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Versión: 6 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO


Código: M-P-01

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el control, mantenimiento, medición y


sostenimiento de todos los bienes materiales propiedad de CECOM
S.A.S, e incluir todos los lineamientos necesarios para la operación,
mantenimiento y verificación de estos activos fijos, los cuales nos eviten
posibles accidentes por causa de fallas mecánicas, daños a la propiedad
y al medio ambiente.

ALCANCE: Este procedimiento cubre los mantenimientos, seguimientos e


inspecciones periódicas de las herramientas (manuales, eléctricas,
mecánicas); equipos (Infraestructura de Hardware (equipos, dispositivos,
aparatos) e Infraestructura de Software (Programas de Computadora),
aires acondicionado, equipos para actividades y/o mediciones operativas
(Multímetros), equipos para trabajo seguro en alturas); Móviles (Vehículos
y motocicletas); locaciones (Instalaciones eléctricas, instalaciones
hidráulicas y sanitarias, estructurales, no estructurales), y todos los
demás bienes y enseres propiedad de la empresa CECOM S.A.S.

PREMISAS:
 El líder del proceso HSEQ y Misional deberán hacer seguimiento a los
formatos respectivos y verificar su completo y claro diligenciamiento.

 Diligenciar clara y oportunamente los formatos diseñados y


establecidos por el Sistema de Gestión Integral para el desarrollo de este
proceso.

 Informar cualquier observación, anomalía o recomendación si es el


caso, que se presente en el desarrollo de este proceso con el fin de
generar la respectiva acción correctiva o de mejoramiento.

 El Director HSEQ será responsable de la ejecución de los


mantenimientos e inspecciones periódicas concernientes a locaciones
(Instalaciones eléctricas, instalaciones hidráulicas y sanitarias,
estructurales, no estructurales), y equipos (Aires acondicionados, equipos
para trabajo seguro en alturas) con el fin de garantizar el desarrollo de las
actividades.

 El Director Operativo será responsable de la ejecución de los


mantenimientos e inspecciones periódicas concernientes a herramientas
(manuales, eléctricas, mecánicas); equipos (Infraestructura de Hardware
(equipos, dispositivos, aparatos) e Infraestructura de Software
(Programas de Computadora), equipos para actividades y/o mediciones
operativas (Multímetros); Móviles (Vehículos y motocicletas) con el fin de
garantizar el desarrollo de las actividades.

 El Director Operativo con apoyo del Ingeniero de las TIC será


responsable de la ejecución de los mantenimientos e inspecciones
periódicas concernientes a equipos (Infraestructura de Hardware
(equipos, dispositivos, aparatos) e Infraestructura de Software
(Programas de Computadora) de la empresa.

“LA VERSION VIGENTE Y CONTROLADA DE ESTE DOCUMENTO SOLO PODRA SER CONSULTADA EN EL ARCHIVO PRINCIPAL DEL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. NO SERA RESPONSABILIDAD DE CECOM S.A.S CUALQUIER COPIA NO CONTROLADA Y SU USO
INDEBIDO”.
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REFERENCIA: Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 NORMA ISO 9001:2015


 NORMA ISO 14001:2015
 NORMA ISO 45001: 2018
Y los siguientes documentos:

 Procedimiento control de documentos


 Procedimiento control de información documentada
 Procedimiento de gestión de acciones correctivas y de mejora
 Procedimiento gestión de compras e inventarios
 Procedimiento Gestión de Producto y servicio NC
 Procedimiento inspecciones.

DEFINICIONES:

SGI: Sistema de Gestión Integral.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su
desempeño.

Información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en
el que está contenida.

Incidente: Interrupción no planificada o reducción de la calidad de un servicio de TI. También puede


ser un fallo en un elemento de configuración que todavía no ha impactado en el servicio.

Solicitud: Corresponde a consultas, requerimientos de servicio, solicitudes de información o de


servicios específicos por parte de los entes.

Infraestructura de Hardware: Hace referencia a todos los equipos físicos necesarios para poner en
marcha la solución (equipos, dispositivos, aparatos).

Infraestructura de Software: Sistema formal de un sistema informático, que comprende el conjunto


de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware (Programas de Computadora).

