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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC.23191

Tema:

Actividad 4

Estructura y diseño Organizacional

Presentado por:

Irene Carolina Soler Forero ID. 000560595

Adriana Celis ID.000560571

Yeimy Paola Tovar Hernandez ID.000560600

Yisel Johana Parra Ramírez ID. 000560593

Docente:

Lic. Fabián Augusto Ávila Orjuela

Corporación Universitaria Minuto De Dios

Facultad Ciencias Empresariales

Administración En Salud Ocupacional

III Semestre
Líbano Tolima
2017
1. Explique el significado de organización como función en el proceso administrativo.

La organización como función administrativa, se refiere al acto de” organizar”

(Bernal, 2007). Lo que significa, dar un orden a la estructura de una empresa donde se

definen las relaciones de autoridad y responsabilidad de las personas que intervienen en el

desarrollo de las actividades, al igual se asignan recursos físicos, financieros y humanos

con el fin de lograr los objetivos trazados o allí previstos.

2. Explique la relación entre una función organizativa y los actos de planear, dirigir y
controlar.

la función organizativa es de vital importancia ya que en ellos interviene el planear,

dirigir y controlar, como parte del proceso que debe llevar una empresa, además es el

desafío de los directivos para lograr que su trabajo sea eficiente y eficaz, de esta manera

puedan lograr sus objetivos y ser más competitivos.

3. Explique la relación entre organización y estructura organizacional.

La organización es la que se encarga de coordinar todo el personal de una empresa u

organización con el fin de aprovechar todos los recursos y lograr los objetivos y la

estructura organizacional es como va ser dividido el trabajo de manera jerárquica dentro de

la empresa logrando la coordinación en cada una de las áreas, de modo que haya mayor

efectividad en las metas u objetivos trazados.


4. Explique la relación entre estructura organizacional y el entorno de las

organizaciones

La estructura organizacional debe estar muy bien diseñada de acuerdo a los cambios

que se vayan dando en la empresa de manera que puedan responder de manera rápida,

adecuada a los nuevos retos y competencias que exijan los clientes y el entorno en general.
5. Enuncie los factores que afectan la estructura y las organizaciones.

RTA: Se tiene claro que existen factores internos y externos que impactan directamente,
estos factores deben ser conocidos por la gerencia o dirección de la empresa para así poder
realizar los cambios o ajustes que se consideren necesarios, estos son algunos factores que
afectan:

 Definir la estrategia y adecuar la estructura organizacional.


 Determinar el tamaño de la empresa para así mismo elegir el tipo de estructura.
 Tener disponibilidad de tecnologías para facilitar y automatizar los procesos de
producción.
 Tener claro el mercado y la actividad a la que se dedica.
 Tener personas calificadas para que desempeñen su trabajo.

6. Explique el significado de:

 Especialización y división del trabajo: Consiste en dividir la organización en sus


diferentes campos de trabajo como la administración, la producción, el marketing, la
contabilidad y el desarrollo humano. Todo esto se hace con el fin de que cada
funcionario se dedique a una actividad específica en cada una de estas áreas,
especializando a cada uno para que se desempeñe de la forma esperada de acuerdo a
su rol.
 Jerarquía administrativa: esto se refiere al mando que existe dentro de la
organización de las personas responsables quienes tienen un rango mayor el cual es
dirigir y tomar las decisiones de la empresa.
 Autoridad: es la responsabilidad o mando que se le atribuye a los puestos o cargos
de mayor rango quienes van influyendo en los demás trabajadores.
 Cadena de mando: este aspecto va de la mano a la jerarquía administrativa, son las
relaciones de autoridad que se relacionan entre los cargos, un nivel jerárquico alto y
otro de un nivel más bajo.
 Amplitud de control: esto se refiere a una cantidad de personas que son
controladas o supervisadas por otra, este factor es determinado por los siguientes
factores:
 Naturaleza de la tarea
 Ubicación de los trabajadores.
 Capacidad de delegación.
 Grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores.
 Grado se robotización o automatización de las actividades.
 Centralización y descentralización en la toma de decisiones: La centralización es
cuando las decisiones son tomadas solo por los gerentes y dueños, y la
descentralización le dan parte a los demás subdivisiones de la organización.
 Formalización de normas y procedimientos: define las actividades de la
organización y plantea las normas de convivencia entre trabajadores y también las
normas de la organización.
 Departamentalización: hoy en día las organizaciones o empresas utilizan este tipo
de estructura para organizar y definir los roles de cada uno de los objetivos
corporativos ya que al dividir o agrupar las actividades por departamentos se pueden
definir tanto las responsabilidades como las metas a alcanzar.
7. explique la diferencia entre los diseños de departamentalización tradicionales y
los diseños de departamentalización modernos.

