PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Complementario Organización de Archivos de Gestión

Cámara de comercio Casanare
 Código del Programa de Formación:
 Nombre del Proyecto: Programa de Transferencia documental primarias y secundarias para las
pymes del departamento de Yopal Casanare.
 Fase del Proyecto: Ejecución.
 Actividad de Proyecto: Estructurar el programa de transferencias documentales primarias y
secundarias, teniendo en cuenta las necesidades de la organización y aplicando la normativa.
 Competencia: Organizar Archivos de Gestión de Acuerdo con Normativa.
 Resultados de Aprendizaje:

 Reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades administrativas de

acuerdo con sus funciones, procedimientos, normativa y políticas de la organización.

 Clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en cuenta las
tablas de retención documental, el principio de procedencia y las normas de seguridad y
salud en el trabajo.

 Duración de la Guía: 48 horas

2. PRESENTACIÓN

Los Archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su
documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, sus funciones y
actividades.
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento
cultural y la consolidación de la identidad nacional.
¡Querido Aprendiz! Usted podrá contribuir al acrecentamiento, evolución, y transformación de un
país que conserva y custodia su acervo documental.
Esta valiosa labor, está fundamentada en el cambio, la mentalidad y las estructuras de las
actividades archivísticas, tiene un propósito esencial, servir de apoyo a la reflexión y el análisis
teórico, al fácil acceso a la información, la organización, el custodio y la conservación de los
documentos.

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 Bienvenido! A este maravilloso mundo de los archivos, donde usted indudablemente será parte
esencial del crecimiento y desarrollo de la historia de un país y sus gentes .

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1.1 Actividad de Reflexión Inicial:

Los Archivos documentan desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las
que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, sus pueblos y
naciones.
Asimismo, favorecen y fortalecen la capacidad nacional de creación de conocimiento, el desarrollo y
avance de los procesos de innovación en todos los campos.

¡Querido Aprendiz! A través del siguiente enlace, encontrará un video sobre la “HISTORIA DE LA
ARCHIVISTICA”, Reflexionemos sobre su historia, sus orígenes, la importancia del que hacer
archivístico, y la valiosa función del archivista. Por lo cual, con dicha información se pretende
contribuir como soporte para adquirir nuevos conocimientos y un buen desempeño en los procesos
de aprendizaje.

https://www.youtube.com/watch?v=msx-XSMnr_0

3.1.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje:

La Normatividad Archivística, nos permite identificar todos los comportamientos aceptados por las
entidades encargadas de dirigir, controlar, Clasificar los documentos de archivo aplicando los
principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional, técnicas de preservación,
conservación documental, y la legislación vigente, En consecuencia todas están entidades
encargadas de vigilar y controlar todo el que hacer archivístico, son las que nos permiten conocer y
aplicar las normas de manera adecuada, con énfasis en el código del archivista, y en el
mejoramiento continuo de las diferentes entidades públicas y privadas con funciones públicas, y
todo el acervo documental del país.

A continuación encontrará una serie de Normatividad que usted debe conocer y aplicar en la
organización de los archivos de acuerdo a sus funciones laborales, posteriormente y a traves de la
técnica de la línea de tiempo, conozca y estudie la siguiente normatividad relacionada con el
quehacer archivístico, como fuente principal de los procesos y procedimientos de la gestión
documental de las empresas públicas y privadas con funciones públicas.

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  Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos
 Acuerdo 039 de 2000 Diagramar TRD, dentro de ella realizar ejemplo de las 3 series
 Acuerdo 060 de 2001 Planilla de radicación documental ENTRADA- SALIDA
 Acuerdo 042 de 2002 Cuadro de clasificación documental CCD,
 Acuerdo 027 de 2006 Copiar a Mano
 Acuerdo 04 de 2013
 Acuerdo 002 de 2014
 Mini manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales AGN.
 Ley 1712 Ley de Transparencia.

