Sistema de Archivo

1
Contenido
Presentación.
Cobertura temática de los cuadernos.
Composición del curso Metodología para la organización de sistemas

institucionales de archivos (archivos de trámite, de concentración e
históricos).
Objetivos del curso.
Capítulos
1. La organización estructural de los archivos como sistema:

antecedentes y enfoque.
1.1. Introducción.
1.2. Administración de documentos: teoría y método del desarrollo
archivístico.
1.3. Inserción del desarrollo archivístico en las acciones de reforma y
modernización de la Administración
1.3.1. Los archivos en la reforma administrativa (1965-1978).
1.3.2. Los sistemas red de archivos en el marco de los programas de
modernización de la Administración Pública Federal (1982-1988).
1.3.3. Un periodo de transición (1989-1994).
1.3.4. Etapa actual del desarrollo archivístico.
2
2. Naturaleza e identidad de los sistemas institucionales de
archivos.
2.1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el desarrollo

organizacional de los archivos.
2.2. Sistemas: breves aspectos conceptuales.
2.2.1. Definición, naturaleza y características de los sistemas.
2.2.2. Ciclo vital de los documentos y Sistema Institucional de
Archivos (SIA).
2.2.3. Archivo: un concepto tridimensional.
2.3. Hacia la construcción de los sistemas institucionales de archivos.
3. Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA).
3.1. Composición estructural.

3.1.1. La unidad coordinadora de archivos: funciones básicas.
3.1.2. Responsabilidades sistémicas.
3.2. Estructuras operativas del SIA.
3.2.1. Las áreas de correspondencia.
3.2.2. Los archivos de trámite.
3.2.3. El archivo de concentración.
3.2.4. Archivo histórico.
4. Metodología para la integración y formalización de los SIA.
4.1. La planeación de los sistemas institucionalesde archivos.

4.1.1. Diseño del sistema.
4.1.2. Diagnóstico organizacional de los servicios archivísticos.
4.1.3. Integracióndel modelo técnico.
4.2. Formalización de los sistemasinstitucionales de archivos.
4.2.1. Aspectos jurídicos.
4.2.2. Aspectos técnicos.
4.2.3. Aspectos administrativos.
3
Presentación.
La serie de cursos en línea sobre Gestión de Documentos y Administración de

Archivos fueron desarrollados de conformidad con la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información Pública Gubernamental y con los Lineamientos Generales
para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal, de acuerdo con lo establecido el
20 de julio de 2007 en el Diario Oficial de la Federación, artículo sexto, fracción V
de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Serie de cursos en línea sobre Gestión de Documentos y

Administración de Archivos.
• Archivistas y administradores en la producción

y uso de documentos y archivos.
¿Para quién? • Archivistas no especialistas.
4
• Contribuir a la generación de una cultura que
propicie el buen manejo de los archivos.
• Dar cumplimiento al mandato constitucional
que establece que los sujetos obligados
deberán preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados.
Objetivos
• Guías técnicas metodológicas que orientan al

conocimiento básico de los principales procesos
documentales y auxilian a los sujetos obligados
en la construcción, mantenimiento y actualización
de sus instrumentos de control archivístico.
• Herramientas pedagógicas que apoyan las
¿Qué son? acciones de capacitación archivística que
emprendan las instituciones gubernamentales.
• Ofrecer un panorama general que pone en

perspectiva los sistemas y métodos esenciales de
la gestión de documentos y la administración de
archivos.
• Favorecer la construcción de la memoria histórica
de las instituciones, la utilización de los archivos
como principal herramienta de la gestión pública y
¿Para qué? como recurso esencial en la cultura democrática de
transparencia, acceso a la información y rendición
de cuentas en México.
• Propiciar el reconocimiento de los sistemas,
métodos e instrumentos de uso cotidiano en los
archivos.
5
Cobertura de temática de los cursos.
La serie de cursos en línea sobre la Gestión de Documentos y Administración

de Archivos se compone de cinco títulos:
1 Metodología para la organización de

sistemas institucionales de archivos
(archivos de trámite, de concentración e
históricos)
2 Producción e integración
de la información
archivística: manejo de
la correspondencia y
desempeño del control de
gestión
5 Metodología para la
valoración y disposición
documental: aspectos
teóricos e instrumentales
3 Metodología para el diseño
4 Descripción archivística: diseño

de instrumentos de descripción
y formulación de sistemas
de clasificación y ordenación
archivística
En los cursos se analizan los principales aspectos teóricos,

metodológicos e instrumentales que son inherentes a los temas que
abordan haciendo hincapié en su carácter técnico pedagógico. Todos
los procesos se efectúan bajo el marco del Sistema Institucional de
Archivos (SIA).
Cada uno de los cursos están relacionados unos con otros, por lo
que se sugiere estudiarlos y revisarlos todos como un conjunto.
66
ales
Metodología para la organización de sistemas institucion
de archivos (archivos de trámite, de concentración e
históricos).
En el presente curso se aborda el tema para la gestión de archivos,

relativo a la creación, composición, funcionamiento y formalización
de los sistemas institucionales de archivos en las organizaciones
gubernamentales.

Ofrece una visión metodológica de conjunto que enfatiza la
necesidad de que los archivos operen en forma coherente en el
interior de las instituciones públicas, dadas las estrechas relaciones
técnicas y procedimientos que los vinculan a lo largo del ciclo vital
de la información documental.
CAPÍTULO 1 CAPÍTULO 2
Recuento de las circunstancias Describe la naturaleza,

y razones por las cuales los identidad y características de
archivos deben funcionar como operación que distinguen a
un sistema integrado. los sistemas, mediante una
breve referencia conceptual.
CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 4
Análisis de la estructura, Describen las principales
políticas y funciones básicas líneas metodológicas para
del Sistema Institucional de propiciar la integración y
Archivos, de acuerdo con la formalización de los sistemas
legislación vigente. institucionales de archivos.
CONCLUSIONES
El contenido que analizará a continuación, se sustenta en la

administración de documentos como marco teórico y metodológico
para la operación de los archivos, por lo que sirve como guía técnica
para integrar las acciones de planeación, capacitación y formulación
de los sistemas, métodos e instrumentos descritos. No constituye un
recetario acartonado y esquemático del tema de estudio, ni pretende
abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en
las instituciones gubernamentales, dadas las diferencias jurídico-
administrativas existentes entre las instituciones públicas.
7
Objetivos del Curso.
Describir
Los antecedentes, circunstancias y razones técnicas que justifican la
operación sistémica de los archivos en las organizaciones gubernamentales.
Los componentes normativos y operativos de los sistemas institucionales

de archivos y las funciones esenciales que desempeñan.
Las principales líneas metodológicas de acción para integrar y formalizar

sistemas institucionales de archivos, en forma planificada, dentro de los
organismos gubernamentales.
Destacar
La importancia de los sistemas institucionales de archivos como diseño
organizativo para la gestión de documentos y la administración de archivos.
La importancia y función de las unidades coordinadoras de archivos

como autoridad archivística superior en el seno de las instituciones
gubernamentales.
Comprender
Los conceptos de archivo y ciclo vital de los documentos como modelo para
la integración de sistemas institucionales de archivos.
El concepto de sistema y su aplicación en la actividad archivística.
8
1
La organización
estructural de los
archivos como sistema:
antecedentes y enfoque.
6 9
1.1. Introducción.
El desarrollo archivístico contemporáneo en México, tuvo su origen a

finales de la década de los sesenta y se atribuye a la propia evolución
de la ciencia archivística y la apertura de sus horizontes a partir de la
consolidación de la administración de documentos como su modelo teórico
y metodológico; asímismo, a la inserción del desarrollo archivístico en el
marco de los diversos programas y acciones de reforma y modernización
de la Administración Pública Federal impulsados en nuestro país.

La estrecha interacción de estos aspectos ha ejercido una influencia decisiva
en la determinación del enfoque que debe darse al funcionamiento de los
archivos, tanto desde un punto de vista técnico como para su organización
sistémica en el interior de las instituciones gubernamentales.
Década de los
Consolidación de la administración Inserción del tema en los Programas y

de documentos como su modelo acciones de reforma y modernización
teórico y metodológico de la Administración Pública Federal
Desarrollo archivístico
contemporáneo en México
10
1.2. Administración de documentos: teoría
y método del desarrollo archivístico.
La evolución teórica y metodológica reciente de la archivística obedece

a un fenómeno singular: la masiva producción de documentos en las
organizaciones.
Esto propició una crisis funcional frente a la explosión de documentos, dada

la complicación para establecer un control técnico e intelectual eficaz de la
información producida masivamente.
La explosión de documentos es un fenómeno que afecta el funcionamiento

de los archivos de diversos órdenes, dicho fenómeno se caracteriza por:
Burocratización de los
asuntos públicos
Inercias y vicios en usos y costumbres de Mal uso y abuso en
funcionarios y empleados públicos en la el manejo de nuevas
producción de documentos tecnologías como el
(fotocopias excesivas, marcado de copias fax, correo electrónico y
irrelevantes, entre otros) digitalización
Patrimonialismo de
El incremento de las relaciones funcionarios y empleados
documentadas entre sociedad y en el manejo de la
gobierno información
Explosión de documentos
11
A continuación se describen los severos problemas que la producción
masiva de documentos ha provocado en las organizaciones.
Impacto de la explosión de documentos en los

archivos
La calidad y
eficacia de
los servicios
archivísticos
La organización
técnica y
estructural de los
archivos
Resultado
La producción
explosiva de Problemas
documentos y técnicos, de
su conservación Las instalaciones, organización y
exhaustiva mobiliario y funcionamiento
presiona: equipo de los
archivos
Provoca un
desfase de
los archivos Los archivos tienen
de su medio una posición
institucional marginal dentro de
las instituciones
12
La producción explosiva de documentos, combinada con el interés
de la archivística clásica de conservarlos exhaustivamente, obligó
a reorientar desde una perspectiva crítica el papel de los archivos
en el seno de las administraciones públicas, para concebirlos no
únicamente como un repositorio de testimonios históricos, sino
como un recurso esencial para el desempeño de la gestión pública.
Producción explosiva de Interés de la archivística Reorientación desde

documentos clásica de conservarlos una perspectiva crítica
exhaustivamente el papel de los archivos
Saber administrar los documentos de las

instituciones públicas para privilegiar la
conservación selectiva de la información. El archivo como
recurso esencial para el
desempeño de la gestión
pública
Para romper con el círculo vicioso y combatir la extrema pasividad
de los viejos archivistas conservadores se le exigió a tratadistas
como Theodore R. Schellenberg, padre de la archivística moderna,
la construcción de un nuevo marco conceptual para esta disciplina,
denominado administración de documentos.
Amplía la comprensión de los

servicios archivísticos
Incorpora nuevos conceptos,

instrumentos y procesos para
el tratamiento de la información
documental
Administración de
documentos como teoría
y metodología para la
gestión de documentos
Define el ciclo vital de los
documentos como su concepto
central
13
La visión arqueologizada de los archivos ha venido sufriendo
transformaciones sustanciales que ponen en perspectiva la
incorporación de la administración de documentos como un mejor
modelo para la organización de archivos, más acorde con estas
nuevas realidades.
Así, la administración de documentos no se ocupa únicamente de

