INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

María Mónica Beltran Zapata

Bitácora

Flor Angela Guana Bohórquez

CET Colsubsidio
Jornada nocturna
Técnico auxiliar administrativo
Bogotá D C
2021
INTRODUCCION
 OBJETIVO GENERAL

Conocer y determinar cada uno de los instrumentos archivísticos y su importancia.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Aprender los usos adecuados de lo 9 instrumentos para tener un buen desempeño
laboral
2. Reconocer la diferencia entre cada instrumento para su respectiva aplicación.
3. Practicar en el momento que sea necesario en la profesión que estamos estudiando.
 INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

En la noche del 27 de septiembre 2021 siendo las 7:18 pm se inicia investigación sobre
los instrumentos archivísticos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
¿Qué es?: Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación
Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la
SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva
codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias. AGN
(Acuerdo 027 de 2006).
Características básicas:

1. En el CCD podemos observar secciones, subsecciones, series, subseries y códigos

que les asigna la clasificación documental.
2. Su principal objetivo es acceder de manera más rápida y eficaz a la información. Su
elaboración pasa por dos etapas:

 1ª Etapa:
 Identificar las características institucionales para la definición de las distintas
categorías jerárquicas.
 Jerarquización, estableciendo las relaciones entre cada una de las categorías
definidas.
 Codificación de cada uno de los niveles jerárquicos.
 2ª Etapa:
 Verificar con la institución la clasificación que se ha establecido.
 Implantar el cuadro en la ordenación del archivo.
 Supervisar y asesorar acerca de su aplicación.
 Elaborar el material de utilización del cuadro.

3. La normativa que regula el CCD se encuentra en el Real Decreto 1708/2011, de 18

de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el
Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos
Públicos y su régimen de acceso.
4. El cuadro estará formado por todos aquellos documentos producidos en la
organización de acuerdo a sus funciones. Quedaría fuera cualquier otro documento
de procedencia ajena.
5. Ni la edad ni los límites temporales son características que definan la estructura del
archivo ni rompen con la unidad del fondo.
6. El cuadro debe estar basado en las funciones de la entidad, cuya permanencia
garantice una clasificación segura y estable.
7. El cuadro adoptará las divisiones precisas para adoptar la simplificación.
Aplicación e importancia: Teniendo en cuenta que todas las series documentales están
codificadas y organizadas de manera jerárquica en categorías (van de lo general a lo
específico), nos encontramos ante un sistema muy seguro. La codificación puede ser
alfabética, numérica o alfanumérica. Además, facilita el control y la recuperación de los
documentos. Con el cuadro de clasificación podrás facilitar la búsqueda de documentos, ya
que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa. De esta
manera, no solo puedes conocer el contexto de la creación de una serie y su relación con
otras, sino que también evita duplicidades.

EJEMPLO:

CODIGO DE NOMBRE DE LA SERIE CODIGO NOMBRE DE LA SUBSERIE

SERIE DE
SUBSERIE
01 ACTAS 001 Acta reunión mensual

002 Acta reunión general

003 Acta entrega de cuentas

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

¿Qué es? Con el cuadro de clasificación podrás facilitar la búsqueda de documentos, ya que
es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa. De esta manera,
no solo puedes conocer el contexto de la creación de una serie y su relación con otras, sino
que también evita duplicidades.
Siendo las 8:20 pm del 27 de septiembre de 2021 se retoma investigación haciendo
referencia el uso de las tablas documentales
Como usarlas: Para poder llevar a cabo una Tabla de Retención Documental en tu
empresa es necesario reconocer la estructura orgánica y funcional de la organización y de
las distintas divisiones que la componen. Esto permite la identificación de las series,
tipologías y categorías de los documentos que permiten identificar la relevancia de cada
uno dentro de la empresa.

Una vez establecidas y reconocidas las estructuras de la organización, se delimitan los

tiempos de conservación, los cuales son planteados desde la relevancia del documento,
su valoración para los procesos administrativos, las normas, leyes o reglamentos internos
y de las conclusiones de los gestores documentales.

Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención establecido debe cumplir con las
necesidades de la empresa, de igual modo, se debe asesorar a los empleados por medio
de guías explicativas, con el fin de que todos los usuarios involucrados en la producción
documental, tengan conocimiento del manejo de las tablas de retención documental y así,
mantener la estrategia de manera generalizada para evitar fugas de información y
retención innecesaria.

