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Caso Práctico Clase 2 Enunciado

Walter Armando Leguizamo Guarin

Especialización Gerencia de Proyectos

Corporación Universitaria de Asturias

Gestion de Proyectos 1

Docente

Nataly Geraldine Vanegas Sandoval

Julio 06, 2021

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CONTENIDO

JUSTIFICACÍON ................................................................................................................... 3
CASO PRÁCTICO CLASE 2 ENUNCIADO ........................................................................... 4
EL ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS................................................ 4
CUESTIÓNES ........................................................................................................................... 4
Figura 1 ...................................................................................................................................... 5
ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL .......................................................... 5
Figura 2 ...................................................................................................................................... 6
ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN MATRICIAL ........................................................... 7
Figura 3 ...................................................................................................................................... 7
ESTRUCTURA ORGANIZACION POR PROYECTOS ................................................ 8
Figura 4 ...................................................................................................................................... 9
ESTRUCTURA ORGANIZACION ORGANICA O SENCILLA .................................. 9
Figura 5 .................................................................................................................................... 10
ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN VIRTUAL.............................................................. 10
Figura 6 .................................................................................................................................... 11
CONCLUSIONES.................................................................................................................. 12
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 13
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JUSTIFICACÍON

La catedra de Gestion de Proyectos 1 formulada dentro del plan de estudios de

la Corporación Universitaria de Asturias para el programa de Especialización en

Gerencia de proyectos, es sin duda una de las materias más importantes del ciclo

educativo de esta especialización, esta unidad de aprendizaje es clave para entender y

conocer el entorno, tanto interno como externo, en el que operan los proyectos y así

identificar los factores favorables o desfavorables que pudieran impactar al proyecto.

Adquirir este conocimiento es súper importante al momento de desempeñar el

cargo de director de proyectos, puesto que nosotros como especialistas en esta área

somos los encargados de conocer los tipos de estructuras de cada organización y las

responsabilidades que lleva la toma de decisiones a la hora de dirigir un proyecto.

El caso práctico propuesto para análisis (El entorno en el que operan los

proyectos) es fundamental para identificar las ventajas y desventajas de cada uno de los tipos

de estructuras de cada organización, de esta manera como futuro director de proyectos podre

analizar mi rol en cuanto al nivel de autoridad y responsabilidad del mismo.

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CASO PRÁCTICO CLASE 2 ENUNCIADO

Enunciado

EL ENTORNO EN EL QUE OPERAN LOS PROYECTOS

Los proyectos se desarrollan en entornos internos y externos que resultan

imprescindibles conocer. Un aspecto a tener en cuenta siempre es el tipo de estructura de la

organización, ya que este factor va a influir de manera decisiva e aspectos tan importantes

como la autoridad del director del proyecto, su nivel de autoridad, la disponibilidad sobre los

recursos y el personal administrativo asignado al proyecto. Para un director de proyecto es muy

diferentes ostentar dicho rol en un ambiente funcional, matricial, proyectizado, virtual,

orgánico, multidivisional o híbrido. Puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad nulo

o muy bajo o, por otro lado, puede tener un nivel de autoridad y responsabilidad casi total. Sin

embargo, todos los tipos de estructura tienen sus ventajas y desventajas.

CUESTIÓNES

El caso práctico de este tema es el siguiente: identificar 2 aspectos como ventajas y 2

aspectos como desventajas de los siguientes tipos de estructuras de la organización:

 Funcional.

 Matricial.

 Proyectizada.
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 Orgánica o sencilla.

 Virtual.

De forma general a continuación se muestra los diferentes tipos de estructuras de una

organización:

Figura 1

Tipos de estructura de una organización

Nota: Nivel de autoridad, rol y disponibilidad de recursos del director de proyectos en cada

uno de los tipos de estructura de la organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

La idea central de la organización funcional es la especialización, es decir, cada área,

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cada trabajador se especializa en sus propias labores. De esta manera se reúne en un

departamento a todos aquellos trabajadores que se dedican a una actividad específica o a varias

relacionadas, (funciones del departamento) aplicando el principio de especialización en cada

tarea para formar grupos funcionales, que a la vez estarán integrados verticalmente desde los

niveles inferiores hasta los superiores de la organización.

Aquí algunas características de este tipo de estructura:

 Autoridad dividida y sustentada en el conocimiento. Cada superior tiene

autoridad parcial y relativa sobre los subordinados.

 Línea directa de comunicación en busca de rapidez de respuesta entre los

diferentes niveles.

 Decisiones descentralizadas, cada grupo especializado tiene cierta autonomía

en la toma de decisiones pertinentes a sus funciones.

