Página 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA LA

IDENTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN
Versión: 5
Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Código: HQ-P-10 DE REQUISITOS LEGALES

OBJETIVO: Definir la metodología a aplicar por CECOM S.A.S para identificar y

Actualizar los Requisitos de Seguridad y Salud en el trabajo derivados
tanto de la legislación y reglamentación como de otros requisitos
adoptados por la empresa aplicables a sus actividades, instalaciones,
productos y servicios prestados y de ésta forma evaluar su cumplimiento.

ALCANCE: Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades productos y

servicios prestados CECOM S.A.S y que estén sujetos a requisitos legales
o suscritos por la organización.

PREMISAS: CECOM S.A.S tiene como herramienta para la identificación, actualización y

evaluación periódica de cumplimiento de requisitos legales la matriz HQ-Z-
01 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES.

La Matriz de Identificación, actualización y Evaluación de cumplimiento de

Requisitos Legales (HQ-Z-01 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES), es una
herramienta que le permite a la entidad identificar las normatividad de
carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación aplicable o
de otra índole para la implementación del SGI en el desarrollo de sus
actividades.

La Matriz de Identificación, actualización y Evaluación de cumplimiento de

Requisitos Legales contiene principalmente requisitos legales específicos
aplicables a las actividades desarrolladas por la entidad, los cuales son
identificados, implementados y evaluados con el fin de evaluar su
cumplimiento. La matriz debe ser actualizada periódicamente con el fin de
garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales identificados.

REFERENCIA: Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 NORMA ISO 45001:2018

 Decreto 1072 de 2015

Y los siguientes documentos:

 Procedimiento control de documentos

 Procedimiento control de Información documentada

DEFINICIONES:

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las
‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos
y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, el
cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.

Legislación colombiana de seguridad y salud en el trabajo: Conjunto de normas jurídicas de

general aplicación que regulan las conductas humanas en cuanto inciden sobre la seguridad y Salud
en el trabajo o alguno de sus elementos y que son de obligatorio cumplimiento.

Requisitos legales: Indican las condiciones necesarias específicas que debe reunir una actividad,
instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con los postulados concretos
que se recogen en los textos legales.
“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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Y EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO
Código: HQ-P-10 DE REQUISITOS LEGALES

Requisito legal aplicable: Especificación, parámetro y norma que debe tenerse en cuenta para el
manejo de los Peligros, Riesgos y Controles de la empresa.

Acceso: Fuentes de información que contiene los requisitos aplicables.

Actualización: Revisión periódica de los requisitos legales aplicables a fin de corroborar la vigencia y
aplicabilidad de dichos requisitos.

Compromiso voluntario: Pauta de comportamiento que la entidad contrae libremente con los
contratistas, clientes y/o pates interesadas.

Cumplimiento: Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y

cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal.

Divulgación: Forma de comunicar la matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales

y otros requisitos a los empleados de la entidad, con el fin de dar a conocer los requisitos legales
aplicables.

Evaluación de los requisitos legales: Verificación grado de cumplimiento de la legislación vigente

del Sistema de Gestión Integral.

Identificación: Revisión periódica de la normatividad acuerdos, convenios y otros requisitos aplicables

a las actividades propias de la entidad.

Ley: Instrucciones dictadas por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en
consonancia con la justicia.

Norma: Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, entre
otras.

Norma Técnica: La norma técnica (NT) es un documento que contiene definiciones, requisitos,
especificaciones, terminología, métodos de ensayo o información de rotulado.

La elaboración de una NT está basada en resultados de la experiencia, la ciencia y del desarrollo

tecnológico, de tal manera que se pueda estandarizar procesos, servicios y productos.

Reglamento: Colección ordenada de reglas o instrucciones, que por la autoridad competente se da

para la ejecución de una ley o para el régimen de una entidad, una dependencia o un servicio.

Requisito: Exigencia concreta que se desprende de la legislación internacional, nacional, regional,

local e institucional.

Resolución: Acto administrativo que reglamenta una solución a una determinada circunstancia.

Decreto: Es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia. Suele tratarse de
un acto administrativo llevado a cabo por el Poder Ejecutivo, con contenido normativo reglamentario y
jerarquía inferior a las leyes.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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Código: HQ-P-10 DE REQUISITOS LEGALES

Representante Legal y/o Gerente General: Destinar los recursos necesarios para poder llevar a
cabo este procedimiento; así como participar en el proceso de identificación, actualización y
evaluación de los requisitos legales.

Trabajadores: Conocer y aplicar los requisitos legales aplicables de la empresa.

Director de Proceso: Participar en el proceso de identificación, actualización y evaluación de los

requisitos legales cuando se requiera.

Director de HSEQ: Realizar el continuo proceso de identificación, actualización y evaluación de los

requisitos legales, y socializar sus resultados a las partes interesadas.

1. DESCRIPCION

DOCUMENTO /
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Definir fuentes de Información Identificación de
Requisitos Legales, contractuales y de otra índole.

