ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Presentado a la profesora:
ANGELICA SAAVEDRA SOLANO

Aprendiz:

HERNANDO PALLARES RIVERA

SENA CURSO VIRTUAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Mayo 4 de 2022
Barranquilla
 INTRODUCCIÓN
Manejar la terminología archivística es muy importante a la hora de hacer las
clasificaciones de los diferentes documentos, teniendo una base de origen en todo
el proceso hay ciertas evoluciones, algunos documentos tienen una clasificación
muy diferente a otros, tengamos en cuenta sus categorías para tener un excelente
manejo y control de ellos.
 ARGUMENTACION

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la

escritura, El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde
el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta
la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la
primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en
instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se
encuentran: Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo
inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. Las
civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol. Los arcadios, sumerios y
babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos
metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña. A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo.
Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación
con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien
estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la
actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede
referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes
documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes
cronológicamente hablando.
Cualidades de los archivos

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional .
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos:
 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso

Archivo activo

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de
la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se
realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser
útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. 

Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización

que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.

Centralizada

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizada

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de

sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión

: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.

Archivo central

: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes

archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico:

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo

de conservación permanente

Categorización de los archivos
se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el mas importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.
 CONCLUSIONES

El sistema de archivos es fundamental y necesario en todo tipo de organización,

sea privada, publica de categoria mixta, entornos escolares, en las organizaciones
deportivas, ya que de ahí depende la agilidad y las eficacia de la informacion
solicitada.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de facil manejo y consulta.
El archivo conserva información veridica
 BIBLIOGRAFIA

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/
Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf

https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be