Mantenimiento: Conservación de una cosa en buen estado o en una situación determinada para
evitar su degradación.

Calibración: Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificadas, la relación


entre los valores de magnitudes indicados por un instrumento o sistema de medición, o valores
representados por una medida materializada o un material de referencia y los correspondientes
valores aportados por patrones.

Verificación: Comparar las medidas proporcionadas por el instrumento con las de un equipo
calibrado y de calidad metrológica igual o superior al equipo a verificar, con el fin de confirmar que el
equipo mide con un error menor al especificado por el fabricante o menor del requerido para la
realización de un determinado trabajo.
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Patrón: Equipo calibrado que permite compararse con otro instrumento, con el fin de confirmar que
funciona de forma adecuada.

Equipo de cómputo: Comprende las herramientas de trabajo como monitores, teclado, mouse, CPU e
impresoras.

Equipos de medición: Multímetros: Son los utilizados para medir magnitudes eléctricas activas
como corrientes y potenciales o pasivas como resistencias, capacidades y otras.

Planta eléctrica: Es una máquina que mueve un generador de electricidad a través de un motor
combustión interna.

Instalaciones eléctricas: Es el conjunto de circuitos eléctricos que, colocados en un lugar específico,


tienen como objetivo un uso específico. Incluye los equipos necesarios para asegurar su correcto
funcionamiento y la conexión con los aparatos eléctricos correspondientes.

Instalaciones hidráulicas: Conjunto de tuberías y conexiones de diferentes diámetros y diferentes


materiales; para alimentar y distribuir agua dentro de la construcción, esta instalación surtirá de agua a
todos los puntos y lugares de la obra que la requieran, de manera que este líquido llegue en cantidad
y presión adecuada a todas las zonas, este tipo de instalaciones también constan de otros equipos y
accesorios para que funcionen de manera correcta.

Instalaciones sanitarias: Son todo el conjunto de tuberías de agua fría, agua caliente, desagües,
ventilaciones, cajas de registro, aparatos sanitarios, entre otros, que sirven para abastecernos de
agua potable y eliminarla a través de los desagües.

Elementos estructurales: Son las partes de una construcción que sirven para darle resistencia y
rigidez. Su función principal es soportar el peso de la construcción y otras fuerzas como sismos,
vientos, etc.

Elementos no estructurales: los elementos que no forman parte del sistema de soporte de la
edificación. Son aquellos componentes que pueden o no estar unidos a las partes estructurales como
-tabiques, ventanas, puertas, cerramientos, falsos techos etc.-, los sistemas vitales que permiten el
desarrollo de las funciones -redes eléctricas, hidráulicas, de evacuación de residuales, los sistemas de
calefacción, ventilación, aire acondicionado, etc.

Móviles: Medio de transporte sea carro, camioneta o motocicleta, que utilice como medio de
propulsión un motor de combustión interna.

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Representante Legal y/o Director: Asignar los recursos necesarios para garantizar la adecuada
gestión del SGI, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables a la empresa.

Director HSEQ: Velar por la ejecución de este procedimiento que permita un flujo adecuado y
eficiente de la operación de CECOM S.A.S; controlando los tiempos, ejecución de cronograma de
mantenimiento bajo su responsabilidad.

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Plantear alternativas de mejora o acciones correctivas que permitan una eficiencia del proceso de
mantenimiento.

Director Operativo: Velar por la ejecución de este procedimiento que permita un flujo adecuado y
eficiente de la operación de CECOM S.A.S; controlando los tiempos, ejecución de cronograma de
mantenimiento bajo su responsabilidad.

Plantear alternativas de mejora o acciones correctivas que permitan una eficiencia del proceso de
mantenimiento.

