ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

CONCEPTUALIZACION Y NORMATIVA ARCHIVISTICA PARA LA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

INSTRUCTORA

NANCY ASTRID BARON LOPEZ

APRENDIZ
LUIS ALBERTO PERALTA CIFUENTES

FICHA 2331118

SENA
28 DE MAYO 2021
 INTRODUCCION

Teniendo en cuenta lo estudiado en la actividad 1 de la Administración

Documental En El Entorno Laboral. Los archivos custodian decisiones,
actuaciones y memoria basándose en la conservación de un patrimonio único e
irremplazable que se transmite de generación en generación. Donde los
documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su
valor y su significado. Desarrollando una perspectiva lógica de los documentos se
hace en una implementación organizada para cada entidad direccionando
condiciones responsables en su entorno sobre la importancia de los archivos en el
campo actual que nos encontramos.
ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

EVIDENCIA DE PRODUCTO

EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”. Entregar un ensayo

utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo
como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Desde mi punto de vista los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la
necesidad de dejar agrupados, plasmados sus conocimientos en sus escritos,
pensamientos e historia puesto que no podía tener todo guardado en su memoria
organizando su primera escritura. Demostrando mayor importancia en la
conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos.

ORIGEN Y EVOLUCION.

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura, es decir

de los inicios de la humanidad misma. El solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia que han sido para la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden
información registrada en ellos. Teniendo en cuenta la importancia la importancia
de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información de
una empresa, entidad pública y privada de un país por cuanto en su
documentación se expresa en forma única en el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades comprendiendo a partir del valor que tiene para la
administración e investigación.

Teniendo en cuenta el origen de la escritura el inicio de la comunicación y

nacimiento de empresas e instituciones en tiempos muy remotos fue tanto la
información donde dio origen a las primeras escrituras organizadas y convirtiendo
instrumentos de control y poder entre las culturas que aportaran al surgimiento
documental. Entre las diferentes civilizaciones dejando por escritos testamentos y
otros documentos estructurados y cumpliendo con algunos requerimientos como la
seguridad en los documentos teniendo cronológicamente una organización y
comprensión de consulta.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos se componen de cualidades que los hacen funcionar como un

elemento de competitividad, puesto que cuenta con herramientas sustentables que
surgen de una información. Caracterizándose por ser económicos debido a que
contribuye al ahorro de los costos del tiempo y personal que se usa para buscar
documentos. También son simples ya que se logra identificar toda la información
de una manera más sencilla, son funcionales el cual permite que se archive y se
consulte un documento eficientemente. Los archivos teniendo características de
exactos donde su clasificación es de manera precisa para evitar cualquier tipo de
error. De igual manera es técnicos en donde la toma de decisiones del
responsable debe tener un registro en la situación que se presente sin dejar casos
dudosos a decisión del encargado.

Generalizando y agrupando las características descritas de las cualidades de un

archivo nos recopilan, conservan y difunden información registrada generada o
recibida por una entidad. Donde la toma de decisiones nos refleja resultados con
procedimientos únicos en la historia de los archivos. Teniendo objetivos de reunir
ordenadamente los documentos del archivo, asegurando una perfecta
conservación de la información el cual nos permite una rápida localización de la
información sirviendo de manera ágil y oportuna.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS.

En el sistema de clasificación de los documentos se debe tener en cuenta de ser

comprensible para cualquier persona, ser sencillo de aplicar para no provocar una
mala interpretación y permitir futuras aplicaciones por la entrada de muchos
documentos. De igual manera en la clasificación de los archivos se puede decir
que es una técnica para la identificación y agrupación sistemáticas de términos
semejantes con características comunes que puedan posteriormente diferenciarlas
según su tipología. Teniendo una ordenación que puede definirse más
ampliamente en la distinción de categoría a que cada término le pertenece.

En la clasificación de archivos debemos tener en cuenta una de las etapas que

son Archivo de gestión y central o histórico.

Teniendo un análisis conceptual se clasifican en:

 Según la organización: En esta organización nos da a conocer cuatro

maneras de utilización que son las siguientes.