RTA: Los tradicionales son diseños antiguos, hoy en día se utilizan los tradicionales y
su principal diferencia seria, poder evolucionar y adaptarse al entorno que rodea la
organización, por lo cual genera un progreso con los métodos modernos.

Diseños de departamentalización tradicional:


 Departamentalización funcional.
 Departamentalización por productos o divisional.
 Departamentalización por procesos
 Departamentalización geográfica
 Departamentalización por proyectos
 Departamentalización por clientes
 Departamentalización matricial.

Diseños de departamentalización moderno:

 Estructuras organizacionales planas.


 Estructuras organizacionales horizontales.
 Estructuras por equipos
 Estructuras por redes o modulares
 Estructuras con enfoque virtual.
8. explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización tradicionales y
muestre las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

RTA:

Diseños de departamentalización tradicional:

 Funcional: Consiste en agrupar los cargos por su funcionalidad o puestos en las


empresas.

Ventajas Desventajas
Es la indicada para circunstancias estables Las personas se preocupan más por el
y pocos cambios. trabajo de su unidad que del servicio o
producto en general que se presta o se
vende, esto causa una su optimización
organizacional.
Alto nivel de orientación e intervención Las personas que realizan diferentes
administrativa funciones habrán de encontrarse separadas
unas de otras, afectando coordinación que
fluye de una función a otra.
Proporciona un buen entrenamiento para Dificulta a la adaptación de los cambios
los gerentes en potencia. externos.

 Por productos: se divide dependiendo el producto, por ejemplo: una compañía de


bebidas se divide en alcohólicas, jugos, energizante, refrescante y demás.

Ventajas Desventajas
Permite que los problemas de Reduce la oportunidad de utilizar equipo o
coordinación e integración sean personal especializado.
detectados lo más pronto posible y se les
dé una solución rápida.
Permite el empleo de equipo especializado Es difícil que una compañía se pueda
para el manejo de materias, así como de acostumbrar a los cambios bruscos en
sistemas especializados de volumen o que pueda adaptarse a los
comunicaciones. cambios en los productos o servicios.
Centra la atención en el producto que se Se entorpece la comunicación entre
obtiene facilitando la coordinación entre especialistas, ya que ahora presentan sus
diversas especialidades. servicios en diferentes unidades.

 Por procesos: se divide por las fases de procesos que deben llevar los productos,
por ejemplo: los carros pasan por una línea de procesos de construcción.

Ventajas Desventajas
Completo rediseño de los procesos Falta de flexibilidad y adaptación.
empresariales.
Usa la tecnología como punto de La tecnología provoca cambios.
diferencia para la agrupación de unidades
y posiciones.

 Geográfica: son las grandes compañías que tienen sus plantas en diferentes países
del mundo.

Ventajas Desventajas
La organización puede adaptarse a Ocurre principalmente en las áreas de
necesidades específicas de su región. marketing y de producción.
La gente en las organizaciones separadas Deja en segundo plano la coordinación de
toma decisiones rápidamente de acuerdo a los aspectos de la planeación y control de
sus necesidades. la organización.

 Por proyectos: se basa prácticamente en las grandes compañías que llevan


proyectos de gran escala al mismo tiempo como las compañías de construcción,
quienes manejan varios proyectos de construcción al mismo tiempo.

Ventajas Desventajas
Concentración en diferentes recursos en Angustia en el personal por el trabajo.
una actividad compleja.
Cada proyecto tiene su ciclo de vida, está Corre el riesgo de despedir personal o
orientada a los resultados. paralizar maquinaria.
 Por clientes: la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal
para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada
tipo de cliente.

Ventajas Desventajas
Disminuye relativamente los costos Dificultad de coordinación con los
proporcionados por comunicaciones, en departamentos organizados sobre otras
virtud de que las mismas pueden fijarse en bases, con una constante presión de los
relación a cada tipo de cliente. gerentes solicitando excepciones y
tratamiento especial.
Saca provecho respecto del tiempo y En ciertas ocasiones pueden reducirse o
eficacia del vendedor o promotor que se incrementarse ciertos tipos de clientes;
limita al manejo de un grupo de clientes requiere más vendedores pero disminuye
con características similares. el grado de eficiencia de los mismos.

