UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

Capítulo III. Los instrumentos de descripción archivística:

consideraciones metodológicas

ALUMNO: VANESSA DEL ROCIO ZENTENO ALVAREZ

8° A

MATERIA: ARCHIVONOMIA

DOCENTE: PATRICIA CASILLAS GUTIERREZ CASILLAS

12/05/21
PAG. 3

INTRODUCCION
En el capítulo 1 y 2 de este cuaderno metodológico, entendimos cómo funciona la
descripción archivística y porque es necesaria su normalización. En este capítulo
nos adentramos en los instrumentos que funcionan como herramientas auxiliares
para la descripción y que facilitan considerablemente el trabajo para los
especialistas.

Los instrumentos de descripción son sumamente importantes ya que permiten que

haya una relación entre los archivos y los usuarios, ya que, en la práctica a través
de catálogos, guías e inventarios, facilitan el acceso a la información.

Es importante tener en cuenta que la producción masiva de documentos, así como

el constante desarrollo de la tecnología, hacen necesaria la intervención de los
instrumentos, ya que estos también permiten una mejor especialización del
proceso de descripción archivística.

Los instrumentos son herramientas homogéneas que facilitan el trabajo del

archivero y permite fácil acceso a la información, es por eso que estos también
necesitan ser regulados bajo las normas que se mencionan en el capítulo anterior.

Capítulo III. Los instrumentos de descripción archivística:

consideraciones metodológicas

Una vez que hemos entendido como funciona la descripción archivística, para que
sirve y bajo de normas se regula para su adecuada aplicación, pasamos a
analizar, en el capítulo 3 de este libro, los instrumentos que se usan de manera
auxiliar para tener un mejor funcionamiento del proceso de descripción.

Los instrumentos de están área, tiene como finalidad, reflejar el contexto y

contenido de los documentos, así como las vinculaciones y jerarquías, esto
permite que diversos usuarios puedan tener fácil acceso a la información de los
documentos. Dentro de los principales instrumentos podemos encontrar guías,
catálogos e inventarios, los cuales se vinculan directamente con los usuarios.
Aunque estos tres tienen una finalidad en común, que es la de reflejar totalmente
el contexto y contenido de la información, son muy diferentes entre sí y,
justamente eso es lo que los hace trabajar de manera eficaz.
El primero de los instrumentos es la guía, esta se elabora normalmente en los
archivos históricos y su principal finalidad es la descripción de los fondos
documentales, por lo que obtienen información de las entidades productoras, que
va desde la historia institucional, la evolución de los archivos hasta los recursos de
información disponibles.

Los inventarios describen información asociada a la serie documental; aunque los

inventarios ofrecen, al igual que las guías, un panorama de la documentación, no
da detalles, por lo que su principal utilidad es de recurso informativo, de control de
acceso y de difusión, es por eso que facilitan el acceso a la información
archivística y permiten a los archivistas ejercer un control técnico.

Los catálogos, al igual que las guías se realizan en archivos históricos y se

elaboran en los archivos administrativos. Este instrumento se encarga
particularmente de dar una descripción detallada de piezas documentales que se
encuentran en expedientes o documentos simples.

Para que los instrumentos se puedan elaborar, es necesario seguir una serie de
requisitos, tales como: promover la creación de los archivos de trámite, capacitar
al personal archivístico en el diseño, normalizar los instrumentos de descripción,
introducir tecnologías apropiadas, establecer servicios de referencia y consultas y
por ultimo generar planes de descripción archivística.

Los instrumentos de descripción, al igual que los demás, se utilizan durante todo el
ciclo vital de los documentos, no obstante, funcionan de manera diferente. En los
archivos de trámite, los instrumentos facilitan la consulta de la información
documental. Si las áreas productoras cuentan con servicios formales para el buen
manejo de la documentación, entonces eso facilitara la elaboración de los
instrumentos descriptivos.

Los archivos de concentración son los encargados de la administración de

documentos, pero estas áreas normalmente son depósito de materiales
documentales que no han sido identificados, agrupados y sistematizados. El
trabajo de la descripción archivística se enfoca en grandes volúmenes
documentales.

Por último, se encuentra la descripción de los archivos históricos, aquí los

procesos de descripción se realizan de forma continua, desde la documentación
que viene de los archivos administrativos hasta los materiales documentales de
instituciones privadas.

CONCLUSION

Como pudimos ver en este capítulo, la elaboración de los instrumentos de

descripción no es tarea fácil, ya que se necesita de una serie de requisitos para
poder construirlos adecuadamente, además de eso, las circunstancias que se
presenten en cada etapa del ciclo vital de los documentos, también son
importantes para facilitar la elaboración de estos instrumentos.

Aunque todos tiene una misma finalidad, son diferentes, pues cada uno cumple
con distintas funciones y se relacionan entre sí para poder facilitar el acceso a la
información archivística.

BIBLIOGRAFIA

Deleón, J. A. (2011). Descripcion archivistica: diseño de instrumentos de

descripcion . México : IFAI.