archivar documentos, sino que incide en la administración total de
los archivos.
Administración de documentos archivación de documentos
Administración de documentos
Producción Clasificación, ordenación y Valoración, Conservación y difusión

descripción transferencias,
disposición
Archivar documentos
La administración de documentos: No concibe a los archivos como

lugares físicos donde guardar papeles viejos. Ahora se aprecia su
utilidad como recurso clave para el desempeño de la gestión pública,
como testimonio y memoria de las organizaciones y como elemento
esencial para crear una cultura de transparencia y rendición de
cuentas.
14
La administración de documentos no es una disciplina distinta de
la archivística, representa una evolución conceptual de esta, que
permite ampliar su cobertura técnica y operativa con la incorporación
de nuevos conceptos, métodos y sistemas de trabajo.
Importancia de la administración de documentos para la organización

y gestión técnica y estructural de los archivos:
La administración de documentos
permite la planificación de:
Actividad técnica de los Recursos operativos Estructuras orgánicas Servicios archivísticos

archivos
Regulación de
Espacios, mobiliario, Como Sistema Técnicos y para usuarios
los procesos,
equipo técnico, Institucional de Archivos
procedimientos e
tecnologías y personal
instrumentos de control
archivístico
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La administración de documentos constituye un nuevo modelo para
la organización de archivos y se define de la siguiente forma:
“ Metodología integral para planear, dirigir y controlar la

producción, organización, circulación y uso de los documentos,
a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una
mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos
operativos y las estructuras archivísticas
” Ramírez Deleón, José Antonio
A partir de la administración de documentos se ha

planteado el funcionamiento de los archivos con un
nuevo enfoque: operar como sistemas integrados,
es decir, como un modelo organizativo unificado En síntesis:
cuyos componentes comparten fines comunes, en
oposición a su funcionamiento aislado e informal.
16
1.3. Inserción del desarrollo archivístico en las
acciones de reforma y modernización de la
Administración Pública Federal.
El segundo aspecto que ha influido en la evolución del desarrollo

archivístico reciente y la determinación de la organización sistémica
de los archivos se debe a su inserción dentro de los esfuerzos de
reforma y modernización a la Administración Pública Federal.
Se distinguen etapas cuyo impacto en el universo de los archivos ha

sido en extremo significativo.
Párrafo segundo,
1965 2002 2007 inciso V.
Puesta en Publicación de “Las instituciones

marcha del que la Ley Federal de Modificaciones al
artículo sexto de públicas
puede ser el Transparencia deben contar
primer programa y Acceso a la la Constitución
Política de los con archivos
integral de Información administrativos
reforma Pública Estados Unidos
Mexicanos actualizados”
administrativa Gubernamental
La organización y funcionamiento estructural

de los archivos gubernamentales ha sido una
preocupación constante en el mejoramiento
del desarrollo archivístico en México.
17
1.3.1. Los archivos en la reforma
administrativa (1965-1978).
El primer programa de reforma administrativa fue liderado por la

Comisión de Administración Pública de la Presidencia de la República
hacia 1965, se enfatizaba la necesidad de incluir los archivos a través
de un esquema organizativo acorde con la propia modernización
de otras instancias reguladoras del proceso administrativo tales
como las áreas de planeación, programación, organización, control
y evaluación de la Administración Pública Federal.
1965
1er programa de reforma administrativa
Planeación Programación Evaluación Organización
Administración Pública Federal
18
Uno de los resultados notables de este proceso de reforma para los
archivos fue la constitución, en 1969, del Comité Técnico Consultivo
de Unidades de Correspondencia y Archivo del Sector Público
Federal (COTECUCA), concebido como una instancia vinculada
a la Comisión de Administración Pública de la Presidencia pero
funcionalmente, al Archivo General de la Nación, para que tuviera
una mejor coordinación y vinculación de los archivos federales.
La creación del COTECUCA representó un logro importante para la

época, no obstante a esto, no alcanzó la magnitud de un cambio
organizacional de fondo para los archivos.
Se consideraron como
Prestatarias de servicios
de información
Archivos centrales de las

dependencias públicas
Alcanzaron un nivel de Impacto negativo en

jefaturas de departamento, funcionamiento y
Posicionamiento equivalentes a los de intendencia operación
o mantenimiento de oficinas,
adscritas a áreas administrativas
Ello impactó negativamente en su funcionamiento y operación, a

diferencia de las áreas de planeación, organización y métodos, y
órganos de control, que alcanzaron un mejor posicionamiento
estructural dentro de las instituciones gubernamentales.
En la misma época, se emitieron los “Lineamientos generales que

deben observar las dependencias y entidades de la Administración
Pública Centralizada para el funcionamiento de sus áreas de
Correspondencia y Archivo”, instrumento que emitían disposiciones
generales para la gestión de archivos, aunque rápidamente cayeron
en desuso al no haber un fuerte órgano regulador que vigilara su
cumplimiento.
19
Entrados los años setenta, se impulsó la creación del Sistema
Nacional de Archivos (SNA), encabezado por el Archivo General de
la Nación (AGN), a la que posteriormente se le concederían mejores
atribuciones jurídicas para constituirse como entidad de consulta
del Ejecutivo Federal en este campo.
Sistema Nacional de
Archivos (SNA)
Archivo General de la
Nación (AGN)
Acuerdo del Ejecutivo Federal del

24 abril de 1980 (DOF)
20
La propuesta de creación del SNA constituye un parteaguas en la
historia reciente del desarrollo archivístico en México, en virtud de
que logran coincidir tres elementos centrales:
Vinculación de los tres niveles Voluntad política para llevar a

de gobierno para establecer cabo una acción programática
mecanismos de coordinación coordinada para el mejoramiento
entre los archivos del país. de los archivos.
Sistema Nacional
de Archivos (SNA)
Vinculación técnica y académica

de los responsables y titulares
de las áreas de archivo.
21
La creación del SNA se formalizó en 1978 con la emisión del
documento técnico en el que se estableció su estructura, composición
y funcionamiento, tomando en cuenta los siguientes aspectos
metodológicos:
ENFOQUE SISTÉMICO. DISEÑO CONCEPTUAL
1 2
Que los archivos COHERENTE.
gubernamentales Respaldar la
deberían funcionar creación del
como partes Sistema Nacional de
interactuantes para el Archivos, sustentado
cumplimiento de fines metodológicamente en
comunes. la teoría de sistemas.
DETERMINACIÓN
DEL ESQUEMA
ORGANIZATIVO DEL
3 4
SISTEMA. FORMALIZAR LA
Mecanismos de CREACIÓN DEL
coordinación y SISTEMA.
operación y su A través de un
funcionamiento documento técnico y
integral, bajo la divisa de cara a su pronta
de una centralización formalización jurídica.
normativa y una
descentralización
operativa de los
archivos.
Desde entonces, la evolución del SNA ha sido desigual, con avances

y retrocesos, pero en esencia su conformación revela la necesidad
de configurar un continente organizativo para los archivos que
propicie su comunicación y vinculación permanente, lo cual, por
la vigencia que tienen demanda acciones para el fortalecimiento e
institucionalización del SNA.
“Sistema Nacional de Archivos, Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de

México”, México, AGN, 1978.
22
1.3.2. Los sistemas red de archivos en el marco de los
programas de modernización de la Administración Pública
Federal (1982-1988).
Durante 1983 el Archivo General de la Nación diseñó y emitió el

primer Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal,
impulsado por la Secretaría de Gobernación y la extinta Secretaría de
Programación y Presupuesto, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo
1982-1988, para así llevar acabo la modernización de la Administración
Pública Federal.
Entre las principales estrategias, se encontraba la creación de los

Sistemas Red de Archivos dentro de las dependencias del Ejecutivo.
Este planteamiento constituye un diseño institucional basado en las
orientaciones metodológicas del ciclo vital de los documentos, como
modelo organizativo para la operación estandarizada e integral de los
archivos de la Administración Pública Federal.
Creación de los Sistemas Red de

Archivos dentro de las dependencias
del Ejecutivo
Diseño institucional basado en las

orientaciones metodológicas del ciclo
Programa de vital de los documentos
Modernización Archivística
del Gobierno Federal para
Estructurar en cada dependencia y

entidades del sector público, los archivos
de trámite, concentración e históricos,
definiendo sus políticas de operación, su
organización y funcionamiento integral
En los manuales formulados para guiar el funcionamiento

del Sistema Red de Archivos, se estableció la descripción de
un conjunto de procesos y procedimientos que permiten el
ejercicio del ciclo vital de los documentos a nivel institucional.
23
El modelo del Sistema Red de Archivos se estableció a partir de dos
tipos de estructuras:
NORMATIVA OPERATIVA
Unidad Central de
Entidad consultiva Unidades de archivos de
Administración de Documentos,
y de coordinación trámite, de concentración e
apoyado en un Comité Técnico
interarchivística. históricos.
Interno de Administración de
Documentos.
El enfoque del Sistema Red de Archivos destaca varias ideas:
• Los archivos de una institución deben contar con una

organización estructural formal.
• Estandarizar el funcionamiento de los archivos para
posibilitar su homogeneidad operativa.
• Los archivos deben contar con políticas y procedimientos
estables que permitan su vinculación a lo largo del ciclo
vital de los documentos.
• Contar con métodos e instrumentos de trabajo técnicos
homogéneos que sean formales y actualizados para la
clasificación, descripción y valoración.
De acuerdo con el Sistema Red de Archivos, aunque un archivo funcione

bien, no debe estar desconectado del resto de los archivos de la
institución; todos deben compartir métodos e instrumentos formales
para la gestión de documentos.
24
Diferencias entre cada uno de los modelos:
Sistema Nacional de Sistema Red de

Archivos Archivos
Establece vínculos entre todos los Modelo para el ejercicio cotidiano del
archivos gubernamentales del país. ciclo vital de los documentos en el
interior de cada institución.
La ausencia de una legislación apropiada Carácter instrumental para la

para la época y los problemas de recursos, correcta gestión de documentos y la
impidieron instrumentalizar la creación administración ordenada de archivos.
y formalización de estos sistemas en las
dependencias y entidades del Gobierno
Federal. En buena parte de los organismos
públicos se integraron los llamados Comités
Técnicos Internos de Administración de
Documentos, sin formalizarse jurídicamente.
25
1.3.3. Un período de transición (1989-1994).
Los esfuerzos de modernización archivística pasaron posteriormente
por la integración del Programa Nacional de Información y Archivos
Públicos 1990-1994. Entre las principales líneas estratégicas del
programa, se destacaba la modernización técnica y tecnológica
de los archivos del país, a través de modernizar su organización
estructural.
A partir de 1990, en consecuencia, las acciones del SNA se vincularon

en torno al programa, que arrojó resultados significativos en
diversos campos, como el fortalecimiento de la integración tanto
de los sistemas de archivos a nivel federal como de los sistemas
estatales de archivos en las entidades federativas.
En materia organizacional
La dinámica de las Escasez de recursos

administraciones
públicas
Incremento de las acciones de

capacitación para la introducción
del Sistema Red de Archivos en Programas de Permanente producción
los Gobiernos locales restructuración del explosiva de documentos
aparato gubernamental en las organizaciones
Esto impidió la generación de un marco

jurídico que les diera formalidad y calidad
obligatoria.
Influencia negativa en la integración y

funcionamiento tanto del Sistema Nacional de
Archivos como de los Sistemas Red de Archivos
26
1.3.4. Etapa actual del desarrollo archivístico.
No fue sino hasta muchos años después de concluida la etapa
previa que el desarrollo archivístico se vinculó nuevamente a la
Administración Pública y a los esfuerzos de la sociedad civil por
introducir una cultura democrática de transparencia y acceso a la
información y rendición de cuentas del aparato gubernamental.
Con la emisión de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental en 2002, se imprimió
una nueva dinámica en torno al tema de los
archivos y el papel que deberían desempeñar
en esta nueva etapa.
La información pública gubernamental a la que los ciudadanos

pueden acceder se encuentra en gran parte en los archivos. No
obstante, los problemas que estos padecen dificultan su utilización,
por lo que su organización técnica siguiendo los parámetros de
la administración de documentos como su fundamento teórico y
metodológico, resulta una tarea que exige mejores condiciones
estructurales para los archivos.
27
Para responder a estos retos:
Instituto Federal de Acceso a la Información Archivo General de la Nación

