ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(210602009)

ACTIVIDAD 3

ANAFRANCEY GUTIERREZ HERRERA

APRENDIZ

SARA INES RAMIREZ SANDOVAL

Instructora

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
20015

1. Cules seran los aspectos positivos que trae la implementacin de

procesos archivsticos?
Pues es cuestin de generalizar observando detenidamente el progreso de
nuestra empresa o el caso contrario, evidenciando los detalles que cada
dependencia gestiona; ya positivamente hablando podemos decir que
mejora el flujo de trabajo en cuanto a los tramites que necesite la
documentacin enviada o recibida y dems, luego facilita infinitamente las
consultas de los diferentes tipos Documentales que se manejen as como
las series y subseries; fcil ubicacin y acceso organizado a todo el PGD.
De todo lo anterior surge la implementacin en las empresas pblicas y
privadas al darse cuenta de la gran importancia de la implementacin de los
principios archivsticos contemplados en la Organizacin Documental, vista
como una herramienta til pero al de pronto sin comprender la magnitud de
su alcance y finalmente desconociendo su finalidad o meta principal, pero
igualmente es considerable destacar la importancia de las Transferencias
Documentales que aportan como los procesos o procedimientos en sentido
global de la organizacin el cumplimiento esencial de su ser.

2. Qu aspectos considera negativos dentro de la aplicacin del

proceso archivstico

Los aspectos negativos pueden ser la reaccin de algunas personas

involucradas en el proceso de implementacin, ya que tal vez desconocen
la cobertura de esta y pensaran que no es ms que interrumpir su labor,
tambin la falta de recursos que en ocasiones no se asignan para
desarrollar mejor la aplicacin de estos procesos archivsticos; incluyendo
de igual forma el espacio de infraestructura y las condiciones ptimas para
la conservacin del resultado de la implementacin previa. Por lo dems
solo se puede decir que son aspectos positivos por lo que en general esto
trae consigo ms que perjuicios, beneficios.

3) la promulgacin de la ley General de Archivo (594/2002) est orientada

bsicamente a realizar el trmite de los documentos de la administracin pblica
y privada para promover la organizacin tcnica de los archivos de gestin para
as garantizar la conservacin de los documentos de valor histrico.
En los tiempos actuales es necesario la programacin, y esencial para todas las
actividades teniendo el total conocimiento en las reas de archivo ya que en estos
se conserva significativamente de ese reciente mundo de la informacin ya que
en ellos quedan registrados no solo los hechos de la gestin pblica o privada
sino muchos datos que genera la ciencia, la tecnologa, y el arte, motivo por el
cual es fundamental regular su organizacin.
Este mini- manual se constituye en una herramienta de apoyo y de consulta
para que la Gestin Documental y tambin las aplicaciones de las llamadas
Tabla de Retencin Documental para poderle dar la debida organizacin de los
archivos de Gestin
(Archivo General de la Nacin: ley 594 de 2000 y los siguientes art con decretos
y acuerdos como son el art 24, decreto 1385 de 1995 y el acuerdo 039 de 2002,
acuerdo 042de 2002). Su contenido nos permite detallar la metodologa para la
identificacin y confirmacin de las series y sud series Documentales de los
archivos de Gestin teniendo en cuenta los tipos documentales clasificacin, y
conformacin de expedientes para as poder dar la eliminacin de los tipos
documentales en la inscripcin de las cajas, carpetas y expedientes la
preparacin de la documentacin es muy importante para realizar las
transferencias documentales para as poder diligenciar el inventario del mismo
para poder mantener el control de las series que conforman cada archivo.

Conceptos bsicos
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL : Las TRD son un instrumento de
orden archivstico que se debe elaborar para guiar la correcta organizacin y
disposicin de los archivos de las entidades pblicas, y privadas, su definicin y
metodologas de elaboracin y aplicacin se encuentran consignadas en los
Acuerdos 039 y 042 de 2002 expedidos por el Archivo General de la Nacin.
(Consejo Directivo). Norma reglamentaria de la Ley 594/00.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: La transferencia documental es la etapa de

anlisis y preparacin del conjunto de expedientes y series documentales, para su
traslado sistemtico, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia
fijado por las normas de valoracin segn cada una de las etapas del ciclo vital de
los documentos, de conformidad con lo establecido con las Tablas de Retencin Y
la Comisin de Valoracin Documental, manteniendo los registros y catlogos

preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso a la informacin

y la conservacin documental.

Actividad 3
Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualizacin
realice en la herramienta ofimtica de su preferencia un mapa
conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrada los
siguientes aspectos.
1) Importancia de la aplicacin de las transferencias documentales

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin

Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos
Asegurar y facilitar el control efectivo, y ordenado de la documentacin
Solucionar a nivel fsico y funcional al problema de la acumulacin de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.

2 La necesidad de implementacin de las transferencias en

el archivo de gestin, central e histrico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Preparacin fsica de los documentos

2 Eliminaciones del material metlico

3 Identificacin del material afectado por Biodeterioro

Si se detecta material afectado especialmente agentes biolgicos como

hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la
unidad de conservacin con una marquilla de color rojo en un lugar
visible. Dicho material deber mantenerse bajo condiciones de depsito
con buena ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservacin
coja- carpeta-legajo en su parte externo
Solicitar el servicio del personal especializado

Revisin y foliacin:

Los documentos se numeran consecutivamente y cronolgicamente

Con lpiz de mina negra
En la esquina superior derecha
Sin emenduras

Mapa conceptual

Conclusin

Las Tablas de Retencin Documental son una herramienta para

mejorar la gestin documental de una entidad bien sea pblica o
privada sin embargo si no existe una buena organizacin de los
documentos de cualquiera de estas entidades, como un archivo real
ser muy difcil para la entidad el manejo de las Tablas de Retencin
Documental as que es muy importante tener un orden de los
diferentes archivos