PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

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1. OBJETIVO

1.1 Definir el contenido, formato, identificación y control de los Documentos y Registros del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

1.2 Definir los controles para la elaboración, revisión, aprobación, publicación, distribución y
administración de los Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

2. ALCANCE

Se aplica a toda la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

3. BASE LEGAL / REFERENCIAS NORMATIVAS

- Ley N° 29783 y su Reglamento Decreto Supremo N° 005 – 2012 “Ley de Seguridad y Salud en el
Trabajo”.

4. DEFINICIONES

4.1 Documentos Internos: Son documentos generados por TALE CONSTRUCTORA SAC.
4.2 Documentos Externos: Son aquellos documentos que son generados por entidades externas y
que TALE CONSTRUCTORA SAC los utiliza para sus operaciones.
4.3 Manuales: Documentos base del sistema de gestión en el que se describen los fundamentos y la
estructura del mismo.
4.4 Procedimientos: Documentos que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad o
un proceso.
4.5 Instructivo: Documento que describe en detalle el qué y el cómo se realiza una actividad específica
relacionada con un proceso.
4.6 Formato: son documentos preestablecidos (impresos o digitales) que permiten desarrollar la
evidencia de ejecución de las actividades y que facilitan la recolección de información clave.
4.7 Registros: son documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de
los resultados obtenidos. Pueden ser formatos llenos, cartas, memorandos, actas, contratos, listas
de chequeo llenas, correos electrónicos y otros.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerente General

5.1.1 Aprobar y asegurar los medios necesarios para el control de documentos y registros.
5.2 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo

5.2.1 Asegurar la correcta y efectiva aplicación del presente procedimiento.

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5.2.2 Revisión de los documentos para asegurarse que cumplan con lo establecido en el
presente procedimiento.
5.2.3 Difusión, publicación y distribución controlada de los documentos de la empresa.
5.2.4 Mantener actualizada la lista maestra de documentos internos y externos de la
organización.

5.3 Trabajadores

5.3.1 Identificar las necesidades de cambios de los documentos.

5.3.2 Identificar necesidades de crear nuevos documentos

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Identificación de Documentos

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de TALE CONSTRUCTORA SAC,

asigna un código a cada documento de conformidad con la siguiente estructura:

Documentos Internos

TD – NC
TD : Tipo de documento (tabla 1)
NC : Número consecutivo

Donde:

TIPO DE DOCUMENTO (TD) CODIGO

Procedimiento PRO
Manual MAN
Programa PRG
Reglamento REG
Instructivo INS
Formatos FOR
Plan PLN
Lista LIS

Documentos Externos

Los documentos de origen externo utilizados en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo de la empresa TALE CONSTRUCTORA SAC pueden ser entre otros:
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TIPO DE NORMATIVA CODIGO

Leyes LEY
Decreto Supremo D.S.
Decreto Legislativo D.L.
Reglamentos REGLAM
Normas Técnicas N.T
Manuales Técnicos MAN.T
Guías GUIA
Resolución Ministerial R.M.

El Responsable de Seguridad asigna el código y la numeración correlativa del documento, de

acuerdo a lo establecido en la tabla de codificación. Así mismo la numeración correlativa se
lleva por proceso / área.

Nota.- Los documentos y/o registros entregados por el cliente o entidades, por ejemplo los
contratos, para ser utilizadas por la empresa, mantienen su nombre y código de origen y son
controlados en el formato SST-FOR-006 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
6.2 Elaboración de Documentos

a) La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo puede generarse en cualquier proceso de la empresa a iniciativa de
cualquier integrante de la organización en coordinación con el Responsable de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
b) La persona designada hace uso del formato SST-FOR-007 NECESIDAD DE CAMBIO
NUEVO DOCUMENTO, el cual es revisado por el Responsable de Área y es entregado al
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo para su revisión y validación.
c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo al recibir el proyecto de un nuevo
documento -antes de ser ingresado a la base de datos- lo revisa y coordina su adecuación
(en caso sea necesario) a las características establecidas por el sistema con el Responsable /
Supervisor de Área quien lo propuso.
d) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, en coordinaciones con el Responsable /
Supervisor de Área revisan y firman – en calidad de conformidad – el formato SST-FOR-007
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NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO. Posteriormente se envía al Gerente

General para su respectiva aprobación.
e) Una vez aprobados los documentos – por parte de la Gerencia General - son publicados por
el Responsable Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Los documentos del Sistema tienen una estructura uniforme y debe considerar en su
presentación una clara identificación del nombre del mismo (y el código cuando aplique, de
acuerdo al punto 6.1), así como la identificación de su estado de versión, fecha de aprobación
y el cargo de las personas que los han elaborado, revisado y aprobado.
Nota: El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo asigna la codificación a los
documentos del Sistema de Gestión y entrega a los dueños de proceso el documento
codificado. Así mismo los dueños de Proceso son los responsables de hacer el
requerimiento y/o reproducción de los formatos con el área competente.