3.1.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Dentro de los intereses empresariales está el de tener sus archivos organizados, para ello se hace
necesario conocer la evolución de los archivos, su terminología y procesos de mejora para su
organización y conservación, este tipo de actividades permite a las empresas tener memoria de sus
trámites, gestión de recursos, dirección estratégica dado a que son los documentos en donde se
registran y materializan las actividades que realiza el talento humano de una empresa o institución.
La información contenida en los documentos es imprescindible para la toma de decisiones.

Actividad 1 Individual: ¡Estimado Aprendiz! Recuerde que en esta actividad es importante que se
apropie de los conceptos y conocimientos necesarios para su formación profesional, por tanto,
Investigue sobre las preguntas descritas y posteriormente realice una técnica de diagramas para
reflejar el procedimiento de la organización documental su clasificación, ordenación y sus principios
archivísticos.

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 DIAGRAMAS: Se realizará presentaciones esquemáticas que relacionan palabras o frases dentro
del proceso informativo, induciendo al aprendiz a organizar la infromacion no solo en un documento,
si no mentalmente, al identificar las ideas principales y subordinadas según su orden lógico.

La Clasificación como proceso permite: la identificación y el agrupamiento sistemático de

documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-
funcional de las instituciones y los tramites administrativos que adelantan las dependencias en
ejercicio de sus funciones.

1. ¿Qué es clasificación documental?

2. ¿Cuáles son los elementos de la clasificación documental?
3. ¿Cuáles son los fundamentos de la clasificación documental?
4. ¿Cuáles son los tres pasos metodológicos para la clasificación documental?
5. ¿Cuáles son los principios archivísticos?
6. ¿Qué es el principio de procedencia, a que secciones de la entidad debe aplicarse y que aspectos
deben tenerse en cuenta para su aplicación?
7. ¿Cuáles son las ventajas de la aplicación del principio de procedencia?
8. ¿En que consiste el principio de orden original y cuál es su aplicación?
9. ¿Cuál es el fondo documental y como se identifica?
10. De acuerdo a la vigencia admi
11. nistrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales, defina cada
uno de ellos:

Fondos Abiertos:

Fondos Cerrados:

Fondos Acumulados:

12. ¿Defina estructura organizacional y en que se refleja?

13. ¿Como está conformada la estructura orgánica?
14. ¿Qué es el organigrama y porque se dice que es el reflejo de la entidad productora?
15. ¿El organigrama permite identificar?
16. ¿Qué son los cuadros de clasificación documental, que se reflejan y que se registran en ellos?

Nota: Se debe realizar la actividad en el Instrumento de Evaluación de Conocimiento adjunto

http://biblioteca.sena.edu.co

https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/MANUALES/CLASIF
ICACION%20DOCUMENTAL.pdf

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3.1.4 Actividades de transferencia del conocimiento:

1. Actividad Grupal 1: En esta actividad se reflejan los conocimientos adquiridos por el aprendiz
en la actividad de apropiación, se pretende identificar una construcción de aprendizaje para ser
aplicado en casos reales o problemáticas reales vistas dentro de una cultura organizacional.

Por consiguiente, y para afianzar todos estos conocimientos realice con los subgrupos
asignados por el instructor las siguientes actividades:

 A través de la estrategia didáctica de un cuadro sinóptico representado en el formato de

cuadro de clasificación documental, debe elaborar y socializar durante la formación todos
los pasos adecuados para la organización de archivos de gestión de la siguiente forma:

 Identificación del proceso de organización documental dentro del programa de gestión

documental, (número de proceso y definición).
 Identificación y definición de las fases de la organización documental
(Clasificacion+ordenación+descripcion)
 Identificación y definición de los elementos de la clasificación documental
(clasificación----identificar: procedencia, estructura, funciones)
 Aplicación de clasificación de acuerdo a los principios archivísticos. Por lo tanto, se
debe aplicar el principio de procedencia a las agrupaciones documentales listado de
(SERIES Y SUBSERIES) con sus correspondientes (SECCION O SUBSECCION)
asignados por el instructor.
 Codificación de las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales en
los formatos asignados por el instructor.
 Diligenciamiento del formato de clasificación documental, donde se identifique
jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales, se
identificará cada unidad productora con su respectivo código, el cuadro de clasificación
que se establezca deberá reflejar la estructura institucional, del análisis y delimitación
de funciones de cada dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado y ocupan
en la formación, evolución y gestión de la institución.