Características:
 Producción documental de la mano de los procesos administrativos.
 Optimización de la tramitología documental.
 Aplicación de estrategias de gestión documental.
 Conocimiento de la estructura empresarial.
 Eficacia y eficiencia.
 Organización y control.
 Revisión y actualización de los documentos.
 Actualización de los estados de cambios y de archivo de los documentos.
 Identificación de los documentos y su vigencia en el tiempo.
 Reconocimiento de las estructuras de archivo.
 Priorización de la información desde los procesos administrativos.
 Prevenir el uso y manejo incorrecto de los documentos, sin importar su
formato de consulta.

Aplicación e importancia: Las Tablas de Retención Documental como instrumentos

archivísticos, garantizan el correcto manejo de la información y da el primer paso hacia la
aplicación de la gestión documental. La producción documental, pese a ser una actividad
normalizada en las empresas, requiere de ciertos protocolos para que no ralentice los
procesos y para que a la larga no termine convirtiéndose en una carga fuera de control.
Por falta de lo anterior, es que, en algunas ocasiones, sin importar los formatos de los
documentos, éstos terminan ensanchando las listas y los espacios de almacenamiento.

Pongámoslo de esta manera: te has preguntado por cuánto tiempo se debería mantener
un documento en archivo, y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando su ciclo de vida
haya terminado? Es en estas cuestiones que radica la importancia de las Tablas de
Retención Documental, ya que una adecuada administración de las mismas, puede
ayudarte a definir y gestionar la información, manteniendo un control y una categorización
eficiente.

 Facilitar el manejo de la información y de los archivos generados y

recibidos en la empresa.
 Racionalizar la producción documental, su manejo y alcance.
 Garantizar la correcta selección, categorización y organización de la
información.
 Garantizar la conservación de los documentos por relevancia y utilidad
empresarial.
 Regular la transferencia de los documentos a lo largo de las fases y ciclos
de vida de los mismos, dentro del proceso de gestión documental.
 Organizar con bases administrativas, la información y las actividades
documentales.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
¿Qué es? Es el instrumento archivístico que le permite al Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el
desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y
recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y
preservación. Este instrumento archivístico establece la línea estratégica de los procesos
de gestión documental a ser ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para
asegurar la integridad, disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos como
fuente de historia, registro de conocimiento y de hechos que dan soporte a la continuidad
de las actividades misionales y obligaciones del AGN. Adicionalmente permite garantizar
la articulación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la entidad,
afianzando los modelos administrativos del estado para minimizar los esfuerzos y
racionalizar los recursos.

Como se usa y características: Planeación: Actividades administrativas que permiten la

revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y
funcional de la empresa. En esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación
de las necesidades y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en
cuanto a la gestión documental. De este modo podemos decir que, la planeación es la
implementación de los protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que
se han de tener en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los
documentos, partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.

Producción: En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación,

ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los
procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación,
estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de
tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro
de recursos.

Gestión y trámite: Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral,

es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que
tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel
de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener. Así pues, se
identifica y controla el propósito del documento y su intervención en los distintos procesos
administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.

Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por
medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie
documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el
tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y
almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.

Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en

donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión,
ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de selección y

valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base
las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los
ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el
caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que
se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo,
con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se
implementan los medios y formas para la conservación de la información.

Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y

secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de
este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

Aplicación e importancia: La implementación de las estrategias que permitan a corto,

mediano y largo plazo el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de
programas específicos, permite:

 Evolución: Mantener y consolidar medidas de control para la gestión

documental, ayuda a identificar los puntos de atención al interior de la
empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las medidas para enfrentarlos.
 

 Optimización: La evolución continua y la modernización de los modelos de

gestión documental de la empresa impulsan la aplicación de prácticas más
eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los procedimientos de
gestión documental.
 

 Manejo integral: El Programa de Gestión Documental determina las bases

de seguridad, conservación, recuperación y disposición de la
información generada y recibida en la empresa, lo que garantiza su acceso,
consulta y control.
 
 Fácil administración: El objetivo central de los Programas de Gestión
Documental es contribuir a la mejora de la empresa en cuanto al manejo de
la información. Es por ello que una de sus características se centra en el
planteamiento de estrategias que lleven a la clasificación de los
documentos de manera eficiente, esto les permite a los usuarios revisar,
editar, crear, archivar y gestionar toda la información en menos tiempo y
con menos riesgos, optimizando cada proceso ejecutado.

