PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

PRAFSM-01, CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y

REGISTROS

ÍNDICE:
1 OBJETO Y ALCANCE ________________________________________________1
2 DEFINICIONES ___________________________________________________2
3 DIAGRAMA Y DESARROLLO __________________________________________3
4 ASPECTOS COMPLEMENTARIOS ______________________________________8
5 DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO ______________________________________10
6 RESPONSABILIDADES _____________________________________________10
ANEXOS ___________________________________________________________10

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre:

Fecha: 05/02/2021 20/03/2021 15/04/2021

Firma: FIRMADO FIRMADO FIRMADO

HISTÓRICO DE REVISIONES
EDICIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN
00 Abril 2021 Edición inicial

1 OBJETO Y ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a las actividades de ACCIONA Facility Services, ACCIONA

Multiservicios, ACCIONA Facility Services de Empleo Social, ACCIONA Facility Services de Empleo
Social de Barcelona, en adelante ACCIONA Facility Services, y ACCIONA Mobility.
Su objeto es asegurar el control de la documentación y registros del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo conforme ISO45001, en adelante SGSST en ACCIONA Facility
Services y ACCIONA Mobility, para cualquier de sus contratos o actividades. En concreto, este
procedimiento tiene como finalidad:
• Establecer una sistemática para la identificación, elaboración, revisión, aprobación y
mantenimiento de la documentación y registros relativos al SGSST. Asimismo, se define
una metodología que permite tener correctamente identificados todos los cambios
realizados en dichos documentos.
• Asegurar la disponibilidad de las últimas versiones a todas las partes implicadas, así como
evitar el uso de documentación obsoleta.
• Garantizar la correcta legibilidad e identificación de la documentación del SGSST
implantado.

Este documento impreso estará vigente siempre que la edición que en él figura coincida con la del archivo correspondiente colocado en
los sistemas informáticos de la organización.
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Asimismo, este procedimiento es de aplicación a los documentos desarrollados para dar

cumplimiento a los requisitos del SGSST. Estos documentos pueden ser:
 Política
 Manuales.
 Procedimientos.
 Instrucciones de trabajo.
 Formato / Registros.
 Documentos complementarios internos y externos
Además, este procedimiento será de aplicación para la identificación y archivo de la legislación,
normas y documentación externa a la organización, así como demás documentos cuyo ámbito
de aplicación trascienda los límites de la dirección o departamento que lo emite.
Este procedimiento será de aplicación a los documentos elaborados y aprobados en el SGSST a
partir de la fecha de aprobación del presente documento.
Los procedimientos, instrucciones de trabajo y registros propios de la operativa, los denominados
en este procedimiento como “Específicos”, podrán seguir sus propias nomenclaturas y códigos
de su sistema implantado, siempre y cuando estén incluidos en el Anexo II del Manual “Relación
de procesos y procedimientos” para conocer su ámbito de aplicación.

2 DEFINICIONES

Documentación: información en formato papel o en soporte electrónico en la que se recoge

información de interés para la organización.
Norma corporativa: Documento emitido por el Grupo ACCIONA, para establecer las pautas que
orientarán el modelo de gestión de las empresas del grupo. Unifican el modelo entre las
empresas del grupo y el ámbito corporativo tanto a nivel de comunicación como de autorización.
Manual: documento que especifica el sistema de gestión de la organización.
Procedimiento: documento que ofrece una descripción secuencial del conjunto de
actividades/acciones a realizar, así como sus responsables, en un proceso. Además, los
procedimientos identifican los formatos asociados que evidencian la realización de las actividades
descritas en el mismo.
Instrucción técnica: documento con una descripción detallada de cómo se realiza una
actividad específica del procedimiento / norma corporativa.
Formato: plantilla diseñada para evidenciar los resultados derivados de las actividades descritas
en el procedimiento / instrucción técnica.
Registro: formato que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Flujograma: diagrama de flujo en el que se identifican de manera secuencial el conjunto de
actividades que se desarrollan en el procedimiento, así como los formatos derivados de cada
actividad.
Normativa y legislación externa, nacional e internacional: documentos editados por las
Administraciones, organismos nacionales o internacionales que normalizan requisitos
relacionados con Prevención de Riesgos Laborales.

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3 DIAGRAMA Y DESARROLLO

En este apartado se detalla la metodología para la elaboración, revisión, aprobación, distribución

y archivo de los diferentes tipos de documentos que forman parte del SGSST implantado en la
organización.

3.1 Elaboración de la documentación.

La documentación que conforma el SGSST implantado, se pueden catalogar en dos grandes

tipologías:
a) Generales: hacen referencia a aspectos comunes identificados en las normas de
referencia bajo las cuales se encuentra implantado el SGSST. Estos procedimientos /
instrucciones técnicas son comunes a la organización.
b) Específicos: dan cumplimiento a uno o varios requisitos de una norma de referencia o
bien a una actividad/centro.