Pública y Protección de Datos
Lineamientos Generales para la Organización y

Conservación de los Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal.
Establece la organización y funcionamiento básico

de los archivos.
Integración de componentes normativos y operativos

relacionados con unidades de correspondencia y
archivos de trámite, concentración e históricos.
La Guía para el cumplimiento de los Lineamientos, preparada por

el AGN, establece como una de las metas: integrar un Sistema
Institucional de Archivos para mejorar la infraestructura y reorganizar
administrativamente a las áreas de archivos.
Fue a partir de la emisión de la Ley Federal de Transparencia y Acceso

a la Información Pública Gubernamental y de los Lineamientos, que
el tema de los archivos rebasó el ámbito de la discusión técnica y se
situó en el marco de disposiciones jurídicas, con lo cual cobró una
dimensión distinta a la de las etapas previas.
28
La inserción del tema de los archivos en este escenario permite
pensar en la posibilidad de integrarlos como sistema institucional.
Así se propicia su organización técnica, funcional y estructural para
el correcto ejercicio de la administración de documentos y la gestión
de los archivos gubernamentales.
Las modificaciones hechas en julio de 2007 al artículo sexto

constitucional enmarcan esta nueva dimensión de la importancia
de los archivos en el contexto de las acciones de acceso a la
información, la transparencia y la rendición de cuentas.
“ La información pública es un producto, mientras

que el derecho de acceso a ella es una forma de
distribuirla a la sociedad. De modo que una vez creado
el contexto de exigencia, lo que sigue es producir la
información conforme a la letra constitucional […]
Llegados a este punto, creo que ya es claro que el
mayor desafío no residirá solamente en responder a En síntesis:
un conjunto de normas nuevas en materia de acceso
a la información, sino en construir las condiciones
organizacionales para poder hacerlo .
”
“En vísperas de la revolución informativa”, Merino, Mauricio.
En los capítulos siguientes se ofrece una argumentación metodológica

para los archivos, orientada hacia esa perspectiva.
29
2
Naturaleza e identidad
de los sistemas
institucionales de
archivos.
30 6
2.1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el
desarrollo organizacional de los archivos.
A lo largo del accidentado y desigual desarrollo archivístico descrito

anteriormente, se han alcanzado importantes resultados y acuerdos,
entre los que destacan:
1
Creación del Comité Técnico Consultivo de Unidades de
Correspondencia y Archivo del Sector Público Federal
(COTECUCA), que es un mecanismo de vinculación de los
archivos federales.
2 Creación del Sistema Nacional de Archivos que tiene plena

vigencia como mecanismo de comunicación, coordinación
y vinculación de los archivos a nivel nacional.
3 Desarrollo de modelos teóricos y metodológicos para

la administración de documentos para clasificación,
descripción y valoración documentales.
4 Desarrollo de modelos técnicos para la organización

estructural de los archivos, con base en su integración y
funcionamiento como sistema red a nivel institucional.
5 Impulso a un nuevo marco jurídico en el que se sustentan las

actividades de los archivos, centrado ahora en lineamientos
para su organización y operación.
31
Pese a los avances que ya se tienen, en los archivos pueden observarse
una serie de problemas técnicos y organizacionales que prevalecen.
Los más destacados son:
Marginación de los archivos en el

Escasa voluntad política y seno de las instituciones.
administrativa para mejorar la
condición estructural de los archivos
a fin de darle mayor formalidad a
su organización y funcionamiento
en el interior de las instituciones Desconocimiento de la
gubernamentales. administración de documentos
como teoría, método e instrumento
para la gestión de archivos.
Subutilización de la información
documental en las acciones de acceso
a la información, transparencia y
rendición de cuentas. Escasez de recursos operativos y
la incorporación desordenada de
tecnologías en los archivos.
Ausencia de medidas y estrategias de

capacitación permanentes en la materia Ausencia de un esquema
a nivel institucional, regional y nacional. permanente de planeación del
desarrollo archivístico.
¿Qué es lo que ha pasado?

¿Por qué los archivos, pese a los programas y mecanismos
desarrollados, a la inserción de los esfuerzos de modernización,
así como al avance de la administración de documentos, no ha
evolucionado hacia el pleno reconocimiento de esta función en las
administraciones públicas?
Este curso no pretende responder a tal cuestionamiento; sin embargo,

sí es posible aventurar algunas ideas relacionadas específicamente
con el tema central: la integración estructural de los archivos como
sistema, pues se considera que tiene una influencia importante en
la determinación de las soluciones que de manera integral deben
enfrentarse a los problemas descritos.
32
2.2. Sistemas: breves aspectos conceptuales.
Como ya vimos, no basta únicamente con construir el andamiaje

normativo combinado con el conocimiento técnico, sino que resulta
indispensable, como lo menciona Mauricio Merino, construir las
condiciones organizacionales; aplicadas a los archivos para hacer
posible su definitiva institucionalización y formalización en el seno
de las organizaciones.
Instrumentos Conocimiento Condiciones organizacionales

normativos técnico aplicadas a los archivos
Institucionalización y
formalización dentro
de las organizaciones
A continuación se abordan algunos aspectos conceptuales básicos

para la construcción de los sistemas institucionales de archivos,
apoyados en la descripción de los conceptos sistema, ciclo vital y
archivo.
33
2.2.1. Definición, naturaleza y características de los sistemas.
La Teoría General de Sistemas surge a partir de los trabajos

emprendidos por el biólogo alemán Karl Ludwigvon Bertalanffy. Su
objetivo era lograr una integración analítica entre ciencias naturales
y sociales, lo que se llamó la unidad de las ciencias, por lo que su
aplicación y uso ha influido de manera significativa en estas y en las
ciencias administrativas.
Conjunto cuyos componentes

interactúan para lograr propósitos,
metas y objetivos comunes.
Sus componentes
tienen que ser vistos
globalmente.
Los cambios y
transformaciones que
se produzca en cada
uno afecta a todos los
componentes.
Los sistemas poseen un conjunto de atributos que les otorgan identidad:
Pueden estar insertos en un sistema mayor.
Ser abiertos o cerrados.
Las funciones que desempeñan dependen de la estructura del

propio sistema, de los flujos de información que reciba y de la
capacidad que dicha estructura tenga para procesarlos.
Su objetivo es lograr los resultados que se esperan del sistema en

un contexto determinado.
34
Los sistemas desarrollan un par de tendencias en su funcionamiento,
la primera es la entropía.
La entropía es una tendencia natural de los sistemas que se

inhibe a partir de otra tendencia asociada a ellos, relacionada con
el concepto de homeostasis, es decir, la capacidad que tiene el
sistema de guardar un equilibrio dinámico entre sus componentes,
especialmente frente a los cambios que puedan producirse en su
medio ambiente.
Los sistemas abiertos tienen una interacción dinámica con su medio

ambiente, por lo que son más propensos a la entropía, por eso debe
buscarse su equilibrio y regulación en forma permanente, para no
desgastarlos o incluso, desintegrarlos.
Sistema
Entropía Homeostasis
Homeostasis: Capacidad que

Entropía: Posibilidad de que tiene un sistema de guardar
un sistema se desgaste o se equilibrio dinámico entre sus
desintegre con el tiempo, es componentes frente a los
decir, que su funcionamiento cambios que puedan producirse
sea cada vez más aleatorio. en su medio ambiente.
Los agotamientos del Sistema Nacional de Archivos se han

debido a su tendencia entrópica no compaginada con su
contraria, o sea, con la homeostasis.
35
De lo anterior pueden derivarse tres ideas básicas e importantes
a la hora de compaginar el concepto y aplicarlo al universo de los
archivos:
1ª idea 2ª idea
Son un
conjunto,
una totalidad Los cambios en el
cuyas partes o funcionamiento de
componentes cada componente
interaccionan del sistema afecta
para cumplir al resto de los
un propósito
común.
Sistemas componentes del
mismo.
3ª idea
Tenen un conjunto de atributos que los
caracterizan como abiertos o cerrados,
dinámicos o estáticos, adaptables o
rígidos, con mecanismos de control y
supervisión internos o externos que los
regulan.
36
Los componentes de los sistemas varian de acuerdo con la
naturaleza de su objeto y propósitos, pero por lo general estos
refieren al menos a las siguientes figuras:
Organización Funcionamiento Recursos operativos Flujos de

del sistema del sistema asignados al información de que
sistema disponga el sistema
Responsabilidades y y su capacidad para
atribuciones que se transformarlos
Hace referencia a la llevan a cabo para su Son asociados con
estructura, es decir, en productos o
correcta operación. el capital humano
a los componentes y los aspectos servicios
Se relacionan con
que constituyen el la ejecución de materiales, técnicos
sistema. Flujos que facilitan al
los procesos y y tecnológicos que sistema el desarrollo
procedimientos requiere para ponerse de su capacidad
que le dan sentido en marcha y operar de procesamiento,
y perspectiva en su continuamente. convirtiendo los
conjunto. insumos que lo
nutren en productos
o servicios.
Por lo que se ha enunciado hasta aquí, se puede afirmar que las

organizaciones, en cuanto a sistemas abiertos, se caracterizan
como sistemas complejos por la gran cantidad de elementos
que los componen y su constante interacción con el medio al
que pertenecen. A la larga, todo esto definirá el funcionamiento
centralizado o descentralizado del sistema, así como su tendencia
homeostática y entrópica.
37
El funcionamiento centralizado o descentralizado del sistema dependerá
de su complejidad.
Sistemas centralizados Sistemas descentralizados
Pueden ser regidos en forma Operan con un mayor grado de autonomía

unidireccional, lo que permite ejercer respecto de sus componentes. Pueden
un mejor control y regulación del ser más ágiles en su funcionamiento, pero
sistema en su conjunto, pero también tienden a desgastarse más rápidamente
entorpecer la toma de decisiones y y su regulación y control suele ser más
burocratizar su funcionamiento. complicado.
Se puede tener un mejor control de las tendencias entrópicas y

homeostáticas de un sistema si se combinan ambos atributos. El
funcionamiento centralizado del sistema con propósitos de dirección,
regulación y control, y descentralizado en su operación, tenderá al
mejor manejo de sus tendencias entrópica y homeostática. Un sistema
es una totalidad compleja cuyas partes se influyen recíprocamente.
38
Esquema de un sistema por sus componentes:
Funciones Información
Metas y
resultados
Recursos Organización
Esquema de un sistema por su funcionamiento:
Entradas o insumos Proceso de información Salidas o resultados
• Procesos y
• Organización • Información organizada
procedimientos
y sistemática
• Recursos
• Operaciones
• Cumplimiento de
• Información objetivos y metas
• Acciones
Retroalimentación
39
Esquema de un sistema integrado:
Descentralizazión normativa
40
Un sistema puede referirse a un organismo biológico o artificial en
el cual sus componentes interactúan y se relacionan para cumplir
un fin común. Puede ser una institución gubernamental pues cuenta
con todos los elementos que la componen, por ejemplo el Sistema
Integral de la Familia (DIF) o el Sistema Conalep.
De igual forma, el Instituto Federal de Acceso a la Información y

