Tarea 5 Creacion Empresarial Marlon

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Tarea 5 Creacion Empresarial Marlon
Administracion (Universidad Galileo)
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GGG
UNIVERSIDAD GALILEO – IDEA
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
CEI: Mazatenango
Horario: Domingo 8 AM
Curso: Creación empresarial 1
Tutor: Arturo Macario
TAREA NO. 05
Capítulo 05: Distribución del espacio
Apellidos: Macario Montufar

Nombres: Marlon Eliseo
Carné: 18006095
Fecha de entrega: 28/02/21

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INDICE
INTRODUCCION .................................................................................................... 3
OBJETIVOS ............................................................................................................ 4
CONTENIDO A DESARROLLAR ............................................................................ 5
Resumen ............................................................................................................. 5
1. Consideraciones generales para realizar un estudio de distribución del

espacio ............................................................................................................. 5
2. Técnicas auxiliares para realizar estudios de distribución del espacio ...... 8
PREGUNTAS ........................................................................................................ 18
CONCLUSIONES.................................................................................................. 20
RECOMENDACIONES ......................................................................................... 21
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 22

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INTRODUCCION
En el ámbito de la práctica administrativa, el análisis de la distribución del espacio

de las áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante
en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que
existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en el que el personal
lleva a cabo sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de efi ciencia
no basta con armónicas estructuras de organización, ni con idóneos sistemas y
procedimientos de trabajo: es necesario integrar los elementos materiales para
crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor
de productividad.

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OBJETIVOS
1. Aportar los elementos de juicio necesarios para llevar a cabo una correcta
distribución de las áreas de trabajo en una organización.
2. Explicar los criterios técnicos y tecnológicos que debe considerar una

organización para aprovechar racionalmente el espacio que se destina a
instalaciones de trabajo.
3. Visualizar por qué la productividad de una organización depende en gran

medida de la interacción que existe entre sus instalaciones y su forma de
trabajar.

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CONTENIDO A DESARROLLAR
Resumen:
1. Consideraciones generales para realizar un estudio de distribución del

espacio
Factores que lo originan:
El estudio y la eficaz disposición del espacio en las unidades de una

organización se realizan cuando se presentan alguna o varias de las
situaciones que se mencionan a continuación:
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Reformas en la estructura de la organización.
c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Estrategia de marketing.
e) Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos.
f) Como respuesta a las propuestas del personal.
g) Incremento del volumen de trabajo.
h) Aumento o disminución de personal.
i) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
j) Renovación del mobiliario y equipo.
k) Atención de las necesidades del servicio a clientes.
l) Aprovechamiento óptimo de recursos.
m) Reformas al marco legal ambiental.
n) Cumplimiento a convenios, acuerdos o ambos, de operación a nivel
nacional e internacional.
o) Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.
p) Cambios en disposiciones oficiales en materia económica.
Aspectos organizacionales:
Conjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura

organizacional, la cultura y el liderazgo como base del funcionamiento de la
organización.

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Estrategia
La distribución del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque

de negocio de la organización produzcan resultados con un desempeño
superior al estándar de su industria. Para que la implementación de las
estrategias fortalezca la correcta disposición del espacio en las unidades de
una organización es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes:
• Ser acordes con la misión y objetivos trazados.

• Incluir sus niveles de aplicación: corporativo, en su defi nición;
funcional, en su relación con las
funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversión en

estrategias de negocio y, global, en cuanto a la participación en un mercado
global.
• Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y

nivel operativo) para fluir en la estructura orgánica.
• Establecer una clara relación estrategia/desempeño.
Estructura: En función de la estructura de la organización, la distribución del

espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:
• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.

• Los sistemas de información y procesos de comunicación
establecidos.
• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones
asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su
realización.

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• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir

el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones
fácilmente.
• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más
accesibles.
Cultura organizacional
En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar

el respeto a las creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos
y formas de hacer las cosas de los integrantes de la organización. Para ese
efecto es necesario considerar las acciones siguientes:
• Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura

fuerte.
• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en
la que la comunicación se use para el mejoramiento de las relaciones
personales, y una cultura de bajo contexto, en la que la comunicación
se use para intercambiar hechos e información.
• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas
adaptable, de logro, de clan y burocrática.
• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para
que el desempeño sea más consistente.
Liderazgo: El ejercicio del liderazgo en la organización está estrechamente

relacionado con la distribución del espacio. Es un hecho que las instalaciones
son un medio que incide de manera determinante en el comportamiento del
líder y de sus subordinados, particularmente en el grado de formalidad o
informalidad en que se manifiesta. Aún más, significa el espacio para que
convivan con armonía y flexibilidad.
El estilo de liderazgo imperante define elementos clave tales como:

