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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código : SST-SERV-PRO-001 Versión : 01 Página: 1 de 12

PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE
DOCUMENTOS
Y
REGISTROS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


Fecha de aprobación: JEFE DE SEGURIDAD INGENIERO RESIDENTE GERENTE DE OPERACION
Ing. Ocaña Evangelista Alfonso Ing. Ragaz Quiñones Victor Ing. Torre Huamán Fredy

22/11/2017
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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2. OBJETIVO

1.1 Definir el contenido, formato, identificación y control de los Documentos y Registros del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

1.2 Definir los controles para la elaboración, revisión, aprobación, publicación, distribución y
administración de los Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

3. ALCANCE
Se aplica a toda la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

4. BASE LEGAL / REFERENCIAS NORMATIVAS


 Ley N° 29783 “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo” y su Reglamento Decreto Supremo
N° 005 – 2012.

 D.S.- 024-2016-EM, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería y su


modificatoria DS-023-2017-EM

5. DEFINICIONES

5.1 Documentos Internos: Son documentos generados por la empresa SERVICIOS


TRACKLESS LEON S.A.C.
5.2 Documentos Externos: Son aquellos documentos que son generados por entidades
externas y que la empresa SERVICIOS TRACKLESS LEON S.A.C. Los utiliza para sus
operaciones.
5.3 Manuales: Documentos base del sistema de gestión en el que se describen los
fundamentos y la estructura del mismo.
5.4 Procedimientos: Documentos que describe la forma específica para llevar a cabo una
actividad o un proceso.
5.5 Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro: Documento que describe en detalle el paso a
paso, el qué y el cómo se realiza una actividad específica relacionada con un proceso.
5.6 Formatos: son documentos preestablecidos (impresos o digitales) que permiten
desarrollar la evidencia de ejecución de las actividades y que facilitan la recolección de
información clave.
5.7 Registros: son documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades
efectuadas o de los resultados obtenidos. Pueden ser formatos llenos, cartas,
memorandos, actas, contratos, listas de chequeo llenas, correos electrónicos y otros.

6. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerente de Operaciones


5.1.1 Aprobar y asegurar los medios necesarios para el control de documentos y
registros.

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5.2 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo


5.2.1 Asegurar la correcta y efectiva aplicación del presente procedimiento.
5.2.2 Revisión de los documentos para asegurarse que cumplan con lo establecido en el
presente procedimiento.
5.2.3 Difusión, publicación y distribución controlada de los documentos de la empresa.
5.2.4 Mantener actualizada la lista maestra de documentos internos y externos de la
organización.

5.3 Trabajadores

5.3.1 Identificar las necesidades de cambios de los documentos.


5.3.2 Identificar necesidades de crear nuevos documentos

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


7.1 Identificación de Documentos

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de SERVICIOS TRACKLESS


LEON S.A.C., asigna un código a cada documento de conformidad con la siguiente
estructura:

Documentos Internos

CODIGO
SST - ECM – TD - NC
ECM : SERVITRAL = SERV
TD : Tipo de Documento
NC : Número consecutivo

Donde:

TIPO DE DOCUMENTO TD
Procedimiento PRO
Manual MAN
Programa PRG
Reglamento REG
Instructivo PET
Formato FOR
Plan PLN
Lista LIS
Política POL
Protocolo PROT

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Documentos Externos

Los documentos de origen externo utilizados en el Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo de la EMPRESA SERVICIOS TRACKLESS LEON S.A.C., pueden ser

entre otros:

TIPO DE NORMATIVA TN
Leyes LEY
Decreto Supremo D.S.
Decreto Legislativo D.L.
Reglamentos REGLAM
Normas Técnicas N.T.
Manuales Técnicos MAN.T.
Guías GUIA
Resolución Ministerial R.M.

El Responsable de Seguridad asigna el código y la numeración correlativa del


documento, de acuerdo a lo establecido en la tabla de codificación. Así mismo la
numeración correlativa se lleva por proceso / área.
Nota.- Los documentos y/o registros entregados por el cliente o entidades, por ejemplo
los contratos, para ser utilizadas por la empresa, mantienen su nombre y código de
origen y son controlados en el formato SST-SERV-FOR-004 LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS.

