teMa 3.

descriPción docuMental

Los procesos e instrumentos de la descripción documental

constituyen una de las piedras angulares de la actividad archivística,
influyente en forma decisiva en la organización de los archivos y,
Los instrumentos
sobre todo, en la vinculación de éstos con sus usuarios tanto
de descripción son
institucionales como socia- les. La descripción, a diferencia de la
un recurso
clasificación archivística, con la cual está ligada de manera sustancial,
esencial para
ha tenido un desarrollo teórico e instrumental muy notable, a partir de
acceder a
lo cual se han generado una mul- titud de estudios técnicos y
la información
especialmente normas reguladoras de los procesos descriptivos que,
archivística
a nivel mundial, tienden a fundamentarse sobre metodologías
comunes.
La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD
(G), es una muestra patente del grado de estandarización metodológi-
ca que a nivel mundial distingue a los procesos de descripción archi-
vística, especialmente en lo tocante a los procesos de descripción de
archivos históricos, si bien la descripción puede realizarse desde el
momento en que los documentos son producidos y a lo largo de todo
su ciclo vital.
De conformidad con esta Norma Internacional, la descripción archi-
vística ha quedado definida de la siguiente forma:
Elaboración de una representación exacta de la Unidad de Des-
cripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la
recopilación, análisis, organización y registro de la informa- ción que
sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de
archivos, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El
término sirve también para describir los resultados de este proceso
(ver Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)
Segunda Edición, Madrid, 2000. Ministerio de Cultura de España).

El proceso descriptivo puede por tanto calificarse como una acción

 intelectual que se expresa y tiene como resultado el desarrollo de una
serie de instrumentos técnicos: las guías, los catálogos, los inventa-
rios, etc., cuya elaboración depende de la “unidad de descripción” que
se esté explicando, la cual puede ser el documento de archivo o
unidad documental simple; el expediente o unidad de documentación
com- puesta; la serie documental y el fondo documental y sus
secciones, así como los eventuales niveles intermedios en los que se La construcción de un
subdividan dichas categorías. sistema de clasificación
archivística implica un
Los instrumentos de descripción en los que se expresa esta acción
serio estudio institucional
intelectual constituyen, por tanto, un recurso esencial para acceder a
y documental
la información archivística. Son la llave maestra que vincula a los ar-
chivos con sus usuarios, y que al mismo tiempo permite la correcta
administración de los depósitos de archivo.
Los procesos de descripción cubren los siguientes propósitos,
entre otros:

U Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos

de archivo, generando los instrumentos descriptivos
correspon- dientes que lo hagan posible.
U Facilitar el acceso controlado a la información contenida, res-
guardada y conservada en los archivos.
U Garantizar la elaboración de instrumentos y controles intelec-
Las labores de tuales coherentes y fiables, que permitan potenciar el uso insti-
descripción se facilitarán tucional, social y cultural de los archivos.
enormemente si la U Facilitar la recuperación de la información archivística en cual-
información archivística quiera de las etapas del ciclo vital de los documentos y promo-
se identifica desde ver su difusión.
que se produce U Facilitar el intercambio de referencias e información entre las
instituciones archivísticas.
U Construir sistemas unificados de información archivística.

Respetando la metodología en que se fundamenta el proceso des-

criptivo, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del
Dis- trito Federal, en su artículo 37 la descripción archivística ha
quedado definida de la siguiente forma:
 Artículo 37. La descripción archivística es el registro sistemati-
zado de la información de los documentos de archivo, recopila-
do, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para locali-
zar y explicar el contexto y sistema que los ha producido.
La descripción archivística deberá realizarse con base en las
normas institucionales, nacionales o internacionales universal-
mente aceptadas que convengan a los entes públicos, con el
objeto de generar los instrumentos descriptivos básicos que
faci- liten el control y acceso a la información archivística, los
cuales, al menos deberán ser los siguientes:
I. Inventarios,
II. Catálogos,
III. Guías generales de fondos.

Desarrollar entonces los instrumentos de descripción, con arreglo

a la “recopilación, análisis, organización y registro de la información”
contenida en las unidades de descripción, permitirá tanto explicar su
contexto y contenido, como disponer de “herramientas” de trabajo
para la correcta operación de los archivos y ejercer eficazmente una
de las funciones más notables de un servicio de archivos: facilitar el
acceso de los usuarios a la información archivística.
Los instrumentos de descripción, por su parte, pueden ser muy
gene- rales o muy particulares, dependiendo del nivel de descripción que
se esté efectuando y su formulación debe apegarse a la identificación
de los da- tos que expliquen suficiente o detalladamente a la unidad de
descripción que se haya elegido. Una guía general de fondos de un
archivo histórico, por ejemplo, describe en
forma genérica la informa-
ción asociada a los dis-
tintos fondos, secciones y
series que lo constituyen,
sin entrar al detalle de los
expedientes individuales
contenidos en los acervos.
En cambio, la cataloga-
ción de un expediente o
un documento de archivo
tratados individualmente
puede ser muy particular
y, a efecto de explicarlo con
suficiencia, detalla el contexto y
el sistema que han producido dicha
información.
Con independencia de lo anterior,
si la información archivística se identifi-
ca desde que se produce, a través de
un sistema de clasificación y ordenación
Facilitar acceso de usuarios a la inForMación
adecuados, las labores de descripción se
facilitarán enormemente, de ahí la conve-
niencia de que los documentos de archivo, desde su origen, registren
con suficiencia sus datos de contexto y contenido, pues además de
que facilitarán su agrupación archivística al expediente y la serie que
les corresponde, facilitarán la ejecución de los procesos descriptivos y
 la elaboración de instrumentos de control que harán posible la
localiza- ción y el acceso a la información archivística.

