Actividad unidad 7: Descripción documental.

Consulte y analice los Referentes Conceptuales e Instrumentales de la descripción documental propuestos por diferentes
autores y acorde a lo estudiado en la unidad.

 Identifique las ideas principales.

 Categorice las ideas principales identificadas.

 Relacione los elementos esenciales o característicos de las ideas secundarias o complementarias.

 Identifique las ideas secundarias o complementarias.

 Categorice las ideas secundarias o complementarias identificadas.

 Relacione los elementos esenciales o característicos de las ideas secundarias o complementarias.

 Elabore el esquema de las relaciones de los elementos esenciales de las ideas principales e ideas secundarias o
complementarias identificadas.

 Consulte la operación archivística de descripción documental de cinco (5) organizaciones, analice, documente y
ejemplifique la aplicación de los Referentes Conceptuales e Instrumentales.

 Envíe el Cuadro Sinóptico y los Resultados de la Evaluación

¿QUÉ ES LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL?

“La descripción es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida
en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella…La descripción persigue dos
objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivista”

IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

“La descripción es una actividad que debe ser realizada de manera conjunta a la ordenación
con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración
productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación. La
descripción busca transmitir la información y los rasgos más sobresalientes presentes en un
documento a través de una idea general, producto del análisis y la síntesis que nos
permitirá ver sus partes o propiedades por medio de palabras y términos normalizados. Los
sistemas descriptivos deben ser publicados y sujetos a un programa de difusión amplio. Es
por esto que es importante que todos los archivos cuenten con un programa descriptivo o
la institución cuente con normas que planteen un procedimiento homogéneo, de manera
que sea más fácil para el usuario el acceso a la documentación.”

LA DESCRIPCIÓN PERSIGUE LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

Dar información a los usuarios

Facilitar el control al archivista
Conservación
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA DESCRIPCION DOCUMENTAL?

De fondos documentales. Abordamos el tratamiento archivístico completo de fondos

documentales de carácter histórico conforme a las directrices técnicas más adecuadas para
nuestros clientes, de acuerdo con los siguientes procesos: Catalogación y descripción según
la normativa internacional al uso (ISAD(G) y EAD).

¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA HACER UNA DESCRIPCION?

Para hacer un buen retrato y que éste sea completo hay que tener en cuenta:

Observar y seleccionar los rasgos más destacados de la persona, tanto físicos como de
carácter.

No acumular demasiados rasgos, sólo los más característicos.

Describir los rasgos en orden.

INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZAN PARA LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Existen instrumentos que nos ayudan en este proceso tan importante para el archivo como
lo es la descripción, entre ellos tenemos:

Guías: Se utiliza a nivel de fondo, es un instrumento de consulta que brinda información

sobre un archivo como características generales de los fondos, historia de los organismos
productores, relaciones entre las secciones y las series, bibliografía, horarios de apertura y
servicios.

Hay dos tipos de guías:

Generales: Nos dan información sobre el fondo

Específicas: Brindan información sobre una sección o serie específica de un fondo

Inventarios: Se realiza con la intención de conocer el contenido del acervo documental,

consiste en la enumeración de todos los elementos que forman un conjunto de
documentación que se trabajara, siguiendo un orden de colocación en el archivo,
mencionado conjunto de documentos puede ser desde un archivo completo, un solo fondo
de archivo, hasta pieza documental.

Es de gran importancia porque sirve para tener control de la documentación y además

orienta e informa al investigador o usuario de nuestro archivo.
Catálogos: Es un instrumento más detallado que la guía, permite a los usuarios conocer las
series, su volumen y alcance. Describe de forma ordenada y individualizada las piezas
documentales de una serie, se realiza pieza por pieza.

Los catálogos contienen la fecha completa con el año, mes, día y lugar) el tipo documental,
autor, destinatario, asunto, datos externos y signatura.

Además también tenemos auxiliares de la descripción los cuales son:

Listas de remisión: Sirven para cederle la custodia de los documentos legales a otra
persona, sirven como acto probatorio, para realizarlas la documentación debe estar
ordenada, descrita y clasificada. Es un instrumento muy sencillo y fácil de adaptar a
cualquier archivo. Posee un número de orden, la cantidad de documentos que se va a
transferir, la signatura que lo ubica en el espacio físico, el contenido en el cual se escribe un
pequeño resumen del documento, las fechas extremas y el número de folios.

Tablas de plazos: Son para la conservación documental y sirven para la selección y

eliminación de los documentos, nos dice cuando debemos depurar los documentos, en ella
se establecen los tipos de documentos de la institución

Índices: Son una serie de listas que se refieren generalmente a palabras que aclaran
nombres de personas, lugares, temas y materias. Sirven de apoyo a las Guías, inventarios y
catálogos. Son auxiliares de la descripción y se ordenan alfabéticamente o numéricamente.
Son considerados instrumentos auxiliares de la descripción porque ayudan a ubicar de
manera rápida la información que se encuentra en los fondos, subfondos, series y piezas
documentales.

Todos estos instrumentos son indispensables para que el archivista tenga más control sobre
su archivo y pueda poner la información al servicio de sus usuarios. Por lo tanto todos estos
profesionales deben conocerlos y aplicarlos en su acervo.

¿CÓMO SE LLEVA A CABO EL PROCESO DESCRIPTIVO?

Es el procedimiento literario que nos permite caracterizar y distinguir un objeto, una

persona, un paisaje, a través. Conocer las partes que componen una narración. Conocer los
distintos tipos de descripciones y su finalidad.