CONTROL INTERNO

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GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

DEFINICION DE CONTROL

El control puede definirse como el proceso de vigilar actividades que aseguren

que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa, “Verificar que se cumpla lo planeado”.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización, si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.
Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de perdida de
activos y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y cumplimiento
de leyes y regulaciones.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es de vital importancia dado que:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se enlacen los
planes exitosamente.

• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

• Determina y analiza rápidamente las causas que puede originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

• Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento

en que se establecen medidas correctivas.

• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración

y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de
la empresa.

Otra de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

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• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización.

✓ Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece

productos o servicios nuevos que captan la atención del público.

✓ Surgen materiales y tecnologías nuevas.

✓ Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales.

✓ La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas
o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de
una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea

hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO

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El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los

métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

Comprende el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una

organización, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos,
que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la empresa se
desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos.

Podemos decir que “el Control Interno es un proceso diseñado y ejecutado por las
personas de una organización para proporcionar seguridad razonable con miras a la
consecución de los objetivos”.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El diseño, la implementación, el desarrollo, la revisión permanente y el

fortalecimiento del SCI se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:
• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar
(control interno contable).

• Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la

organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones
y actividades establecidas (control interno administrativo).

• Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén

dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno
administrativo).

• Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la

organización ( control interno administrativo)

• Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información de

los registros que respaldan la gestión de la organización (control interno
contable).

• Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y

corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan
comprometer el logro de los objetivos programados (control interno
administrativo).

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• Garantizar que el SCI disponga de sus propios mecanismos de verificación y

evaluación de los cuales hace parte la auditoría interna (control interno
administrativo).

• Velar por que la organización disponga de instrumentos y mecanismos de

planeación para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su
naturaleza, estructura, características y funciones (control interno
administrativo).

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Toda organización, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe establecer por lo

menos, los siguientes aspectos que orientarán la aplicación del control interno:

• Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicas,

además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

• Definición de políticas como quías de acción y procedimientos para la ejecución

de los procesos.

• Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

• Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

• Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

• Dirección y administración del personal con un adecuado sistema de evaluación.

• Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control

interno.

• Establecimientos de mecanismos que les permiten a las organizaciones

conocer las opiniones que tiene sus usuarios o clientes sobre la gestión
desarrollada.

• Establecimientos de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y

el control.

• Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

• Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de

directivos y demás personal de la organización.

• Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

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QUE DEBE TENER EL CONTROL INTERNO DE LAS EMPRESAS

Los objetivos y planes perfectamente definidos

Estos servirán primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las

operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre de la organización.

Dichos objetivos y planes deben poseer la característica de ser:

• Posibles y razonables.

• Definidos claramente por escrito.

• Útiles.

• Aceptados y usados.

• Flexibles.

• Comunicados al personal.

• Controlables.

Una estructura solidad de la organización

Es aquella que proporciona una separación apropiada de las responsabilidades

funcionales que sirven de base para facilitar la lógica delegación de funciones y
responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:

• Existencia de una dirección eficaz.

• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.
• Segregación apropiada de funciones.
• Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.
• Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones.
• Coordinación entre departamentos y personas.
• Existencia de un programa permanente de capacitación del personal.
• Existencia de instrumentos de organización adecuados.

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Procedimientos efectivos y documentados

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales
deben reunir las siguientes características:

• Diseño y aplicación de las diferentes operaciones.

• Libros y registros.
• Plan de cuentas.
• Inventario y contabilidad de costos.
• Informes.
• Sistemas de información útil y periódica.

Personal competente

Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:

• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.

• Capacitación del personal.
• Evaluación del personal.

• Remuneración de acuerdo con la responsabilidad sumida y con l grado de

destreza demostrado.
• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.
• Medidas de seguridad adecuadas.
• Exigencia de acatamiento de las normas establecidas (disciplina).

Sistema de revisión de los controles y de las operaciones

El cual incluye:
• La auditoría interna

• La auditoría externa
• La revisoría fiscal

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Sistema protector de activos

El cual incluye:

• Protección física por medio de todos los instrumentos pertinentes.

• Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles

contingencias, tales como responsabilidad civil, incendios, catástrofes,
deudores morosos, etc.

• Verificación de los sistemas de custodia, preservación y registro.

Sistemas de información útil y periódica

Que comprende estados financieros razonables, información estadística, análisis de

presupuestos etc.

Otros elementos

• Planeación estratégica.
• Políticas generales.
• Específicas para la entidad.
• Presupuesto.
• Sistema de contabilidad.
• Informes.

PROCEDIMIENTOS GENERALMENTE ACEPTADOS PARA MANTENER UN BUEN

CONTROL

Estos son algunos ejemplos de procedimientos:

• Delimitar responsabilidades.
• Segregar funciones de carácter incompatible.
• Dividir el procesamiento de cada transacción.
• Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.
• Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.
• Hacer rotación de deberes.

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• Fianza (pólizas).
• Dar instrucciones por escrito.
• Utilizar cuentas de control.
• Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el
mantenimiento de la información.

• Evaluar los sistemas computarizados.

• Usar documentos pre numerados.
• Evitar el uso de dinero en efectivo.
• Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.
• Mantener orden y aseo.
• Identificar los puntos clave de control en cada proceso.
• Usar graficas de control.
• Realizar inspecciones técnicas frecuentes.
• Actualizar medidas de seguridad.
• Registrar adecuadamente la información.
• Conservar en buen estado los documentos.
• Usar indicadores.
• Practicar el autocontrol.
• Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas.
• Definir objetivos y metas claras y alcanzables.
• Realizar tomas físicas periódicas de activos.

ALGUNOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA

1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las
correctas.

2. Control de asistencia de los trabajadores.

3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente por

personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.

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4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.

5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa

y cotejarlos con los queestán registrados en los libros de contabilidad.

6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía

es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.

7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma

consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener
información de estos.

8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos

de la empresa.

9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales
y civiles.

10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están dando los
resultados esperados

Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden

aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la
actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.

LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

• Solo brinda seguridad razonable.

• El costo está ligado al beneficio que proporciona.

• Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.

• Se puede presentar errores humanos por mal entendidos, descuidos o fatiga.

• Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.

Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un

análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y
controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.

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ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL

El proceso de control se estructura bajo las siguientes condiciones:

• Un término de comparación: Que puede ser un presupuesto, un programa,

una norma, un estándar o un objetivo.

• Un hecho real: El cual se compara con la condición o término de preferencia del

punto anterior.

• Una desviación: Que surge como resultado de la comparación de los dos puntos
anteriores.

• Un análisis de causas: Las cuales han dado origen a la desviación entre el

hecho real y la condición ideal o término de referencia.

• Toma de acciones correctivas: Son las decisiones que se han de tomar y las
decisiones que se han dedesarrollar para corregir la desviación.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacer siguiendo los principios
de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoración de los costos ambientales.

Según el principio de moralidad todas las operaciones se deben realizar no solo

acatando las normas aplicables a la organización, sino a los principios éticos y
morales que rigen la sociedad.

El principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios que se hagan al mínimo costo, con
la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

El principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la más

adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

El principio de la celeridad consiste en que uno de los principales aspectos sujeto de

control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización de
las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor

transparencia de las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda

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sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación tanto como en

oportunidades como en acceso a la información.

El principio de valoración de costos ambientales consiste en que la reducción al

mínimo impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de
decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas
organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas

en la organización.

Si estos no están definidos adecuadamente, la organización carecerá de rumbos y,

por tanto, de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados
obtenidos, sin este marco las actividades de control corren el riesgo de quedar
solamente en el nivel tramitacional, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin
posibilidad alguna de influir realmente en el desempeño de la organización.

RESPONSABILIDAD DE CONTROL INTERNO

El Control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada

en forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las
necesidades y requerimientos de cada organización. Además el SCI difiere entre
organizaciones.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita tener una
seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a las
normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.

Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones asignadas
a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e indelegable de la
responsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la formulación de objetivos y
metas, sino con la verificación de que éstos se han cumplido.

El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de planeación, las
normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las funciones
de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación
que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Esta característica es fundamental, pues es la que permite que todos los estamentos
de la organización participen activamente en el ejercicio de control: la gerencia a
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través de la orientación general y la evaluación global de resultados; las áreas

ejecutivas a través del establecimiento de normas y procedimiento para desarrollar
sus actividades y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de procesos
administrativos tales como la planeación, el control de gestión y la evaluación del
desempeño el recurso humano de la organización.

El personal que prepara el diseño del SCI no puede dar por concluida su labor cuando
el diseño haya sido aprobado por el principal directivo de la empresa. Debe participar
activamente en el proceso de implantación del sistema de la capacitación del personal
de ejecución. Solucionando situaciones no previstas en la etapa de organización y
respondiendo a las consultas que formulen los empleados a este respecto. El más
frecuente de los inconvenientes que surgen en la introducción de un SCI es la
resistencia natural del personal de la organización, la cual debe manejarse y
disminuirse mediante charlas en las que se les explique el verdadero propósito de
tales medidas.
Las técnicas específicas empleadas para ejercer control sobre las operaciones y recursos
varían de una empresa a otra, según la magnitud, la naturaleza, las características y la
complejidad de las operaciones. En todo caso, existen ciertos parámetros comunes
cuando se trata de poner en funcionamiento un SCI, los cuales pueden traducirse en:

• Establecimiento de normas, metas y objetivos (criterios)

• Análisis del rendimiento y de los recursos (comparación)
• Toma de decisiones correctivas

Cada uno de estos casos implica algún tipo de acción. Su eficiencia y eficacia depende
de la competencia y actitud de los empleados encargados de llevar a cabo una tarea y
de responder por los resultados obtenidos.

La responsabilidad de control interno se extiende a las personas que integran los

órganos encargados de fijar las políticas, los planes, programas, proyectos y demás
decisiones que determinen la función de control interno, así como a quienes
desempeñan funcione de ordenación, control y coordinación.

Dicho sistema debe ser sometido a continua supervisión para verificar si está
funcionando y para modificarlo apropiadamente en razón de los cambios y condiciones.

Las transacciones que se deben reflejar en las cuentas y los informes financieros de
las empresas son asuntos del conocimiento directo de los niveles de dirección y
administración y están bajo su control y responsabilidad. La exactitud de las
nivelaciones que se hagan por medio de los informes que emiten las diferentes áreas

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de la organización es responsabilidad de tales niveles.

CLASIFICACION DE LOS CONTROLES

De acuerdo con quien lo realiza

➢ Externo
➢ Interno

De acuerdo con su naturaleza

➢ De legalidad
➢ De conveniencia
➢ De gestión
➢ De resultados

De acuerdo con su magnitud

➢ Total
➢ Selectivo

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