter público, y estos se
documentada.
identificaran como copia no controlada dispuesta como
marca de agua.

 Copias Magnéticas de documentos de carácter

privado:

Cada líder de proceso tendrá acceso a los documentos de

carácter privado de cada área en el servidor en formato
PDF, estos documentos se entregaran o socializan como
copias controladas magnéticas.

Las copias controladas se identifican con marca de agua.

Nota: Si se requiere en algún momento copia magnética de

un documento de carácter privado se deberá solicitar
permiso, y previo a la socialización del documento privado al
solicitante se deberá cambiar la marca de agua como copia
no controlada por el Director HSEQ o administrador del SGI,
para su posterior entrega.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
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Código: HQ-P-01

 Copias Físicas de documentos de carácter

público:

Se realizará impresión del documento de carácter público

necesario dispuestos en la plataforma de Tickets para todos
los trabajadores, estos se identificaran como copia no
controlada mediante marca de agua.

 Copias Físicas de documentos de carácter

privado:

Si alguien requiere copia física de un documento privado, el

líder del proceso deberá solicitar permiso a la Gerencia o
Director HSEQ y/o administrador del SGI; Una vez
concedido el permiso y previo a la socialización del
documento privado al solicitante se deberá cambiar la
marca de agua como copia no controlada por el Director
HSEQ o administrador del SGI, para su posterior entrega.

Adicional los documentos excepto los formatos de CECOM

S.A.S tienen como pie de página el siguiente enunciado
resumiendo lo anterior:

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE

DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL
ARCHIVO PRINCIPAL DEL SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM
S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.

2. APROBACIONES

VERSION ELABORO REVISO APROBO

V.6 Sergio Andrés Devia Adriana Ramírez
Lino Javier Sierra S.
Caviedes Aguiar
18/04/2017 Coordinador HSEQ Directora General Gerente General

FECHA VERSIÓN REVISO APROBO

V.7
27/07/2020 Sergio Andrés Devia Caviedes Adriana Ramírez Aguiar
Director HSEQ Gerente General

3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Fecha Ítem
Versión Motivo Aprobado por
Aprobación Modificado
v.1 09/12/2010 Todo Aprobación Inicial Gerente General
v.2 16/06/2011 Todo Mejoramiento del Procedimiento Gerente General

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v.3 16/07/2012 Todo Mejoramiento del Procedimiento Gerente General

v.4 15/07/2013 Todo Integrar el sistema en las Gerente General
Normas NTC ISO 9001:2008,
NTC ISO 14001:2015 y OHSAS
18001:2007
V.5 15/11/2014 Logo Cambio de razón Jurídica, Gerente General
actualización de datos en
Almacenamiento, Protección y
Guarda de los documentos,
Tiempo de retención, control de
copias.
V.6 18/04/2017 Todo Actualización con base en las Gerente General
Normas NTC ISO 9001:2015,
NTC ISO 14001:2015;
Eliminación de cargo de Director
HSEQ.
Ubicación de Documentación en
servidor.
v.7 27/07/2020 Logo, ISO Actualización con base en las Gerente General
45001:2018 Normas NTC ISO 45001:2018,
cambio de logo. Cambio e cargo
de coordinador a Director
HSEQ, Ingeniero de soporte y
plataforma por Ingeniero de las
TIC, cambia metodología de
almacenamiento y tratamiento
de documentos obsoletos,
cambia metodología de
protección y guarda de la
información documentada, Se
elimina Tamaño de Fuente: 10.

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