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Por regla general, el Departamento de Prevención será el Responsable de la elaboración de toda

aquella documentación común al SGSST implantado en la organización.
Por otro lado, el Jefe de Servicio/Responsable del contrato elaborará la documentación específica
de sus contratos. Para ello podrá contar con el apoyo del Responsable del SGSST.
No obstante, cualquier empleado podrá remitir sus sugerencias/aportaciones al Dpto.
Responsable del SGSST donde se estudiará la necesidad de actualizar/realizar un nuevo
documento (procedimiento / instrucción técnica / formato…).
La documentación del SGSST se elaborará de manera compatible con las Normas Corporativas
de ACCIONA y de ACCIONA Facility Services y ACCIONA Mobility.

3.1.1 Encabezados

La documentación del SGSST implantado tendrá un formato común. A continuación, se concreta

el encabezado que debe tener cada tipo de documento:
Encabezado del manual.
Todas las páginas del Manual deberán tener el siguiente encabezado:

M, MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN

Encabezado del procedimiento / instrucción técnica.

Los procedimientos tendrán el siguiente encabezado.

PROCEDIMIENTO
Código, NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO.

Los encabezados de las instrucciones técnicas tendrán, el encabezado indicado en el

procedimiento o al menos el logo, el código y nombre de la IT.

Los documentos se codificarán de acuerdo a la siguiente nomenclatura:

Código 1 (Código 2) Código 3 nn

Código Explicación Tipología

M: Manual
PR: Procedimiento
Código 1 PTO: Procedimiento Técnico Operativo o Instrucción
Referencia al tipo de documento
Técnica
F: Formato
MS: Documento Complementario

AFSM: ACCIONA Facility Services Y Mobility

Código 2 Referencia alcance
X: Código específico a un contrato

nn Código numérico identificativo del

Número correlativo
proceso/procedimiento

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3.1.2 Estructura de los documentos.

La estructura de los documentos será característica de cada uno de ellos según su tipología. En
los siguientes apartados se concreta la estructura de cada uno de los documentos que conforman
el SGSST implementado.
• Estructura Manual. Ver 4.1.

• Estructura Procedimiento. Ver 4.2.

• Estructura Instrucción Técnica. Ver 4.3

En la portada de cada documento del SGSST se identificarán los responsables de la elaboración,

revisión y aprobación de los documentos. La firma de este cuadro de responsabilidades será la
evidencia de que el documento se ha aprobado.

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre: Nombre APELLIDOS Nombre APELLIDOS Nombre APELLIDOS

Fecha: DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA

Firma:
FIRMADO FIRMADO FIRMADO

Siempre que sea posible, se tratará de designar personas diferentes para la elaboración, revisión
y aprobación de los procedimientos / instrucciones técnicas.
El original firmado será custodiado, y guardado bien en papel o bien en formato digital, por el
Jefe de Servicio y/o Gerencia Responsable del SGSST. El documento electrónico aprobado será
archivado, sin las firmas originales, según las pautas indicadas en el apartado “Archivo de la
documentación” de este procedimiento.

3.1.3 Pie de página.

El pie de página de la documentación:

Este documento impreso estará vigente siempre que la edición que en él figura coincida con la del archivo
de documentación vigente.

página n de N

Donde:
n: nº de página.
N: nº total de páginas.

3.2 Revisión, aprobación y entrada en vigor.

El manual, procedimientos, instrucciones técnicas y formatos son documentos dinámicos que se

modificarán de acuerdo a las necesidades de la organización. La documentación se someterá a
un proceso de revisión en los Siguientes casos:
 Necesidad de adaptar alguna de las políticas y/o el enfoque general de alguno del SGSST
implantado, de acuerdo a la estrategia empresarial de la organización.

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 Cuando se produzcan cambios en la organización (organizativos o de otro tipo) que afecten

a la estructura y/o contenido del SGSST implantado.

 Cuando tenga lugar algún cambio en la Norma de referencia / Legislación que implique un
cambio en la documentación en vigor. En este caso, se seguirá la sistemática descrita en
Elaboración de la documentación (apartado 3.1).

 Cuando cualquier empleado detecte la necesidad de mejorar/actualizar la documentación.

Para ello, elaborará una propuesta que remitirá a la Gerencia Responsable del SGSST para
su estudio y poder elaborar un borrador de la documentación.