Siendo las 7:00 pm del 3 de octubre de 2021 retomamos la investigación dando apertura
con el tema de PINAR en gestión documental.

PINAR
¿Qué es ? El Plan Institucional de Archivos es uno de los instrumentos más importantes
en el proceso de gestión documental, ya que como su nombre lo indica, es el que permite
y facilita la planificación de las estrategias y la administración de documentos a corto,
mediano y largo plazo, con el fin de facilitar y ejecutar la gestión de forma eficiente y
regulada.

En sí, el PINAR es una herramienta en la que se registran los procesos de gestión a

seguir, teniendo como base los puntos de mejora, las necesidades y las dificultades que
presente la empresa. Lo anterior le permite establecer importantes componentes y
propiedades que permiten el desarrollo estratégico del macro proceso de gestión de datos
e información, por ello:

Usos y características: 
  Debe ser aplicado a todos los departamentos y a los archivos en cualquier
tipo de material o formato existente.
 Es el componente técnico mediante el cual se priorizan las actividades a
ejecutar en los programas de gestión archivística (PGD).
 Como todo plan, debe seguir una metodología basada en análisis, visión y
propósitos de gestión para su formulación.
 

Por otro lado, debe describir:

 Los propósitos de la planificación.

 El estado actual de la gestión documental en la empresa.
 Los puntos de mejora y su priorización.
 Las estrategias de gestión a implementar.
 El mapa de ruta para la ejecución de las estrategias.
 Las herramientas de seguimiento.
Como lo puedes ver, el PINAR registra todo el proceso de ejecución de los
planteamientos de gestión documental, convirtiéndose así en un instrumento de control y
registro de los avances al interior de la empresa.
¿Cómo aplicarlo? Para poder ejecutar adecuadamente el PINAR, se necesita:

 Análisis actualizado de la situación financiera, administrativa, técnica y

tecnológica de la agencia o entidad.
 Organización por orden de prioridad de los aspectos críticos que afectan la
función documental y de archivos con su correspondiente análisis de
riesgos.
 Redacción del direccionamiento estratégico del plan (visión, objetivos,
alcance, metas, actividades, recursos y selección de responsables del
proyecto).
 Definición de actividades para el seguimiento, control y mejora del
cumplimiento de los objetivos y metas del plan.

Ahora bien, la ejecución de un plan institucional para el tratamiento de archivos puede

traer beneficios significativos para tu empresa, ya que el contar con un marco de
referencia para la planificación y el desarrollo de la función archivística, permite el
monitoreo, la coordinación y la mejora continua. Veamos:

 Optimiza el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos de

archivo en la planificación estratégica de la empresa.
 Mejora la eficacia y eficiencia de la productividad organizacional.
 Vincula los planes, programas, proyectos y sistemas relacionados con la
gestión y tratamiento de documentos, lo que permite la ejecución de
estrategias unificadas en pro de los objetivos.
 Ejecuta el seguimiento, medición y control para la mejora de los planes y
proyectos en ejecución.
 
El alcance del planeamiento archivístico tiene como propósito optimizar las actividades,
funciones y utilización de los recursos en pro de una gestión documental eficiente. Así
que, si lo que deseas es mejorar la estructuración del manejo de la información de tu
empresa, el PINAR se convertirá en tu aliado estratégico.

IMPORTANCIA DEL PINAR

− Identificar las metas a corto, mediano y largo plazo indicados en el Programa de Gestión
Documental.
− Optimizar el uso de los recursos aprobados en el presupuesto oficial de la entidad
relacionado con los recursos de información.
− Articular y coordinar los planes, programas y proyectos relacionados con la gestión
documental y la función archivística.
− Proporcionar estrategias de mejora de la gestión de servicios documentales de la
EDEQ.
− Evaluación a los planes y programados definidos.

