GUÍA PARA LA PRODUCCIÓN DE FONDOS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTALES

SEGÚN LA ISAD(G)

1. Introducción

El mundo contemporáneo ofrece vías ilimitadas de acceso a la información gracias a la

globalización y el uso de internet. En este sentido, Gavilán (2009) plantea que los usuarios se
encuentran hoy en pleno proceso de cambio hacia una situación inédita que consiste en la
transferencia a la red de todo el conocimiento grabado −tanto en los instrumentos de descripción
como en la memoria de los archiveros− de modo que pueda ser explotado directamente por los
usuarios sin la intermediación del archivero.

Así, surgen diversos modos de presentar los archivos, siendo los catálogos, inventarios, guías,
índices y censos los más utilizados por las universidades como herramienta para la transmisión
de sus investigaciones.

Con el objetivo de garantizar a los usuarios la elaboración de descripciones coherentes,

pertinentes y explícitas que faciliten la recuperación de información y posibiliten su integración
en un sistema unificado, surge la General International Standard Archival Description o Norma
Internacional General de Descripción Archivística −conocida por su sigla ISAD(G)−, creada
por el Consejo Internacional de Archivos y adoptada por el Comité de Normas de Descripción.

La finalidad de estas descripciones consiste en identificar, gestionar y explicar el contexto y el

contenido de los documentos de archivo, así como el sistema que los ha producido a fin de
volverlos accesibles. Por ello, se promueve: La elaboración de una representación exacta de
la unidad de descripción, y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información (ISAD, 2000).

2. Instrumentos de Descripción

La ISAD(G) proporciona una norma internacional para realizar descripciones archivísticas

aunque no especifica los modos de presentación. La literatura existente al respecto coincide en
señalar a los siguientes como los principales instrumentos de descripción:
Guía: Según el Diccionario de Terminología Archivística es un instrumento que describe
globalmente fondos documentales de uno o varios archivos. Indica las características
fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas
extremas que comprenden y volumen de la documentación. Puede agregarse también la
descripción acerca de la historia del archivo (organismos productores) y la facilitación de
información acerca de los horarios y servicios a los usuarios. La guía suele ser el primer
instrumento que demanda el usuario, ya que le brinda una visión panorámica del archivo, y en
función de ella, podrá decidir su consulta.

Catálogo: Según Heredia Herrera (1991) es un instrumento que describe de manera ordenada e
individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas −de una serie o conjunto
documental− que guardan entre ellas una relación tipológica, temática o institucional.
Constituye un instrumento de consulta que demanda mucho tiempo para su elaboración aunque
es muy utilizado en el campo de las ciencias sociales, particularmente en lo relacionado con
investigaciones históricas.

Inventario: Es un instrumento que describe las series documentales que componen las unidades
de archivo, de modo tal que reproduce el orden y estructura que tienen en el cuadro de
clasificación (Gavilán, 2009). En este sentido, uno de sus objetivos principales es señalar la
localización de los documentos. Suelen estar informatizados para facilitar la operatividad en el
acceso de los usuarios. Sin embargo, tal como expresa Rodríguez Parada (2007), su uso
demuestra limitaciones ya que se trata de una foto fija de la realidad en un momento dado
(cuando se elabora el inventario) y no del devenir de su historia.

Índice: Es un instrumento formado por encabezamientos onomásticos (lista de nombres de

personas naturales o jurídicas), toponímicos (lista de nombres de lugares), cronológicos y de
conceptos de contenido. Diversos estudios (Gavilán, 2009; Arévalo Jordán, 2011) coinciden en
afirmar que en la práctica, el índice se muestra como un instrumento que complementa a otros
en cuanto a la información y orientación que aporta al usuario.

Censo: Proporciona información al usuario de manera global, permitiendo reunir y coordinar la

información sobre los archivos y su accesibilidad. En la actualidad se encuentran automatizados
para facilitar su difusión.
 3. Reglas de la Descripción Multinivel

La descripción de las reglas se efectúa en base a una técnica que se denomina descripción
multinivel. A partir de ella, se plantea que debe describirse el fondo documental y cada una de
las partes que lo componen de acuerdo a los elementos que resulten adecuados a su nivel, y
estableciendo una jerarquía en tales descripciones.

3.1 Primera Regla: De lo general a lo particular

La primera regla de la descripción multinivel consiste en un abordaje del fondo documental o

de archivo que vaya de lo más general hacia lo más particular. Es decir, en el primer nivel se
debe proporcionar información contextual que ubique al objeto como la parte del todo que
representa.

