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PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE
DOCUMENTOS
Y
REGISTROS
22/11/2017
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Código : SST-SERV-PRO-001 Versión : 01 Página: 2 de 12
2. OBJETIVO
1.1 Definir el contenido, formato, identificación y control de los Documentos y Registros del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1.2 Definir los controles para la elaboración, revisión, aprobación, publicación, distribución y
administración de los Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
3. ALCANCE
Se aplica a toda la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
5. DEFINICIONES
6. RESPONSABILIDADES
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5.3 Trabajadores
Documentos Internos
CODIGO
SST - ECM – TD - NC
ECM : SERVITRAL = SERV
TD : Tipo de Documento
NC : Número consecutivo
Donde:
TIPO DE DOCUMENTO TD
Procedimiento PRO
Manual MAN
Programa PRG
Reglamento REG
Instructivo PET
Formato FOR
Plan PLN
Lista LIS
Política POL
Protocolo PROT
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Documentos Externos
entre otros:
TIPO DE NORMATIVA TN
Leyes LEY
Decreto Supremo D.S.
Decreto Legislativo D.L.
Reglamentos REGLAM
Normas Técnicas N.T.
Manuales Técnicos MAN.T.
Guías GUIA
Resolución Ministerial R.M.
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ESTANDARES:
1) OBJETIVO
Establece la razón de ser del documento o instructivo que se va a describir y el
beneficio de su aplicación.
2) ALCANCE
Específica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso, etc.).
3) REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
Documentación legal, técnica o referencial que pueda complementar el entendimiento
y aplicación del respectivo procedimiento / instructivo.
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1. PERSONAL
Incluye a todo el personal responsable de realizar la tarea.
2. EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL
Se deberá considerar todo el equipo de protección necesario para la ejecución de la
tarea, de acuerdo a los estándares de trabajo y a la normativa legal vigente.
3. EQUIPOS/HERRAMIENTAS/MATERIALES
Se deben considerar todos los equipos, las herramientas y los materiales que se
utilizarán para la ejecución de la tarea.
4. PROCEDIMIENTO
Incluye la secuencia paso a paso, desde el inicio hasta el final de la tarea a realizar
considerando la evaluación de los riesgos presentes.
5. RESTRICCIONES
Se deberá considerar todas las actividades contraproducentes, que puedan ocasionar
eventos como lesiones y/o pérdidas.
Pie de Página
Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:
Supervisor del área Responsable del proceso Responsable de Gerente de Operaciones
Seguridad SST
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha de aprobación: JEFE DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE DE OPERACION
Ing. Ocaña Evangelista Alfonso Ing. Ragaz Quiñones Victor Ing. Torre Huamán Fredy
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valor oficial para los usos y alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo al constituir "COPIA CONTROLADA".
b) Se otorgarán COPIAS NO CONTROLADAS a solicitud del interesado o personas que
no pertenecen a la empresa. Ejemplo: Clientes, proveedores, autoridades, etc. Se
identificará con la leyenda “ COPIA NO CONTROLADA”
c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo puede emitir copias controladas
de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para
fines de capacitación, sensibilización u otro motivo similar. Se identificará con la
leyenda “ COPIA CONTROLADA - Para fines de Capacitación ( identificar el motivo) ”
d) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo sustenta la entrega del documento
COPIA CONTROLADA, haciendo uso del formato SST-SERV-FOR-002 CARGO DE
ENTREGA DE COPIAS CONTROLADAS.
e) Cualquier otro Responsable de área que requiera emitir copias físicas controladas,
deberá solicitar autorización con sustento previo de uso; a través del Responsable de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Para solicitar la autorización de acceso a los documentos internos (a través de la red
interna), el usuario canaliza su petición al Responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo, por escrito o vía correo electrónico.
g) La petición puede ser aprobada o desestimada. De ser aprobada el usuario es
registrado en el registro SST-SERV-FOR-003 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
CONTROLADAS.
h) En caso de que se modifique o se retire un área de la estructura de la organización y
que se encuentra como usuario en el registro SST-SERV-FOR-003 LISTA DE
DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS, se procede al retirar usuario de la
Lista en mención.
i) Las áreas que por la naturaleza de sus actividades cuenten con acceso a los
Documentos Externos, el control se lleva en el registro SST-SERV-FOR-004 LISTA
MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS, el cual permite identificar el nombre del
usuario responsable que tiene acceso a la documentación. Como mínimo debe
verificarse su vigencia una vez al año; a menos que el documento establezca una
vigencia específica.
j) Los documentos originales externos son custodiados por el Responsable / Supervisor
de área. Si se desea imprimir copia de los mismos, éstos deben tener autorización del
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha de aprobación: JEFE DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE DE OPERACION
Ing. Ocaña Evangelista Alfonso Ing. Ragaz Quiñones Victor Ing. Torre Huamán Fredy
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a) Todo documento y/o formato que cambie de versión, que pierda vigencia o utilidad
dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es retirado del
sistema. El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo identifica dichos
documentos con la leyenda “ DOCUMENTOS OBSOLETO”
b) Uso excepcional de documentos retirados: Solo en casos excepcionales y con la
autorización del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, puede hacerse uso
de formatos con la versión anterior, hasta agotar stock. La excepción no se aprueba si
los cambios realizados en el formato son esenciales para asegurar la prevención de
los riesgos en la organización.
a) Los dueños de proceso o jefes de área son responsables del control de los
registros generados en sus respectivos procesos, así como la identificación,
almacenamiento, protección, conservación, retención y disposición.
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1. REVISION
No Aplicable.
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