Ingeniero TIC:

 Infraestructura de Hardware:

 Deberá vigilar y llevar un inventario detallado de la infraestructura de Hardware de la empresa,


acorde con las necesidades existentes de la misma.
 Será el único responsable de hacer requerimientos de los activos informáticos que hayan sido
proyectados, según las necesidades que se presenten en cada área de trabajo.
 Deberá determinar la vida útil de los equipos de informática, con la finalidad de optimizar su
uso.
 Deberá participar en los contratos de adquisición de bienes y/o servicios, donde se incluyan
equipos informáticos como parte integrante o complementaria de otros.
 Deberá confirmar que los equipos de informática cumplan con las especificaciones indicadas
en las solicitudes de compra, de no ser así se encargará de la devolución de los mismos.
 Deberá realizar el mantenimiento técnico preventivo de todos los equipos informáticos de la
empresa.
 Será responsable de instalar los equipos y programas informáticos utilizados en la empresa.
 Será responsable de evaluar el área física donde se instalara un nuevo equipo informático,
confirmando que el área este óptima para la instalación de los mismos.
 Verificará que los equipos tecnológicos tengan: disponibilidad de energía eléctrica, cableado
estructurado y mantengan las condiciones físicas aceptables y adecuadas de temperatura,
entre otros.
 Deberá solicitar al proceso gerencial las infraestructuras o servicios de disponibilidades
eléctricas, previamente a la empresa de los equipos informáticos requeridos.
 Velará por el adecuado uso de las instalaciones eléctricas requerida para el funcionamiento de
los equipos tecnológicos de su área.
 Verificará el inventario de los equipos y programas informáticos que sean instalados, con la
finalidad de llevar un control de los mismos.
 Instalará todas las aplicaciones de los equipos y programas informáticos utilizados por la
empresa.
 Instruirá al Usuario sobre el uso y manejo adecuado de los equipos y programas informáticos
instalados.
 Verificará que los suplidores de programas de computadoras suministren los manuales
correspondientes al funcionamiento de los equipos o programas especializados.

 Infraestructura de Software:

 Llevará inventario del software (programas) instalados en la empresa.


 Velará porque todo el software instalado en CECOM S.A.S, este legalmente licenciado.
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 Tendrá la custodia y almacenamiento de todos los programas informáticos de la empresa.


 Definirá los discos de Red de todas las áreas, para poder fragmentar el acceso a la
información y una mejor organización.
 Establecerá configuraciones automatizadas para que los usuarios guarden toda su
información en los discos de red y se puedan facilitar las copias de seguridad (backup).
 Restringirá el acceso a los equipos tecnológicos fuera de horario de trabajo, a aquellos
usuarios que no cuenten con una autorización previa de su superior inmediato para laborar
fuera de horario.

De los trabajadores:

 Está prohibido instalar y/o descargar juegos, videos, música ni aplicaciones de ningún tipo de
las páginas del Internet,
 Está prohibido tener en los discos de Red archivos que no tengan o guarden relación con la
empresa.
 Está prohibido desinstalar el Antivirus de su equipo, ya es de alto riesgo para la seguridad
ante el peligro de los virus.
 Informar al Ingeniero de TIC, en caso de presentarse cualquier problema en su equipo
informático.
 No podrá traer ni efectuar solicitudes a TI, de reparación de equipos tecnológicos personales.

1. DESCRIPCION:

DOCUMENTO /
ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE INFORMACIÓN
DOCUMENTADA
Cronogramas de mantenimiento.

Se realizara un cronograma general de todos


los mantenimientos preventivos y/o Director de M-F-10 cronograma
mediciones que deben hacerse a los equipos, HSEQ/Director general/ M-F-01
1
herramientas y locaciones de la empresa y Operativo cronograma
otro para el mantenimiento de los vehículos, mantenimiento
en donde se plasmara la periodicidad de
ejecución de los mantenimientos, con el objeto
de intervenir y gestionar dicho mantenimiento.
Hojas de vida:

A todos los equipos, herramientas y móviles se


les deberá realizar una hoja de vida la cual
M-F-02 Hojas De
llevara las principales características.
Director de Móviles/M-F-20 hoja
2 HSEQ/Director de vida maquinaria o
Todos los mantenimientos que les sean
Operativo herramienta/M-F-21
realizados deben registrarse en dicho formato.
hoja de vida ETSA
Para el tema de los móviles, equipos y
herramientas se les llevara una carpeta, en
donde se archivara copias de los soportes de
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mantenimiento (factura) realizadas por entes


externos.