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ESTRATEGIA DIDACTICA:

 CUADRO SINÓPTICO: con esta estrategia se organiza y se clasifica la información. Se

caracterizará por organizar los conceptos de lo general a lo particular, y de izquierda a
derecha en orden y posteriormente se deben identificar los siguientes puntos dentro del
cuadro:

IDEA PRINCIPAL
IDEA GENERAL

IDEAS COMPLEMENTARIAS

DETALLES

http://gestiondocumental.manizales.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/acuerdo_042.pdf

https://es.scribd.com/doc/97457148/Cartilla-Clasificacion-Documental

https://www.youtube.com/watch?v=MtHzEwF7sUA

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3.1.5 Actividades de transferencia del conocimiento:

Actividad Grupal 2: En esta actividad se reflejan los conocimientos adquiridos por el aprendiz en la
actividad de apropiación, se pretende identificar una construcción de aprendizaje para ser aplicado
en casos reales o problemáticas reales vistas dentro de una cultura organizacional.

Recuerde que en esta actividad es importante que se apropie de los conceptos y conocimientos
necesarios para su formación profesional, por lo tanto, preste atención a la presentación de la guía
de organización de archivos de gestión que socializará el instructor,ella será fuente importante de
información para realizar la actividad de ordenación de series y subseries la guía la encontrará en
la carpeta de documentos de apoyo que se encuentra en la plataforma Territorium.

Posteriormente, haga la presentación de la actividad a través de la técnica de la historieta o el comic

con el subgrupo asignado y para el desarrollo de la técnica escoja uno de los enlaces suministrados
por el instructor en la carpeta de documentos de apoyo que se encuentra en la plataforma
Territorium.

ACTIVIDAD
ORENACION SERIES Y SUBSERIES.pdf

4. Ambiente Requerido: Plataforma Territorium, sesión en linea

5. Materiales: plataforma virtual, conexion a internet, computadores, móviles, correo electrónico,

medios magnéticos, aplicaciones para desarrollar técnicas didácticas,

6. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento:
- Identifica y relaciona las Técnicas: Valoración de