instruMentación MíniMa

Entre los instrumentos descriptivos que destacan por su uso cons-

tante puede citarse a los “inventarios”. Dentro de un Sistema Institu-
cional de Archivos, tanto los inventarios como otros instrumentos des-
criptivos deben realizarse de la manera más estandarizada posible,
a efecto de que tengan un uso homogéneo dentro del SIA. También
es conveniente formalizarlos institucionalmente, otorgándoles validez
oficial.
Al igual que todos los instrumentos técnicos, los inventarios deben
actualizarse constantemente conforme a los cambios o
modificaciones que sufran las administraciones públicas y los propios
archivos, todo ello con el objeto de disponer de instrumentos flexibles
y perfectibles en el tiempo.
 Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito
Fe- deral, en su Artículo 53, establecen que los entes públicos
formulen una serie de inventarios para el control de los archivos y la
ejecución estandarizada de algunos procesos archivísticos. Entre los
inventarios que ahí se destacan se mencionan los siguientes:

Artículo 53. Los Inventarios son instrumentos de consulta que

describen las series y/o expedientes de un archivo, con el
objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los
archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, así
como para la eliminación de documentación sin valores
secundarios.
Los entes públicos deberán contar con los inventarios de des-
cripción básica de los expedientes y series que se encuentren Entre los
depositados en los diversos archivos de la institución, en los instrumentos
que deberá registrarse la información que permita la plena descriptivos destacan
identifica- ción, descripción y localización de los expedientes y por su uso constante
series que se incluyan en los propios inventarios. Los entes los inventarios
públicos debe- rán contar con al menos los siguientes
inventarios:
I. Inventarios de los archivos de trámite;
II. Inventarios de transferencia primaria;
III. Inventario del archivo de concentración;
IV. Inventarios de transferencia secundaria, en su caso;
V. Inventario de archivo histórico, en su caso, y (sic.)
VI. Inventario de depuración o baja de expedientes.

De conformidad con lo anterior, corresponderá a los entes públicos

diseñar y elaborar sus inventarios o actualizar los que tengan,
conside- rando en ellos los elementos suficientemente descriptivos
que permi- tan la identificación de sus expedientes y series, así como
el contenido y contexto de los mismos.
 cuaDro 9 / eJeMplo De un inventario De archivo De concentra-
ción integraDo por series DocuMentales

inventario general de series docuMentales del arcHivo de concentración

No. Total de Condicione
Seri Tipologí Períod Clasificació
Progresiv Expediente s de
e a o n
o s acceso

Una vez que los sistemas institucionales de archivos vayan inte-

grándose en los entes públicos del Distrito Federal (tanto en sus com-
ponentes normativos como operativos) podrán elaborarse en forma
estandarizada sus respectivos instrumentos descriptivos, aplicando
—como se establece en el Artículo 37 de los Lineamientos— las nor-
mas institucionales, nacionales o internacionales universalmente
acep- tadas que mejor les convengan, y abarcando en su desarrollo
tanto a los archivos de trámite, como los de concentración e histórico
de cada ente público.
Tanto en materia de descripción, como en el campo de la clasifi-
cación y la valoración documental, conviene establecer un “plan” que
permita la construcción estandarizada tanto de los sistemas y
métodos como de los instrumentos de control archivístico. La
formación de gru- pos ad hoc dentro de los Comités Institucionales de
Administración de Documentos puede jugar un importante papel en el
diseño, desarrollo, implantación y actualización de las políticas y
normas institucionales para la Administración de Documentos,
particularmente para la cons- trucción de planes de trabajo y el diseño
y desarrollo de instrumentos en materia de clasificación, descripción y
valoración documentales.
Cabe destacar que si los archivos cuentan con instrumentos de
descripción eficientes, su uso para el desempeño de otros procesos
archivísticos puede contribuir a la eficacia de éstos. Tal es el caso de
la valoración y la disposición documentales, procesos que se apoyan
 tanto en la clasificación como en la descripción de archivos. En el tema
siguiente del presente manual se abundará sobre el particular.
de reFlexión y acción

¿Los archivos de su institución cuentan con

instrumentos descriptivos suficientemente claros y
estandarizados? Si no fuera el caso proponga a su
Coordinación de Archivos los elementos que usted
considera necesarios para estructurar un plan de
eJercicio

descripción archivística en su institución.