En este sentido, se parte de una premisa analítica que acerca al usuario a una totalidad que
contiene información propia del fondo pero ubicada en una red de conexiones que lo exceden.
La intención es que esta descripción permita no sólo contextuar al objeto de análisis sino poder
relacionarlo con su contexto, de forma que facilite una posible aproximación con otros objetos
de estudio afines.

Esta regla esencial exige que se describa la estructura jerárquica de la información que se
encontrará en los distintos niveles. Lo que se busca es que el primer acercamiento con el fondo
no sólo permita hacer asequible la relación que éste guarda con otros objetos de estudio
contextuales sino además las relaciones internas que se encontrarán conforme se avance en la
indagación de otros niveles.

Así, cuando la información refiere a una institución, en primer lugar se debería describir su
contexto de funcionamiento y el modo en que se relacionan. Por ejemplo, el marco social,
económico, político y cultural en el que se inscribe. Del mismo modo, puede brindarse
información relacionada con el contexto internacional, si hubiese alguna relación establecida
que ayude a comprender la naturaleza del objeto.

3.2 Segunda Regla: Pertinencia

La segunda regla concierne a la pertinencia de la información. En cada nivel jerárquico debe
contemplarse información del objeto de análisis y de su contexto específico sin referir al todo
del que forma parte.

Si en un determinado nivel se presenta un tipo específico de información, como pueden ser los
planes curriculares de una carrera, el contexto debe cernirse al funcionamiento de las cátedras
y del Consejo Directivo. Si se tratase de programas de estudio, el contexto debería referirse al
funcionamiento interno de la propia cátedra y no de la unidad académica en general o del
contexto en que se inscribe, dado que esa información no es pertinente al nivel. Dado que los
contenidos de los programas de estudio son aprobados por las autoridades de la Facultad, el
contexto de la Facultad estaría en relación con el plan curricular y no con el nivel inferior, donde
ya se encuentra aprobado el programa que se dicta.

Cuando el usuario se halle en un determinado nivel jerárquico de la información, debe encontrar

en él únicamente aquello que le permita comprender acabadamente ese nivel, no el contexto de
los otros niveles. El exceso o mala selección de la información tiende a dificultar en lugar de
facilitar una indagación.

3.3 Tercera Regla: Vinculación

La tercera regla refiere a la vinculación de las descripciones. Al establecerse la estructura

jerárquica de la información, todo el contenido del fondo de archivo debe quedar ordenado en
torno a ella.

La información de cada nivel, como se mencionara en la segunda regla, no debe

contextualizarse por fuera de lo que la propia estructura del nivel requiere. Sin embargo, la
información debe estar vinculada a fin de evitar que devenga en elementos inconexos. Cada
nivel de información debe dar cuenta del modo en que se vincula con el nivel inmediatamente
superior, iniciándose en el nivel más bajo. La estructura jerárquica debe constituirse en un
elemento organizador no sólo para la producción del archivo sino también para el usuario.

Asimismo, como parte de estar regla, debe consignarse el nivel de descripción en que se
encuentra la información a fin de facilitar la vinculación. Por ejemplo: 1) Universidad, 2)
Facultad, 3) Carrera y Plan de estudios, 4) Cátedra, 5) Programa de estudios, 6) Bibliografía.
Que estos niveles se hallen correctamente identificados ayuda al usuario a desplazarse
verticalmente por el archivo, ascendiendo y descendiendo niveles.

3.4 Cuarta Regla: Principio de No Repetición

La cuarta y última regla es una de las más importantes para cualquier fondo de archivo: evitar
la repetición de la información. En cada nivel se deben establecer las descripciones propias de
ese nivel y que sean comunes a todas las partes que lo componen de modo tal que al describir
las partes del nivel inferior no sea necesario incluir contenidos ya especificados previamente.

Cuando un archivo no define correctamente los contenidos de cada nivel, distinguiéndolos de

aquellos que pertenecen a un nivel inferior, se incurre normalmente en la duplicación de la
información, cuando no en la ausencia, omisión o imprecisión. Por ejemplo: Si se establecen
las características de las cátedras en el nivel “3) Carrera y Plan de estudios”, las cuestiones
generales de las cátedras y que son comunes a todas ya no deben incluirse en la descripción de
cada cátedra, hecho que aumenta la cantidad de información y obstaculiza la comprensión más
general del objeto de estudio.

4. Los siete elementos de la Descripción Multinivel

La descripción multinivel se basa en siete elementos que abarcan cada uno de los aspectos de
todo tipo de fondo documental o de archivo.