Protección de Datos (IFAI) constituye un sistema:
Nota: En el siguiente punto se abordan conceptos complementarios,

por la estrecha relación con el concepto de sistema. La comprensión
cabal de todos ellos ayudará a la creación de las condiciones
organizacionales que permitirán la integración y formalización
de los sistemas institucionales de archivos en las organizaciones
públicas.
41
2.2.2. Ciclo vital de los documentos y Sistema
Institucional de Archivos (SIA).
Al ciclo vital se le conoce también como la teoría de las tres edades de
los documentos, y constituye el concepto central de la administración
de documentos, entendida como teoría y metodología para su gestión.
De acuerdo a este ciclo, los documentos pasan por tres fases, etapas
o edades desde que se producen hasta que se determina su destino
final, en las cuales la información contenida en ellos se sujeta a usos y
tratamientos archivísticos claramente diferenciados.
Ciclo vital de los documentos
Fase 2 Fase 3
Fase 1
Semiactiva Inactiva o
Activa
histórica
Los documentos son producidos para Los documentos tienen Conservación

atender y desahogar la gestión o una utilidad referencial permanente
tramitación de los diversos asuntos
Uso constante, son probatorios La frecuencia de consulta Tienen un valor secundario

de procesos de trabajo, poseen disminuye y sólo se de orden evidencial,
una alta jerarquía jurídica y conservan precautoriamente testimonial o informativo,
administrativa: tienen un valor en virtud de sus valores lo que determina su
primario de orden administrativo, legales, fiscales o contables. conservación permanente.
legal y fiscal o contable.
Nota: Se abordarán aspectos básicos del tema del ciclo vital de los
documentos, aquellos que relacionan el ciclo con la estructuración
de los archivos como sistema institucional, de acuerdo con los
propósitos del presente curso.
Buena parte de la documentación producida por las organizaciones no

adquiere un valor secundario residual, respecto al que tuvo durante las
dos primeras etapas por lo que es susceptible de depurarse conforme a
los mecanismos de valoración y disposición documental que se tengan
definidos y la legislación vigente en la materia.
42
Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos
y métodos y los recursos operativos que se utilizan en cada etapa
del ciclo son distintos. Por lo tanto se puede construir un diseño
institucional apropiado para la operación integral de los servicios
archivísticos.
Relación entre las fases del ciclo, la estructura archivística

especializada que les da tratamiento técnico y el uso distintivo de
la información correspondiente a cada etapa.
Fases del ciclo vital Entidades especializadas Uso de la información

de SIA por etapa
Activa Histórica Uso frecuente para la atención
de trámites o asuntos
Semiactiva Archivos de concentración Uso de referencia,

conservación precautoria
Histórica Archivo histórico Uso testimonial para la

investigación histórica
El ciclo vital de los documentos ofrece la idea de que los archivos

requieren funcionar como sistema institucional para estar en
condiciones de brindar integralmente sus servicios en el seno
de las organizaciones gubernamentales.
En resumen:
Los archivos no son entidades aisladas, deben funcionar de manera
coordinada, conforme a un modelo de organización que los vincule
como sistema institucional, se fundamenta en el ciclo vital de los
documentos.
Los archivos son algo más que documentos organizados y
especialmente algo más que los espacios, el mobiliario y equipo
en el que se depositan, para adquirir también una connotación
organizacional, esto es, concebirse como estructuras administrativas
formalmente establecidas en el interior de las instituciones públicas.
43
2.2.3. Archivo: un concepto tridimensional.
La correcta comprensión del entendimiento del concepto archivo es

muy importante, pues persiste en las administraciones públicas una
visión estereotipada de los archivos, al concebirse como el espacio
físico en donde se depositan papeles viejos en lugar de considerarlos
como centros neurálgicos de información, susceptibles de usarse
integralmente como instrumentos de gestión, memoria institucional y
recursos para la transparencia.
La definición de archivo hace alusión a tres dimensiones, que hay que

tomar en cuenta para su cabal organización técnica, física y estructural.
Archivo
Definición conceptual
Definición institucional
Conjunto orgánico y
organizado de información Definición espacial Estructura orgánica
formalmente establecida,
es decir, una institución
Para alcanzar la categoría
especializada que brinda
de archivos se requieren de Lugar físico,esto es, como servicios técnicos a diversos
métodos, sistemas de trabajo depósito del archivo usuarios institucionales y
e instrumentos de control
sociales de conformidad con el
archivístico.
Se requieren de recursos ciclo vital de los documentos
especializados, mobiliario y
equipo técnico y de seguridad
para proteger y conservar la Basada en el ciclo vital de
documentación en buenas los documentos, constituye
condiciones físicas. la condición sine qua non
para integrar sistemas
institucionales de archivos en
las dependencias y entidades.
44
Para que los archivos se constituyan como conjuntos orgánicos y
organizados de información, requieren de métodos, sistemas de trabajo
e instrumentos del control archivístico que les permitan alcanzar la
categoría, precisamente, de archivos.
No debe perderse de vista la tridimensionalidad del concepto

archivo, pues tanto los métodos, sistemas e instrumentos del control
archivístico, como los recursos operativos que se utilizan en los archivos,
forman parte de los insumos asociados a los sistemas institucionales
de archivos. Por lo que se requiere la determinación de normas y
regulaciones que hagan posible su integración y formalización.
Sistemas e instrumentos
Métodos
Recursos operativos
Tridimensionalidad de
los archivos
45
2.3. Hacia la construcción de los sistemas
institucionales de archivos.
Los sistemas institucionales de archivos tendrían que integrarse

con los atributos habituales de cualquier sistema, considerando
los siguientes:
Ser abiertos
Por su constante
Ser homogéneos interactuación de sus
Centralizados componentes con el medio
normativamente y institucional y social del que
descentralizados forman parte
operativamente
Ser flexibles
Por los constantes
cambios de su medio
Ser perdurables
A partir de su regulación Ser dinámicos
y protección jurídica
Perfectibles y
actualizables en el
tiempo
46
Los lineamientos para la organización de archivos, en cuanto marco
de exigencia dan pie a su organización estructural, pues definen
una plataforma básica para su integración como sistemas.
Conocimos la naturaleza e identidad de los

sistemas institucionales de archivos, entendiendo
el concepto de sistema como un conjunto
de procesos, métodos y lineamientos que se
relacionan entre sí y que forman un conjunto el
cual tiene un fin en común, por lo que los archivos En síntesis:
deben ser integrados al sistema de cualquier
institución, con el fin de formar parte de él de
manera funcional.
47
3
Estructura del Sistema
Institucional de
Archivos (SIA).
48
3.1. Composición estructural.
La composición estructural que se ha impulsado para los archivos de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal
se encuentra descrita en los Lineamientos Generales que para su
organización y conservación emitieron coordinadamente el IFAI y el
AGN.

En los Lineamientos Generales no se menciona expresamente la
integración de los sistemas institucionales de archivos, para su
cumplimiento se fija como su primer meta la integración de los mismos
y se señala que tal hecho servirá “para mejorar la infraestructura y
reorganizar administrativamente las áreas de archivo”.
La organización estructural de los archivos se plantea en los

Lineamientos Generales a partir de dos componentes:
Organización estructural de los archivos
Área coordinadora de Estructura operativa

Sus niveles jerárquicos
archivos Dada a partir de las áreas de podrán ser determinados
Podrá integrarse en cada correspondencia, archivos por las propias
dependencia o entidad de trámite, de concentración dependencias o entidades
e históricos
A continuación se describe el funcionamiento y responsabilidades

asignadas a las figuras citadas, entre las que destacan las relaciones
de coordinación y vinculación entre ellas, lo que las caracteriza
como un sistema organizacional integrado de archivos.
49
3.1.1. La unidad coordinadora de archivos: funciones básicas.
El artículo sexto de los Lineamientos señala específicamente que

dentro de cada dependencia o entidad se podrá contar con un área
coordinadora de archivos, la cual tendrá un responsable nombrado
por el titular de la misma; este último también establecerá su nivel
jerárquico.
Instituciones
Funciones específicas
Responsable
Manual de organización
Estructura organizacional
interna
50
Las funciones genéricas atribuidas a las áreas coordinadoras de archivos
y a sus responsables dejan ver la importancia que su integración formal
tiene con el seno de las instituciones gubernamentales.
Estas son las principales funciones asignadas a estas áreas:
Inciso VIII
Inciso III
Coordinar junto con

el área de tecnología
de la información Elaborar el cuadro
de la institución las general de clasificación
actividades destinadas a archivística, el catálogo
la automatización de los de disposición
archivos y la gestión de documental y el
documentos electrónicos inventario general de la
institución
Inciso VII
Inciso IV
Inciso V
Coordinar las acciones de