 Matricial: se dedican a distintas cosas en el negocio en distintas partes geográficas


generalmente son empresas medianas o grandes.

Ventajas Desventajas
Facilita los procesos innovadores y la Reciben autoridad dual los trabajadores;
calidad técnica en los servicios. muchas reuniones innecesarias.
Facilita la flexibilidad ante los cambios Demanda alto grado de coordinación entre
del entorno externo en las organizaciones. los directivos tanto así que los
colaboradores, para evitar conflictos de
autoridad y de responsabilidad.

9. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización modernos y sus


respectivas ventajas y desventajas.

DEPARTAMENTALIZACION MODERNA:

 Planas: Un número reducido de niveles jerárquicos frente a los cambios del entorno
VENTAJAS DESVENTAJAS

Interaccion entre
directivos y Lacomunicacion Similar a una
demas es ascendente y estructura
trabajadores descendente jerarquicas

Los logros de los


objetivos se Es similar a las
comparten entre estructuras de
los directivos y piramides
demas dificultan la
trabajadores coorinacion entre
ellas

Horizontales: eliminan la jerarquía y las barreras y los departamentos entre ello. Se


facilita la flexibilidad y movilidad entre las especializaciones con el propósito de responder
a las exigencias de los entornos complejos y dinámicos

VENTAJAS DESVENTAJAS

• La reponsabilidad en el logro • Requieren cambios


de los objetivos se comparte significativos en la cultura
entre los directivos y los organizacional
responsables del proyecto • Requieren excelentes
• El trabajo en equipo es una competencias interpersonales
estrategia para evitar conflictos
• Estimulan la activifad • Definicion clara de los
creativa e inovadora por proyectos y objetivos.
parte de los equipos de
trabajo
• Mayor capacidad de los
cambios en el entorno.
Por Equipos: son flexibles y los grupos o equipos se renuevan de forma permanente. la
organización crea grupos de trabajo con capacidad de llevar a cabo una gran diversidad de
actividades para poder cumplir con las tareas específicas y coordinar grandes departamentos

VENTAJAS DESVENTAJAS

• Facilitan la vision de • Exigen excelentes


conjuntos de proyectos y habilidades
el logro de resultados • Requieren cambios
• Mayor motivscion facilita significativos en la cultura
actividades creativas e organizacional.
inovadoras. • Definicion mas clara en
• Disminuyen las barreras los proyectos
de areas funcionales y
promueven su interacion.

Por Redes: La compañía se concentra más en las actividades y mejor las realizan y contraen
las demás actividades de otra compañía.

VENTAJAS DESVENTAJAS

• Centrarsen en las • Falta de control


actividades local
fundamentales • Riesgos de
• Optimizara el uso perdidas
de los recursos • Necesidad de
• Creacion de redes actualizacion del
entre compañias. personal.

Enfoque Virtual
VENTAJAS DESVENTAJAS

• Espacios ficicos • Formacion en el uso de las


permanentes tecnologias.
• Optimizar las ventajas que • Cambio en la cultura
ofrecen la tecnologia y las organizacional
comunicaciones para la • Empoderamiento de las
actividad administrativa. personas que elaboran en
• Gran volumen de la compañia.
actividades comerciales.
• Desaparecen las barreras
de espacios y tiempos

10. Explique la diferencia entre organizaciones mecanicistas y orgánicas

RTA: La organización con estructura mecanicista: es de un alto grado de especial trabajo es


poco conocedora de los entornos cambiantes, complejos y no se adaptan a organizaciones
con estructuras orgánicas.

Las organizaciones con estructuras Orgánicas es de poca formalización, es muy dinámica,


conocedora de cambios del entorno y es adaptable a ellos.

11. Entreviste por lo menos a cinco directivos en temas relacionados con el tipo de
diseño organizacional que utilizan las empresas donde ellos trabajan, y explique
las ventajas y desventajas de los respectivos diseños.
12. . Pregunte a los directivos entrevistados por la relación entre los diseños
organizacionales y el entorno de sus organizaciones.

Encuesta 01: Es muy difícil encontrar en la practica la aplicación de un único tipo de


departamentalización en toda la organización, teniendo en cuenta los constantes cambios en
el entorno, por lo cual se opta por la unión de varios tipos, ya que esta no es un fin en si
mismo sino un medio para organizar las actividades de la empresa facilitando la consecución
de sus objetivos.

