Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

Capítulo II. Naturaleza e identidad de los sistemas

institucionales de archivos

ALUMNO: VANESSA DEL ROCIO ZENTENO ALVAREZ

8° A

MATERIA: ARCHIVONOMIA

DOCENTE: PATRICIA CASILLAS GUTIERREZ CASILLAS

20/04/21
PAG. 3

INTRODUCCION:
Vanessa del Rocío Zenteno Álvarez

En el capítulo anterior de este cuaderno metodológico, se reconoció la falta de una

cultura archivística y de una correcta organización de los archivos, esto debido a la
creciente evolución que han tenido los archivos en México y al desborde
descontrolado de la producción de archivos en las instituciones gubernamentales.
De igual forma, se ha enfatizado en la necesidad de darle mayor importancia a los
archivos, creando así una gestión administrativa y dotando a los documentos de
un orden jurídico, esto, para darle un justo desarrollo y tener un mejor acceso a la
información de los archivos.

En este capítulo se enfatiza la importancia y, sobre todo, la necesidad que hay en

construir un modelo, con un método y técnicas que permitan la organización y
mantenimiento de los archivos en las instituciones públicas.

Es así como va a tener su nacimiento el Sistema Nacional de Archivos, el cual

tiene plena vigencia como mecanismo de comunicación, coordinación y
vinculación de los archivos a nivel nacional.

Capítulo II: naturaleza e identidad de los sistemas institucionales

de archivos

Debido al gran desarrollo que han tenido los archivos en instituciones públicas y
privadas, se han desarrollado técnicas y métodos que permiten tener una mejor
organización e integración de los archivos, no obstante, los archivos burocráticos
aún carecen de capacitación y de una cultura archivística, por lo que resulta
necesario construir condiciones organizacionales aplicadas a los archivos para
hacer posible su institucionalización y formalización.

En este capítulo, se hace una comprensión del enfoque de los sistemas y su

correcta incorporación y adaptación al universo de los archivos. Un sistema es un
conjunto, una totalidad compleja cuyas partes se influyen recíprocamente, por lo
tanto, las funciones, la organización, la información, los recursos, así como las
metas y resultados, se enlazan entre si y funcionan en conjunto.

Por otro lado, tenemos el ciclo vital, lo cual se entiende como la teoría y
metodología para la gestión de la administración de documentos. Los documentos
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pasan por tres etapas, la primera es la activa, en donde los documentos son
producidos para atender y se les da un uso frecuente para la atención de tramites
o asuntos; la segunda fase es la semiactiva, aquí los documentos tienen una
utilidad referencial, por lo tanto, se conservan solo precautoriamente, la última fase
es la histórica, en donde se hace una documentación de los archivos históricos
para su uso testimonial en la investigación.

Es importante tener en cuenta lo que es el archivo y su concepto como tal, pues

en las organizaciones públicas, aun se les considera como documentos viejos que
son amontonados, sin embargo, estos son centros neurálgicos de información que
se usan integralmente como instrumentos de gestión, memoria institucional y
recursos para la investigación. Los archivos se constituyen como conjuntos
orgánicos y organizados de información, que contienen un método, una teoría, un
sistema de trabajo e instrumentos que les permiten, precisamente, alcanzar la
categoría de archivos.

Los sistemas institucionales de archivos deben considerar los siguientes

lineamientos para dar pie a una organización estructural.

 ser abiertos, dada la constante interactuación de sus componentes con el

medio institucional y social del que forman parte;
 ser flexibles, dados los constantes cambios de su medio;
 ser dinámicos, perfectibles y actualizables en el tiempo;
 ser perdurables, a partir de su regulación y protección jurídica;

 ser homogéneos, centralizados normativamente y descentralizados

operativamente.

CONCLUSION

Debido al incesante desarrollo que han tenido los archivos desde el siglo XX y que
aún hoy día podemos ver una producción masiva de documentos en las
instituciones principalmente públicas, ha surgido como una necesidad la gestión
administrativa de documentos. No obstante, para que pueda haber una
organización estructural de los archivos dentro de las instituciones, es necesaria la
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creación de un sistema que permita que, a través de un método, técnicas y

material, se pueda gestionar la adecuada organización e información de los
documentos. En este capítulo podemos encontrar una definición bastante acertada
sobre lo que es un sistema, como se forma y como se aplica, me parece
importante entender ese aspecto para poder desarrollar uno que sea adecuado a
los archivos de las organizaciones e instituciones públicas y privadas.

BIBLIOGRAFIA

Leon, J. A. (2011). Metodologia para la organizacion de sistemas institucionales

de archivos . México. D.F. : IFAI.