Figura 2

Estructura Organización Funcional

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

VENTAJAS
La especialización en cada área es mayor.
Facilita el desempeño y eficiencia de cada
trabajador.
Mejor comunicación.
Cada departamento realiza eficientemente
su actividad específica.
DESVENTAJAS
Se pierde el principio de unidad en el mando, lo
que genera conflictos de autoridad.
Se presentan problemas en
la delegación autoridad y la delimitación de
responsabilidades.
Presenta una tendencia a la competencia entre los
especialistas, ya que los diversos órganos o cargos
se especializan en determinas actividades; ellos
tienden a imponer a la organización su punto de
vista y su enfoque.
Se presenta tensión y conflictos por la rivalidad y
la competencia, que afecta la moral y la disciplina
de los trabajadores.
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Se presta a la confusión y multiplicidad en los

El trabajo manual es separado del trabajo objetivos, ya que exige la subordinación múltiple
intelectual. y da autonomía de decisión, generando conflictos
en las funciones generales de la empresa.
Existencia de dudas en la cadena de mando que
ocasiona dificultades para la orientación,
Disminuye la presión sobre una sola
dificultad en la coordinación de actividades de
persona (jefe) y se comparten las
manera productiva y confusión en cuanto a los
responsabilidades.
objetivos por alcanzar, que siempre deben ir en
función general de la rentabilidad de la empresa.
Nota: Algunas Ventajas y Desventajas de la estructura organización funcional

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Las compañías que siguen un organigrama matricial estructuran las áreas y funciones

de sus empleados según proyectos. Las diferentes funciones que se establecen en el proyecto

se puede ejecutar por grupos de trabajo formados por los empleados que tengan suficiente

capacidad para llevar a cabo una función específica con éxito.

El trabajo en equipo es vital y la toma de decisiones se hace entre todos. No se acude a

la ayuda de la autoridad si no hay ningún problema grave y todo está bien organizado.

Figura 3

Estructura organización Matricial

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN MATRICIAL

VENTAJAS DESVENTAJAS
Aumento de la productividad al reunir en los Basar la organización de la empresa en
equipos los mejores talentos de la empresa en un organigrama matricial suele ser la
cada una de las diferentes áreas (creadas por causa de un cierto grado de anarquía
funciones y proyectos). entre los trabajadores. El papel
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del responsable es crucial para que esto

no ocurra.

Flexibilidad para que los integrantes trabajen en

diferentes proyectos al mismo tiempo sin que el
trabajo hecho para uno interfiera en otro.
Creación de equipos multidisciplinares.
Una comunicación más activa entre los
integrantes del proyecto, lo cual favorece el
intercambio de información. Es posible que surjan luchas internas por
ser el líder, pero el objetivo común,
Creación de sinergias que potencian las
finalizar el proyecto, debe primar sobre el
capacidades de cada integrante.
individual.
Se comparten recursos y habilidades mejorando
así las características individuales de los
empleados por el bien común y el del proyecto.
Se afrontan nuevos retos y dificultades con más
fuerza, trabajando en equipo.
Se mejora la eficacia.
Nota: Algunas Ventajas y Desventajas de la estructura organización Matricial

ESTRUCTURA ORGANIZACION POR PROYECTOS

Se podría decir que la estructura orientada a proyectos es el contrapunto a la estructura

funcional. En esta estructura cuelgan de la dirección de la empresa los directores de proyecto

con sus equipos. Sin embargo, también existen áreas funcionales dentro de la empresa. Por

ejemplo, puede existir un departamento de personal, de compras, etc. No obstante, éstos no

tienen capacidad para intervenir en la gestión de los proyectos.

En estas organizaciones el director de cada proyecto tiene la máxima autoridad en

relación con la ejecución de su proyecto. Esto implica la total capacidad para gestionar el

presupuesto, la planificación del proyecto y la dirección del equipo.

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Figura 4

Estructura organización por proyectos

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN PROYECTIZADA

VENTAJAS DESVENTAJAS
El administrador del proyecto tiene total Varios proyectos simultáneos implican un
responsabilidad y un mayor grado de autoridad aumento considerable de recursos (básicos y
sobre el proyecto. sofisticados).
Se acortan las líneas de comunicación, Necesidad de asegurar la disponibilidad de
mejorando la coordinación y tiempo de recursos críticos incrementa los costos.
respuesta al cliente .
Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y Difícil acceso a la base tecnológica de las áreas
capacidades de los especialistas. funcionales cuando se requieren soluciones que
escapan al conocimiento de los especialistas.
Mayor nivel de compromiso y motivación. Incertidumbre respecto al futuro de las personas
una vez terminado el proyecto.
Existe unidad de mando (un solo jefe).

Tendencia a no respetar los procedimientos y

Es simple y flexible, lo que facilita su políticas generales de la organización.
comprensión e implementación.
Mejora la dirección integrada del proyecto

Nota: Algunas Ventajas y Desventajas de la estructura organización por proyectos

ESTRUCTURA ORGANIZACION ORGANICA O SENCILLA

Se caracteriza por una fuerte centralización de la autoridad, por su poca formalización

y por una coordinación basada en la supervisión directa y/o la adaptación mutua ya que

incorporan un alto componente informal al producirse contactos y relaciones directas entre sus

miembros. Es apropiada para empresas de reducido tamaño o en fase inicial, aunque puede

perdurar en caso de empresas familiares sin ambiciones de expansión.