Equipos De Cómputo y/o dispositivos


tecnológicos

Todos los equipos de Infraestructura de


Hardware (equipos, dispositivos, aparatos
electrónicos) de la empresa deberán tener
hoja de vida.

Se contara con un inventario de la


Infraestructura de Software (Programas de
Computadora) de la empresa.

La hoja de vida contiene las especificaciones


de fábrica de los equipos, ubicación y M-F-20 hoja de vida
Director Operativo/
2.1 asignación del mismo al personal. maquinaria o
Ingeniero TIC
herramienta
Registros de mantenimiento preventivo que
comprende revisión de:

Hardware: Revisión de estado general y


limpieza.

Software: Limpieza de archivos temporales de


los aplicativos que se usan y el sistema
operativo, actualización de drivers, programas,
antivirus, plugins y aplicativos.

Mantenimiento Correctivo: cambio de piezas,


formateo o reinstalaciones.
Equipos y/o herramientas

Equipos de Taller de Ornamentación:


M-F-20 hoja de vida
maquinaria o
Los equipos de taller tendrán hoja de vida, en
herramienta
ella se registraran las especificaciones de cada
equipo, el mantenimiento preventivo se basara
HQ-F-63 Inspección
2.2 en las especificaciones del fabricante o la Director Operativo
pre operacional de
frecuencia de uso del equipo.
herramientas
Adicional cada vez que se realice uso de los
AD-F-10 acta entrega
equipos y/o herramientas de taller se deberá
de elementos
realizar una inspección pre operacional.

Cada herramienta tendrá un responsable, se

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le realizará una entrega formal mediante acta,


en la que se describe las condiciones actuales
de las mismas.

Cada herramienta eléctrica posee una hoja de


vida, en donde se registraran las novedades
de mantenimiento realizadas a la misma; esta
hoja de vida contara con los soportes de cada
mantenimiento relevantes (Compra de
repuestos y/o realizado por proveedor externo)
realizados.

Equipo de Medición: Los equipos de medición


electrónicos de CECOM S.A.S son los
Multímetros, tendrán hoja de vida y en ella se
registraran las especificaciones del fabricante,
además se realizara el seguimiento de
medición y calibración según el estipulado por
el ítem 2 de este procedimiento.
Móviles:

Cada vehículo y/o motocicleta tendrá un


responsable, se le realizará una entrega
formal mediante acta, en la que se describe
las condiciones actuales del móvil y como se
espera sea retornado en caso de existir un
M-F-02 Hojas De
cambio de responsable.
Vida de Móviles
Cada móvil posee una hoja de vida, en donde
M-F-03 Acta Entrega
se registraran las novedades de
Vehículos
mantenimiento realizadas al vehículo; esta
hoja de vida contara con los soportes de cada
M-F-05 Reporte
mantenimiento realizado y registrado.
Salida de
Motocicletas/ M-F-11
2.3 Así mismo cada vehículo contara con una Director Operativo
Inspección Diaria de
carpeta en donde tendrá a disposición de una
Vehículos
copia de todos los documentos legales
empresa, póliza de Responsabilidad Civil,
M-F-06 Recibo,
Medevac, líneas telefónicas de IPS en
Entrega e Insp.
convenio con ARL SURA de los
Vehículo
departamentos en donde hace presencia
CECOM S.A.S, Instructivos Operativos.
M-F-16 Inspección
Motocicleta
Adicional diariamente el responsable al cual le
fue asignado el móvil deberá realizar
inspección pre operacional del mismo.

Cada vez que el vehículo sea pasado a


responsabilidad de otra persona, o se asigne,
o se realice inspección mensual del mismo se
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deberá diligenciar el formato M-F-06 Recibo,


Entrega e Insp Vehículo.

Para la entrega o asignación, o inspección


mensual de motocicletas se diligenciara el
formato M-F-16 Inspección Motocicleta.
Planta eléctrica:

La planta eléctrica posee una hoja de vida, en


donde se registraran las novedades de
mantenimiento realizadas a la misma; esta
hoja de vida contara con los soportes de cada M-F-04 Inspección
mantenimiento realizado y registrado. Director Planta Eléctrica
Operativo/Personal
2.4
Mensualmente se realizara una revisión de Operativo M-F-19 Registro
rutina a la planta verificando nivel de aceite, Asignado tanqueo y mto planta
combustible y agua así mismo como limpieza eléctrica
interna y externa.