FORMATO UNICO DE INVNTARIO DOCUMENTFAL

¿Qué es? Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental
constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. AGN (2014).
Uso: Tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos
existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar
una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración
de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica. El
tiempo que deberán permanecer los expedientes en el Archivo de Trámite, se indica en el
Catálogo de Disposición Documental, y la vigencia de este Inventario, es hasta que la
documentación registrada en él, se encuentre en el Archivo de Concentración.
Características y aplicación:
 Entidad remitente.
 Entidad productora.
 Unidad administrativa.
 Oficina Productora.
 Objeto.
 Hoja ___ de ___.
  Registro de entrada.
 Número de orden.
 Código.
 Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos.
 Fechas extremas.
 Unidad de conservación.
 No. de folios.
 Soporte.
 Frecuencia de consulta.
 Notas.
 Elaborado por.
 Entregado por.
 Recibido por.
Importancia: Es indudable la importancia de contar con un inventario documental en las
empresas. Pese a que, de buenas a primeras aparenta que no tenga relevancia,
ciertamente es uno de los aspectos más importantes que cualquier empresa debe tener y
administrar, esto gracias a los numerosos beneficios que le aportan al sistema de gestión
documental, lo cual, permite que la empresa pueda centralizar y controlar todos sus
documentos e información.

Para nadie es un secreto que cada día las empresas cuentan con un mayor número de
documentación, ya sean presupuestos, solicitudes de compras, pedidos, recibos, facturas,
contratos, cuentas de nómina, entre otros, por lo que se ha convertido en una necesidad
gestionar de manera eficiente todos estos documentos e informaciones, siendo así una
gran ventaja la custodia de documentos, el cual es un servicio que le permite a las
empresas incrementar los niveles de seguridad y preservar sus archivos e información
general, a través de un inventario documental.
Si aún tienes dudas con respecto a la importancia de por qué tener un inventario
documental en tu empresa, no te pierdas este artículo donde te explicamos todo al
respecto.

Como hemos visto, el inventario documental le otorga grandes beneficios a una empresa
como lo son controlar los registros de inventario, ahorrar dinero, preservar sus
documentos de manera electrónica, coadyuvando así a la consolidación de la eficacia y
eficiencia de la empresa.
MODELO DE REQUISITOS

¿Qué es ?: El Modelo de requisitos para la gestión del documento electrónico es un

instrumento archivístico de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no
funcionales de los documentos a incluirse dentro del contexto administrativo electrónico
de las entidades. El modelo de requisitos tiene como objetivo delimitar el sistema y
capturar la funcionalidad que debe ofrecer desde la perspectiva del usuario. Este modelo
puede funcionar como un contrato entre el desarrollador y el cliente o usuario del sistema,
y por lo tanto proyecta lo que el cliente desea según la percepción del desarrollador. Por
lo tanto, es esencial que los clientes puedan comprender este modelo.
El modelo de requisitos es el primer modelo a desarrollarse, sirviendo de base para la
formación de todos los demás modelos en el desarrollo de software. En general, el
cualquier cambio en la funcionalidad del sistema es más fácil de hacer, y con menores
consecuencias, a este nivel que posteriormente.
Usos: Este modelo conceptualiza el sistema según los objetos que representan las
entidades básicas de la aplicación.
Aunque en muchas metodologías se permite especificar la funcionalidad completa del
sistema utilizando el modelo del dominio del problema, incluyendo operaciones formales
sobre los objetos correspondientes a un modelo de requisitos expresado sin casos de
uso, el modelo del dominio del problema será de mucha más ayuda como apoyo al
modelo de casos de uso y no como una entidad totalmente independiente.
Es importante resaltar que esta separación en tres ejes de modelado independientes es la
base para una mayor estabilidad en el desarrollo del sistema, permitiendo minimizar los
efectos de cada uno sobre los otros dos.
 El modelo de comportamiento, basado directamente en el modelo de casos de
uso, especifica la funcionalidad que ofrece el sistema desde el punto de vista del
usuario. Este modelo utiliza dos conceptos claves: actores para representar los
 distintos papeles que los usuarios pueden jugar con el sistema, y casos de
uso para representar qué pueden hacer los actores con respecto al sistema     
 El modelo de presentación o modelo de interfaces o borde especifica cómo
interactúa el sistema con actores externos al ejecutar los casos de uso, en
particular, en los sistemas de información ricos en interacción con el usuario,
especifica cómo se verán visualmente las interfaces gráficas y que funcionalidad
ofrecerá cada una de ellas.    
 El modelo de información o modelo del dominio del problema especifica los
aspectos estructurales del sistema.