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• La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e

influencia mutua.
• El manejo congruente del empuje, la motivación, la confianza, el
conocimiento y la inteligencia.
• Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en
tareas específicas, personas, conductas y procesos y, a nivel macro,
enfocado en estrategias, cultura y ambiente.
• Los modelos para su ejercicio, en particular el situacional, que
relaciona el estilo de comportamiento del líder con la disposición de
sus subordinados para realizar el trabajo; el transaccional, que asocia
el mejoramiento y elevación de la productividad y sentido de
compromiso con la organización; el transformacional, encaminado a
compartir una visión, articular un sistema de valores e inspirar y
motivar el cambio; el estratégico, que busca el logro de la visión,
misión, objetivos y estrategias para alcanzar la competitividad
estratégica y, de nivel 5, orientado al nivel más alto en la jerarquía de
las capacidades para administrar.
Responsabilidad de su ejecución
La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de

una organización puede efectuarse a través de:
• Unidades de mejoramiento administrativo.

• Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento.
• Equipo de trabajo integrado con ese propósito.
• Consultores externos.
2. Técnicas auxiliares para realizar estudios de distribución del espacio
Principios
Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la

disposición del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:

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Integración total
Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales

para que funcionen como una unidad total.
Mínima distancia recorrida
Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que

circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan
para realizar una actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios
o equipos.
Circulación
Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en

el proceso de trabajo.
Flexibilidad
Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con
un costo y molestia mínimos.
Guías fundamentales
La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de

especialistas y estudiosos del tema han permitido el desarrollo de una serie
de guías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos
mencionados. Sobresalen las siguientes:
• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones

interiores o sin ellas, con buena iluminación, ventilación, comunicación
y adaptabilidad al cambio.
• Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas,
pues ello se traduce en fuente de desorden, ruido y distracción que
atentan contra el bienestar y la eficiencia.

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• Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a

las ventajas que derivan de un local común, suelen utilizarse
separaciones móviles e intercambiables (módulos), que ocupan una
superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de
asignación de espacio (fi guras 5.1, 5.2, 5.3 y 5.4).
PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones

provenientes de un análisis que cuente con los elementos de juicio suficientes
para fijar prioridades, elegir entre opciones y establecer objetivos y metas
para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la
correcta asignación de recursos, una adecuada coordinación de esfuerzos y
delegación precisa de responsabilidades.
Diagnóstico de la situación actual
Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución que se requiere

para el desarrollo del trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a
optimizarlo.
Análisis de la organización
El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar

las funciones que ésta desempeña y las actividades de cada empleado; para
ello, el responsable del estudio se debe auxiliar de instrumentos técnicos
como los siguientes:
• Organigramas.
• Cuadros de distribución del trabajo.
• Estadísticas de trabajo.
• Sociogramas.
• Árboles de decisión.
• Redes para el análisis lógico de problemas.
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• Tablas de decisiones.
Revisión de los procedimientos
El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de fl ujo

correspondiente a la realización de las funciones. Esta información puede
representarse en forma de flujograma, donde se muestran los pasos relativos
a las operaciones de las unidades orgánicas. Estas técnicas, asociadas
generalmente con los programas de simplificación del trabajo, reorganización
y reingeniería, pueden ser herramientas eficaces y relativamente sencillas
para analizar los datos. Entre los diagramas más útiles para este propósito
está el flujograma arquitectónico, ya que en él puede percibirse el arreglo
actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de
los documentos en función de ese arreglo. Este diagrama de recorrido
proporciona el mejor medio para analizar la distribución actual y el flujo del
trabajo, a la vez que permite apreciar la relación de distancias presentes en
el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamente, pueden
precisarse las ineficiencias de la distribución actual para eliminar el desplaza
miento innecesario.
Distribución actual del espacio
El estudio de la distribución debe delimitar las áreas de conflicto, lo que

permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias,
los muebles y el equipo utilizados, y una base para comparar la distribución
actual con la nueva. Para representar con fidelidad la distribución actual es
necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala
determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en
planos de detalle). Es muy importante verificar que la información del plano
sea exacta y completa. En el plano se deben representar la ubicación precisa
y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, puertas, escaleras,
columnas, divisiones permanentes, tuberías, con tactos eléctricos,
alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de equipos
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de cómputo, entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios

para abrir puertas y ventanas.
Lista del mobiliario y equipo
También debe elaborarse una lista que incluya toda la información necesaria
para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia; son
datos relevantes la cantidad, dimensiones, clase, modelo, material,
antigüedad, así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos
materiales por unidad administrativa y por puesto. Cada unidad física debe
numerarse durante esta etapa con el fi n de utilizarla en la distribución final.
Plantilla de personal
El número de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad

específica, identificando puestos y número de plazas. Esta información es
esencial para proyectar instalaciones tales como casilleros, lavabos,
sanitarios, comedor, etcétera.
Previsión de necesidades futuras
La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de