7.2 Elaboración de Documentos

a) La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión de


Seguridad y Salud en el Trabajo puede generarse en cualquier proceso de la empresa
a iniciativa de cualquier integrante de la organización en coordinación con el
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
b) La persona designada hace uso del formato SST-SERV-FOR-005 NECESIDAD DE
CAMBIO NUEVO DOCUMENTO, el cual es revisado por el Responsable de Área y es
entregado al Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo para su revisión y
validación.

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c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo al recibir el proyecto de un nuevo


documento (antes de ser ingresado a la base de datos) lo revisa y coordina su
adecuación (en caso sea necesario) a las características establecidas por el sistema
con el Responsable / Supervisor de Área quien lo propuso.
d) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, en coordinaciones con el
Responsable / Supervisor de Área revisan y firman (en calidad de conformidad) el
formato SST-SERV-FOR-005 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.
Posteriormente se envía al Gerente General para su respectiva aprobación.
e) Una vez aprobados los documentos (por parte de la Gerencia General) son publicados
por el Responsable Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Los documentos del Sistema tienen una estructura uniforme y debe considerar en su
presentación una clara identificación del nombre del mismo (y el código cuando
aplique, de acuerdo al punto 6.1), así como la identificación de su estado de versión,
fecha de aprobación y el cargo de las personas que los han elaborado, revisado y
aprobado.

Nota: El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo asigna la codificación a los


documentos del Sistema de Gestión y entrega a los dueños de proceso el
documento codificado. Así mismo los dueños de Proceso son los responsables
de hacer el requerimiento y/o reproducción de los formatos con el área
competente.

7.3 Aprobación de Documentos

La aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el


Trabajo se realiza en diferentes niveles de la empresa de acuerdo al tipo, al alcance del
documento y al nivel de uso.
Cada vez que se actualiza la versión de los documentos, se procede nuevamente a
elaborar, revisar y aprobar el respectivo documento.
Estos niveles de aprobación se establecen en el cuadro siguiente:

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION REVISION APROBACION


Manual del Sistema de
Gestión de Seguridad y Responsable de

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Salud en el Trabajo Seguridad y Salud en el


Política del Sistema Trabajo
Gestión Gerente
Mapa de Proceso General
Procedimiento y/o
Otros Documentos Responsable de
Gerente de
( directivas, planos, la Residencia
Operaciones
manuales, planes, entre
Responsable de
otros)
Procedimiento Escrito de Seguridad y Salud en el
Trabajo Seguro Trabajo

Supervisor, capataz y/o Responsable de


Gerente
Formatos Jefe de Guardia la Residencia
General y/o
Gerente de
Operaciones

7.4 Estructura de Documentos


La Estructura de los procedimientos y estándares del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo será de la siguiente manera:

ESTANDARES:

1) OBJETIVO
Establece la razón de ser del documento o instructivo que se va a describir y el
beneficio de su aplicación.
2) ALCANCE
Específica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso, etc.).
3) REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS
Documentación legal, técnica o referencial que pueda complementar el entendimiento
y aplicación del respectivo procedimiento / instructivo.

4) ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR


Metodología y desarrollo concreto de todo el trabajo en forma detallada (pueden
usarse como anexos los diagramas, flujo gramas y fotos).
5) RESPONSABLES
Incluye el o los involucrados o los responsables de cumplir el procedimiento o ejecutar
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la tarea descrita en el documento que se está redactando.


6) REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACION
Relación de registros / formatos que se generan o usan, a partir de la redacción del
documento y que se encuentran asociados a las actividades detalladas en la misma.
7) REVISION
En este Ítem se registra el número de versión, se específica la sección o párrafo
modificado, también se detalla el motivo del cambio realizado, así como la fecha de la
actualización de la misma.

PROCEDIMIENTO ESCRITO DE TRABAJO SEGURO

1. PERSONAL
Incluye a todo el personal responsable de realizar la tarea.
2. EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL
Se deberá considerar todo el equipo de protección necesario para la ejecución de la
tarea, de acuerdo a los estándares de trabajo y a la normativa legal vigente.
3. EQUIPOS/HERRAMIENTAS/MATERIALES
Se deben considerar todos los equipos, las herramientas y los materiales que se
utilizarán para la ejecución de la tarea.
4. PROCEDIMIENTO
Incluye la secuencia paso a paso, desde el inicio hasta el final de la tarea a realizar
considerando la evaluación de los riesgos presentes.
5. RESTRICCIONES
Se deberá considerar todas las actividades contraproducentes, que puedan ocasionar
eventos como lesiones y/o pérdidas.