Características y su importancia: El modelo de requisitos es el primero en desarrollarse, y

es la base para formar todos los demás modelos en el desarrollo de software. En general,
cualquier cambio en la funcionalidad del sistema es más fácil de hacer, y con menores
consecuencias a este nivel que posteriormente.
 Requisitos: El modelo de casos de uso sirve para expresar el modelo de
requisitos, el cual se desarrolla en cooperación con otros modelos como se verá
más adelante.
 Análisis: La funcionalidad especificada por el modelo de casos de uso se
estructura en el modelo de análisis, que es estable con respecto a cambios, lo que
lo hace un modelo lógico independiente del ambiente de implementación.
 Diseño: La funcionalidad de los casos de uso, ya estructurada por el análisis, la
realiza el modelo de diseño, adaptándose al ambiente de implementación real y
refinándose aún más.
 Implementación: Los casos de uso se instrumentan mediante el código fuente en
el modelo de implementación.
 Pruebas: Los casos de uso se comprueban a través de las pruebas de
componentes y de integración.
 Documentación: El modelo de casos de uso se debe registrar a lo largo de las
diversas actividades, dando lugar a distintos documentos como los manuales de
usuario, de administración, etcétera.

Importancia: El propósito del modelo de requisitos es comprender en su totalidad el

problema y sus implicaciones. Los demás modelos, análisis, diseño, implementación y
pruebas dependen directa o indirectamente del modelo de requisitos. Asimismo, este
modelo sirve de base para el desarrollo de las instrucciones operacionales y los
manuales, ya que todo lo que el sistema deba hacer se describe aquí desde la
perspectiva del usuario. El modelo de requisitos no es un proceso mecánico, el analista
debe interactuar constantemente con el cliente para completar la información faltante, y
así resolver ambigüedades e inconsistencias. También debe separar los requisitos
verdaderos de las decisiones relacionadas con el diseño e implementación. Se deben
indicar cuáles aspectos son obligatorios y cuáles opcionales para evitar que se limite la
flexibilidad de la implementación. Durante el diseño, se debe extender el modelo de
requisitos con las especificaciones de rendimiento y los protocolos de interacción para los
sistemas externos, al igual que las provisiones sobre modularidad y futuras extensiones.
Incluso, en ciertas ocasiones se pueden incluir aspectos de diseño, como el uso de
lenguajes de programación particulares.
BANTER
¿Qué es? Los Bancos Terminológicos de series y subseries documentales (BANTER)
fueron concebidos como una herramienta de estandarización para la armonización
terminológica de las series y subseries documentales que se ven reflejadas en el Cuadro
de Clasificación Documental de las entidades. En ese sentido, se considera que los
BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicación efectiva
entre quienes planifican, producen, usan, administran, tramitan, custodian y preservan la
información de las entidades. La normalización y armonización de las series y subseries
documentales parte de la noción misma de qué se entiende por serie y subserie
documental. Acorde con el Archivo General de la Nación (AGN), la serie documental se
define como “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre
otros.” De esta definición se puede inferir que la construcción del BANTER está
directamente relacionada con el modo en que las oficinas productoras evidencian el
cumplimiento de las funciones asignadas, la cual sólo se puede observar a través de los
documentos que se generan.
Usos y características: Facilita a cualquier funcionario identificar y recuperar información
pertinente a sus necesidades sobre un tema en particular o general, Se usa para los
archivos tales como; Actas, Informes, planes, proposiciones, acciones constitucionales,
conciliación prejudicial, legalidad de proyectos, predios adquiridos, procesos de cobro,
procesos judiciales, entre otros. en razón a los procesos misionales, de apoyo,
estratégicos y transversales a la administración de la Entidad1. Además, se constituye en
una herramienta que facilita los procesos de valoración de documentos y elaboración de
Tablas de Retención Documental al ofrecer tiempos mínimos de retención documental y
una propuesta de disposición final.
Importancia: Al tener la in formación estandarizada se lograra mejorar los procesos se
dará eficiencia en la consulta documental logrando así un adecuado manejo de la
información.

PROCESOS

¿Qué son? Los procesos de gestión documental (también llamados document

management system, por sus siglas en inglés DMS) son aquellos que emplean un
conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e
internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.
Necesitamos de procesos de gestión documental cada vez más sofisticados que puedan
incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc., de manera que se
pueda reducir el formato papel y dar paso a un archivo de documentos en una localización
centralizada de fácil y rápido acceso. Es el proceso de capturar, almacenar, organizar y
simplificar la gestión de los documentos de una empresa, de manera que estos puedan
ser localizados fácilmente por los abogados, quienes pueden ahorrar tiempo y esfuerzo
durante la búsqueda de cualquier tipo de información legal.

