Código: F-SST-03

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión:01
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Fecha: 22/08/2019

1. OBJETIVO:

Establecer las directrices que se siguen para la presentación, la

estructuración del contenido, y el control de los documentos y los registros
que demuestran la conformidad y operación eficaz del SG-SST.
2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la elaboración y control de las diferentes

clases de documentos y registros que hacen parte del SG-SST.

3. DEFINICIONES

 Documento Interno: Es todo documento originado en el interior de la

empresa, relacionado con el SG-SST; algunos de ellos son: Manual del
SG-SST, los procedimientos documentados en cada proceso o área,
formatos, instructivos, entre otros. Se manejan en forma electrónica y/o
física.

 Documentos externos: Es todo documento originado en el exterior de

la Empresa, el cual es mandatorio, sirve de guía y consulta para la
realización de ciertas actividades; algunos de ellos son: códigos, normas,
los términos de referencia, manuales técnicos, hojas de seguridad,
informes técnicos, conceptos de aptitud, entre otros. Cada responsable
de proceso o área debe garantizar que se tiene siempre la última versión
de los mismos.
 SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Esta documentación se realiza en Word

A. PARTES QUE CONFORMAN UN DOCUMENTO

Están compuestos por dos partes así:

1. La primera es el encabezado; aplica para todos los documentos;

dividido en tres secciones de izquierda a derecha: Logo de la
Empresa, nombre del documento, versión y fecha.
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2. En la segunda parte va el cuerpo del documento que aplica solo para

los procedimientos; deben estar redactados de tal forma que indiquen
el qué, cómo, cuándo, quién y el dónde en los siguientes numerales:

1. Objetivo: Para qué está definido el documento

2. Alcance: Qué parte del SG-SST cubre. Obligatorio
3. Definiciones: Si es necesario explicar términos específicos en
cada documento. Opcional
4. Flujograma: Es una representación gráfica del paso a paso
procedimiento. Es Opcional y en caso tomar la decisión de
hacerlo se hace en documento independiente y se vincula en este
numeral
5. Desarrollo del Procedimiento: Describe las actividades de
transformación paso a paso. Obligatorio

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS

Una fila por

cada actividad

6. Registros: Contempla las evidencias y constancias que deben

elaborarse y guardarse durante la implementación del
procedimiento. Opcional

B. CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Las personas del proceso o área responsables del procedimiento,

son las encargadas de redactarlo, cumpliendo los parámetros
explicados en el numeral anterior.

Para los documentos generales del Sistema de Seguridad y Salud

en el Trabajo, el responsable de SST es el encargado de revisarlos,
y Gerencia los aprueba.

Si es un documento nuevo el responsable del SG-SST debe

actualizar el “Listado Maestro de Documentos”. Los cuales se
registran y controlan con el nombre y la versión.

C. RETIRO DOCUMENTOS OBSOLETOS

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Si se debe retirar un documento, el responsable del SG-SST, lo pasa a la

carpeta de obsoletos, y actualizar el “Listado Maestro de documentos.”

D. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Cuando se trate de documentos externos, los jefes de procesos o áreas

deben estar al tanto de las actualizaciones, revisar e informar a todas las
personas que lo requieran y mantenerlos actualizados en la oficina del
proceso o área respectiva.

El jefe del proceso o área debe notificar al responsable del SG-SST para
actualizar el “Listado Maestro de documentos”.

E. CONSERVACION DE DOCUMENTOS:

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un

periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en
que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,

como resultado de los programas de vigilancia y control de los
peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los

trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente
con los servicios de médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo.

 Registros de las actividades de capacitación, formación y

entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.

 Registro del suministro de elementos y equipos de protección

personal.

Para los demás documentos y registros, se acoge a la normatividad

vigente y las políticas de la empresa.

Los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así

como los resultados de los exámenes complementarios tales como
paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías,
espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con
el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
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Fecha: 22/08/2019

peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo de la IPS

contratada por la Empresa, para la elaboración de los mismos.

6. REGISTROS:

Listado Maestro de documentos y registros