Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

Capítulo I. Producción e Integración de la información

documental

ALUMNO: VANESSA DEL ROCIO ZENTENO ALVAREZ

8° A

MATERIA: ARCHIVONOMIA

DOCENTE: PATRICIA CASILLAS GUTIERREZ CASILLAS

26/04/21
PAG. 3

INTRODUCCION
Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

Anteriormente vimos los capítulos correspondientes al cuaderno metodológico 1;

Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos (archivos
de trámite, de concentración e históricos). Explicando en cada uno de ellos los
propósitos que siguen para poder conformar el SIA.

Ahora bien, una vez entendido y analizado el cuadro metodológico 1, pasamos al

siguiente el cual corresponde a: Producción e integración de la información
archivística: manejo de la correspondencia y desempeño del control de gestión.

Al igual que todos los cuadernos metodológicos, este supone una serie de guías
técnicas y metodológicas que orientan el conocimiento básico de los procesos
documentales para la producción, mantenimiento y actualización de los
instrumentos archivísticos. Este cuaderno, trata particularmente la producción e
integración de la información documental, así como al manejo de la
documentación.

En el primer capítulo se le da énfasis a las condiciones de producción de los

documentos, los problemas que estos enfrentan en las administraciones públicas y
por último se expone la necesidad de establecer una cultura archivística que
permita el mejor desarrollo de los archivos en las instituciones públicas.

Capítulo I: Producción e integración de la información documental

1.- Producción de documentos: una asignatura pendiente en el tratamiento
de la información archivística.

La producción de documentos es un proceso que sucede cotidianamente en todas

las instituciones tanto publicas y privadas. Esta producción no constituye un
proceso archivístico y no está directamente vinculada a los profesionales de la
archivística, no obstante, se encuentra sumamente ligada a la disciplina, por lo
que la información de estos archivos exige una adecuada organización, sin
embargo, la producción masiva de documentos ha sido uno de los grandes
problemas de las instituciones, lo cual, en michas ocasiones imposibilita la
vinculación de los procesos archivísticos.
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La falta de una cultura archivística dentro de las instituciones, sobre todo

burocráticas, ha provocado que el manejo de los grandes volúmenes
documentales resulte complicado, es por eso que desde el momento en que los
documentos se producen se deben establecer políticas y criterios técnicos que
permitan la administración de los documentos en las organizaciones. Es
importante tener un desarrollo teórico y metodológico en la archivística para poder
planear, organizar, dirigir y controlar los documentos en todo su ciclo vital. No
obstante, esto no ha sido empleado en las organizaciones, por lo que la eficacia
en los procesos archivísticos aún se ve afectada.

2.- La administración pública y la generación de documentos

Para que los profesionales de la archivística puedan intervenir en la gestión de

documentos desde el momento en que se producen, es importante analizar
porque hay una producción masiva de documentos en las organizaciones, para
poder desarrollar medidas que faciliten su regulación y control.

La administración publica documenta todas sus acciones y son testimonios de un

alto valor jurídico para las organizaciones y los ciudadanos. La documentación y
los archivos que se forman son resultado de la acción del gobierno. La
documentación que se produce da certeza jurídica tanto para la institución como
para el ciudadano y ofrece una memoria institucional.

3.- El papel del productor en la generación y gestión de documentos

El papel que desempeña el productor de los documentos es importante, sin

embargo, suele pasar que no verifican la pertinencia de las modalidades y los
mecanismos que deberían seguirse para documentar los asuntos públicos, cabe
destacar que también se genera un abuso excesivo de copias, así como la
subutilización de tecnologías y la desconfianza del productor en el archivero, lo
que alimenta el desborde de los documentos. Además, los productores carecen de
un conocimiento archivístico de técnicas y métodos de trabajo para el manejo
adecuado de los documentos.
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En este sentido, resulta necesario la creación de una cultura archivística que

permita el desarrollo de medidas que mejoren la integración de servicios formales
de integración.

4.- Intervención del archivista en los procesos de producción documental:

límites y exigencias

La intervención de los archiveros en la producción de documentos supone una

reorientación de los procesos de gestión administrativa y la modificación de
conductas y comportamientos de funcionarios e instituciones. Los archivistas
deben comprender la necesidad de vincularse con la administración y los
administradores para poder influir en el diseño de políticas y mecanismos para la
regulación de la producción de documentos y durante todo su ciclo vital.

CONCLUSION:

En este primer capítulo podemos localizar cuales son las principales problemáticas
que surgen en la producción de documentos y su gestión administrativa. Me
parece importante partir de ahí para poder comprender porque los archivos de las
instituciones gubernamentales son tan ineficaces. Uno de los problemas que más
afecta a la organización de los archivos es la falta de una cultura archivística,
además de eso, la falta de preparación y conocimiento no permite un buen manejo
de los archivos.

Bibliografía
Deleón, J. A. (2011). Cuaderno Metodologico 2. México : IFAI.
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