4.1 Área de Identificación

El primero de los siete elementos que componen la descripción multinivel es el área de

identificación. La correcta identificación de los archivos a través de un código de referencia
permite su adecuación a un mundo globalizado donde usuarios de cualquier punto del planeta
pueden requerir una consulta al fondo de archivo.
Por ello, la Norma ISO 3166-2 resulta necesaria para establecer la nomenclatura del país. En el
caso de Argentina, el código de representación es “AR”. Para mayor información consulte la
Tabla 1: Código de identificación argentino ISO 3166-2.

En segundo lugar se procede a la nomenclatura propia del país de origen. El problema es que
actualmente Argentina no cuenta con un código de identificador único como en otros países.
Hasta que se consigne uno propio, es la Biblioteca Nacional Mariano Moreno la que inscribe
los fondos de archivo de carácter público o privado a través de un formulario de Archivos y
Colecciones Particulares. Para mayor información consulte la Tabla 2: Datos para Archivos
y Colecciones Particulares.

Asimismo, se debe consignar también un código de referencia específico, que puede ser un
número de control o código de identificación. Esto suele encontrarse al consultar un documento
en una biblioteca y es un dato interno del propio fondo que permite localizar un elemento
particular.

La identificación requiere que se consigne un título, recomendándose que sea formal, breve y
conciso. Si el nombre debiese ser extenso (mayor a 10 palabras) se debe consignar un título
abreviado que trate de conservar la información esencial.

Cuando se trate de un título formal (por ejemplo: Colección EUDEBA), se lo inscribe como
título de la institución. Cuando se trata de un título atribuido (un título de fantasía o creado por
el productor) se debe incluir en el nivel superior el nombre del productor. Siempre debe
distinguirse con claridad si se trata de un título formal o atribuido.

Respecto de la fecha, es imprescindible que se consigne para cada nivel jerárquico y puede
optarse entre dos tipos, prefiriendo siempre la que genere mayor precisión:

 Fecha de producción del documento

 Fecha en la que el productor reunió los documentos.

De acuerdo a la norma ISO 8601:2004 la fecha de representación completa se consigna con

cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día, antecediendo un cero cuando se
consigne un solo dígito: AAAAMMDD (por ejemplo: para 6 de enero de 1898 se utiliza el
formato básico 18980106). También se permite utilizar una separación por guiones para
facilitar la lectura (formato extendido: 1898-01-06). La fecha de representación de precisión
reducida consigna el mes y el año; por ejemplo: 1898-01 para designar enero de 1898.
De ser necesario establecer un horario, siempre se debe recurrir al formato de 24 horas con el
mismo criterio que con las fechas, utilizando dos puntos para el formato extendido. Así, para
designar las 15:34 del 6 de enero de 1898:

 Formato extendido: 1898-01-06 15:34

 Formato básico: 189801061534

Por otra parte, el nivel de descripción también es contemplado. Se debe identificar y describir
el nivel de la unidad de descripción. Para mayor información, consulte el acápite 2.3.

Finalmente, debe explicitarse el volumen y soporte de la unidad de descripción. Se consigna el

espacio físico que ocupa el archivo material (por ejemplo: 15 metros lineales de estantería, 3
metros cúbicos o 4 cajas) y el soporte en que se encuentra dicho material (por ejemplo: 10
carpetas de archivo, 14 libros, 5 cintas de video, etc.). Cuando fuese necesario realizar
aclaraciones, las mismas se deben realizar entre paréntesis a continuación inmediata. Por
ejemplo: 3 metros lineales de estantería (36 cajas de archivo).

4.2 Área de Contexto

Este elemento indica la pertinencia de incluir información respecto del contexto en que se
producen los archivos. En ese sentido, el nombre del productor debe dar cuenta de la persona
física o entidad responsable de los documentos.

También se debe incluir la historia institucional. De esta forma, se incluye una pequeña reseña
biográfica del productor o la historia de la institución, a fin de ubicar el contexto de producción
de los documentos. Lo mismo ocurre con la historia archivística, que debe brindar información
acerca de la historia de la unidad de descripción.

Finalmente, se recomienda explicitar la forma de ingreso. Así, se describe el modo en que la

unidad de descripción ha ingresado o ha sido transferida hacia el productor.

4.3 Área de Contenido y Estructura

Este tercer elemento contiene la información relativa al objeto de estudio y la organización de
su estructura. De ese modo, se debe especificar el alcance y contenido de los documentos. Se
sugiere realizar un resumen de contenido que otorgue una visión panorámica al usuario (tipos
de documentos, ámbito geográfico, período de tiempo).

Por otro lado, la valoración, selección y eliminación que realice el productor debe ser
consignada. Así, se enuncian todas las actividades que impliquen una valoración, selección,
recorte y potencial eliminación de contenidos. De esta forma, el usuario entra en contacto con
las condiciones de producción de la descripción archivística, y el proceso en general.