A su vez, los documentos (procedimientos / PETS) tendrán la siguiente estructura:


Encabezado

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO/ESTANDAR UNIDAD


Código: SST-SERV-PRO- 000 Versión: 01 Página: 7 de 12 MINERA

Pie de Página
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Supervisor del área Responsable del proceso Responsable de Gerente de Operaciones
Seguridad SST
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Fecha Firma Firma Fecha

La Carátula de los documentos (procedimientos, instructivos) tendrán el título general del


nombre del respectivo documento.
Para los formatos / registros tendrán la siguiente estructura:
Encabezado

NOMBRE DEL FORMATO / REGISTRO Código

7.5 Revisión de Documentos


a. La revisión de los documentos se puede realizar mediante las siguientes actividades :
 Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Auditorías Internas.
 Revisión por la Dirección.
 Investigación de Incidentes / Accidentes.
 Cambios en la Normativa Legal.
 Verificación de Controles Operacionales.
b. Los documentos se revisan de forma constante (por el Responsable de la Residencia,
Supervisor del Área, Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gerente
General) y son modificados de ser necesario por los dueños de proceso o áreas
relacionados a los mismos. Se hace uso del formato COLD-FOR-005 NECESIDAD DE
CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.
c. No obstante, se podrá coordinar cualquier modificación en el momento que se
considere necesario.
d. Todos los cambios serán solicitados al Responsable de Seguridad en el Trabajo, quien
se asegura de publicar el nuevo texto del documento con los cambios definidos. Se
hace uso del formato COLD-FOR-005 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO
DOCUMENTO.
7.6 Cambio / Actualizaciones de Documentos
a) Al editarse un nuevo documento (procedimiento / PETS) se identifica claramente
cuáles son los cambios que se han producido. Para tal efecto, se presentar
detalladamente los cambios en el punto 7. Revisión ( como parte de la estructura del
documento)

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b) En el caso de los registros / formato, se identifica los cambios de versión en el mismo


encabezado de página el cual contiene el código y el nombre del formato. El detalle
del cambio se registra en el pie de página del formato / registro.
c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo notifica vía e-mail la publicación
de una nueva versión de los documentos y los dueños de proceso o jefes de área se
encargarán de informar a su personal sobre los párrafos que se hayan modificado o
eliminado del documento, procediendo de esta manera a la implementación del
mismo.
d) En el caso de Documentos Externos controlados sean modificados o derogados y
cuando se aprueben e incorporen nuevos documentos externos al Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo se encarga de proporcionar a los usuarios relacionados una versión
actualizada de los referidos documentos. Para asegurar la vigencia de los documentos
se podrán utilizar los siguientes medios:
 Solicitar el servicio de información de actualización de tales normas a Entidades o
Empresas especializadas.
 Realizar consultas por escrito o vía Internet sobre la información requerida al área
Legal.
 Suscribirse a Revistas y/o Diarios Oficiales o Especializados.
El Responsable de Seguridad hace uso del formato COLD-FOR-004 LISTA
MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
7.7 Distribución y Disponibilidad de Documentos
a) La distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo se podría realizar de manera sistemática mediante la red interna PC de la
empresa y/o de manera física.
b) Los documentos publicados en la red interna PC, pueden ser impresos UNICAMENTE
con autorización del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
7.8 Copias Controladas y No Controladas

a) Por seguridad y control de la documentación, si algún usuario desea imprimir algún


documento, se considerará DOCUMENTO CONTROLADO (dicho estado serán
consignado en el documento impreso). Esto significa que dicho documento tendrá