En el sitio donde se ubica la planta eléctrica se


dispone del formato M-F-19 Registro tanqueo
y mto planta eléctrica.
Equipos para trabajo seguro en alturas

Cada Equipos para trabajo seguro en alturas


posee una hoja de vida, en donde se
registraran las novedades de mantenimiento
realizadas al mismo; esta hoja de vida contara
con los soportes de cada mantenimiento
realizado y registrado.

Los sistemas de protección contra caídas Director


deben ser inspeccionados por lo menos una HSEQ/Persona o
vez al año, por intermedio de una persona o equipo de M-F-21 Hoja de Vida
2.5
equipo de personas avaladas por el fabricante personas avaladas ETSA
y/o calificadas según corresponda. por el fabricante
y/o calificadas
Los ETSA deben ser inspeccionados antes de
cada uso por parte del usuario y mínimo una
vez al año por el coordinador de trabajo en
alturas, conforme a las normas nacionales o
internacionales vigentes. Si existen no
conformidades, el sistema debe retirarse de
servicio y enviarse a mantenimiento
certificado, si aplica, o eliminarse si no admite
mantenimiento.

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Locaciones

El mantenimiento programado para las


locaciones se soportara con las evidencias de
pago del servicio y órdenes e servicio del
M-F-10 cronograma
mismo.
general/ OP-F-03
Director de
3 ATS – Misión
Adicional cada vez que se realicen HSEQ/Proveedor
mantenimientos en las locaciones de CECOM
S.A.S se diligenciara un ATS, si la labor
requiere un actividad critica se diligenciara los
formatos respectivos (Permiso, Autoreporte de
condiciones de salud, inspección pre
operacional de ETSA).
Aires Acondicionados

Cada aire acondicionado posee una hoja de


vida, en donde se registraran las novedades
de mantenimiento realizadas al mismo; esta
hoja de vida contara con los soportes de cada
mantenimiento realizado y registrado. M-F-10 cronograma
Director de
4 general/ OP-F-03
HSEQ/Proveedor
Adicional cada vez que se realicen ATS – Misión
mantenimientos de los aires acondicionados
de CECOM S.A.S y requieran de una tarea
crítica se diligenciara un ATS, y adicional se
diligenciara los formatos respectivos (Permiso,
Autoreporte de condiciones de salud,
inspección pre operacional de ETSA).
Equipos medición:

Multímetros:

Los equipos serán comprados debidamente


calibrados. Se tendrá un equipo como patrón de
referencia para el seguimiento de medición de M-F-20 hoja de vida
los demás equipos. El equipo patrón solo será maquinaria o
de uso interno dentro de los laboratorios y será herramienta
enviado a calibración cada año.
5 Director Operativo
M-F-18 Verificación
Calibración: Los entes externos de calibración de medición de
deben demostrar que las actividades de multímetros
calibración se llevan a cabo bajo condiciones
controladas por personal calificado que utiliza
instrumentos/patrones que se certifican y son
trazables en un Instituto reconocido. Así
mismo, deben ser capaces de proporcionar
certificados de calibración que certifiquen la
exactitud del equipo/patrón utilizado por

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CECOM SAS.

Verificación y Seguimiento: Se realizara el


seguimiento tomando como referencia el equipo
patrón, el cual quedara registrado en la hoja o
formato de Seguimiento de verificación de
medición de cada equipo, la medición será
realizada trimestralmente y el registro quedara
anexo en la hoja de vida.

Nota: Si el equipo que se somete a medición no


cumple con los estándares que el equipo patrón
proporciona, este será puesto a disposición de
Gerencia para que según el caso y el estado
del equipo este sea enviado a calibración o dar
de baja y disposición final.

El Director HSEQ es responsable de su


destrucción y desecho, previo a la aprobación
de gerencia.