distribución del espacio. Los aspectos que debe cubrir son los siguientes:
Organización
Proyectar, en lo posible, la medida en que las decisiones de la alta autoridad

influirán en la distribución en un futuro próximo, para determinar si la
organización considera los cambios mencionados a continuación:
a) Ampliar o reducir la estructura orgánica.
b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades.
c) Incluir nuevas funciones.
d) Reorientar funciones.
e) Modificar las cargas de trabajo.
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f) Implementar nuevos sistemas.
g) Desincorporar áreas, servicios o ambos.
h) Modificar el objeto de la organización.
i) Invertir recursos de capital.
j) Diversificar los productos y servicios en el mercado.
k) Reorientar los productos y servicios que se ofrecen al mercado.
l) Fortalecer los canales de distribución.
Procedimientos
En esta etapa es indispensable considerar qué planes y propósitos

repercutirán en los sistemas de trabajo, toda vez que cambiarán el flujo de
las operaciones. Entre los mecanismos que se emplean están los siguientes:
• Diagramas de flujo.
• Diagramas de programación de computadoras.
• Diagramas de distribución de espacio.
• Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.
Mobiliario
Deben tomarse en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y

equipo para llegar a un acuerdo sobre sus dimensiones y características. De
la misma manera, seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas
de trabajo.
Personal
Es necesario prever los cambios en el número de personal, pues en muchos

casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados resulta
insuficiente en el corto plazo si no se consideran posibles variaciones. Esta
información es indispensable cuando se tiene que proyectar la instalación de
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servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas de descanso,

comedor, etcétera).
Estimación de la superficie requerida
Esta superficie se obtiene al multiplicar el número de puestos de un mismo

nivel por la cantidad de espacio que se les destina. Este cálculo debe
repetirse en las áreas requeridas para todos los puestos.
Inventario del personal actual y necesidades de espacio
El inventario puede hacerse anotando los datos relativos a los puestos de

cada unidad: lista de puestos; número total del personal actualmente en
servicio y el aprobado para sumarse a él; categoría y número de los puestos
por categoría; número de puestos a los cuales se asignarán despachos
privados, y número total de puestos previsto. La asignación de espacios debe
efectuarse en función de:
• Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo (fi

guras 5.27 y 5.28).
• Descripción de cada artículo del mobiliario y equipo, aparte del incluido
por cada individuo. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo
(archiveros, libreros, gabinetes para papelería, etc.) (figuras 5.29, 5.30
y 5.31).
• Requerimientos departamentales para servicios especiales, tales
como almacén, salón de conferencias, etc. (fi guras 5.32 y 5.33).
• Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y
categorías; superficie neta requerida para despachos individuales
según categorías; superficie neta requerida para despachos
colectivos; superficie requerida para equipo especial y servicio, y
superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.
Transformación de superficie neta en superficie bruta
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En la estimación de las áreas de trabajo —superficie neta— expuestas, no

se incluyeron algunos factores que implican una mayor disponibilidad de
superficie, como los espacios destinados a servicios (portería, instalación
para equipo de aire acondicionado, escaleras, tiro de elevadores, corredores,
etc.), tampoco los destinados a equipo electrónico, calefacción y
transportación dentro del edificio, ni las áreas ocupadas por columnas u otro
tipo de estructuras.
Plan básico
La tercera etapa de la planeación comprende los aspectos siguientes:
Ubicación de unidades
Antes de decidir la ubicación de departamentos y servicios generales, debe

tomarse en cuenta lo siguiente:
• El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las

comunicaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.
• Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad.
• Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de
expansión.
Asignación de personal y equipo por unidad
Una vez que cada unidad tiene un espacio particular, debe planearse el
arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área de la
organización, con el propósito de:
• Facilitar el trabajo.
• Respetar su flujo.
• Integrar una oficina funcional y atractiva.
Configurar los modelos por área, tomando en cuenta los principios y guías
fundamentales para una distribución eficiente. El diseño sugerido se
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determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones hasta

llegar a una disposición satisfactoria.
Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Después de que las

unidades se han conformado de la mejor manera, el paso siguiente es revisar
el diseño en conjunto para asegurarse de que satisface los retos específicos
del tipo de trabajo que lleva a cabo la organización.
Preparar la distribución final. Aquí es preciso señalar todas las

especificaciones necesarias, como indicar con marcas apropiadas los flujos
principales de trabajo; el nombre de las personas que se ubicarán en cada
unidad física; identificación de mobiliario y equipo, canceles, mostradores,
gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación,
etc. Esta información es necesaria a fi n de obtener una integración completa
del espacio.
Aprobación. La distribución final deber ser revisada y aprobada por los

responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los
niveles jerárquicos de la organización. También es de gran utilidad recabar
sugerencias de los grupos de interés.
AMBIENTE FÍSICO
La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes

materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no
deben hacer caso omiso de aquellos factores físicos que contribuyen a la
creación de un ambiente de trabajo favorable. Es un hecho que la
productividad se reduce debido, entre otras cosas, a una iluminación
incorrecta, coloración inapropiada, ruidos excesivos, temperatura
inadecuada, etc.
Iluminación
Experimentalmente se ha demostrado la existencia de variaciones del

rendimiento cuando se modifica, dentro de ciertos límites, la intensidad
luminosa. Sin embargo, sería erróneo pensar que los problemas de
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iluminación se resuelven simplemente suministrando mayor luminosidad,

pues su exceso puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia.
Temperatura ambiente
Los márgenes de temperatura más recomendables para el desarrollo de

actividades administrativas se suelen establecer entre 18 y 22° C.
Insonorización
Aparte de los efectos psicológicos que se derivan de la permanencia continua

en un local ruidoso (fatiga, irritabilidad, etc.), se ha demostrado que la calidad
del trabajo depende en gran medida del control de este factor, en especial
cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio.
Mobiliario de trabajo
La gran variedad de mobiliario de ofi cina existente en el mercado y la

renovación constante de modelos obligan a destacar sólo diseños de uso
generalizado.
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PREGUNTAS
1. ¿A qué se refiere la distribución del espacio dentro de una empresa?
se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus

componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención
y servicios al personal y a los clientes.
2. ¿Cuáles son los principales propósitos de un estudio de distribución de

espacio?
• Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo de una
organización.
• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una
organización realizar su trabajo en un ambiente favorable.
• Promover una interacción ordenada entre las funciones y procesos y
las instalaciones para llevarlas a cabo.
• Contribuir a que la gestión de una organización sea más competitiva.
3. ¿Cuáles son las principales consideraciones para tomar en cuenta para

realizar un estudio de distribución de espacio?
• Factores que lo originan
• Aspectos organizacionales
• Fluxograma arquitectónico
• Diseño asistido por computadora
• Planeacion de la distribución de espacio
4. ¿En la distribución de espacios que factores se deben tomar en cuenta
con relación a la estructura o el organigrama de la empresa?
• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.
• Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.
• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones
asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su
realización.
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• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el

espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.
• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.
5. ¿Cuáles son los principales instrumentos técnicos que pueden apoyar

el estudio de la organización?
• Organigramas.
• Cuadros de distribución del trabajo.
• Estadísticas de trabajo.
• Sociogramas.
• Árboles de decisión.
• Redes para el análisis lógico de problemas.
• Tablas de decisiones.
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CONCLUSIONES
1. Cuando se trata de la distribución de los empleados en el área de trabajo, se
refiere directamente a la ubicación geográfica de cada uno de ellos en la
oficina. A primera vista, se trata claramente de un problema estético y de
diseño, pero se trata de un desarrollo posterior y puede implicar otros
factores.
2. La importancia de asignar correctamente a los empleados en el área de
trabajo se debe a que puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia
de los procesos y proporcionar espacio para los empleados en función de
sus cualidades y tareas.
3. La grafica de distribución conocido como fluxograma tiene relación con la
ubicación del equipo donde muestra la distribución de los mobiliarios, y
demás equipos en el área de trabajo. La presentación de la forma en que el
espacio y la distribución de la oficina se constituyen en un auxiliar para
desahogar el trabajo mediante la eliminación del desplazamiento
innecesario.
4. Para la preparación del plan de distribución se configuran los modelos por
área y se revisa el arreglo tentativo y algunos ajustes, luego se prepara la
distribución final para después solicitar la aprobación correspondiente.
5. En un lugar ruidoso se ha comprobado los efectos psicológicos que derivan
como fatiga e irritabilidad, la calidad de trabajo depende del control de todo
ruido que no ayude a la concentración por eso se utiliza la insonorización.
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RECOMENDACIONES
1. Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo

esquema.
2. La utilización de la tecnología computacional agiliza y simplifica la tarea de
distribuir espacios.
3. El estudio debe delimitar las tareas del conflicto.
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BIBLIOGRAFÍA
Fincowsky, E. B. (2017). Organizacion de empresas. México: Mc Graw Hill.
22

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3. Visualizar por qué la productividad de una organización depende en gran

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• Ser acordes con la misión y objetivos trazados.

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• La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e

La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de

• Unidades de mejoramiento administrativo.

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Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la

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Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales

Mínima distancia recorrida

Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que

Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en

La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones

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• Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a

PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones

Diagnóstico de la situación actual

Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución que se requiere

El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar

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Revisión de los procedimientos

El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de fl ujo

Distribución actual del espacio

El estudio de la distribución debe delimitar las áreas de conflicto, lo que

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de cómputo, entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios

Lista del mobiliario y equipo

El número de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad

Previsión de necesidades futuras