Archivo Centralizado
Archivo Descentralizado
Archivo descentralizado con control descentralizado
Archivo descentralizado con control centralizado
 Según su uso: En esta etapa de clasificación se sujeta a los requerimientos
que determina la organización como son los siguientes.

Archivo Activo
Archivo Semiactivo
Archivo Inactivo

 Según su naturaleza: En esta etapa de clasificación determina el tipo de

entidad que realiza el proceso para su conservación y consulta teniendo en
cuenta cada concepto de dicho documento, como son los siguientes.

Archivo Público
Archivo Privado De Interés Público
Archivo Privado

 Según su ciclo vital: Se determina la documentación ya depositada y

conservada para que la puedan consultar administrativamente por la
organización, de igual manera en esta etapa se agrupan documentos
transferidos de varios archivos de gestión para su posterior consulta.
Además en esta etapa de clasificación se transfieren archivos donde el
archivo central para su preservación y conservación permanente de los
documentos. Donde encontramos los siguientes archivos.

Archivo de gestión
Archivo Central
Archivo Histórico

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS.

En la categorización de los archivos las entidades integrantes del Sistema

Nacional de Archivos de acuerdo a sus funciones y los procesos de planeación y
programación en el plan de desarrollo de los sectores y en las entidades
territoriales.

Desde el punto de vista los archivos en su categorización de su jurisdicción y

competencia calcificándose en tres categorías. Donde regula las sanciones y
responsabilidades del archivo de acuerdo a la pertinencia de cada entidad.

Los archivos según sus categorizaciones son las siguientes:

 Archivo General de La Nación

Archivo general del departamento
Archivo general del municipio
Archivo general del distrito

 Territorialidad
Archivos de entidades de orden nacional
Archivos de entidades del orden departamental
Archivos de entidades del orden distrital
Archivos de entidades del orden metropolitano
Archivos de entidades del orden municipal
Archivos de entidades del orden local
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley
Archivos de los territorios indígenas que se crearan cuando la ley los desarrolle`

 Organización del Estado

Archivos de la rama ejecutiva
Archivos de la rama legislativa
Archivos de la rama judicial
Archivos de los organismos de orden de control
Archivos de los organismos autónomos

Teniendo en cuenta las categorizaciones de la administración de archivos es

importante la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, como lo
dice el estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de
los archivos. Estableciendo los principios de procedencia y orden original con el
ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística para el correcto
funcionamiento de los archivos.

APLICACION EN EL MEDIO ACTUAL.

Hoy en día en la administración documental permite que los documentos sean

vistos de manera fácil y oportuna, puesto que esta es la encargada de mantener
los archivos organizados en lugares adecuados. Con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirman las acciones administrativas,
políticas, legislativas que contribuyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.

Actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para consulta ya que los

medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información. El uso de las
nuevas tecnologías permite que la comunicación se realice de forma efectiva y
rápida donde las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus
proveedores y con sus usuarios.

El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera

rápida y eficaz, permitiendo el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en
los archivos como medio de comunicación entre el archivero y los usuarios
internos para solicitud de documentación, también entre el archivero y los usuarios
externos para petición de información.

Encontramos el uso del internet última revolución para el mundo en los archivos
multiplicando hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los
archivos. Las utilidades del internet en un archivo son amplias y variadas,
conociéndolas y aprovechándolas de la mejor manera nos ofrece y maximiza la
eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo donde la información con la
fuente más actualizada e inmediata que dispone actualmente.

CONCLUSIONES

Es importante reconocer que los archivos sin la historia no existiría y la historia sin
los archivos tampoco.  La una depende de la otra, es importante que si vamos a
investigar documentación en cualquier nivel los archivos son la fuente fiel de ella
porque en los documentos de archivo que son documentos únicos se ha
documentado lo vivido en determinada época.  El problema se nos presenta
cuando se han perdido documentos y no podemos contar con la secuencia de la
información que buscamos,  esto nos lleva a ir a otras fuentes como la tradición
oral.

De igual manera teniendo en cuenta en la administración documental de la época

pasada y en la actualmente ha trascendido exitosamente porque contamos con
medios más útiles y fáciles en la búsqueda de la información.