AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 1 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la programacin, planeacin, ejecucin y control de las
auditoras internas de Calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, a fin de
verificar que sus operaciones cumplen con los requisitos del Sistema de Gestin integrado
HSEQ bajo los requisitos ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, formato
nico y gua del RUC, que el Sistema de Gestin HSEQ se mantiene de manera eficaz y

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

que se asegura la mejora continua del mismo.

3. ALCANCE
2. RESPONSABLE
Aplica a todos los procesos del Sistema de
Gestin HSEQ, incluyendo las actividades de
COORDINADOR HSEQ Y AUDITOR
REINDUSTRIAS y al auditor interno del sistema
INTERNO.
entrenado y calificado.

4. DEFINICIONES

AUDITORIA: Proceso, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios
de auditora.

AUDITORIA INTERNA HSEQ: Un examen sistemtico e independiente para determinar si las

actividades y los resultados relacionados con Calidad, Seguridad, Salud ocupacional y Medio
ambiente cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma
efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

AUDITADO: Organizacin que es auditada.

AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

CRITERIOS DE LA AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como

referencia.

OBSERVACIN: Una declaracin hecha durante la auditora y sustentada mediante evidencia

objetiva.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que apoyan la existencia o verdad de algo. La evidencia objetiva se
puede obtener por medio de informacin, medicin, ensayo, prueba, u otros medios.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito especificado.

NO CONFORMIDAD MAYOR: Se puede presentar cuando:

 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 2 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

Un requisito de la norma no fue considerado dentro del Sistema de Gestin de Calidad.

Un procedimiento no se encuentra efectivamente implementado.
Existen varias desviaciones dentro de un mismo requisito o proceso.
Existe riesgo de entregar un producto no Conforme al cliente porque no ha pasado por los filtros
de calidad establecidos por la organizacin.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

NO CONFORMIDAD MENOR: Es el no cumplimiento puntual de un requisito especificado en un
procedimiento del Sistema de Gestin de Calidad. Puede ser:
Por incumplimiento de una etapa en un procedimiento.
Por inexistencia de registros de calidad
Cuando se evidencia cultura de aplicar un procedimiento establecido, pero en alguna eventualidad
no se ha hecho.

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora

recopilada frente a los criterios de auditora.

OBSERVADOR: Persona que presencia una auditora sin interferir en ella.

EXPERTO: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia
a auditar.

CICLO DE AUDITORIA: Son una serie de auditoras que se realizan peridicamente, es

indispensable que se revise el cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas que se
pactan y se haga seguimiento al cumplimiento de la poltica de calidad.

PLAN DE AUDITORIA: El plan de auditora es una descripcin detallada de los pasos que se
deben desarrollar durante la ejecucin de la misma. Este plan debe ser aprobado por la Gerencia
General y comunicado formalmente a los auditores y auditados.

5. PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCION

Las auditoras internas de HSEQ son realizadas por personal

entrenado y calificado, que cumple con el perfil y la calificacin
REQUISITOS DE establecidos para stos. Los auditores asignados deben ser
LOS AUDITORES independientes de cualquier responsabilidad directa respecto a la
INTERNOS DEL ejecucin de las actividades que auditan.
SISTEMA DE
GESTIN HSEQ. Los auditores son personas calificadas e idneas, con
conocimientos del Sistema de Gestin HSEQ de la Empresa, que
han demostrado sus competencias basadas en una educacin, un
entrenamiento en auditoras y en atributos personales.
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 3 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

PROGRAMACIN El Coordinador HSEQ, en la empresa elabora un programa anual

DE de auditoras especificando los meses y procesos a auditar y la
AUDITORAS registra en el Formato de Programa de Auditoras. sta
programacin la remite al Gerente para su aprobacin definitiva.

Las auditoras del Sistema de Gestin HSEQ, se realizan por lo

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

menos una vez al ao y su frecuencia se determina de acuerdo a la
importancia y complejidad de los procesos y a los resultados de las
auditoras previas. Adems, se realizan auditoras internas por
cambios significativos en el Sistema HSEQ.

Otros criterios para establecer la frecuencia de auditoras sern:

a. Frecuencia alta de no conformidades en un proceso en
especial.
b. Cierre incompleto de acciones correctivas.
c. Alto nmero de quejas.
d. Aspectos favorables y dbiles por proceso.
e. Altos riesgos a la salud y a la seguridad.
f. Altos impactos ambientales negativos.
g. Solicitudes de clientes o auditoras de segunda parte.
h. Recursos disponibles para realizarlas con mayor frecuencia.
i. Auditoras de segunda parte al sistema de gestin de los
proveedores potenciales de productos crticos.
j. Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan
la competencia apropiada.

