Descripción de comportamiento y actividades

1. Ambiente de control
Un ambiente de control adecuado requiere que el personal encargado de la
dirección deba considerar que los controles internos son esenciales para el logro de
los objetivos de la dependencia y prestar un apoyo adecuado a su funcionamiento.
Los mecanismos generales de control implementados por la empresa deben ser
percibidos por todos los empleados y servidores de los distintos niveles o de los
departamentos de la unidad, así como la comunicación dentro de la empresa debe
ser adecuada y suficiente, también se considera importante dentro de este proceso:
Debe haber un código de ética y conducta formalizado.
Los procedimientos e instrucciones operacionales se formalizarán y se
plasmarán en documentos oficiales.
Deben existir mecanismos para garantizar o fomentar la participación de los
empleados y funcionarios de los distintos niveles de la empresa.
La delegación de autoridad y competencia deberá ir acompañada de
definiciones claras de responsabilidad.
Debe existir una adecuada separación de funciones en los procesos y
actividades de competencia de la empresa.
Los controles internos adoptados deben contribuir al logro de los resultados
previstos.
Debe existir una norma o reglamento para las actividades de control.
No debe haber fraudes y pérdidas debidas a falencias en los procesos
internos de la empresa.
En caso de fraudes y desviaciones, las acciones del control interno deben
fomentar las investigaciones para determinar las responsabilidades y exigir
eventuales reparaciones.
2. Evaluación del riesgo
Dentro de la evaluación del riesgo requiere que se formalizasen los objetivos y
metas de cada dependencia dentro de la empresa y debe haber una clara
identificación de los procesos críticos para lograr los objetivos y metas, con base a
lo anterior, se deben realizar las siguientes acciones:
Debe realizarse un diagnóstico de los riesgos que intervienen en los procesos
estratégicos, así como la identificación de la probabilidad de que se
produzcan y la adopción de medidas para mitigarlos.
La evaluación de los riesgos debe realizarse de manera continua a fin de
identificar los cambios en el perfil de riesgo causados por los cambios en los
entornos.
 La empresa deberá definir los niveles de riesgo operacional, de información
y de cumplimiento que pueden ser asumidos por los distintos niveles de
gestión.
Los riesgos identificados se medirán y clasificarán de manera que se puedan
abordar con carácter prioritario y generar información útil para la adopción de
decisiones.
3. Actividades de control
Para la ejecución de actividades de control, es necesaria la existencia clara de
políticas y acciones, de carácter preventivo o de detección, para reducir los riesgos
y alcanzar los objetivos de la empresa, estas políticas y acciones son las actividades
de control, y también:
Las actividades de control deben mejorarse y funcionar de forma coherente
según el plan a largo plazo.
Las actividades de control interno deben tener un costo apropiado al nivel de
beneficios que puedan derivarse de su aplicación.
Las actividades de control interno deberán ser amplias y razonables y estar
directamente relacionadas con los objetivos de la empresa.
4. Información y comunicación
Los procedimientos de información y comunicación pertinentes a la empresa deben
ser debidamente identificadas, documentadas, almacenadas y transmitidas
oportunamente a las personas apropiadas, pero también debe cumplir con las
siguientes pasos:
La información que la empresa considere pertinente será de calidad
suficiente para que el administrador pueda tomar decisiones apropiadas.
La información de que dispongan los departamentos y las personas de la
empresa será apropiada, oportuna, actual, precisa y accesible.
La información que se divulgue internamente debe satisfacer las expectativas
de los diversos grupos e individuos de la empresa a fin de contribuir a la
ejecución de las responsabilidades de manera eficaz.
5. Monitoreo o supervisión
Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciendo las modificaciones
pertinentes cuando se estime oportuno. De esta forma el sistema de control interno
puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo con las circunstancias.
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de que
el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que
cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos
y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable
seguridad que ofrecían antes.
El monitoreo debe encontrarse alineado con los siguientes pasos:
El sistema de control interno de la empresa debe ser supervisado
constantemente para evaluar su validez y calidad a lo largo del tiempo.
El sistema de control interno de la empresa debe ser evaluado en cuanto a
su capacidad para contribuir a la mejora del desempeño en el logro de los
objetivos fijados.