Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

“Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA)"

ALUMNO: VANESSA DEL ROCIO ZENTENO ALVAREZ

8° A

MATERIA: ARCHIVONOMIA

DOCENTE: PATRICIA CASILLAS GUTIERREZ CASILLAS

21/04/21
PAG. 3

INTRODUCCION:
Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

En el capítulo anterior de este cuaderno, se explica correctamente como se debe

estructurar un sistema y que funciones debe tener, una vez bien definido eso,
pasamos al capítulo III del cuaderno metodológico, para exponer como se ha
establecido el Sistema institucional de Archivos, (SIA) a través de una serie de
lineamientos generales emitidos por el AGN y el IFAI.

Estos lineamientos dan la oportunidad de mejorar la infraestructura y reorganizar

las áreas del archivo. Teniendo como una de las áreas principales, el área
coordinadora de archivos y una estructura operativa, la cual debería ser integrada
a cada dependencia publica para el adecuado manejo y administración de los
archivos.

En este capítulo, hare una breve síntesis de las áreas que se componen dentro del
Sistema Institucional de Archivos, tales como: las áreas de correspondencia, de
archivo y tramite, de concentración e históricos. Enfatizare en las principales
funciones y responsabilidades de cada área para poder entender la importancia de
cada una y como se vinculan entre ellas, siendo todas componentes importantes
dentro del Sistema institucional de Archivos.

Capítulo III. Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA)

En este capítulo, se explica la organización estructural de los archivos que se

plantean en los lineamientos generales, emitidos por el IFAI y el AGN. Enfatizando
las principales funciones que se determinan para las diversas áreas.

Dentro de cada dependencia u organización se podrá contar con un área

coordinadora de archivos, la cual se encarga de describir las funciones específicas
en instrumentos adecuados como los manuales de organización y funcionamiento,
de igual manera se encargan de elaborar el catálogo de información documental,
así como el inventario general de la dependencia o entidad; coordinan las
acciones de los archivos de trámite, de concentración e históricos de la
dependencia. Se vinculan constantemente con su medio institucional para
favorecer el desarrollo de los archivos.
Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

Las áreas coordinadoras tienen como una de sus principales funciones la

propiciar el comportamiento homogéneo e integral del sistema en su conjunto, de
igual manera se encargan de dar seguimiento a las acciones que se dan dentro
del sistema y evaluar sus resultados y metas.

Los componentes operativos son otro factor importante dentro del sistema
institucional de archivos, aquí se encargan de la administración de archivos
durante todo su ciclo vital, organizan la documentación que tienen bajo su
responsabilidad y permiten que esta circule por las diversas instituciones
archivísticas del SIA.

Las áreas de correspondencia se encargan del control y el registro de la

correspondencia de entrada y salida. También se encargan de la distribución de
los documentos en el interior de las instituciones y fuera de ellas.

También se encuentran los archivos de trámite, los cuales deben existir en cada
dependencia, estos se encargan de integrar los expedientes de archivo, elaborar
los inventarios de transferencia primaria, entre otras actividades.

El archivo de concentración es el área encargada de la administración de archivos;

reciben de los archivos de tramite la documentación semiactiva, conservan la
documentación hasta cumplir su vigencia documental, solicitan la liberación de los
expedientes para determinar su destino final, elaboran el cuadro documental de
clasificación, el catalogo y el inventario general.

Por último, se encuentra el archivo histórico, que de igual forma, es indispensable

en cualquier entidad y dependencia, sus funciones básicas son la de validar
documentos por su valor histórico, organizar, conservar, describir y difundir la
documentación con valor histórico, establecer un programa que le permita
respaldar los documentos, difunden el acervo y sus instrumentos de consulta.
Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

CONCLUSION:

Como podemos observar en este capítulo, el sistema institucional de archivos se

compone por varias áreas dentro de las cuales se realizan tareas diferentes pero
que se conjugan entre sí. Vemos la importancia y la necesidad que hay en cada
una de ellas y como todas forman parte importante del ciclo vital de los
documentos.

Me parece que en este capítulo se rectifica la complejidad y sobre todo la

necesidad que hay en la aplicación de un sistema de archivos que permita el
adecuado manejo de la organización de un archivo, acompañado, por supuesto,
de especialistas que cuenten con el conocimiento, las capacidades y la tecnología
para el adecuado desarrollo de los archivos.

Los lineamientos generales emitidos por el AGN y el IFAI, permite que haya una
normatividad para la organización y conservación de los archivos, además se
establecen las condiciones para la construcción de un sistema estructurado e
integral para el adecuado funcionamiento de los archivos de trámite.

BIBLIOGRAFIA

Leon, J. A. (2011). Metodologia para la organizacion de sistemas institucionales

de archivos . México. D.F. : IFAI.