SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y Código: PR-SST-001

SALUD EN EL TRABAJO Versión: 0

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
Fecha: 17.02.2024
DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO.
Desarrollar, mantener y controlar la documentación de origen interno y externo que aseguren
el funcionamiento del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo del
OLEOHIDRAULICA ARGENTINA S.A.S
2. ALCANCE.
Aplica para la creación, modificación y/o eliminación de los documentos del SG-SST la
socialización y su respectivo control.
3. RESPONSABLE.
La gerencia y el líder SST. Serán los responsables del control de documentos y registros que
se generen de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
Y estos estarán bajo su custodia de la Administración y a la vez líder del SG-SST. Señora
MARIA DE LOS ANGELES CAMARGO ROJAS hasta el momento que se realice entrega
formal a otra persona.

4. PRODUCTOS.
Documentos del SG-SST aprobados e incluidos en el listado maestro de documentos,
socializados, disponibles y en vigencia. MT-SST-001 MATRIZ UNIVERSAL DE
DOCUMENTOS.
5. REQUISITOS LEGALES.
Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 12. Documentación.
Y artículo 13. Conservación de los documentos.
6. TERMNOS Y DEFINICIONES
Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento
en particular.
Copia Controlada: Es el documento sobre el cual existe un control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Distribución: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados
de su aplicación.
Documento Externo: Todos los documentos generados por organismos externos que
establecen directrices que deben cumplir la entidad o fijan pautas que se utilizan para el
desarrollo de sus actividades.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha y contenido.
Guías: Pautas de actuación, esenciales ante un problema, avaladas por evidencias
científicas, expertos o por consejos profesionales.
Matriz universal de Documentos: Listado que relaciona de manera ordenada los
documentos que conforman el SG-SST.
Manual SG SST: Documento maestro que da una idea general del funcionamiento de un
sistema.
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Instructivo: Documento que contiene las instrucciones detalladas y las responsabilidades
de las personas involucradas en la realización de operaciones o actividades, y pueden
generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad que se realizó y para
garantizar la trazabilidad de la actividad misma. Debe definir como mínimo quién hace qué,
Dónde, Cuándo, Por qué y Cómo.
Versión: Numero que da a conocer, la cantidad de documento que hay sobre un tema en
específico, indicando su número mayor el documento actual.
7. CONDICIONES GENERALES
a. Se debe mantener actualizada la Matriz de documentos del SG-SST, con las versiones
actuales, los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos.
b. Puede identificar la necesidad de crear, modificar y/o eliminar cualquier documento, y
presentar la propuesta a alta dirección de la organización.
c. Las solicitudes se pueden realizar por comunicaciones electrónicas cualquier medio
magnético siempre y cuando se registre la solicitud, entrega y uso del mismo.
d. Se deben revisar de forma periódica (anual) y en caso de ser necesario actualizar la
documentación se asegura la continua adaptabilidad.
e. Todas las solicitudes de crear, modificar o eliminar documentos deben ser diligenciadas
por el responsable del Sistema de Gestión SST.

8. METODOLOGIA
Descripción de la actividad Responsable Documento o registro
Se identifica la necesidad de crear, Todo integrante Correo electrónico al
eliminar o actualizar un documento se de la responsable SST, Vigía o
manifiesta al responsable de SG-SST organización Integrante del Copastt

Presentar por medio físico o magnético Todo integrante Correo electrónico al

la solicitud, relacionando las de la Responsable SST, Vigía o
modificaciones o adjuntando el borrador organización Integrante del Copastt
del documento propuesto
Se analiza la solicitud y los adjuntos. Responsable Adjuntos electrónicos
Verificando la consistencia con el SG- SG-SST
SST
Se realizan ajustes y cambio de versión Responsable MT-SST00 MATRIZ DE
correspondiente o se crea el documento SG-SST DOCUMENTOS
cumpliendo los requisitos de este
procedimiento
1. Marcar el documento en físico o Responsable
magnético con la palabra obsoleto. del SG-SST
Actualizar en listado maestro o matriz de
registros los cambios.

A través de correo electrónico o por Responsable de Evidencia de divulgación

charla, capacitación, anunció y demás SG-SST
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aplicables se da a conocer los cambios
o creaciones de documentos generadas.

9. CONTROL DE CAMBIOS
Para el control de cambios se relacionarán en matriz de documentos MT-SST00 la descripción
de los cambios a los que dé lugar dando continuidad según las versiones.

11.APROBACION.
Para la aprobación de los cambios a documentos o creación de los mismos en medio físico
existirá el original de cada documento del sistema firmado al final de cada documento por el
responsable el SST y alta gerencia únicamente en la última hoja de cada documento.

12. ASPECTO SUGERIDO DEL DOCUMENTO

Encabezado.

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Tamaño del papel: Carta (Letter) / papel 21.59 cm x 27.94 cm (8 1/2” x 11”).
Márgenes indicadas: Formato APA para las páginas del contenido del trabajo escrito:
Hoja: 2.54 cm (1 pulgada) en cada borde de la hoja (Superior, inferior, izquierda, derecha).
Fuente: Arial
Tamaño fuente: Máximo 12. Puntos. Mínimos 10 puntos.
Párrafo: Espacio sencillo.
Relación de fecha: DD/MM/AAAA

Jerarquía de los títulos:

Títulos de primer nivel: Tamaño de fuente 12, Fuente en mayúscula, Estilo de fuente
negrita y alineación Justificada a la izquierda.
Títulos de segundo nivel: Tamaño de fuente 11, fuente en mayúscula, estilo negrita y
alineación centrada.
Título de tercer nivel: Tamaño de fuente de 10, fuente en mayúscula, estilo negrita y
alineación a la izquierda.
Título de cuarto nivel: Tamaño de fuente de 10, fuente en minúscula, estilo negrita y
alineación a la izquierda
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Cuerpo del documento: Tamaño de fuente mínimo 10 máximo 12, sin estilo de fuente y
alineación justificada.
Los documentos pueden existir en medio físico papel, medio magnético, cd, usb, Drive cpu,
Nube etc, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del
responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

13. CODIFICACION
La codificación de los documentos tiene la siguiente estructura, ejemplo:

PR SST 001
Tipo de documento Constante Consecutivo

A. Identificación del tipo de documento.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Documento del Sistema DS.
Manual M
Procedimiento PR
Programa PGR
Plan PL
Instructivo I
Formato FTO
Matriz MT
Protocolo PROT

B. Estructura documental.
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DIRECTRICES
SG-SST

Manual SG-SST

Procedimientos y
Programas

Planes e Instructivos, Formatos

y/o Registros

14. DOCUMENTOS RELACIONADOS

MT-SST.001. MATRIZ UNIVERSAL DE DOCUMENTOS

15. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS.

Elaboró Revisó y Aprobó Versión

0
María Camargo Representante Legal
Para Implementación.
17 -02-2024 Hugo Pablo Pereyra