Coordinar los procedimientos los archivos de trámite
de valoración y destino final
de la documentación, de
acuerdo a la normatividad
vigente y normalización Establecer y desarrollar un
establecida por el Archivo programa de capacitación y asesoría
Nacional de la Nación archivística para la institución
El papel de las áreas coordinadoras de archivos como componente

de regulación de los archivos de trámite, de concentración e
históricos en una institución resulta de gran importancia en la
integración de los archivos como sistema estructurado.
51
Los sistemas institucionales de archivos, necesitan de un área
organizacionalmente fuerte que propicie su funcionamiento de
manera integral, homogénea y estandarizada.
Sistemas institucionales de archivo
Institución
Diseñar y establecer de
Normas internas políticas
Núcleo directivo
central
Administración de documentos
y gestión de archivos con
Programas un funcionamiento integral,
específicos homogéneo y estandarizado
52
3.1.2. Responsabilidades sistémicas.
Las áreas coordinadoras son las encargadas de la vinculación de
todos los componentes del Sistema Institucional de Archivos. Sus
responsabilidades se centran en propiciar su comportamiento
armónico y favorecer el equilibrio entre las tendencias de entropía y
homeostasis del sistema.
A dichas áreas, más allá de las funciones que la legislación actual

les confiere, les corresponde el cumplimiento de las siguientes
responsabilidades:
El comportamiento homogéneo e
integrado del sistema y de cada uno
de sus componentes.
Impulsar
A las acciones que se emprendan en

el interior del sistema y evaluar sus
resultados y metas.
Dar seguimiento
Interactuación de los archivos de
trámite, de concentración e históricos
del sistema, desarrollando un sentido
de pertenencia para el conjunto de sus
Áreas Propiciar componentes.
coordinadoras
Con su medio institucional,
principalmente con las instancias
administrativas y técnicas que
Vincularse favorezcan el desarrollo de los
Instancias internas de las archivos.
instituciones:
Instancias externas:
• Comités de información
• Áreas de informática • Archivo General
• Recursos humanos de la Nación
• Unidades • IFAI
administrativas
La diversidad de funciones y responsabilidades sistémicas que

corresponden a las áreas coordinadoras de archivo hace absolutamente
indispensable que se les asigne un nivel jerárquico y una adscripción
adecuados dentro de los organismos gubernamentales, además de
dotarlas de los recursos que les permitan el ejercicio de sus funciones.
53
3.2. Estructuras operativas del SIA.
Los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos

constituyen la columna vertebral del sistema en su conjunto.
Las estructuras operativas del Sistema, son reguladas por el área

coordinadora de archivos, fundamentan su funcionamiento en el
ciclo vital de los documentos, que permite diferenciar y especializar
su trabajo, los recursos y las relaciones que en forma normalizada
deben establecerse entre ellas y con las áreas a las que brindan sus
servicios.
Ciclo vital de los

documentos
Estructuras operativas del Sistema
Trabajo
Área coordinadora
Recursos
de archivos Diferenciar y
especializar
Relaciones
54
La intensa actividad técnica que efectúan los componentes
operativos del SIA, da cuerpo a las relaciones de coordinación y
vinculación que se establecen en el interior del sistema. Sólo de
esta forma puede lograrse su funcionamiento estandarizado para
dar cumplimento a sus metas y fines comunes: la administración de
documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida.
Componentes
operativos
Sistema Administración de
documentos a lo
largo de su ciclo
Funcionamiento institucional de vida
estandarizado
55
Los procesos técnicos y procedimientos de gestión documental que
estas áreas desempeñan, y los instrumentos de control archivístico
que utilizan en las distintas etapas del ciclo vital, permiten organizar
la documentación que tienen bajo su responsabilidad y hacer
que esta circule apropiadamente por las diversas instituciones
archivísticas que conforman el Sistema Institucional de Archivos.
Estructuras operativas del Sistema
Instituciones
archivísticas
Procesos técnicos y
procedimientos de Instituciones
gestión documental Instrumentos Organizar la
de control documentación archivísticas SIA
archivístico
Instituciones
archivísticas
56
En el lineamiento octavo se establece que las dependencias y

entidades determinarán el número de áreas responsables de realizar
las funciones asociadas al control y registro de la correspondencia
de entrada y salida, así como el despacho de la correspondencia de
salida. Habitualmente, estas funciones se ejercen a partir de dos
tipos de estructuras, dependiendo de una serie de características,
como el tamaño de la institución o la distribución de sus áreas
internas, entre otras. La primera es la que se conoce como Oficialía
de Partes, antes llamada Unidades Centrales de Correspondencia
(UCC).
Tamaño de la institución Distribución de sus áreas internas
Determinan
Instituciones
Número de áreas de control y de
registro
1er tipo de estructura: • Oficialía de Partes antes UCC
• Control y registro de la
correspondencia de entrada y
salida
Despacho de la correspondencia
de salida
57
Las Unidades Centrales de Correspondencia desempeñan
un importante papel operativo tanto para el control de la
correspondencia de las instituciones públicas, que ingresa o egresa
en forma centralizada, como para su distribución en el interior o
fuera de ellas. Esto permite ahorros sustanciales en términos de
tiempo y recursos monetarios, pues evita la contratación de servicios
privados de mensajería o la distracción del personal operativo por
ejercer esta función.
Suelen restringir su Personal secretarial

funcionamiento a Con un manejo
discrecional y subjetivo
Las Unidades Centrales
de Correspondencia
Servicio de mensajería
Rediseñar su integración y
Se sugiere funciones en el marco del
Sistema Institucional de
Archivos para redimensionar
su operación como área de
servicios documentales
Establece
Elaboración de ficha de control para

el seguimiento administrativo de la
gestión
Control de gestión
58
Es en las unidades administrativas de las dependencias y entidades
donde se presentan algunos problemas organizacionales y de
funcionamiento en relación con el control de la correspondencia, el
ejercicio del control de gestión y especialmente, la vinculación de esta
función con la integración de la información archivística.
Recepción Registro
Seguimiento Control
Manejo de la
correspondencia La necesidad de
integrar estos
Despacho directo en las servicios en una
unidades administrativas sola estructura
sugiere documental
En la actualidad es frecuente observar una desvinculación estructural:
Recepción Despacho de la Servicios de control Desvinculación Con respecto a los

correspondencia de gestión servicios de archivo
de trámite
Esta cuestión tiene implicaciones de orden operativo y dispendio

de recursos e impacta la eficiencia de los mecanismos de
agrupación sucesiva de la información archivística
59
Esquema organizacional del SIA
Reintegrar las antiguas áreas Unidades de

de correspondencia y archivo Documentación en
Unificar servicios
Trámite
Estandarizar procesos de control de la

documentación activa
Es en las unidades administrativas donde debe resolverse la

estructuración orgánica de estos servicios, unificándolos con la
expectativa de vincular la correspondencia a través del mecanismo de
control de gestión, los expedientes en los que deben integrarse si en
ellos se acredita el desempeño de procesos de gestión y tramitación
normalizados.
60
3.2.2. Los archivos de trámite
El lineamiento décimo establece que en cada unidad administrativa

de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite,
cuyos responsables serán nombrados por los propios titulares de
las unidades administrativas de adscripción.
En cada institución existirá un

archivo de trámite
Nombrado por titulares de las

unidades administrativas de
adscripción
61
Inciso V
Inciso I
Funciones de los archivos

de trámite Integrar los
expedientes de archivo
Valorar y seleccionar
los documentos y
expedientes de las series
documentales para
realizar las transferencias
primarias al archivo de
concentración
Inciso II
Inciso IV
Inciso III
Conservar la
documentación activa
Elaborar los inventarios y la reservada o
de transferencia primaria confidencial
Coadyuvar con el área coordinadora de

archivos en la elaboración del cuadro general
de clasificación, el catálogo de disposición
documental y el inventario general
Lo habitual es que en cada unidad administrativa los archivos sean

manejados por personal secretarial, funcionarios o empleados,
lo que trae como consecuencia la dispersión de la información
documental, la organización personalizada de la documentación y
el control patrimonialista de los expedientes, así como un sinfín de
archivos informales.
62
Producción excesiva de
documentos
Mala integración de los

expedientes
Manejo no
especializado de los
servicios archivísticos Uso deficiente de la
información archivística como
herramienta de gestión
Acumulación en los escasos

espacios disponibles para
su resguardo
Cada uno de estos archivos de oficina informales, representa una

entidad aislada, lo que justifica el rediseño institucional de los
archivos de trámite, los cuales aún constituyen el eslabón más débil
en la estructuración organizacional de los sistemas institucionales
de archivos.
63
La integración de un servicio de archivo de trámite no implica crear un
archivo unido en un solo espacio.
El espacio físico para resguardar un archivo sólo representa el depósito

para su conservación.
En una unidad administrativa puede haber varios espacios para

resguardar archivos, sin embargo, la unidad de archivo de trámite
puede operar descentralizadamente en cada oficina adscrita a cualquier
unidad administrativa, pero centralizadamente desde un punto de vista
normativo y se puede decir que hay un área de archivo de trámite aunque
los documentos estén dispersos en varias oficinas, siempre que toda
la documentación se encuentre organizada bajo los mismos criterios
técnicos y normativos, compartidos por todas las áreas internas de la
unidad administrativa de que se trate.
La unidad de archivo de trámite
Descentralizada Centralizada
En cada oficina adscrita a cualquier Desde un punto de vista

unidad administrativa normativo
El esquema ideal es que los archivos de trámite se reúnan en un solo

espacio para cumplir con las tres acepciones que pueden asignarse a la
palabra archivo en un sentido conceptual, espacial e institucional. Sin
embargo, ante las seculares condiciones de restricción presupuestal,
no representa un requisito indispensable para la estructuración de
estas áreas como componentes del Sistema Institucional de Archivos.
64
3.2.3. El archivo de concentración.
El archivo de concentración, el área encargada de la administración

de documentos que se encuentran en la fase semiactiva de su ciclo
vital, es en realidad una unidad que ocupa un lugar central en la
integración de los sistemas institucionales de archivos.
Archivo de concentración
Lugar central en la integración de
los sistemas institucionales de
archivos
Área encargada de
La Administración de
documentos que se encuentran
en fase semiactiva
65
En el marco de los Lineamientos, se han designado para esta figura
las siguientes funciones básicas, en concordancia con el lineamiento
décimoprimero:
Inciso I
Inciso VII Archivo de concentración Recibir de los archivos de
Realizar las transferencias trámite la documentación
secundarias al archivo semiactiva
histórico de la institución o al
Archivo General de la Nación
Inciso II
Inciso VI Conservar precautoriamente
la documentación semiactiva
Valorar en coordinación hasta cumplir su vigencia
con el archivo histórico, los documental o al cumplir su
documentos y expedientes período de reserva
de las series resguardadas
Inciso IV
Inciso V
Coadyuvar, con el área Inciso III
Elaborar inventarios de baja coordinadora de archivos, en la
documental y transferencia Solicitar al área coordinadora
elaboración del cuadro general
secundaria de archivos de la institución la
de clasificación, el catálogo de
liberación de los expedientes para
disposición documental y el
determinar su destino final
inventario general
El archivo de concentración permite la circulación de los documentos

en las instituciones, pues desahoga los archivos de trámite de la
documentación cuya utilidad inmediata ha concluido, transmitiendo
los testimonios documentales a las áreas de archivo histórico y
encargándose de la función de depurar la documentación sin valor
secundario.
66
El archivo de concentración debe contar con espacios suficientes,
ya que habrán de resguardar precautoriamente grandes volúmenes
de documentación. Esta unidad sí precisa de espacios y condiciones
ambientales apropiados.
Lo que ocurre actualmente:

Institución
Se ubica la
Documentac¡ón semiactiva
Resguardada almacenes junto Concepción errónea de los

con el mobiliario, equipo y los archivos de concentración
insumos de desecho como archivo muerto
67
Un problema organizacional
Tomar cualquier bodega

para resguardar sus acervos
semiactivos
Institución
Contratación de empresas
privadas que resguarden su
documentación
Posee varios archivos de
concentración.
Sobresaturación de sus
archivos de trámite
provocan
por
Digitalización de
documentos que no
Desconfianza en los cumplen con las condiciones
servicios del archivo de requeridas o no necesitan
concentración ser digitalizados
representa
Gastos, riesgos técnicos y

jurídicos
68
Nota: Los Lineamientos disponen que el archivo de concentración
se adscriba a las áreas coordinadoras de archivos, lo cual habría
que evaluar en la estructuración de los sistemas institucionales
de archivos, pues quizá no sea conveniente que se ocupen de
actividades operativas, dada la acción que tienen que desplegar
para garantizar la sinergia de los archivos como sistema integrado.
El diseño de la estructura organizacional para los archivos de

concentración deberá realizarse sobre la base de un diagnóstico
de sus condiciones actuales de operación en cada dependencia
o entidad y de cara a su rediseño como área de fundamental
importancia para el ejercicio práctico del ciclo vital de los documentos
en las instituciones públicas.
Diagnóstico de las Diseño de la estructura