6.3 Aprobación de Documentos

La aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se

realiza en diferentes niveles de la empresa de acuerdo al tipo, al alcance del documento y al nivel
de uso.
Cada vez que se actualiza la versión de los documentos, se procede nuevamente a elaborar,
revisar y aprobar el respectivo documento.
Estos niveles de aprobación se establecen en el cuadro siguiente:
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION REVISION APROBACION
Manual del Sistema de
Responsable de
Gestión de Seguridad y Salud
Seguridad y Salud en el
en el Trabajo
Trabajo Responsable de
Política del Sistema Gestión
Seguridad y Salud Gerente
Mapa de Proceso
en el Trabajo/ General
Procedimiento, instructivos, Responsable de
Responsables de
formatos. Seguridad y Salud en el
Área
Otros Documentos Trabajo
( directivas, planos, manual)
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6.4 Estructura de Documentos

La Estructura de los procedimientos e Instructivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo es de la siguiente manera:

1) OBJETIVO

Establece la razón de ser del documento o instructivo que se va a describir y el beneficio de

su aplicación.

2) ALCANCE

Específica el ámbito de aplicación del documento (área, proceso, etc.).

3) BASE LEGAL / REFERENCIAS NORMATIVAS

Documentación legal, técnica o referencial que pueda complementar el entendimiento y

aplicación del respectivo procedimiento / instructivo.

4) DEFINICIONES

Glosario de términos y definiciones usados en el respectivo procedimiento / instructivo.

5) RESPONSABILIDADES

Incluye el o los involucrados o los responsables de cumplir el procedimiento o ejecutar la

tarea descrita en el documento que se está redactando.

6) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Metodología y desarrollo concreto de todo el trabajo en forma detallada (pueden usarse como
anexos los diagramas, flujo gramas y fotos).

7) REGISTROS

Relación de registros / formatos que se generan o usan, a partir de la redacción del

documento y que se encuentran asociados a las actividades detalladas en la misma.

8) ANEXOS

Cuando sea necesario, se adjunta documentos o información complementaria para el

entendimiento eficaz del respectivo procedimiento.
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A su vez, los documentos (procedimientos / instructivos) tendrán la siguiente estructura:

Encabezado

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO / INSTRUCTIVO

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La Carátula de los documentos (procedimientos, instructivos) tendrán el título general del nombre
del respectivo documento.
Para los formatos / registros tendrán la siguiente estructura:
Encabezado
SST-FOR - 0XX
NOMBRE DEL FORMATO / REGISTRO

6.5 Revisión de Documentos

a. La revisión de los documentos se puede realizar mediante las siguientes actividades :

 Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Auditorías Internas.
 Revisión por la Dirección.
 Investigación de Incidentes / Accidentes.
 Cambios en la Normativa Legal.
 Verificación de Controles Operacionales.

b. Los documentos se revisan de forma constante (por el Responsable / Supervisor de Área,

Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gerente General) y son modificados de ser
necesario por los dueños de proceso o áreas relacionados a los mismos. Se hace uso del
formato SST-FOR-007 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.
c. No obstante, se podrá coordinar cualquier modificación en el momento que se considere
necesario.
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d. Todos los cambios serán solicitados al Responsable de Seguridad en el Trabajo, quien se

asegura de publicar el nuevo texto del documento con los cambios definidos. Se hace uso del
formato SST-FOR-007 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.
6.6 Cambio / Actualizaciones de Documentos

a) Al editarse un nuevo documento (procedimiento / instructivo) se identifica claramente cuáles

son los cambios que se han producido. En el caso de los registros / formato, se identifica los
cambios de versión en el mismo encabezado de página el cual contiene el código y el
nombre del formato. El detalle del cambio se registra en el pie de página del formato /
registro.
b) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo notifica vía e-mail la publicación de una
nueva versión de los documentos y los dueños de proceso o jefes de área se encargarán de
informar a su personal sobre los párrafos que se hayan modificado o eliminado del
documento, procediendo de esta manera a la implementación del mismo.
c) En el caso de Documentos Externos controlados sean modificados o derogados y cuando se
aprueben e incorporen nuevos documentos externos al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, el Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo se encarga de
proporcionar a los usuarios relacionados una versión actualizada de los referidos
documentos. Para asegurar la vigencia de los documentos se podrán utilizar los siguientes
medios:
 Solicitar el servicio de información de actualización de tales normas a Entidades o
Empresas especializadas.
 Realizar consultas por escrito o vía Internet sobre la información requerida al área Legal.
 Suscribirse a Revistas y/o Diarios Oficiales o Especializados.
El Responsable de Seguridad hace uso del formato SST-FOR-006 LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS.
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6.7 Distribución y Disponibilidad de Documentos

a) La distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
se podría realizar de manera sistemática mediante la red interna PC de la empresa y/o de
manera física.
b) Los documentos publicados en la red interna PC, pueden ser impresos UNICAMENTE con
autorización del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6.8 Copias Controladas y No Controladas

