UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

Capítulo I. Descripción archivística: función, esencial para el

tratamiento de la documentación archivística

ALUMNO: VANESSA DEL ROCIO ZENTENO ALVAREZ

8° A

MATERIA: ARCHIVONOMIA

DOCENTE: PATRICIA CASILLAS GUTIERREZ CASILLAS

10/05/21
PAG. 3

INTRODUCCION
En el cuaderno metodológico 3, vimos como la metodología para el diseño y
formulación de sistemas de clasificación y ordenación archivística. En este
cuaderno, se analiza la descripción archivística, como uno de los procesos más
importantes para la gestión de archivos y que, además, se relaciona directamente
con los procesos de clasificación y ordenación.

En el primer capítulo, se hace una introducción de la descripción de archivos y

cuáles son sus actividades fundamentales para lograr la organización de los
archivos. Se da a entender la importancia de la descripción archivística y como se
relaciona con los demás procesos.

Uno de los principales objetivos del cuaderno es justamente el de describir la

relación tan estrecha que hay entre los procesos de organización y gestión
documental, ya que solo así, podemos ser capaces de comprender la importancia
que hay de llevarlos a cabo adecuadamente para que puedan ser eficaces durante
todo el ciclo vital de los documentos, ya que, si nos saltamos algún proceso, no se
podría lograr el objetivo de la gestión de documentos. Es así como entendemos la
relación que hay entre ellos.

Capítulo I. Descripción archivística: función, esencial para el

tratamiento de la documentación archivística

Como bien vimos en el cuaderno metodológico 3, el proceso de clasificación y la

ordenación de archivos, son aspectos necesarios para poder llevar a cabo la
correcta gestión de los documentos a lo largo de su ciclo vital, no obstante, hay
otro factor que interviene y que es igual de importante que los otros para la
archivística, la descripción archivística.

La descripción de los archivos se realiza después de que se han clasificado y

ordenado, esto nos permite poder conocer el contenido de los documentos, su
importancia informativa, su procedencia institucional y las funciones que posee,
así como su creación y utilización. Es importante conocer todos estos factores
para que los documentos puedan pasar por otros procesos, como la valoración,
conservación y la difusión apropiada.
La descripción archivística es una de las áreas que más se ha desarrollado dentro
de la gestión de documentos a través de metodologías y técnicas que le han
permitido su contante actualización.

Los principales objetivos de la descripción son justamente los de identificar y

explicar el contenido de los archivos, con el fin de dar información a los demás y
facilitar su acceso. Para que la descripción se pueda realizar adecuadamente, es
necesario que obtenga y analice la información contenida de los archivos, la cual
posteriormente debe ser registrada. Esto permite una mayor facilidad de acceso a
los usuarios, así como también hay una mejor comprensión del contexto y del
contenido de los documentos.

Durante el proceso de la descripción archivística, esta área se tiene que enfrentar

a circunstancias que forman parte de la naturaleza de los archivos y que, además,
influyen considerablemente en la eficacia de la función descriptiva. Dentro de
estas circunstancias se encuentra la producción exponencial de los archivos, los
grandes volúmenes dificultan el trabajo descriptivo, la distinta procedencia
organizacional, los valores de orden administrativo, legal y judicial con
características diferentes también suponen un reto.

Por último, es importante mencionar la integración de la tecnología como una de

las herramientas más importantes en el proceso de descripción archivística. La
tecnología supone nuevas técnicas para el control de los archivos y, sobre todo en
la descripción, pues ahora se pueden consultar los servicios de manera
electrónica. Esto ayuda mucho a la actualización de los procesos archivísticos,
además la descripción se vuelve más específica y especializada.

Algunos de los beneficios que ha traído consigo la incorporación de la tecnología a

la descripción archivística son los siguientes: la búsqueda y la localización de los
archivos resulta más eficaz, se puede acceder a la información a distancia, el
intercambio de la información es mucho más rápida y más económica, hay una
especialización de los procesos descriptivos, lo que permite tener una explicación
más detallada de los documentos, hay un manejo automatizado de los
instrumentos de la descripción.
La tecnología ha permitido que se pueda potenciar el proceso de descripción
archivística a través de sistemas automatizados y procesos de comunicación
como el internet.

CONCLUSION

A lo largo del ciclo vital de los documentos, se llevan a cabo diversos procesos
que permiten su adecuada organización, documentación, clasificación e
integración de la información, lo que permite que la archivística en México sea
funcional y eficaz. En este capítulo vimos uno de los procesos que permite la
correcta gestión de documentos y que se relaciona directamente con la
clasificación y ordenación de archivos.

La descripción archivística, es igual de importante y permite una mejor

comprensión del contexto de los documentos, además, sin este proceso no sería
posible llevar a cabo la gestión archivística.

Otro factor que me parece sumamente importante, es la integración de los

aspectos tecnológicos como una herramienta para un mejor funcionamiento de la
descripción, además me parece que va acorde con la nueva normalidad que hoy
día vivimos, y me parece necesaria seguir actualizándola para que la descripción
archivística siga siendo eficaz.

Bibliografía
Deleón, J. A. (2011). Descripcion archivistica: diseño de instrumentos de descripcion . México : IFAI.