Uso: Para empezar y saber cómo organizar el archivo, debemos distinguir aquellos

documentos considerados de apoyo informativo de los que son de archivo. Los primeros
sirven de ayuda a la gestión administrativa, pero pueden ser muy variados en función de
la tipología de la empresa, desde publicaciones elaboradas por la propia empresa o por
una tercera, informes a boletines oficiales. Estos deberán ser eliminados una vez hayan
cumplido su función. En cambio, los documentos de archivo son aquellos que testimonian
la actividad de la empresa y responden a la dinámica de la oficina que los produce.
Características:
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,
teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se
lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos
empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión
documental. De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los
protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener en
cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los documentos, partiendo
de una revisión preliminar del contexto empresarial.

Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los
que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura,
soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de
estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos. 

Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su
incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el
exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de
relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.Así pues, se identifica y
controla el propósito del documento y su intervención en los distintos procesos
administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.

Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una
revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización,
tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que
será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental,
con base en su ciclo de vida.

Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en
cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las
tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro
de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y
valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada
documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las
pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo
durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de
garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y
formas para la conservación de la información.

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y
secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de
este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

Importancia: Gracias a la implementación de tecnologías de gestión documental, las

organizaciones podrán ser más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y
contar con la información oportuna, lo cual se verá reflejado en un incremento en la
productividad. Además, el sistema facilita el proceso de búsqueda y organización de los
documentos. Por lo cual, las empresas tendrán un fácil almacenamiento, consultas
rápidas y acceso de la información.

BANCO TERMINOLÓGICO TCA

¿Qué es?: Tablas de Control de Acceso – TCA. Instrumento para la identificación de las
condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos que serán objeto de
uso, consulta y acceso por parte de usuarios internos y externos. Si bien es cierto, que
toda la información producida por la entidad, es de interés público, no todo puede ser visto
por los usuarios, ya que afectan derechos constitucionales y legales de las personas
(protección de datos personales, derecho a la intimidad); estos documentos son
catalogados como de acceso restringido en el presente listado.
Uso: El alcance de las acciones descritas en el presente documento aplica para los
archivos de gestión, central y de conservación permanente de la entidad teniendo en
cuenta los procesos archivísticos aplicados a los mismos desde su producción hasta su
disposición final y será implementado en todas las áreas de la entidad procurando
mantener la integridad de la información para garantizar el acceso a la misma con las
medidas de seguridad ideadas para la protección de la información.
Características: El control de acceso es un sistema de seguridad bastante complejo.
Tradicionalmente, se ha dicho que el control de acceso estaba compuesto por tres fases
diferentes: identificación, autorización y autenticación. Actualmente le otorga un total de
hasta cinco fases:

1. Autorización
2. Autenticación
3. Acceso
4. Gestión
5. Auditoría

Importancia: Hay recintos en los que por seguridad el acceso debe estar restringido a
personas no autorizadas. De la vigilancia física se ha pasado, gracias al desarrollo de las
nuevas tecnologías, a los sistemas de control de accesos mediante aparatos electrónicos.
Hay diferentes maneras de autentificar el permiso de una persona para acceder a un área
determinada. El más habitual era mediante un teclado, pero ya se está generalizando otro
tipo de sistemas mediante tags de proximidad o incluso variables biométricas, más fiables
que otros sistemas.
Existen dos grandes grupos de sistemas de control de accesos:
 Sistemas autónomos: sirven apara controlar uno o varios accesos, pero no
están conectados a un pc, de manera que no hay un registro de actividad. Son
los más sencillos.
 Sistemas de acceso en red: en este caso sí están interconectados con un pc
que, mediante un software específico, llevan un control y registro de las
entradas y salidas con datos como fechas, horarios, etc.
Siendo las 10:13 pm se finaliza investigación acerca de los instrumentos archivísticos,
dejando evidencia de los usos, características, importancia entre otros; de cada uno de
ellos y como podemos aplicarlos al momento del manejo en el archivo.
GLOSARIO
CIBERGRAFIA

Diciembre 27, 2019, Cuadros de clasificación documental CCD, GOV.CO;

https://www.shd.gov.co/shd/cuadros-clasificacion-documental
¿Qué es un cuadro de clasificación documental?,Docunecta;
https://www.docunecta.com/blog/que-es-un-cuadro-de-clasificacion-documental
¿Qué son las tablas de retención documental?, ATS Gestión documental
https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/
tablas de retención documental, Archivo general de la nación
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