Archivos de concentración condiciones de operación organizacional
en cada institución
69
3.2.4. Archivos históricos.
La mayor parte de las instituciones públicas no cuentan con

archivos históricos formalmente establecidos a pesar de que han
sido estereotipados como la memoria de las instituciones.
Archivos
históricos
Concepción actual: Concepción idónea:
• Memoria de las instituciones
• Condiciones formales para su

operación
Sólo es documentación vieja

resguardada, generalmente en
malas condiciones, que hace
imposible su consulta
garantizando
• Conservación a largo plazo

• Evolución de la Institución
Jurídica Administrativa Técnica
70
Lineamiento decimosegundo: “Las dependencias y entidades
establecerán un archivo histórico, de considerarse necesario,
adscrito al área coordinadora de archivos, en su caso”.
Inciso V Inciso I
Estimular el uso y Validar la documentación
aprovechamiento social de la que deba conservarse
documentación, difundiendo permanentemente, por
el acervo y sus instrumentos tener valor histórico, para
de consulta el dictamen del Archivo
General de la Nación
Inciso IV Inciso II
Establecer un programa Recibir los documentos
que le permita respaldar los con valor histórico
documentos históricos a enviados por el archivo
través de sistemas ópticos y Inciso III
de concentración
electrónicos Organizar, conservar, describir
y difundir la documentación
con valor histórico
El carácter altamente especializado de los archivos históricos

requiere de personal profesional y recursos técnicos, materiales y
tecnológicos adecuados para la eficaz administración y conservación
de sus acervos.

Dentro de la estructura del Sistema Institucional de Archivos, el
nivel organizacional que se asigne a esta área deberá corresponder
con la especialidad de sus funciones.
71
Las estrechas relaciones operativas entre los componentes del
Sistema Institucional de Archivos requieren ir más allá del contexto de
exigencia normativa asociada a ellos. El análisis de la evolución teórica
y metodológica de la administración de documentos, la inserción del
tema de los archivos desde una perspectiva jurídica y en el marco de las
acciones de transparencia, así como la determinación normativa incluida
en los lineamientos para su organización y conservación, constituyen En síntesis:
el andamiaje a partir del cual pueden establecerse las condiciones
organizacionales para construir y formalizar el funcionamiento de los
archivos de trámite, de concentración e históricos como un sistema
estructurado e integral, tal y como se muestra en el siguiente diagrama.
Unidad Central de Correspondencia
Ciclo de vida
Correspondencia Correspondencia Correspondencia

de archivo de de archivo de de archivo de
Activa
trámite trámite trámite
Área
coordinadora
de archivos
Semiactiva
Histórica
Archivo histórico
72
4
Metodología para
la integración y
formalización de los SIA.
73
4.1. La planeación de los sistemas institucionales de archivos.
La construcción de los sistemas institucionales de archivos involucra

una serie de acciones y la toma de decisiones estratégicas que sólo
pueden ser viables si se llevan a cabo a partir de un esquema integrado
de planeación que incluya lo siguiente:
Diseño conceptual del sistema

Mantenimiento del sistema
Generación del modelo técnico

del SIA
Supervisión, retroalimentación y
actualización
Difusión y consenso
Formalización del Desarrollo e

sistema implantación
74
Procesos y acciones básicas asociados al esquema de planeación:
Dispone de un marco referencial

de orden jurídico y técnico que Resultados de corto, mediano y
Diseño e implantación del SIA permite contar con una plataforma largo plazo
esencial para su definitiva
integración y formalización en las
instituciones públicas
Dos tiempos
• Modelo técnico preciso, estructurado,

congruente, de fácil comprensión • Acciones para la adopción del
modelo
• Composición normativa y operativa del
sistema institucional de archivos, propósitos, • Implica una labor de
metas y condiciones organizacionales coordinación, supervisión,
requeridas para facilitar su integración dentro capacitación y apoyo técnico
de las instituciones
Implantación y formalización técnica,

jurídica y administrativadel Sistema
Institucional de Archivos
Áreas coordinadoras de archivos: Les corresponde desempeñar

un papel central a fin de ir a la vanguardia de este proceso
en coordinación y con la plena participación de la autoridad
administrativa del más alto nivel dentro de las organizaciones.
75
4.1.1. Diseño del sistema.
El área coordinadora de archivos, con base en el marco normativo

disponible, deberá integrar un esquema de contenidos asociados
al Sistema Institucional de Archivo que resulte viable para la
dependencia.
Dentro de este diseño deberán tenerse en cuenta las siguientes

cuestiones:
1º
Fundamentarlo en la administración
de documentos y en el ciclo vital,
como modelo metodológico para
2º
la organización estructural de los Apoyarse en la teoría de sistemas
archivos de la dependencia como herramienta para la
formulación del diseño conceptual
Diseño del sistema
4º 3º
Conocer con precisión la
normatividad técnica y jurídica
Captar información que permita disponible para fundamentar la
verificar las condicionesde creación y formalización del SIA
operación vigentes de los archivos
de la dependencia responsable
76
4.1.2. Diagnóstico organizacional de los servicios archivísticos.
El diagnóstico organizacional deberá efectuarse a partir de cuatro

acciones consecutivas.
1º 2º
Diseño de los instrumentos de Formular un programa logístico
captación de la información, como para el levantamiento de la
cuestionarios información
Diagnóstico
organizacional
3º 4º
Procesamiento de la información Reporte del levantamiento y
creación de un dictamen sobre la
situación organizacional encontrada
Recabar los cuestionarios, validar

su pertinencia y registro de la
información que permitan su
tratamiento sistematizado
Formará parte del modelo técnico

Datos de: que justificará la creación del SIA
• Organizacionales de la unidad de
archivo que se encuesta Actividades:
• Recursos operativos del archivo • Capacitar al personal que realizará el
• Identificación levantamiento de la información
• Funcionamiento • Supervisar el proceso de levantamiento,
tanto al personal como a las unidades
administrativas donde se aplica el
levantamiento
• Emitir un comunicado que explique los
propósitos y resultados que se espera
obtener
• Establecer las correcciones del proceso
ante la falta de respuesta o corrección de
incongruencias
77
4.1.3. Integración de modelo técnico.
Con los resultados del diagnóstico y el documento del diseño

de contenidos podrá preparar un modelo técnico del Sistema
Institucional de Archivos acorde con las necesidades de la
dependencia o entidad.
Deberá ser breve e incluir los siguientes contenidos:
Presentación del modelo
Objetivos y propósitos
Fundamentos conceptuales
Marco normativo
Justificación del sistema, a partir de los resultados del diagnóstico
Integración de modelo Composición de la estructura organizacional del SIA (estructura,

técnico niveles jerárquicos, términos de adscripción administrativa)
Funciones genéricas y específicas de los componentes
Estrategias para su implantación a nivel institucional
Acciones para la formalización del sistema
Cronograma y responsables
Estrategias y acciones de mantenimiento y mejora
78
4.2. Formalización del Sistema Institucional de Archivos (SIA).
Concluidas las etapas previas se deberán llevar a cabo la implantación
y formalización del sistema. Le corresponderá al área coordinadora de
archivos dar puntual seguimiento a los trabajos para la implantación
del sistema que incluyen las acciones descritas a continuación:
Aspectos jurídicos Aspectos técnicos
La formulación de un ordenamiento jurídico para Formulación de los manuales de organización y

formalizar la creación y puesta en marcha del procedimientos que correspondan a los diversos
sistema, como parte de la estructura organizacional componentes del SIA
de la dependencia
Incluirá: Impulsará: Establecerá: Auxiliará:

• Justificación Integración de un
• Propósitos permanente esquema • Políticas generales,
• Composición A la autoridad
de planeación del técnicas y de servicios administrativa
• Mecanismos de desarrollo archivístico que sujetarán los
coordinación correspondiente en
componentes del sistema la adquisición de los
• Funciones básicas del • Mantenerlas actualizadas
SIA de la dependencia recursos materiales
y vigentes
• Disposiciones para su • Acciones y programas de
observancia obligatoria capacitación que deberán
• Esquema de impulsarse dentro de la
sanciones en caso de institución
incumplimiento
Incluirá:
• La actualización de los sistemas, métodos e

instrumentos.
• Dotarlo de los recursos humanos, materiales,
técnicos y tecnológicos.
• Describir la estructura organizacional de las diversas
áreas de archivo, sus niveles jerárquicos y términos
de adscripción administrativa.
Favorecerá a las áreas coordinadoras de archivos
79
4.3. Aspectos administrativos.
Un conjunto de acciones de orden administrativo podrá tener efecto

una vez que se formalice la creación del Sistema Institucional de
Archivos, especialmente las relativas a las disposiciones de orden
presupuestal y financiero.
En la concepción del Sistema Institucional de Archivo deberán

establecer las mejores estrategias para que, en un marco de austeridad
presupuestal, se creen las estructuras que supone el sistema, a partir
de una mejor distribución de los recursos disponibles para el ejercicio
de la actividad archivística.
Actualmente es común observar que las instituciones públicas

designan fuertes recursos en alquiler de bodegas, contratación de
servicios privados para el almacenamiento de archivos, incorporación
desordenada de tecnologías y programas de digitalización,
mantenimiento de grandes volúmenes de documentación y en
incorporación de mobiliario de almacenamiento para los archivos. Todo
ello, debido a la falta de especialización del servicio de archivos y ante
la carencia de políticas y programas de administración de documentos
que propicien un esquema de gastos eficaz, apropiado y planificado.
80
Deben realizarse Planteamientos de
costo-beneficio
Instituciones
con base en resultados del Justifican
diagnóstico
La creación y formalización de los sistemas

institucionales de archivos
Coadyuvará Permitirá
Al diseño de una política Racionalizarlos

de programación y
presupuesto eficaz Política de
redistribución de los
recursos
para para
Adquisición de espacios, Incorporarlos de conformidad

mobiliario, equipo técnico y con las funciones especializadas
de seguridad y de tecnologías y diferenciadas, a lo largo de su
adecuadas para el universo ciclo vital
archivístico
Por lo mismo, el Sistema Institucional de Archivos no sólo constituye un

cuerpo organizacional necesario desde un punto de vista estructural,
sino que su integración permite la mejor administración de los
documentos y la gestión de archivos a lo largo de su ciclo institucional
de vida, y también el adecuado y racional manejo de los recursos
operativos destinados a los archivos.
81
Conclusiones.
82
Conclusiones.
La estrecha vinculación entre los conceptos del sistema, ciclo vital

y archivo, constituyen las premisas metodológicas básicas para la
construcción de las condiciones organizacionales que se requieren
para la definitiva creación de los Sistemas Institucionales de
Archivos.
Si la identidad y los atributos de los sistemas se extrapolan a la