Asimismo, en caso de que se prevean nuevos ingresos de documentos, éstos deben ser indicados
(por ejemplo: Al ser un fondo abierto, se prevé el ingreso de nuevas fuentes documentales a
partir de la consulta y aporte de los investigadores del área).

Finalmente, debe incluirse información acerca de la organización. Es decir, explicitar el criterio

o categoría con que ha sido organizado y establecido el sistema de clasificación de la unidad de
descripción.

4.4 Área de Condiciones de Acceso y Utilización

Aquí, se debe especificar las condiciones de acceso a los documentos. Es decir, se informa la
situación jurídica que aplica a la condición de acceso del usuario (modalidad Open Access o
Restringida). De mediar alguna disposición que la restrinja, se indica la duración estimada.
También se consignan las condiciones de reproducción en los casos en que exista alguna
restricción a la reproducción de la unidad de descripción (derecho a la propiedad intelectual).

Por otra parte, debe ser claramente especificada la lengua y/o escritura de los documentos (tipo
de alfabeto, sistema de símbolos o abreviaturas utilizados).

En último lugar, se recomienda brindar información al usuario acerca de las características

físicas y requisitos técnicos (tipo de software o hardware) con que debe contar para la
utilización del instrumento de descripción (para mayor información, consulte el punto 1).

4.5 Área de Documentación Asociada

Se describe información relacionada con aquellos documentos que guarden una relación
significativa con el fondo de archivo. De esa forma, se deben explicitar los datos concernientes
a la existencia y localización de los documentos originales –o copias−. En caso de no contar
con los mismos, se consigna el lugar en que el usuario puede disponer, o al menos, conocer su
ubicación física.

Finalmente, se incluyen indicaciones respecto de las unidades de descripción relacionadas,

conteniendo información articulada con publicaciones que se encuentran asociados con el uso,
análisis o estudio de la unidad de descripción. Para ello se dispone de la nota de publicaciones.

4.6 Área de Notas

Este elemento otorga de manera sucinta información relacionada con algún dato significativo
no ubicable en ninguna otra área.

4.7 Área de Control de la Descripción

Este es el último elemento de la descripción multinivel. Aporta información relativa a quién ha

elaborado la descripción archivística, así como también el modo y momento de producción.

En primer lugar, se incluye la nota del archivero que indica las fuentes que han sido
consultadas, a partir de las cuales se ha elaborado la descripción. Posteriormente, se consignan
las reglas o normas utilizadas (normas internacionales y/o nacionales). Por último, se especifica
la fecha de la descripción, a partir de la cual queda indicado cuándo se ha elaborado o revisado
la descripción.

5. Conclusiones

La descripción multinivel se presenta como un modo ordenado de acceso a la información que

permite una rápida familiarización con el tema, ya que no siempre las consultas las realizan
expertos en el área.
La presentación en contexto y el área de documentación asociada permiten un acercamiento
más profundo y complejo con el objeto de estudio a la vez que facilita la posibilidad de indagar
otros objetos de estudio que brinden mayor sustento a las investigaciones.

Sin embargo, este contexto debe guardar alguna relación previamente establecida o, de lo
contrario, presentarse con el debido criterio de que ayude a la investigación. El criterio nunca
puede ser la simple acumulación de datos sin análisis.

La necesidad de informar el criterio de selección y ordenamiento de la información, así como

también de los fundamentos teóricos que la permiten, hacen del fondo de archivo o documental
un sistema de intercambio de rigurosidad científica pues se basa en los mismos criterios que los
de la investigación científica tradicional.

Es importante señalar que la descripción precisa de cada nivel permite la comprensión de la

estructura jerárquica de la información y esto facilita que se comprenda la vinculación de cada
nivel con el superior inmediato a fin de que el usuario inexperto pueda encontrarse en las
mismas condiciones que el experto.

6. Referencias bibliográficas

(2000). ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística.

Arévalo Jordán, V. (2011). La indización archivística. Recuperado de

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=299

Diccionario de Terminología Archivística (s/f). Recuperado de://www.mecd.gob.es/cultura-

mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html

Gavilán, C. (2009). Descripción archivística: guías, inventarios, catálogos e índices. La norma

ISAD(G). Recuperado de: http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf

Heredia Herrera, A. (1991). Archivística general. Teoría y práctica. España: Diputación

Provincial de Sevilla.
Rodríguez Parada, C. (2007). Los catálogos e inventarios en la historia del libro y de las
bibliotecas. Textos universitarios de biblioteconomía y documentación, (18), 1-10.
TABLA 1: Código de identificación argentino ISO 3166-2
TABLA 2: Datos para Archivos y Colecciones Particulares