Encuesta 02: Las organizaciones día a día afrontan nuevos retos y desafíos en su entorno
como externo, para lo cual deben idear su propia departamentalización y seguir un camino
genuino alejado de lo clásico.

Encuesta 03: Debido a los cambios del entorno las empresas deben desarrollar su diseño
organizacional en el cual se distinga la división del trabajo, la departamentalización, la
delimitación de actividades, estos son se suma importancia para el logro de los objetivos y
metas.

13. Elabore un diseño organizacional para una compañía que usted conozca y comente
las ventajas y desventajas para ella al utilizar el diseño propuesto.

Gerente General
(Propietario)

Asesor Contable

Asesor Jurídico

Secretaria Area de ventas Area finaciera servicio tecnico

Estructura línea
(sala de ventas Motos Auteco.)
(Estructura línea sala de ventas Motos Auteco.)

Ventajas Desventajas

Facil implantacion No hay flexibilidad

La comunicacion es
El jefe No puede ser el mas apto
vertical

las decisiones y el
control las toma el Arbitrariedad
jefe

No hay conflicto de basada en el mando unico y


autoridad directo

comunicacion clara y Tiene Autoridad Absoluta


sencilla .

Clara delimitacion de No hay crecimineto de la organizacion


responsabilidades

Estabilidad laboral falta de comunicacion

solucion rapida de
problemas

 A continuación usted encontrara simulaciones de dos compañías; por favor


léalas detenidamente y elabore una propuesta según los requerimientos de
cada caso
Estructura Organizacional (Funcional jerarquizada).

Junta Directiva
Industrias
Alimenticias
Salsalito S.A
Dpto Calidad y
planificacion

Asesores Externos (HDS Consultores)

(H

Asesor Jurídico
Presiente

Secretaria

Gerencia de Gerencia de Gerencia Gerencia de


produccion y Marketing Financiera Recursos
operaciones Humanos

Jefe de Contabilidad Contabilidad


Jefe de bienestar
Jefe de Jefe de Ventas Exportacion Comercial Gerencial Nomina
laboral
Produccion Distribucion Regional es
Recuperacio
n de cartera
Ventajas Desventajas
 Al delegar funciones en cada área
de trabajo, permite un uso adecuado  Teniendo en cuenta que cada área
de los recursos presupuestados para debe cumplir con los objetivos
cada área propuestos, se pierden de vista los
 Permite enfocarse de manera de la organización misma.
eficiente en el logro de los  El proceso de comunicación se
objetivos propuestos debilita debido a que esta es muy
 Logra un mayor sentido de esporádica
pertenencia reconociendo las  Se puede caer en una actitud de
habilidades y destrezas de las competitividad negativa, ya que
personas involucradas en el cada área busca lograr sus objetivos
proceso. de manera eficaz y eficiente.
 Crea en el personal un espíritu de  Se dificulta la toma decisiones a
trabajo en equipo bajo la dirección nivel de la empresa.
del encargado, anhelando escalar en  El recurso humano es de vital
la organización. importancia y por esta razón debe
 Permite mejorar sus esfuerzos en tener suficiente para cumplir con
cada área de la organización. las necesidades.
 Permite ser más creativo e
innovador
 Cada área debe adaptarse a las
necesidades.
 Se tienen objetivos más claros.
 Se aprende a trabajar en equipo
 La toma de decisiones depende de
cada situación y según sea el
objetivo.

 Caso Confecciones Altamoda S.A


Informe de recomendaciones

Informe de alternativas

Sres. Junta directiva

Industrias Altamoda S.A.

De acuerdo a su solicitud de consultoría desde el punto de vista organizacional, para

evaluar cada alternativa sugerida por el sr. Gerente frente a la necesidad de ampliar su

planta de operación debido a la insuficiencia de la misma para satisfacer la demanda de

ventas en los próximos tres años. A continuación, nombramos las alternativas sugeridas:

a) Ampliar la planta de producción actual.

b) Construir una planta nueva en otra ciudad.

Teniendo en cuenta que el propósito es aumentar su producción que necesitan para

satisfacer el volumen de ventas, con un incremento de 200 personas en la nómina actual.

Del mismo modo teniendo en cuenta los datos suministrados por ustedes para el estudio de

factibilidad como:

 Antigüedad de actividad.

 La cobertura de mercado.