a) Por seguridad y control de la documentación, si algún usuario desea imprimir algún

documento, se considerará DOCUMENTO CONTROLADO (dicho estado serán consignado
en el documento impreso). Esto significa que dicho documento tendrá valor oficial para los
usos y alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo al constituir
"COPIA CONTROLADA".
b) Se otorgarán COPIAS NO CONTROLADAS a solicitud del interesado o personas que no
pertenecen a la empresa. Ejemplo: Clientes, proveedores, autoridades, etc. Se identificará
con la leyenda “ COPIA NO CONTROLADA”
c) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo puede emitir copias controladas de los
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para fines de
capacitación, sensibilización u otro motivo similar. Se identificará con la leyenda “ COPIA
CONTROLADA -Para fines de Capacitación ( identificar el motivo) ”
d) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo sustenta la entrega del documento
COPIA CONTROLADA, haciendo uso del formato SST-FOR-004 CARGO DE ENTREGA DE
COPIAS CONTROLADAS.
e) Cualquier otro Responsable de área que requiera emitir copias físicas controladas, deberá
solicitar autorización con sustento previo de uso; a través del Responsable de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
f) Para solicitar la autorización de acceso a los documentos internos (a través de la red interna),
el usuario canaliza su petición al Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, por escrito
o vía correo electrónico.
g) La petición puede ser aprobada o desestimada. De ser aprobada el usuario es registrado en
el registro SST-FOR-005 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS.
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h) En caso de que se modifique o se retire un área de la estructura de la organización y que se

encuentra como usuario en el registro SST-FOR-005 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
CONTROLADAS, se procede al retirar usuario de la Lista en mención.
i) Las áreas que por la naturaleza de sus actividades cuenten con acceso a los Documentos
Externos, el control se lleva en el registro SST-FOR-006 LISTA MAESTRA DE
DOCUMENTOS EXTERNOS, el cual permite identificar el nombre del usuario responsable
que tiene acceso a la documentación. Como mínimo debe verificarse su vigencia una vez al
año; a menos que el documento establezca una vigencia específica.
j) Los documentos originales externos son custodiados por el Responsable / Supervisor de
área. Si se desea imprimir copia de los mismos, éstos deben tener autorización dl
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se hará uso del registro SST-FOR-005
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS.
k) En caso un documento (procedimiento / instructivo) del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo pierda vigencia, los Responsables de Área en coordinación con el
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, conservan como consulta la versión digital
del documento y proceden a la destrucción del documento físico. Los documentos en versión
digital son identificados con la palabra “DOCUMENTO OBSOLETO”.

6.9 Retiro de Documentos / Formatos (Documentos Obsoletos)

a) Todo documento y/o formato que cambie de versión, que pierda vigencia o utilidad dentro del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es retirado del sistema. El
Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo identifica dichos documentos con la leyenda
“ DOCUMENTOS OBSOLETO”
b) Uso excepcional de documentos retirados: Solo en casos excepcionales y con la autorización
del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo, puede hacerse uso de formatos con la
versión anterior, hasta agotar stock. La excepción no se aprueba si los cambios realizados en
el formato son esenciales para asegurar la prevención de los riesgos en la organización.
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6.10 Control de Registros

6.10.1 Control de Registros

a) Los dueños de proceso o jefes de área son responsables del control de los registros
generados en sus respectivos procesos, así como la identificación, almacenamiento,
protección, conservación, retención y disposición.

b) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo mantiene actualizado el registro

SST-FOR-003 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

c) El dueño del proceso o quien designe, debe conservar los registros en condiciones
que minimicen los riesgos de daños o pérdidas de información. Los registros se
archivan en un lugar que garantice un adecuado almacenamiento, fácil acceso del
personal autorizado para su consulta y/o evaluación.

d) Posterior al tiempo de retención y estado de disposición de los registro, el jefe /

dueño de procesos en coordinaciones con el Responsable de Seguridad proceden a
destruir y/o conservar los registros (de acuerdo a normativas legales). En caso de
que se conserve, se identifica con la leyenda “DOCUMENTO OBSOLETO”.

e) El Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo mantiene actualizado el registro

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6.11 Control y Seguimiento de los Documentos

a) El control de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

almacenados en la base de dato, lo realiza el Responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo mediante la administración de la red interna de la empresa. Se hace uso del
registro SST-FOR-003 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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b) En el caso de usuarios que requieran una copia física, queda de acuerdo al punto 6.8, que
evita el empleo de documentos no válidos u obsoletos.
c) El control de los Documentos Externos se realiza mediante el registro SST-FOR-006
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
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7. REGISTROS

7.1 SST-FOR-003 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

7.2 SST-FOR-004 CARGO DE ENTREGA DE COPIAS CONTROLADAS.
7.3 SST-FOR-005 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS
7.4 SST-FOR-006 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
7.5 SST-FOR-007 NECESIDAD DE CAMBIO NUEVO DOCUMENTO.

8. ANEXOS
No Aplicable.