ENSAYO DE GESTION DOCUMENTAL Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

MARIA ALEJANDRA POLANCO MEJIA

POLITECNICO DE SURAMERICA
NEIVA HUILA
2020
 INTRODUCCION

La disciplina archivística es de gran importancia para las entidades productoras de

documentos, ya que esta se encarga de establecer todos los procesos para un
adecuado tratamiento del documento, desde que se concibe hasta que pasa al
archivo histórico. De acá lo valioso de establecer métodos óptimos en pro de
garantizar el acceso a la información.

Parte de este tratamiento es la identificación tanto de la entidad productora como

de los tipos documentales creados, en función de las competencias y actividades
administrativas; identificar la entidad generadora sugiere una adecuada
clasificación de los documentos, así como facilita la valoración y su posterior
eliminación, por lo que debe ser la primera tarea realizada por el profesional en
archivística.
 ENSAYO

Hablar de metodología archivística −cuando ya hemos explicado siquiera

brevemente nuestro concepto de la disciplina, de archivo y de documento
archivístico, y cuando ya hemos considerado en qué se fundamenta el principio de
procedencia− pudiera ser reiterativo, dado que en gran medida cada uno de esos
apartados devienen naturalmente en criterios metodológicos. En este sentido, para
algunos teóricos, el método archivístico lo constituyen los procedimientos −de
clasificación, ordenación, descripción, instalación y almacenamiento de
documentos, expurgo y transferencia de documentos indispensables para que el
archivo acoja, custodie, arregle y sirva la documentación para los usuarios.

Definimos el método archivístico como el conjunto de prescripciones y de

decisiones que se destinan para probar un conocimiento ajustado a la realidad
archivística. Dicho método está regido por el principio de procedencia y el contexto
institucional, y en consecuencia, su aplicación se ajusta al control de los
documentos.

El método archivístico implica el conocimiento global de la institución generadora.

De la aplicación del método archivístico resulta un fondo documental que presenta
una disposición organicista.

El método histórico o también llamado “Historiología o Teoría de la Historia” es

una disciplina que se aplica sobre la descripción de los hechos históricos y el tipo
de análisis científicos necesarios a nivel general para explicar los hechos. En la
historiología hay que tener muy presente que una teoría no explica el por qué
sucedieron los eventos históricos en concreto que se están estudiando de carácter
episódico o anecdótico, tampoco hace predicciones a medio plazo sobre los
acontecimientos que están por venir de forma concreta.

Cuando se procede a usar el método, se realizan estudios de los fenómenos

históricos, siendo conveniente distinguir entre: La historiografía, que es el conjunto
de métodos propuestos para escribir los hechos ya ocurridos y registrados por la
comunidad, siendo la correcta praxis de la historiografía la que requiere del uso
correcto del método histórico.

Cuando hablamos de historiología, hablamos de un conjunto de explicaciones,

métodos y también teorías de cómo, por qué y en qué medida se vuelven a dar
ciertos tipos de hechos históricos a nivel general, comprendiendo procesos
sociales, tendencias socio-políticas en distintos lugares, etc…

A veces el desarrollo de una nueva tecnología conlleva cambios en el modo de

producirla en el trabajo y de reorganización de forma diferente, de esta manera se
desencadena una cadena causal de eventos que conllevan a los cambios
sociales.

En otras ocasiones son los cambios climáticos los que han afectado directamente
al sector primario de la producción provocando así alteraciones en los precios,
cambios de producción y fenómenos en los que se ha redistribuido la riqueza.

El deterioro de la productividad del suelo y el agotamiento ecológico ha sido citado

con frecuencia como un factor de los más influyentes desde los tiempos más
antiguos. Así se cita que el sistema de irrigación usado en Mesopotamia, cuando
salinizaban la tierra en exceso, provocando la caída de la productividad de la tierra
para el trigo y la cebada.

La correcta praxis de la historiografía requiere el uso correcto del método histórico,

que a grandes rasgos comprende el seguimiento de tres procedimientos:

Heurística o búsqueda de las fuentes. Consiste en allegada toda la información

disponible. Deben recopilar documentos, informes, artículos periodísticos,
fotografías, leer lo que se haya escrito sobre el tema… En esta etapa afloran las
primeras dificultades en forma de contradicciones en las fuentes, que pueden
clasificarse como primarias o secundarias según su proximidad a los hechos. Esto
hace necesaria la segunda fase para llegar a la verdad prescindiendo de todo
juicio subjetivo.
Crítica, donde se evalúa la validez o no de las versiones contradictorias. Es la
fase más compleja.

Síntesis, en el que se empotra los datos y las informaciones para que cuadren en
el marco general en el que se sitúa el investigado, conectando las informaciones
verificadas con las causas y con las consecuencias de las mismas.

EL ARCHIVISTA Es evidente que los archivos necesitan de un buen cuidado para

mantener estas, a veces frágiles, cualidades. La pregunta es, ¿quién se encarga
de que los documentos sean cuidados de tal modo que estas cualidades e
información se conserven? Ese es el rol del Archivista y del Gestor Documental,
gente con el talento para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los
archivos a largo plazo. En especial, ellos:

Garantizan que la “Procedencia” prevalezca, es decir, que se conserve la

información concerniente al creador del archivo para así conservar el contexto y,
por lo tanto, mucho contenido vital del archivo.

Mantienen el “Orden Original”, por ejemplo, conservan el orden de los registros de

la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó para que así
perdure la relación existente entre los registros, lo que nos da una idea de cómo
llevaba a cabo sus actividad el creador de los registros en cuestión.

Los objetivos del archivista Sin importar cuales fuesen sus calificaciones o su
cargo, cualquiera que esté a cargo de archivos buscará alcanzar una serie de
objetivos: Crear colecciones coherentes a través de una selección bien informada
y proactiva, Gestionar efectivamente colecciones lo que asegurará la conservación
física de éstas, la creación de información detallada y fidedigna sobre el contenido
de las colecciones, y el cuidado constante para garantizar la conservación de las
colecciones a largo plazo.

Crear un programa de acceso coherente que garantice que quien sea que quiera
utilizar el contenido del archivo pueda hacerlo de manera simple y adecuada a sus
necesidades.
 CONCLUSIONES

 La descripción archivística es una fase del tratamiento archivístico que tiene

el carácter integrador y que permite confirmar lo realizado en el resto de
fases.
 En la normalización de la descripción archivística, se emplea en la norma
ISAD (G), que permite homogenizar y unificar los criterios de búsqueda
para el acceso y consulta de los documentos.