 La rotación del personal

 Promedio de antigüedad.

 Toma de decisiones.

 Estadística de productividad (5 años).

De lo anterior podemos afirmar que su organización presenta características de tener una

estructura organizacional tradicional debido a aspectos como; autoridad en línea,


centralización en la toma de decisiones, el estilo de dirección es paternalista y la

departamentalización por procesos.

Por otra parte, en el siguiente cuadro ilustramos la comparación de ambas alternativas

teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas para tener en cuenta en el momento de tomar

una decisión al respecto. Por decir de otra forma si continuar con la departamentalización

funcional (alternativa a) o aplicar un modelo de departamentalización geográfica

(alternativa b). Teniendo en cuenta que la departamentalización en la estructura

organizacional es la forma como se agrupan las tareas o los puestos de trabajo y la

jerarquía. Fundamental para su correcto desempeño de acuerdo a las necesidades del

entorno.

VENTAJAS

ALTERNATIVA A ALTERNATIVA B
Apropiada para organizaciones que ofrecen Facilita la adaptación a condiciones y
pocas líneas de productos o servicios a necesidades demográficas específicas de cada
clientes con características similares zona o región
Uso eficiente de los recursos, como los La responsabilidad de los objetivos y
objetivos de cada departamento resultados recae en las sucursales
Facilita la capacitación y el desarrollo Facilita la descentralización en la toma de
riguroso de habilidades decisiones
Motivación del personal para ascender en el Facilita la coordinación entre las áreas
nivel jerárquico funcionales de la sucursal
Facilita el control por afinidad de las Facilita espacios para la creatividad e
actividades por departamento innovación de las sucursales
Excelente desarrollo de los gerentes de la
Facilita la coordinación entre las personas y
sucursal con una buena visión de conjunto, por
la solución a problemas en las actividades
lo tanto hay motivación para ascender
DESVENTAJAS

PROPUESTA A PROPUESTA B
De repuesta lenta a cambios en el entorno Dificulta la coordinación entre las sucursales o
externo de las organizaciones plantas en que se divide la compañía

Dificulta la coordinación y la comunicación Requiere duplicación de personal para áreas


entre departamentos funcionales
Dificulta el logro de objetivos
organizacionales por la prioridad a los
funcionales Da prelación de los objetivos de la sucursal
sobre los objetivos de la compañía en conjunto
Dificulta la creatividad y la innovación como
actividad corporativa
La especialización extrema puede conllevar a
la rutinización de trabajo en los
departamentos Dificulta la asignación de responsabilidades
frente a situaciones de conjunto
Dificulta la asignación de responsabilidades
frente a situaciones de conjunto
Hace que se pierda la visión sistemática de la
organización por concentrarse en cada
departamento Demanda una mayor coordinación de la
dirección general, debido a que se pierde la
Logra un excelente desarrollo de gerentes visión sistemática de la organización
especialistas pero carentes de visión en
conjunto

Se sugiere a la empresa Industrias Altamoda S.A. Confrontar las ventajas y desventajas de

las de cada departamentalización organizacional de acuerdo a las necesidades anteriormente

planteadas, en efecto se debe tener en cuenta que las dos propuestas planteadas necesitan un

mayor esfuerzo de la alta dirección en la coordinación para lograr el alcance de la visión en

conjunto u organizacional.

Finalmente, HSD consultores asociados, teniendo en cuenta el estudio de la estructura

organizacional y la necesidad por ampliar la planta de producción del cliente, propone que
la alternativa b es la más indicada para el caso en mención porque la empresa tendría más

oportunidad de aumentar la producción para competir en el mercado nacional por lo tanto

más fácil la comercialización del producto, así mismo adquiere la característica de

acoplarse según los factores demográficos del entorno, además la toma de decisiones se

realizara de forma descentralizado y propositiva según sea el caso.


BIBLIOGRAFIA

 Recuperado de http://www.monografias.com/trabajos89/estructura-y-diseno-

organizacional/estructura-y-diseno-organizacional.shtml

 Recuperado de http://pyme.lavoztx.com/diferencia-entre-estructura-y-diseo-

organizacional-4964.html

 Recuperado de https://www.gestiopolis.com/estructura-y-diseno-de-organizaciones/

 Recuperado de https://revistas.lasalle.edu.co/index.php/gs/article/download/1141/1041

 B.T Cesar Augusto PROCESOS ADMINISTRATIVOS Pearson Segunda Edición