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-Interpretar el proceso administrativo
para la administración de Unidades
de Información.
- Interpretar la estructura orgánico-
funcional de la Organización.
-Interpretar los manuales de
funciones, de procesos y
procedimientos de la Organización y
los de la Unidad de Información.
- Identificar funciones, tipología
documental y usuarios de las
diferentes unidades de información.
- Interpretar el concepto de
inventario, cuadro de clasificación
documental y ciclo vital de los
documentos.
- Identificar las unidades
administrativas y sus funciones
- Identificar las agrupaciones
documentales, teniendo en cuenta la
estructura orgánico-funcional:
Fondo, sección, Subsección, Serie,
Subserie documental.
-Identificar los tipos documentales
de cada serie o Subserie de la
Unidad Administrativa.
Evidencias de Desempeño:
-Aplicar las normas de seguridad y
salud ocupacional en la
organización documental
- Clasificar los documentos de
acuerdo con las funciones y/o
procesos de las unidades
administrativas de la Organización,
aplicando la normatividad, principios
archivísticos y ciclo vital de los
documentos.
-Relacionar entre sí las unidades
documentales, series, Subseries y
tipos documentales.
- Conformar Series y Subseries,
según lo establecen las Tablas de
Retención Documental.
ciencias auxiliares de la conocimiento.
Archivística, teniendo en cuenta
el aporte que éstas le hacen a Instrumento: Estrategias
los archivos. didáctica ( DIAGRAMAS).
-Describe las actividades
administrativas de las unidades
de información, de acuerdo con
sus características.
-Identifica las diferentes clases
Técnica: Evidencia de
de archivos de acuerdo con la
misión institucional. conocimiento apoyado en la
técnica de formulación de
preguntas escritas (interrogatorio)
con un instrumento de pruebas
objetivas estructuradas
(Preguntas de Respuesta Breve).
-Aplica las normas de gestión
de la calidad, de seguridad y
Técnicas: Valoración de
salud ocupacional, utilizando los
equipos y elementos Desempeño.
archivísticos; y de protección
personal Instrumento: técnica didáctica
(CUADRO SINÓPTICO)
-Aplica los principios
archivísticos para la Técnica: Evidencia de
clasificación documental, de desempeño apoyado en la técnica
acuerdo con la estructura de prueba de habilidad y
orgánico-funcional, las tablas de
ejercicios prácticos con el
Retención Documental, las
instrumento guía de la prueba
normas y la legislación vigente.
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-Elaborar el cuadro de clasificación
documental.
Evidencias de Producto:
-Elabora el cuadro de clasificación
documental, de acuerdo con los
principios archivísticos.
práctica o caso a resolver
-Aplica las agrupaciones (Cuadro de Clasificación).
documentales de la
Organización, según la
estructura orgánico funcional de
la empresa.

-Realiza la conformación y
ordenación interna del expediente,
según normas vigentes
-Elabora el cuadro de
clasificación documental, de
acuerdo con los principios
archivísticos.
-Aplica los conceptos de archivo
de gestión, archivo central,
archivo histórico, de acuerdo
con el ciclo vital de los
documentos.
Técnicas: Valoración de Producto
Instrumento: Estrategia didáctica.
(EXPOSICIÓN)
Técnica: Evidencia de producto
apoyado en la técnica de
valoración de producto bien sea
un proyecto, monografía,
ensayos, reportes, portafolio,
producto industrial, producto
administrativo, producto del
primario extractivo, producto
artesanal entre otros, con el
instrumento lista de chequeo.

5. GLOSARIO DE TERMINOS:

 LEY 594 DE 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras
disposiciones.

 ARCHIVO : Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia, también se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.

 ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

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 trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

 ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

 ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

 CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para

su almacenamiento y preservación.

 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

 CLASIFICACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual

se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y / o asuntos).

 CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL: son esquemas que reflejan la

jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. Ellos se
registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales.

 DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

 ESTRUCTURA ORGANICA: La estructura orgánica esta conformada por niveles de

autoridad y responsabilidad, los cuales están agrupados, por jerarquía, en divisiones
administrativas creadas para el desempeño de funciones específicas.

 GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 ORGANIGRAMA: es una representación grafica de la estructura orgánica de una entidad.

 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

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  PRINCIPIO DE ORDEN DE PROCEDENCIA: en el proceso de clasificación, la procedencia
permite identificar los creadores de documentos, que pueden ser: institucionales, y
administrativos.

 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es el que hace relación al orden que conservan los
documentos de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos y
diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y
resuelto en la oficina que tiene la competencia específica, debe respetarse el orden natural
de los documentos.

http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS:

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594: Ley general de archivos.

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2002). LEY 594: Acuerdo 039.

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2002). LEY 594: Acuerdo 042.

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2006). LEY 594: Acuerdo 027.

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (2013). LEY 594: Acuerdo 04.

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación.

Archivo General de la Nación. (1999). Cartilla de clasificación documental

Bogotá. D.C: Archivo general de la nación

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) ANDRES DAVID ARIAS Instructor Comercio y 11 de marzo de 2021

Servicios,

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 Regional Caldas

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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