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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE
Versión: 3
CAMBIO
Código: HQ-P-13

OBJETIVO: Identificar los cambios significativos que impliquen modificaciones en los

procesos del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, analizar su
impacto y realizar los ajustes necesarios con el fin de cumplir los requisitos y
objetivos propuestos.

ALCANCE: Aplica a todos los cambios definidos en este documento que se presenten en la
organización.

PREMISAS: Los elementos que deben ser tenidos en cuenta como entradas para la
ejecución del presente procedimiento están dados por:

 Cambios en Legislación
 Cambios en tecnología
 Cambios en insumos
 Cambios en infraestructura, instalaciones y equipos
 Adecuaciones de sitios de trabajo
 Cambios en la estructura
 Cambios en el personal (Nuevos cargos o reasignación de personal).
 Acciones por eventos catastróficos.
 Cambios en estructura organizacional o en la administración.
 Cambios en la legislación vigente que generen cambios en los
procesos.
 Cambios de contratistas de logística
 Cambios en métodos de trabajo
 Nuevos procesos
 Nuevos proyectos

En el plan de acción se deben tener en cuenta actividades como:

 Divulgar el cambio a quien interese.

 Crear o actualizar los formatos, procedimientos e instructivos que se
requieran.
 Identificar requisitos legales aplicables
 Capacitar a los trabajadores en los cambios realizados a los formatos,
procedimientos e instructivos.
 Pruebas piloto.
 Solicitud de licencias o permisos de entidades externas.
Cuando se requiera un cambio de emergencia, se podrá seguir un
camino corto a través del procedimiento normal de manera que se
pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se
completará posteriormente.

REFERENCIA: Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 NORMA ISO 45001:2018

 Decreto 1072 de 2015

DEFINICIONES:

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE
Versión: 3
CAMBIO
Código: HQ-P-13

Manejo de cambio: Proceso que permite identificar la existencia y características de los peligros para
evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o nuevos proyectos y decidir si dichos
riesgos son o no aceptables.

Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente.

Área Ejecutora del Cambio: Área responsable de la implementación, desarrollo y entrega del
cambio.

Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un inicio y un
fin, y que tienen por objetivo crear una instalación o proceso totalmente nuevo.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

 Gerente
 Director de HSEQ
 Director Operativo

1. DESCRIPCION

DOCUMENTO /
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Descripción del cambio
Dueño del
proceso, líder del HQ- F-55
Se debe completar el formato de gestión del cambio, en
1 área generadora SOLICITUD DE
el cual se describe el evento generador del cambio,
del cambio o CAMBIOS
soluciones propuestas y beneficios de realizar el cambio
parte interesada.
o consecuencias de no hacerlo.
Elaborar plan de acción propuesto Dueño del
proceso, líder del HQ- F-55
2 Se realiza un plan de acción que describa cada una de área generadora SOLICITUD DE
las actividades que se deben realizar para ejecutar el del cambio o CAMBIOS
cambio, incluyendo tiempos y responsables. parte interesada.
HQ-P-09
Procedimiento
Análisis de riesgos
para la
Administrador del identificación de
3 Evaluación de los riesgos del nuevo proceso o de la
SG-SST Peligros,
ejecución de las tareas que se requieran para realizar el
Evaluación de
cambio (construcciones, instalación de maquinaria, etc.).
Riesgos y
controles
Evaluación del cambio

Las partes interesadas se reúnen para realizar la HQ- F-55

Todas las partes
4 evaluación del cambio y determinar si se aprueba el SOLICITUD DE
interesadas
cambio. De ser necesario se repiten los pasos 1 a 4 CAMBIOS
hasta obtener una decisión final. Si no se aprueba el
cambio, se omiten los siguientes pasos.
Asignación del líder del cambio Alta dirección o HQ- F-55
5
quien esta SOLICITUD DE

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INDEBIDO”.
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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE
Versión: 3
CAMBIO
Código: HQ-P-13

Se asigna un líder del cambio, que será la persona designe CAMBIOS

encargada de ejecutar el plan de acción aprobado
Ejecución del plan de acción
Registros de
6 Líder del cambio
Se ejecutan las actividades definidas en el plan de ejecución
acción.
Cierre del cambio

Una vez finalizada la ejecución de las actividades, el

7 Líder del cambio Actas, informes.
líder del cambio notifica a las partes interesadas. De ser
necesario, se puede generar un informe de rendición de
cuentas.

1. APROBACIONES

FECHA ELABORO REVISO APROBO

Adriana Ramírez
V.2 Maricela Roa Aldana Aguiar Lino Javier Sierra S.
15/11/2014 Coordinador HSEQ Directora General Gerente General

FECHA VERSIÓN REVISO APROBO

V.3
30/05/2020
Sergio Andrés Devia Caviedes Adriana Ramírez Aguiar
Director HSEQ Gerente General

2. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Fecha Ítem
Versión Motivo Aprobado por
Aprobación Modificado
V.1 01/12/2013 Todo Aprobación Inicial Gerente General
V.2 15/11/2014 Logo Cambio de razón Jurídica Gerente General
V.3 30/05/2020 Logo Restructuración del Gerente General
procedimiento con base en la
norma ISO 45001: 2018.

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