Al ser dado de baja deberá registrarse en la


hoja de vida del equipo.
Inspección mensual:

Cada mes se deberá realizar las inspecciones


programadas en el cronograma de
inspecciones a los equipos, herramientas,
móviles y locaciones con el fin de evidenciar y
poder predecir mediante hallazgos u
observaciones su estado. Director de
HQ-F-35 Programa
6 HSEQ/Director
de inspecciones
Cada líder de proceso deberá gestionar dichos Operativo
hallazgos y reportarlos como parte del proceso
de rendición de cuentas.

Nota: Para el tratamiento de las acciones


correctivas o de mejora ver Procedimiento de
gestión de acciones correctivas y de mejora
HQ-P-03.
Inspecciones pre operacionales

Cada vez y antes de sus uso el responsable o


asignado del equipo, herramienta o móvil Director de
HQ-F-35 Programa
7 deberá realizar la debida inspección ore HSEQ/Director
de inspecciones
operacional con el fin de evidenciar y poder Operativo
predecir mediante hallazgos u observaciones
su estado.

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Cada líder de proceso deberá gestionar dichos


hallazgos y reportarlos como parte del proceso
de rendición de cuentas.

Cada líder de proceso deberá gestionar dichos


hallazgos y reportarlos como parte del proceso
de rendición de cuentas.

Nota: Para el tratamiento de las acciones


correctivas o de mejora ver Procedimiento de
gestión de acciones correctivas y de mejora
HQ-P-03.
Solicitud de mantenimiento de vehículos

Bajo el formato M-F-12 Mantenimiento de


Vehículos secretaria general y/o servicio al
cliente con previa autorización de un directivo
y/o gerencia diligenciara y pasara copia de
esta información documentada al solicitante si
requiere alguno de los siguientes
mantenimientos y/o tanqueo con el fin de
soportar ante el proveedor los servicios
solicitados y este verifique su idoneidad para
realizar el mismo:

Alineación
Balanceo
Llantas
Cambio de aceite motor y filtros Secretaria general M-F-12
8. Cambio de aceite caja y/o servicio al Mantenimiento de
Cambio de aceite transferencia cliente Vehículos
Cambio filtro aire
Otros
LAVADO SENCILLO (latas, llantas,
aspirado, limpieza con silicona)
LAVADO GENERAL + (l lavado abajo
del vehículo y motor si lo requiere)
Gasolina Corriente :kilometraje:
Gasolina Extra: kilometraje:
A.C.P.M. :kilometraje:
Agua Batería: kilometraje:

Nota: Previo diligenciamiento del formato M-F-


12 Mantenimiento de Vehículos, debe
realizarse la solicitud del servicio con el
proceso de compras e inventarios.

2. APROBACIONES:
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VERSION ELABORO REVISO APROBO


V.5 Adriana Ramírez
David Ricardo Flechas Aguiar Lino Javier Sierra S.
15/05/2015 Coordinador HSEQ Directora Administrativa Gerente General

FECHA VERSIÓN REVISO APROBO

27/07/2020 V.6 Sergio Andrés Devia Caviedes Adriana Ramírez Aguiar.


Director HSEQ Gerente General

3. CONTROL DE ACTUALIZACIONES:

Fecha
Versión Ítem Modificado Motivo
Aprobación
v.1 04-07-2010 Todos Aprobación Inicial
v.2 04-02-2013 Revisión general Actualización de Procedimiento
v.3 02-12-2013 Integrar normas Actualización de Procedimiento
Cambio Razón Jurídica, Actualización
V.4 15-12-2014 Logo
de datos.
Se realiza cambios en el nombre de la
columna de los registros, En los ítems
de las hojas de vida, se anexa otras
V.5 15-05-2015 Todos
especificaciones para las hojas de vida,
se agrega ítem para los equipos de
medición.
Actualización con base en las Normas
NTC ISO 45001:2018, cambio de logo.
Cambio de cargo de coordinador a
Director HSEQ, Se incluye como
responsable el Ingeniero de las TIC,
v.6 27/07/2020 Logo, ISO 45001:2018
Cambia concepto de registro a
información documentada, se incluyen
conceptos como Infraestructura de
Hardware y software, Se incluyen
conceptos de calibración y verificación.

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