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OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias que permitan controlar y gestionar los
inventarios en bodega, compras de productos y/o servicios de una forma
clara, detallada, que permita verificar la calidad de los productos y/o
servicios, mitigar el impacto ambiental y velar por el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables.
PREMISAS:
El inventario (elementos de oficina, accesorios, equipos, materiales,
herramientas) que pertenece a CECOM S.A.S será administrado
directamente por la persona encargada de Gestión de compras e
Inventarios, quien tendrá la responsabilidad de coordinar en el menor
tiempo posible, todos los requerimientos de compra y entrega de
productos (elementos, equipos, materiales, herramientas que le sean
solicitados) o servicios, al igual que llevar al día los inventarios (físico y
magnético) y realizar el respectivo seguimiento a los pedidos y
requerimientos del personal del área Administrativa y/o Operativa.
Productos de aseo.
Papelería.
Transporte de personal.
Compra de Accesorios de Oficina, de elementos para botiquines
Alimentación
Recarga de extintores
“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
Versión: 7
E INVENTARIOS
Código: C-P-01
Las órdenes de compra y/o servicios las realiza únicamente el Líder del
proceso de compras en el Software y deberán ser aprobadas por la Alta
Dirección. (Las compras a crédito y de contado, deberán contar con la
respectiva orden autorizada por la alta dirección, es requisito para que el
área contable realice el proceso de pago).
Todas las compras y/o servicios deben contar con la respectiva orden
firmada por la alta dirección, en caso de compras urgentes o de
emergencia, la alta dirección podrá dar la orden mediante correo
electrónico y el Líder de Compras pasará la evidencia del correo junto con
la factura al área contable y este dejará registro en la minuta.
Las compras y/o servicios de bajo impacto con un valor inferior a $100.000
pesos cuyo proveedor sea una persona natural, se deberá diligenciar el
documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar,
si es persona jurídica deberá entregar factura electrónica.
DEFINICIONES:
Calidad: Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto / servicio.
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PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
Versión: 7
E INVENTARIOS
Código: C-P-01
Informe Cuentas por Pagar: Listado presentado a la Dirección donde se refleja las obligaciones a
cancelar por compras de bienes o servicios con corte en una fecha determinada.
Proveedor o Contratista: Persona natural o jurídica que suministra un material y/o un servicio de
acuerdo con las necesidades de la organización.
Proveedor Crítico: Es aquel que suministra productos y/o servicios que pueden llegar a afectar la
calidad del servicio suministrado por la organización y/o el desempeño de su sistema de gestión
integral.
Proveedor Único: Es aquel que de manera exclusiva en el mercado puede producir el producto
requerido por la organización, y con el cual se ha establecido algún tipo de acuerdo comercial.
Requisitos del Cliente: Son todas las obligaciones pactadas contractualmente con el cliente.
Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido los requisitos.
Solicitud de compra: Documento donde se autoriza por parte de la Dirección la compra de productos
o servicios para la ejecución de un trabajo.
ROLES Y RESPONSABILIDADES:
Gerente General o Director General: Aprobar las requisiciones y/u órdenes de compra de productos
y servicios.
Director HSEQ: Determinar los criterios de calidad, seguridad, salud y medio ambiente aplicables a
los proveedores y contratistas y a los productos y servicios suministrados.
Auxiliar de Compras e Inventarios: Velar por el cumplimiento de las directrices establecidas en este
procedimiento, así como llevar a cabo las evaluaciones de los proveedores críticos y/o únicos.
1. DESCRIPCION:
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PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
Versión: 7
E INVENTARIOS
Código: C-P-01
DOCUMENTO /
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Requisición de materiales, equipos y/o herramientas
operacionales:
Solicitud de servicios:
Verificar Stock:
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PROCEDIMIENTO GESTION DE COMPRAS
Versión: 7
E INVENTARIOS
Código: C-P-01
NOTA: Este paso deberá ser omitido en caso de que por las
características técnicas específicas del producto o servicio,
se trate de un único proveedor o contratista.
Realizar orden de compra y/o servicios
Orden de compra
Una vez aprobada la cotización, el auxiliar de compras
y/o servicio de
deberá elaborar la orden de compra y/o servicio en el
plataforma de
software de inventario, allí se especificaran los requisitos del
inventarios
producto y/o servicio de acuerdo a la solicitud realizada y a Auxiliar de
7. los requisitos establecidos en la Matriz de requisitos de compras e
Matriz de
proveedores y/o contratistas – C-Z-02. inventarios
requisitos de
proveedores y/o
La orden de compra y/o servicio deberá ser aprobada por la
contratistas – C-Z-
gerencia mediante su firma electrónica en el software; Una
02
vez aprobada se procede a realizar la compra o solicitar el
servicio.
Recepción y Verificación de productos y/o servicios:
Entrega de Elementos:
11
El stock de equipos que han sido devueltos al almacén y que
no estén en óptimas condiciones de funcionamiento, son Formato préstamo
prestados al personal de banco de los laboratorios para de equipos C-F-12
realizar pruebas y ser reparados; dichos equipos salen del
almacén y son registrados bajo “Préstamo” en el formato
préstamo de equipos para reparación C-F-11.
mejorar
• El proveedor no
es confiable para
la organización,
se deberá buscar
Menor a 60 en el Mercado
puntos otro proveedor
que cumpla con
los criterios
establecidos por
la compañía
DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Y EQUIPOS.
2. APROBACIONES
3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:
Fecha Aprobado
Versión Ítem Modificado Motivo
Aprobación por
Nombre del
procedimiento –
Ajustes según recomendaciones Gerente
v.1 10-05-2011 alcance –
Auditoría Interna entre otros. General
Premisas –
Redacción.
Visitas a Control de calidad y tiempos y Gerente
v.2 10-10-2011
proveedores transporte General
Reevaluación de
Implementación de nuevo
proveedores,
formato, debido a que el reporte Gerente
v.3 1/11/2011 devolución de
de trabajo solo aplica para general
materiales y/o
prestación de servicio
equipos
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