actividad archivística tendría que admitirse que los archivos aún no
funcionan como tales.
En la actualidad los archivos carecen de estructuras formales, lo

cual los hace operar casi siempre como entidades aisladas. Sus
funciones se desempeñan al arbitrio personal en la mayor parte
de los casos; sus recursos son insuficientes o inadecuados, y en
general las instituciones no cuentan con reglas claras que los
regulen y protejan como herramienta de gestión, como memoria y
patrimonio, y como recurso para una cultura de transparencia.
Todos estos factores hacen que se pierda de vista el fin común que
podría vincularlos como sistema: administrar la documentación de
las instituciones a lo largo de su ciclo vital.
Crear un sistema aplicado al universo de los archivos públicos no es

tarea fácil; sin embargo, es perfectamente posible y viable desde un
punto de vista teórico y metodológico como desde una perspectiva
instrumental.
83
Conclusiones.
Por su naturaleza y complejidad, un sistema

institucional de archivos tendría que diseñarse
definiendo su identidad en forma clara a partir
de las consideraciones siguientes:
fundamentarlo
En la teoría de sistemas A partir del concepto de ciclo vital

y la administración de de los documentos, que permite
documentos como modelos diferenciar tanto la estructura
para su construcción. como el funcionamiento integral
de los archivos.
A partir de un esquema eficaz de planeación

estratégica en el cual se determine el diseño,
creación y formalización de sus componentes,
tanto de regulación como de operación, al
mismo tiempo que se le dote de los recursos
indispensables para su funcionamiento.
84
Conclusiones.
La construcción de sistemas institucionales de archivos representa

un arduo y complejo proceso de trabajo. Comprender su significado,
la importancia y el papel que representan en el desempeño de las
actividades archivísticas, como continente en el que deben llevarse
a cabo todas las operaciones y procesos de gestión documental, es
una tarea fundamental.
El desempeño de las responsabilidades de los archivos como

sistema permitirá su uso intensivo tanto para documentar los
procesos de gestión de la administración pública como para
construir la memoria de las propias instituciones de gobierno y
favorecerá a una cultura de transparencia y rendición de cuentas
en el aparato gubernamental.
Hacer posible que los archivos dejen de ser islas en las que se
utilizan instrumentos de trabajo informales y poco eficaces para el
control de la documentación que se produce en forma explosiva,
requiere de su integración y estructuración como sistemas
institucionales. Por lo tanto, comprender la identidad y atributos
de estos, así como instrumentarlos realmente en el universo de los
archivos gubernamentales, más allá de las formalidades jurídicas,
resulta una labor por emprender más temprano que tarde en las
administraciones públicas.
85
Lecturas recomendadas.
Para una descripción detallada de la historia reciente de los archivos

públicos mexicanos, se recomiendan las siguientes lecturas:
Quintana Pali, Guadalupe, et al., Los archivos administrativos en México,

México, AGN, 1983.
Lineamientos generales que deben observar las dependencias de la

Administración Pública Centralizada para la organización de las áreas
de correspondencia y archivos del Sector Público Federal, México,
Presidencia de la República, 1969.
Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal. Boletín

del SNA núm. 1, México, AGN, 1983.
Ampudia Mello, José Enrique, Institucionalidad y Gobierno, un ensayo

sobre la dimensión archivística de la administración pública. México,
INAP-AGN, 1988.
Programa Nacional de Información y Archivos Públicos 1990-1994,

México, AGN, 1990.
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos,

Archivos administrativos iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una
tradición archivística [especialmente, el capítulo “México” (pp. 117-212)],
Archivo General de la Nación de Colombia y Ministerio de Educación y
Cultura de España, 1996.
86
Para un análisis sobre la explosión de documentos y la evolución
de la archivística en administración de documentos, se sugiere
consultar los siguientes textos:
Revista Cambio Archivístico, núms. 1 al 4, sección “...Concentrarse”,

México, AGN, 1984.
Ramírez Deleón, José Antonio, Manual de autoformación en administración

de documentos y gestión de archivos, [especialmente, el módulo 1, pp.
23-58], México, Infodf, 2007. Este último también puede consultarse
en pdf en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace “Publicaciones”, y en
el Aula Virtual de Capacitación del Infodf como curso de capacitación a
distancia.
Para saber más sobre la visión arqueologizada de los archivos se

sugiere consultar:
Jardim, José María, Archivos, transparencia del Estado y capacidad

gubernativa en la sociedad de la información, Organización de los Estados
Americanos (Estudios Culturales, núm. 7), 2000, p. 6. [Documento
descargable en www.oas.org/udse/documentos/jardim.doc].
87
Lecturas recomendadas sobre el por qué los archivos a pesar de
los esfuerzos de modernización y los avances no han logrado
evolucionar en la administración pública:
Alberch Fugueras, Ramón y José Ramón Cruz Mundet, ¡Archívese! Los

documentos del poder. El poder de los documentos, 2a reimp., Madrid,
Alianza Editorial (El Libro de Bolsillo), 2005.
Ampudia Mello, José Enrique, op. cit., y Ramírez Deleón, José Antonio,
Archivos gubernamentales: un dilema de la transparencia, México,
Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
(Ensayos para la transparencia de la Ciudad de México, núm. 2), 2007.
Se encuentra disponible en http://www.infodf.org.mx/capacitacion/
publicacionesDCCT/Ensayo2/Ensayo2.pdf.
Numerosos textos abordan el tema del ciclo vital de los documentos.

Al respecto, se sugiere consultar:
Revista Cambio Archivístico, núms. 1 al 4, sección “... Concentrarse”,

México, Archivo General de la Nación, 1984.
Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos del siglo xx, México,
agn-Universidad de Montreal, 1987, pp. 95 - 156.
Schellenberg, Theodore R., Archivos modernos: principios y técnicas,

México, Secretaría de Gobernación-agn, 1988.
Sobre la triple naturaleza del concepto archivo se sugiere ver:
Heredia Herrera, Antonia, el artículo “La vertiente más humanista de

la profesión”, escrito para la Exposición y Conferencia Internacional de
Archivos (Excol/07), celebrada del 23 al 27 de mayo de 2007 en Bogotá,
Colombia. (Memorias de la conferencia).
Heredia Herrera, Antonia, ¿Qué es un archivo?, Gijón, Trea (Archivos Siglo

XXI-I), 2006.
88
Glosario y
bibliografía
89
Glosario
Acceso a la información: derecho ciudadano de consultar, de acuerdo con las disposiciones