El auditor principal o el Coordinador HSEQ es el responsable de

elaborar el Programa General de auditoras internas, teniendo en
cuenta el estado y la importancia de los procesos y las reas a
auditar, as como los resultados de auditoras previas, el cual se
actualizar semestralmente, de la siguiente manera:

a) De acuerdo al estado de los procesos:

Si algn proceso ha cambiado sustancialmente por metodologa,

por cambios en tecnologa, por problemas repetitivos de HSEQ, por
cambio en el responsable del mismo.
determina peridicamente de forma objetiva todos los procesos o
parte de ellos a fin de confirmar que todas las actividades
relacionadas con el sistema HSEQ, que se llevan a cabo, estn
conformes con todos los requisitos de la OHSAS 18001:2007 y la
Gua del RUC , requisitos legales y reglamentarios, del cliente y de
la propia organizacin.
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 4 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

b) De acuerdo a la importancia de los procesos:

Si se est ejecutando un contrato importante que requiera

ejecucin mnimo de una auditora interna de HSEQ, de acuerdo a

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

lo establecido en el Plan.

Si existe algn procedimiento o proceso complejo que justifique

auditoras internas individuales

Si hay procedimientos de "permanente supervisin", que tengan

una necesidad de menor frecuencia en las auditoras.

Si la gerencia lo determina como resultado de las conclusiones del

Informe de revisin por la direccin

c) De acuerdo a los resultados de auditoras previas:

Si en una auditora interna se presentaron no conformidades

mayores o menores relevantes que puedan afectar el sistema de
gestin HSEQ.

Si en una auditora de tercera parte se presentaron no

conformidades mayores o menores relevantes que puedan afectar
el sistema.

La frecuencia de las auditorias debe incrementarse de acuerdo a

los siguientes criterios:

Cambios en el personal involucrado en el Sistema de un proceso

y/o empresa.

Problemas repetitivos de ATEP o por informe de revisin de la

direccin.

Cambios al proceso.

Verificar la implementacin de acciones correctivas.

Con base en el resultado de auditoras Internas de HSEQ o de

otorgamiento por parte del ente certificador.
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 5 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

El Coordinador de HSEQ le hace seguimiento al programa

establecido y lo revisa por lo menos dos veces al ao para verificar
su cumplimiento y vigencia, y hacer los ajustes necesarios, los
cuales deben ser aprobados por el Gerente.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

PREPARACIN DE Se debe hacer una revisin de la documentacin del Sistema. Los
LAS AUDITORAS documentos necesarios para la realizacin de las auditoras
incluyen el Manual integrado de gestin, los informes de la ltima
auditora, los registros de acciones preventivas y correctivas, los
procedimientos y registros utilizados en el rea. Adicionalmente,
los contratos, regulaciones, normatividad legal aplicable al proceso
y las normas documentos de referencia de este procedimiento se
revisarn con el fin de elaborar el Plan de Auditora y la Lista de
Verificacin.

Elaboracin del Plan de Auditora:

El Plan de Auditoras se disea de modo que sea flexible para

permitir cambios durante la ejecucin de la misma. El auditor y el
responsable del rea auditada firman el Plan de Auditoras como
evidencia de aprobacin por ambas partes.

El Plan de Auditoras debe contener los siguientes elementos:

Objetivo y alcance de la auditora.

Identificacin del captulo y/o elemento y cargos a auditar.

Identificacin de los auditados..

Identificacin de los criterios de la auditora.

Fecha y sitio de la auditora.

Cronograma de la auditora.

Nombre de los auditores responsables.

Elaboracin de las Listas de Verificacin:

 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 6 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

Empleando el Formato de Lista de Verificacin, se elabora la Lista

de Verificacin en la cual se identifican los elementos a ser
auditados, se refieren los criterios de auditoras y se establecen las
preguntas y/o temas a evaluar durante el desarrollo de la auditora.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

Empleando el Formato de Lista de Verificacin, se elabora la Lista
de chequeo de las actividades a auditar, en la cual se identifican los
aspectos o temas a auditar en cada numeral de los captulos de la
norma, incluyendo los criterios de auditoras, de tal manera que se
pueda realizar el ciclo de mejora continua (PHVA) en cada proceso

EJECUCIN DE LA Reunin de apertura:

AUDITORA
A la reunin de apertura asisten el responsable del proceso a
auditar, as como los directos responsables del desarrollo de la
auditora. En la reunin de apertura se realiza la presentacin del
auditor o equipo auditor al personal del rea a auditar, se revisan el
alcance, los objetivos de auditora, se proporciona un breve
resumen de los mtodos a ser empleados para obtener las
evidencias de auditora y se revisa el cronograma de auditora por
si se presentan cambios. Se diligencia el Formato Lista de
Asistencia a Reunin de Apertura y Cierre.

Se acuerdan la hora y fecha para la reunin de cierre y se aclara

cualquier duda que tengan los auditados sobre el proceso de
auditora.

Recoleccin de informacin:

Las actividades de auditora se llevan a cabo de acuerdo al Plan de

Auditora.