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Figura 5

Estructura organización Orgánica o Sencilla

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN ORGANICA O SENCILLA

VENTAJAS DESVENTAJAS
Debido a su simplicidad, su flexibilidad, su
bajo coste de mantenimiento y su rapidez de
limitada posibilidad de aplicación, ya que cuando la
respuesta a situaciones imprevistas, se
organización aumenta de tamaño y aumenta la
adaptan fácilmente y con unos costes
complejidad de las tareas a realizar, las
relativamente bajos a las nuevas situaciones
comunicaciones informales, la centralización de la
y cambios en el entorno, lo cual les hace
autoridad en una sola persona y la falta de
aptas para actuar en entornos sencillos pero
mecanismos de coordinación tales como los de
dinámicos, aunque también puede ser
normalización se convierten en obstáculos para el
adecuada en entornos hostiles en los que es
buen funcionamiento de la empresa y es cuando
necesaria una concentración de autoridad
quizá debería plantearse un cambio.
para actuar eficientemente.

Mayor comunicación entre dirigentes y

empleados, al ser hay menos personas,
menos niveles jerárquicos, una menor
subdivisión del Es una estructura sumamente restrictivas, al
trabajo, y mayor facilidad de contactos entre concentrar toda la autoridad en un solo individuo,
los miembros de la empresa entre sí y con el además en este tipo de empresas las posibilidades de
director general, los empleados conocen desarrollo profesional de los empleados son escasas
mejor la situación de la empresa y ver al carecer de niveles jerárquicos.
claramente su contribución e importancia en
relación con la organización en su totalidad.

Nota: Algunas Ventajas y Desventajas de la estructura organización orgánica o sencilla

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

Las organizaciones virtuales son aquellas que conducen sus operaciones mediante

comunicaciones remotas apoyadas por computador. La implicación de este hecho es que tales

organizaciones existen en el espacio virtual o conjunto de informaciones y comunicaciones

codificadas binariamente, que transitan por circuitos digitales de cómputo y por redes
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telemáticas de transmisión de datos.

Figura 6

Estructura organización Virtual

ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

VENTAJAS DESVENTAJAS

En las organizaciones virtuales, las actividades

del puesto de trabajo y las líneas de autoridad El trabajador deberá orientar su actividad
cambian con cada asignación de tarea, lo que hacia la prestación efectiva de servicios.
implica una organización totalmente dinámica,
o sea, una estructura cuya naturaleza misma es
el cambio.

La información se conserva y distribuye en

formato electrónico y el acceso es amplio, tanto
por la definición del cargo como por el formato Puede producir sensación de aislamiento
de presentación del recurso, que facilita la en el trabajador.
distribución masiva a bajos costos, lo que
contribuye a elevar la calidad del proceso de
toma de decisiones
Dificultad para motivar a los trabajadores
Horarios de trabajo más flexibles
a distancia
No hay un marco legal que regule el
Reducción de gastos fijos
teletrabajo en los países en desarrollo
La empresas deben poner especial énfasis
Creación de nuevos empleos en la seguridad de la información, tanto a
nivel físico como a nivel de redes.
El Internet y la comunicación electrónica
permite tener acceso a comunicaciones a bajo Pérdida o daño a los Bancos de Datos
costo.
Nota: Algunas Ventajas y Desventajas de la estructura organización virtual
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CONCLUSIONES

Como futuros directores de proyectos debemos conocer el entorno interno y externo en

el que se desarrollan los proyectos para identificar los factores que puedan influir, positiva o

negativamente, en los proyectos a dirigir.

El rol de Director de Proyectos se encuentra altamente condicionado por el tipo de

estructura de la organización en la que presta sus servicios, de tal manera es fundamental

conocer las ventajas y desventajas que tiene cada tipo de estructura organizacional (funcional,

matricial, por proyectos, orgánica y virtual).

La gestión de proyectos es una labor sumamente importante y necesaria para las

empresas de cualquier sector, ya que permiten lograr el control de tareas, áreas, procesos y

datos con el objetivo de armonizar las operaciones dentro de la organización y cumplir con

cronogramas y estimaciones de productividad, de tal manera el rol del director de proyectos es

clave para la dirección de los mismos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Asturias Corporación Universitaria (2018). Biblioteca. El entorno en el operan los

proyectos Recuperado de https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_i/clase2_pdf1.pdf

Universidad Eafit (Medellín-Colombia) 2003. Organizaciones virtuales.

Recuperado de https://binternational.net/que-es-un-organigrama-matricial-y-cuales-son-

sus-beneficios/

Universia enero 13 2021. Orientación Académica- 5 tipos de estructura

organizacional. Recuperado de https://www.universia.net/co/actualidad/orientacion-

academica/5-tipos-de-estructura-organizacional.html