legales al efecto, la información pública gubernamental.
Administración de archivos: planeación, organización, dirección y control de las estructuras
archivísticas y sus recursos de operación (humanos, materiales, técnicos, tecnológicos,
presupuestales).
Administración de documentos: metodología integral para planear, dirigir y controlar la
producción, organización, circulación y uso de los documentos a lo largo de su ciclo institucional
de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos
operativos y las estructuras archivísticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional encargado de dar tratamiento técnico a los
documentos y archivos, con el propósito de organizarlos, valorarlos, conservarlos y difundirlos.
Agrupación documental: asociaciones sucesivas de los documentos de archivo que permiten
vincularlos con el expediente al que deben incorporarse, así como vincular los expedientes con
la serie y fondo de archivo al que pertenecen.
Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgánico y organizado de información
en cualquier soporte, producida o recibida en el ejercicio de las funciones y atribuciones
de personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 2. Entidad o institución archivística
formalmente establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa o estructura registrada
en los organigramas y los reglamentos de organización y funcionamiento de las instituciones.
3. Espacio físico en el que se deposita la documentación que lo conforma, es decir, el archivo
como depósito.
Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya
frecuencia de consulta haya disminuido (semiactiva). Los documentos permanecen en él
hasta que concluye su plazo de conservación, en razón de sus valores primarios de carácter
administrativo, legal y fiscal. (En el ámbito hispanoamericano, esta unidad puede entenderse
también como archivo general, archivo de transferencia, archivo intermedio).
Archivo histórico: unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar
y divulgar la memoria documental institucional.
Archivo de trámite: constituye la unidad responsable de la administración de documentos
en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de
cualquier unidad administrativa u oficina.
Atribución: capacidades competenciales de carácter general de las organizaciones y sus
divisiones internas, dadas a estas por mandato legal.
Baja o depuración documental: proceso de eliminación razonada y sistemática de
documentación que haya prescrito en sus valores primarios —administrativos, legales y
fiscales—, y que no posea valores secundarios o históricos — evidenciales, testimoniales o
informativos—, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.
Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores
primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos
de trámite y concentración, y la determinación de su destino final al término de sus vigencias,
que puede ser su eliminación definitiva —en caso de carecer de valores secundarios— o bien,
su selección como documentación histórica o de valor permanente, susceptible de transferirse
para su conservación y divulgación a una unidad de archivo histórico. (También se lo conoce
como tablas de retención, cuadro de vigencias o calendarios de conservación).
Clasificación archivística: proceso de identificación, agrupación por sus clases y diferencias,
sistematización y codificación de expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional.
90
Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan los documentos en una institución y
que se caracterizan por diversos usos institucionales de la información: una primera etapa,
denominada activa o de gestión de la información documental; una segunda fase, conocida
como semiactiva o de conservación precautoria de los documentos, y una tercera etapa,
inactiva o histórica de los testimonios documentales. El ciclo vital se conoce también como la
“teoría de las tres edades de los documentos”, a los que se da tratamiento en los archivos de
trámite durante su primera edad, en el archivo de concentración durante la segunda edad, y en
el archivo histórico durante su tercera edad.
Comité de Archivos: organismo constituido por archivistas y, en su caso, administradores para
la coordinación de acciones o programas archivísticos dentro de una institución. Está avalado
por la legislación o normativa institucional oficial.
Conservación archivística: procesos y medidas destinados a asegurar la preservación,
prevención o restauración de alteraciones físicas de los documentos de archivo, y el
mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
Control de gestión: conjunto de acciones destinadas al seguimiento, evaluación y cumplimiento
de actividades y proyectos.
Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas por las
unidades administrativas u oficinas de la institución en el desempeño de sus actividades y el
ejercicio de sus atribuciones.
Cuadro general de clasificación archivística: modelo e instrumento lógico que representa de
forma sistemática las categorías establecidas como resultado de la clasificación archivística y
que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas y las atribuciones
y funciones de las instituciones.
Descripción archivística: elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción
y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, el análisis, la
organización y el registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido
de conformidad con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, isad(g), por las
siglas en inglés de “General International Standard Archival Description”. Puede descargarse
en pdf desde www.mcu.es/archivos/CE/ RecProf/NormasDocumentos.html.
Disposición documental: destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales
dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores primarios,
administrativos, legales y fiscales. Así, el destino inmediato de los expedientes cuya utilidad
administrativa o de gestión prescriba en el archivo de trámite será el archivo de concentración.
Del mismo modo, el destino inmediato de los expedientes que prescriben en el archivo de
concentración será la selección de los mismos como archivo histórico, o su eliminación en caso
de que carezcan de valores secundarios.
Documento (o unidad documental simple): todo registro material de información con
independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado.
Documento de archivo: información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y
conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un contenido, un contexto y una estructura
que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestión institucional.
Documento electrónico: información producida, usada, enviada o recibida por medios
electrónicos, o migrada a estos por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de
una herramienta específica para ser legible o recuperable.
Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa formalmente establecida dentro
de las instituciones, que cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para su
desempeño.
Expediente (o unidad documental compuesta): unidad documental constituida por varios
documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo
asunto, materia, actividad o trámite, o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y
acumulación de los documentos que los constituyen.
91
Explosión de documentos: producción masiva y descontrolada de documentos en las
instituciones.
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,
producidos orgánicamente o utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso
de sus actividades y funciones como productor.
Función: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por
la legislación, política o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de operaciones
coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.
Gestión documental (o gestión de documentos): tratamiento integrado de la documentación
a lo largo de su ciclo vital a través de la ejecución de procesos de producción, integración,
clasificación, ordenación, descripción, valoración, conservación y difusión de la información
archivística.
Información adjetiva: información administrativa que genera documentación común a todas
las dependencias o entidades.
Información documental: información producida por instituciones o entidades, registrada en
documentos de archivo. Sinónimo de información archivística.
Información de gestión: información formalmente registrada en cualquier soporte que derive
del desempeño de las funciones o atribuciones de cualquier institución, dependencia o entidad
o que se requiera para el desempeño de estas.
Información sustantiva: información específica de las instituciones relacionadas con la razón
de ser de las mismas.
Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que permiten el desempeño de las
actividades archivísticas y el control de la documentación a lo largo de su ciclo vital.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series o expedientes
de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario o
relación de transferencia) o baja documental (relación de expedientes objeto de eliminación).
Normatividad archivística: conjunto de regulaciones, lineamientos o disposiciones jurídicas,
técnicas o administrativas para la gestión de documentos y la organización de archivos.
Organización estructural de los archivos: creación formal de los archivos de trámite, de
concentración o históricos, reconocida jurídicamente por las instituciones.
Planeación estratégica: proceso que se efectúa para la determinación de objetivos, metas,
desarrollo de actividades y evaluación de resultados en cualquier campo de actividad.
Rendición de cuentas: obligación de los funcionarios y políticos de informar a los ciudadanos
sobre las acciones y resultados de gobierno, así como de los procesos deliberativos y la toma
de decisiones
Sección: diferenciación y estratificación de un fondo, lo cual da lugar a grupos más específicos
formados por documentación que, teniendo un origen institucional común, presenta ciertas
semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras secciones.
Serie documental: conjunto de expedientes cuya producción y uso se relaciona con el ejercicio
de una función o atribución genérica. La serie documental constituye un concepto central
en la organización de archivos, pues agrupa los expedientes individuales de un archivo en
una categoría superior. Las series conforman divisiones elementales de las secciones de un
fondo, integradas por grupos de documentos más pequeños que, además de sus afinidades
concretas, presentan similitudes temáticas exclusivas, en relación con una función institucional
específica que las distingue de otros bloques o series documentales.
Sistema: conjunto de elementos o componentes que interactúan para el cumplimiento de
fines o metas comunes.
Sistema de archivos: conjunto de métodos, procesos, procedimientos, instrumentos y recursos
destinados a la integración, clasificación, ordenación, descripción, valoración y disposición,
conservación, preservación y divulgación de la información archivística.
92
Sistema Institucional de Archivos (SIA): unidades de archivos de trámite, de concentración e
históricos y áreas coordinadoras de archivos que interactúan a lo largo del ciclo vital de los
documentos para la correcta administración de los mismos, también conocido como “Sistema
Red de Archivos”.
Sujeto productor: persona física o jurídica que, de acuerdo con el desempeño de las actividades
que se le confieren en relación con la legislación vigente, produce documentos de archivo.
Transparencia: práctica permanente de un Estado democrático que coloca la información en la
vitrina pública.
Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un
archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria), y de expedientes que
deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico
(transferencia secundaria).
Ubicación topográfica: ordenación de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario
destinado para su resguardo físico y que puede seguir criterios cronológicos, alfabéticos,
numéricos, geográficos, onomásticos, cromáticos o mixtos.
Unidad administrativa: cualquier estructura orgánica de una institución con nivel de oficina
superior o directiva (Dirección General o equivalente) y oficinas de mandos superiores
(Oficialía Mayor, Coordinación General, Subsecretaría, Secretaría, Oficina del Ministro y de los
viceministros, etcétera).
Unidad central de correspondencia: área encargada de brindar los servicios centralizados
de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de las instituciones, conocidas
genéricamente como “Oficialía de Partes”. En algunos lugares la denominan “Ventanilla
Única”.
Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales
para establecer criterios y plazos de vigencia, así como de disposición documental.
Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas,
legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores primarios), o bien,
evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes.
93
Bibliografía
Alberch Fugueras, Ramón y José Ramón Cruz Mundet, ¡Archívese! Los documentos
del poder. El poder de los documentos, Madrid, Alianza Editorial, (El Libro de Bolsillo),
2005.
Ampudia Mello, José Enrique, Institucionalidad y Gobierno, un ensayo sobre la

dimensión archivística de la administración pública, México, inap-AGN, 1988.
Cambio Archivístico, núms. 1 al 4, sección “...Concentrarse”, México, Archivo General

de la Nación, 1984.
Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos del siglo xx, México, AGN-Universidad
de Montreal, 1987.
Cruz Mundet, José Ramón, La gestión de documentos en las organizaciones, Madrid,

Pirámide, 2006
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, Modelo y

perspectivas de una tradición archivística [capítulo “México”]. s/l, Archivo General de la
Nación de Colombia y Ministerio de Educación y Cultura de España, 1996.
Heredia Herrera, Antonia, “La vertiente más humanista de la profesión”, artículo escrito
para la Exposición y Conferencia Internacional de Archivos (Excol/07), celebrada del 23
al 27 de mayo de 2007 en Bogotá, Colombia. (Memorias de la conferencia).
Jardim, José María, Sistemas y políticas públicas de archivos en Brasil, Niterói, Río de
Janeiro, Brasil, Universidad Federal Fluminense, 1995. [Consultado en portugués].
Katellar, Eric, Centralización, descentralización y archivos (Conferencia de la Mesa

Redonda de Archivos 1986), Helsinki, Consejo Internacional de Archivos, 1987.
(Publicado por la Revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos, ala, núm. 1.
1987).
Lineamientos Generales que deben observar las dependencias de la Administración

Pública Centralizada para la organización de las áreas de correspondencia y archivos
del Sector Público Federal, México, Presidencia de la República, 1969. Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal, México, IFAI-AGN (dof, 20 de febrero
de 2004). [Pueden consultarse en la página web www.AGN.gob.mx/menuprincipal/
archivistica/lineamientos. html].
94
Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal (8 fascículos): Normas para la
organización y funcionamiento de los servicios archivísticos de la Administración
Pública Federal, México, 1986.
Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal, en el Boletín del SNA,

núm. 1, México, Archivo General de la Nación, 1983.
Programa Nacional de Información y Archivos Públicos 1990- 1994, México, AGN, 1990.
Quintana Pali, Guadalupe, et al., Los archivos administrativos en México, México, AGN,
1983.
Ramírez Deleón, José Antonio, “Administración de documentos: elementos centrales

para su discusión metodológica”, Revista del Archivo Nacional de Costa Rica, San José
de Costa Rica, Año LXIX, 2055, pp. 51-69. (issn 1409-02).
_________, Archivos gubernamentales: un dilema de la transparencia, México, Instituto

de Acceso a la Información Pública del d.f. (Ensayos para la Transparencia de la Ciudad
de México, núm. 2), 2007.
__________, Manual de autoformación en administración de documentos y gestión

de archivos (módulo 1, pp. 23- 58), México, Infodf, 2007. [Puede consultarse en pdf
en el sitio web www.infodf.org.mx, enlace “Publicaciones”, o en el Aula Virtual de
Capacitación del Infodf, como curso de capacitación a distancia].
Rhoads, James B, La función de la gestión de documentos y archivos en los Sistemas

Nacionales de Archivos, México, AGN, 1995.
Salazar Ugarte, Pedro, (coord.), El derecho de acceso a la información a en la

Constitución Mexicana: razones, significados y consecuencias, México, IFAI/iij-unam,
2008. [Se puede consultar en pdf en la página web http://www. bibliojuridica.org/
libros/libro.htm?l=2540].
Van Gigch, John Peter, Teoría general de sistemas, México, Trillas, 2006.
Von Bertalanffy, Ludwig, Teoría general de los sistemas: fundamento, desarrollo,

aplicaciones, México, Fondo de Cultura Económica, 1987.
Walne, Peter (recopilador), La administración moderna de archivos y la gestión de

documentos: el prontuario ramp, París, Unesco, 1985.
95

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Cobertura temática de los cuadernos.

Composición del curso Metodología para la organización de sistemas

Objetivos del curso.

1. La organización estructural de los archivos como sistema:

2.1. Acuerdos, limitaciones y condiciones para el desarrollo

3. Estructura del Sistema Institucional de Archivos (SIA).

3.1. Composición estructural.

4. Metodología para la integración y formalización de los SIA.

4.1. La planeación de los sistemas institucionalesde archivos.

La serie de cursos en línea sobre Gestión de Documentos y Administración de

Serie de cursos en línea sobre Gestión de Documentos y

• Archivistas y administradores en la producción

• Guías técnicas metodológicas que orientan al

• Ofrecer un panorama general que pone en

La serie de cursos en línea sobre la Gestión de Documentos y Administración

1 Metodología para la organización de

3 Metodología para el diseño

4 Descripción archivística: diseño

En los cursos se analizan los principales aspectos teóricos,

En el presente curso se aborda el tema para la gestión de archivos,

Recuento de las circunstancias Describe la naturaleza,

El contenido que analizará a continuación, se sustenta en la

Los componentes normativos y operativos de los sistemas institucionales

Las principales líneas metodológicas de acción para integrar y formalizar

La importancia y función de las unidades coordinadoras de archivos

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El desarrollo archivístico contemporáneo en México, tuvo su origen a

Consolidación de la administración Inserción del tema en los Programas y

La evolución teórica y metodológica reciente de la archivística obedece

Esto propició una crisis funcional frente a la explosión de documentos, dada

La explosión de documentos es un fenómeno que afecta el funcionamiento

Impacto de la explosión de documentos en los

Producción explosiva de Interés de la archivística Reorientación desde

Saber administrar los documentos de las

Amplía la comprensión de los

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Así, la administración de documentos no se ocupa únicamente de

Administración de documentos archivación de documentos

Producción Clasificación, ordenación y Valoración, Conservación y difusión

La administración de documentos: No concibe a los archivos como

Importancia de la administración de documentos para la organización

Actividad técnica de los Recursos operativos Estructuras orgánicas Servicios archivísticos

“ Metodología integral para planear, dirigir y controlar la

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El segundo aspecto que ha influido en la evolución del desarrollo

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Ello impactó negativamente en su funcionamiento y operación, a

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Acuerdo del Ejecutivo Federal del

Vinculación de los tres niveles Voluntad política para llevar a

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ENFOQUE SISTÉMICO. DISEÑO CONCEPTUAL

Desde entonces, la evolución del SNA ha sido desigual, con avances

“Sistema Nacional de Archivos, Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de