Las observaciones y no conformidades se identifican en trminos

de los requisitos especficos del LA NORMA OHSAS 18001:2007 y
la gua del RUC, de los documentos del Sistema de Gestin HSEQ
y de otros documentos relacionados y de los requisitos legales
contemplados en la normatividad aplicable al proceso.

Las tcnicas para recopilar la informacin base para obtener los

hallazgos de auditora son las siguientes:
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 7 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

Entrevistas al personal auditado.

Revisin de documentos y registros.

Observacin de actividades y condiciones en las reas de

inters.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

Inspeccin de las instalaciones.

Las observaciones y no conformidades identificadas durante las

actividades de auditora que deben soportarse con evidencias de
auditora, se registran en la Lista de Verificacin inicialmente. Las
no conformidades se informan inmediatamente al auditado y
cuando no es posible resolver las divergencias entre las opiniones
del auditor y del auditado acerca de las evidencias y/o hallazgos de
la auditora, los puntos no resueltos se registran en la Lista de
Verificacin y el auditor lder las justifica y argumenta ante el jefe
inmediato del auditado.

ELABORACIN DE Conclusiones de la auditora:

HALLAZGOS DE LA
AUDITORA Previa a la reunin de cierre el auditor o el equipo auditor revisan y
evalan los hallazgos de auditora y otra informacin apropiada
recolectada durante la misma con el propsito de obtener las
conclusiones de la auditora y se establecen las acciones
complementarias y se programe la auditora de seguimiento.

Los hallazgos de la auditora lo prepara el auditor o equipo

auditor quien es el responsable de su precisin e integridad
presentando el formato de Solicitud de Accin de Mejoramiento
y contiene la siguiente informacin:

El informe formato de Solicitud de Accin de Mejoramiento se

enva al responsable del rea auditada, despus de realizada la
auditora.

Reunin de cierre:

En la reunin de cierre el auditor lder o el equipo auditor presenta

los hallazgos y las conclusiones de la auditora al personal
responsable del proceso auditado y en caso de haberse
presentado divergencias entre el equipo auditor y el auditado estas
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 8 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

se resuelven. Se diligencia el Formato de Lista de Asistencia a

Reunin de Apertura y Cierre.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

El informe de auditora lo prepara el auditor o equipo auditor quien
es el responsable de su precisin e integridad presentando el
Informe de Auditora Interna y contiene la siguiente informacin:

Alcance y objetivos de la auditora.

Criterios de auditora.

Fortalezas y debilidades.

Identificacin de los auditados.

Resumen de los hallazgos de la auditora.

ELABORACIN DEL
INFORME DE LA Conclusiones de la auditora.
AUDITORA
Observaciones sobre recurrencia en no conformidades de la
auditora realizada y de anteriores.

El informe de auditora se enva al Gerente, mximo cinco das

despus de realizada la auditora.

Despus de terminado un ciclo de auditoras se programa con

la Alta Direccin (Gerente) y en el Comit de Gerencia, los
aspectos a tener en cuenta para incluir en el Informe de
Revisin por la Gerencia, donde se hace una revisin general
de los informes de auditoras y de las acciones correctivas
propuestas para las no conformidades encontradas.
 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 9 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

TOMA DE
Las no conformidades y observaciones consignadas en el Informe
ACCIONES
de Auditoras, generan la responsabilidad de toma de acciones
CORRECTIVAS Y
correctivas y preventivas por parte del auditado, siguiendo el
PREVENTIVAS
procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.

Como resultado de la auditora el responsable del proceso auditado
inicia la ejecucin de acciones correctivas necesarias para corregir
una no conformidad y eliminar la causa de la misma, de acuerdo al
procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas y el formato
Solicitud de Accin de Mejoramiento.
SEGUIMIENTO DE
LA AUDITORA
El Lder de cada rea auditada mantiene informado al auditor sobre
el estado de las actividades de la accin correctiva y de las
auditoras de seguimiento. Despus se verifica la implementacin
de la accin correctiva.

6. REGISTROS RELACIONADOS

CODIGO NOMBRE

HSEQ-PG-02-02 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

HSEQ-F-07-02 PLAN DE AUDITORIA INTERNA

HSEQ-F-05-02 REUNION DE APERTURA Y CIERRE DE AUDITORIA INTERNA

HSEQ-F-06-02 LISTA DE VERIFICACIN

HSEQ-IF-01-02 INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION JUSTIFICACION

1 No Aplica

Se habla de sistema integrado de gestin HSEQ, se cambia la

2
codificacin del documento.

3 Se expresan os aspectos a tener en cuenta para programar auditoras.

4 Se amplan los criterios para establecer la frecuencia de auditoras.

 AUDITORIA INTERNA

Versin: 4 Fecha: 28-02-2013 Pgina 10 de 10 Cdigo: HSEQ-PR-07-04

Si este documento se encuentra impreso se considera COPIA NO CONTROLADA.