Se deben consultar cada una de las normas, contratos y

requisitos aplicables a la empresa, Los requisitos aplicables
deben ser incluidos en la “matriz de requisitos legales”. Debe
hacerse un estudio pertinencia de cada uno de los numerales
de la norma.
Director
1 Para identificar los requisitos legales y otros requisitos
HSEQ/Gerencia
asociados a cada una de sus actividades se pueden
consultar las siguientes fuentes de información o las que se
crean pertinentes:

- Página web del Ministerio de Salud, Ministerio de trabajo,

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Ministerio de
las TIC, entre otros.
- Pagina ARL
- Gerencia revisa los contratos (requisitos contractuales)
Consulta de fuentes de información
Director
2 N/A
Consulta la legislación y reglamentaciones. HSEQ/Gerencia

Estudio de pertinencia de los numerales de cada

requisito.
Director
3 N/A
Revisar a aplicabilidad de los requisitos legales y/u otros que HSEQ/Gerencia
adopte CECOM S.A.S de acuerdo a las actividades
realizadas y los servicios prestados.
Diligenciamiento de Matriz
HQ-Z-01 Matriz
Para el diligenciamiento de la Matriz de Identificación,
4 Director HSEQ de requisitos
Actualización, Evaluación de cumplimiento de Requisitos
legales
Legales, se considerarán los siguientes criterios:

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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Código: HQ-P-10 DE REQUISITOS LEGALES

 Tipo de norma: Referencia el tipo de legislación o

normatividad

 Número: Requisito numérico de identificación de la

legislación o norma

 Fecha: Vigencia de aplicabilidad de la norma

 Título: Nombre dado como Identificación a la legislación o

norma

 Expedida por: Autoridad que valida la legislación y/o norma

 Artículos que aplican: Literales de la legislación y/o norma

aplicable, que la organización debe cumplir

 Descripción del artículo: Explicación del requisitos aplicable

a la organización

 Requerimiento: Resumen de requisito.

 Responsable de la Evaluación: Cargo responsable de

realizar la valoración cualitativa del cumplimiento de la
legislación y/o normatividad aplicable.

 Fecha de la evaluación: Fecha en la cual se realiza la

valoración cualitativa o cuantitativa del cumplimiento de la
legislación y/o normatividad aplicable.

 Monitoreo para el Cumplimiento: Determinación de

cubrimiento de la legislación y/ normatividad aplicable,
siendo sus parámetros; Identificación, implementación,
verificación del cumplimiento y resultado de cumplimiento.

 Identificación: Se evalúa si la legislación se ha tenido en

cuenta dentro de los requisitos legales aplicables a la
organización. Los parámetros de evaluación Si=cumple;
No=no cumple.

 Evaluación de Cumplimiento: Se evalúa si la legislación se

ha desarrollado teniendo en cuenta su aplicabilidad en su
totalidad o su parcialidad en artículos.

 Plan de acción: Se plantea las acciones a seguir para dar

cumplimiento a la legislación y/ normatividad aplicable.
Actualización de matriz de requisitos legales,
contractuales y de otra índole
HQ-Z-01 Matriz
5 Director HSEQ de requisitos
Se debe mantener la matriz de requisitos legales,
legales
actualizada. Se debe ingresar continuamente a las fuentes
de información´. La periodicidad de revisión de la pertinencia

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INDEBIDO”.
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de los requisitos legales y otros se realizara semestralmente

o antes de ser necesario.

También se debe actualizar la matriz de requisitos legales

y/o de otra índole cuando:

- Existan cambios significativos en la entidad y en su

prestación del servicio.

- Exista actualización, derogación y/o promoción de

legislación y/o normatividad.

- Se materialice un riesgo ambiental asociado a la legislación

y/o normatividad

- Existan cambios de infraestructura, adquisición de equipos

y/o elementos que afecten significativamente el medio
ambiente

- Cuando existan aportes de legislación y/o normatividad

aportante a los objetivos de la entidad en el tema ambiental

- Cada vez que se crea necesario y/o por determinación de

la Dirección

Cada vez que se realice una actualización, inclusión o

modificación a la matriz esta evidencia se verá reflejada la
pestaña del documento: Control del Documento.
Comunicación a responsables.

La divulgación la realiza el responsable del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo y se realizara por Director Registro de
6
medio de la plataforma de tickets donde se publicará La HSEQ/Gerencia Asistencia
Matriz de Identificación con el objetivo de que dicha
información pueda ser consultada por cualquier trabajador
de la entidad. Cada vez que se actualice.
Evaluación periódica del grado de cumplimiento

Semestralmente, evalúa el grado de cumplimiento de la

legislación vigente del Sistema de Gestión Ambiental,
dejando el registro acta de reunión que permita evidenciar el
cumplimiento, el incumplimiento y las correcciones
respectivas. La evaluación será realizada por el líder del
Sistema de Gestión Ambiental y por un profesional con
conocimientos en legislación de las normas en mención.
Implementar y cumplir los cambios, modificaciones y/o Todos los Registro de
6 actualizaciones hechas a los procedimientos de acuerdo trabajadores de control de
a la normatividad vigente. CECOM S.A.S cambio
Inspecciones y/o Auditoria Registro de
7 Director HSEQ inspección
y/o auditoria

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2. APROBACIONES:

VERSION ELABORO REVISO APROBO

V.4 Adriana Ramírez
Maricela Roa Aldana Lino Javier Sierra S.
Aguiar
15/11/2014 Coordinador HSEQ Director General Gerente General

FECHA VERSIÓN REVISO APROBO

V.5
27/07/2020
Sergio Andrés Devia Caviedes Adriana Ramírez Aguiar
Director HSEQ Gerente General

3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Fecha Ítem
Versión Motivo Aprobado por
Aprobación Modificado
V.1 12-05-2011 Todos Aprobación Inicial Gerente General
V.2 04-02-2013 Revisión Actualización de Gerente General
General Procedimientos
Integrar el sistema en las
01/01/2014 Normas NTC ISO 9001:2008,
V.3 Todos Gerente General
NTS ISO 14001:2004 y
OHSAS 18001:2007
V.4 15/11/2014 Logo Cambio de razón Jurídica Gerente General
V.5 27/07/2020 Todos Actualización con base en la Gerente General
Norma NTC ISO 45001:2018,
Cambio de Logo, Cambio de
cargo de Coordinador de
HSEQ, a Director HSEQ.

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