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valor oficial para los usos y alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo al constituir "COPIA CONTROLADA".
b) Se otorgarán COPIAS NO CONTROLADAS a solicitud del interesado o personas que
no pertenecen a la empresa. Ejemplo: Clientes, proveedores, autoridades, etc. Se
identificará con la leyenda “ COPIA NO CONTROLADA”
c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo puede emitir copias controladas
de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para
fines de capacitación, sensibilización u otro motivo similar. Se identificará con la
leyenda “ COPIA CONTROLADA - Para fines de Capacitación ( identificar el motivo) ”
d) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo sustenta la entrega del documento
COPIA CONTROLADA, haciendo uso del formato SST-SERV-FOR-002 CARGO DE
ENTREGA DE COPIAS CONTROLADAS.
e) Cualquier otro Responsable de área que requiera emitir copias físicas controladas,
deberá solicitar autorización con sustento previo de uso; a través del Responsable de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Para solicitar la autorización de acceso a los documentos internos (a través de la red
interna), el usuario canaliza su petición al Responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo, por escrito o vía correo electrónico.
g) La petición puede ser aprobada o desestimada. De ser aprobada el usuario es
registrado en el registro SST-SERV-FOR-003 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
CONTROLADAS.
h) En caso de que se modifique o se retire un área de la estructura de la organización y
que se encuentra como usuario en el registro SST-SERV-FOR-003 LISTA DE
DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS, se procede al retirar usuario de la
Lista en mención.
i) Las áreas que por la naturaleza de sus actividades cuenten con acceso a los
Documentos Externos, el control se lleva en el registro SST-SERV-FOR-004 LISTA
MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS, el cual permite identificar el nombre del
usuario responsable que tiene acceso a la documentación. Como mínimo debe
verificarse su vigencia una vez al año; a menos que el documento establezca una
vigencia específica.
j) Los documentos originales externos son custodiados por el Responsable / Supervisor
de área. Si se desea imprimir copia de los mismos, éstos deben tener autorización del
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Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se hará uso del registro SST-SERV-


FOR-003 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS.
k) En caso un documento (procedimiento / pet) del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo pierda vigencia, los Responsables de Área en coordinación con el
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, conservan como consulta la versión
digital del documento y proceden a la destrucción del documento físico. Los
documentos en versión digital son identificados con la palabra “DOCUMENTO
OBSOLETO”.

7.9 Retiro de Documentos / Formatos (Documentos Obsoletos)

a) Todo documento y/o formato que cambie de versión, que pierda vigencia o utilidad
dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es retirado del
sistema. El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo identifica dichos
documentos con la leyenda “ DOCUMENTOS OBSOLETO”
b) Uso excepcional de documentos retirados: Solo en casos excepcionales y con la
autorización del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, puede hacerse uso
de formatos con la versión anterior, hasta agotar stock. La excepción no se aprueba si
los cambios realizados en el formato son esenciales para asegurar la prevención de
los riesgos en la organización.

7.10 Control de Registros

6.1.1 Control de Registros

a) Los dueños de proceso o jefes de área son responsables del control de los
registros generados en sus respectivos procesos, así como la identificación,
almacenamiento, protección, conservación, retención y disposición.

b) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo mantiene actualizado el


registro SST-SERV-FOR-001 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

c) El dueño del proceso o quien designe, debe conservar los registros en


condiciones que minimicen los riesgos de daños o pérdidas de información. Los

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registros se archivan en un lugar que garantice un adecuado almacenamiento,


fácil acceso del personal autorizado para su consulta y/o evaluación.

d) Posterior al tiempo de retención y estado de disposición de los registro, el jefe /


dueño de procesos en coordinaciones con el Responsable de Seguridad
proceden a destruir y/o conservar los registros (de acuerdo a normativas
legales). En caso de que se conserve, se identifica con la leyenda
“DOCUMENTO OBSOLETO”.

e) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo mantiene actualizado el


registro SST-SERV-FOR-001 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
7.11 Control y Seguimiento de los Documentos
a) El control de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo almacenados en la base de dato, lo realiza el Responsable de Seguridad y
Salud en el Trabajo mediante la administración de la red interna de la empresa. Se
hace uso del registro SST-SERV-FOR-001 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
b) En el caso de usuarios que requieran una copia física, queda de acuerdo al punto
6.8, que evita el empleo de documentos no válidos u obsoletos.
c) El control de los Documentos Externos se realiza mediante el registro SST-SERV-
FOR-004 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
8. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

7.1 SST-SERV-FOR-001 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y


REGISTROS.
7.2 SST-SERV-FOR-002 CARGO DE ENTREGA DE COPIAS CONTROLADAS.
7.3 SST-SERV-FOR-003 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS
7.4 SST-SERV-FOR-004 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
7.5 SST-SERV-FOR-005 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.

1. REVISION
No Aplicable.

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