 Cuando quede acordado en la Revisión por la Dirección (según procedimiento PR-AFS-05)

 Siempre que existan informes de auditoría que así lo aconsejen.
Una vez elaborados los documentos, deben ser revisados por una persona distinta a la designada
para su elaboración para comprobar su compatibilidad con otros procedimientos y con las normas
corporativas de ACCIONA.
La primera versión de un documento ya revisado y aprobado, se identificará como la edición 00
del mismo. Las actualizaciones realizadas darán lugar a nuevas ediciones de los documentos.
Los cambios de edición en los documentos se identificarán en la portada cada documento en el
siguiente cuadro:
HISTÓRICO DE REVISIONES
EDICIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN

EE: Nº de Indicar fecha Texto resumen de los cambios incorporados en la actualización.

edición (2 aprobación
dígitos) cambios en
formato
(Mes/Año)

La aprobación de la documentación del SGSST quedará evidenciada mediante la firma (incluida

la firma digital), por parte de cada uno de los responsables.
La documentación relativa a cualquiera de los SGSST implantados en la organización, entrará
en vigor al día siguiente de su aprobación. El Responsable del SGSST mantendrá actualizado el
“Listado de documentación en Vigor”.

3.2.1 Identificación de cambios en la documentación.

Una vez aprobada una nueva edición de un documento, el Responsable del SGSST deberá
identificar los cambios realizados en la documentación previa a su distribución.
En la documentación disponible en soporte informático, los cambios realizados se identificarán
con texto de distinto color al del resto del documento.

3.3 Distribución de la documentación.

La documentación general del SGSST aprobada, estará disponible para su consulta a través del
servidor de las oficinas centrales de ACCIONA Facility Services Y ACCIONA Mobility.
El Departamento de Prevención, comunicará los cambios en la documentación general del
sistema a los responsables de la organización vía mail, así como cualquier otro mecanismo de
comunicación reconocidos por la organización (comunicados, noticias, etc.)
Todas las COPIAS IMPRESAS de normas, procedimientos, instrucciones, formatos… etc. serán
copias NO CONTROLADAS. Por lo tanto, aquellas personas que dispongan de copias impresas,
se responsabilizarán de tener la última edición en vigor.

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Asimismo, la documentación específica de cada servicio podrá ser distribuida a los empleados a
través de copias impresas controladas. El Gestor / Jefe del servicio, o en su defecto la persona
designada para el SGSST, será el responsable de distribuir la última versión en vigor a las partes
interesadas. Esta distribución será registrada a través de los formatos previstos en el
procedimiento “PR-AFS-02 Formación y toma de conciencia”

3.4 Control de la documentación externa.

Se considerará como documentación externa, aquella que no haya sido elaborada por ACCIONA
Facility Services Y ACCIONA Mobility.
Podemos clasificar esta documentación en tres principales grupos para realizar un posterior
control de la misma:
1. Legislación.
La legislación será archivada de acuerdo a la sistemática detallada en el procedimiento:
PR-AFSM-11 Identificación, evaluación y verificación de requisitos legales y otros
requisitos.
2. Normas de Referencia
El responsable del SGSST identificará y archivará las normas de referencia bajo las cuales
se encuentra implantado el SGSST de la organización.
3. Documentación del cliente.

La documentación de los clientes (públicos / privados) será archivada por el gestor del
contrato.
4. Documentación proveedores (fichas de producto, manuales, fichas de seguridad y
cualquier otra documentación relativa a materiales, equipos y productos)

Estará a disposición de las partes interesadas y será archivada por el gestor del contrato.

3.5 Archivo de la documentación.

El Responsable del SGSST archivará en el servidor de las oficinas centrales de ACCIONA Facility
Services Y ACCIONA Mobility la última edición de la documentación general del Sistema. Esta
última revisión estará disponible para consulta en formato no editable. La documentación
editable estará únicamente disponible para el responsable del sistema.
Por otro lado, la documentación específica del servicio será archivada por el Gestor/Jefe del
servicio en el servidor local o gestor documental (en caso de disponer).

3.6 Control de registros.

Se considera registro un formato cumplimentado con la información solicitada o cualquier otro

documento que aporte evidencias del cumplimiento de los requisitos tanto propios como
externos.
El SGSST además establece determinados formatos (plantillas), que posteriormente darán lugar
a los registros una vez cumplimentados. Los formatos se contemplarán como anexo al
documento con el que se encuentran relacionados. Si bien, existen otros documentos que
generan registros de trabajo y que se identifican como documentación propia del centro de
trabajo. Estos serán archivados durante un periodo de 3 años, excepto los relacionados con
requisitos legales que se archivarán durante 5 años, o bien el tiempo que el servicio jurídico
indique.
Los registros serán archivados por el responsable y durante el tiempo que se indica en cada
documento del sistema donde se haga referencia a ellos. La última versión de los registros

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deberá estar claramente identificada (ej: fecha, nº de revisión…), de tal forma que se evite la
utilización de un registro que no esté en vigor.
Los registros que no se encuentren disponibles en formato electrónico, se escanearán siempre
que se pueda y se seguirán los mismos criterios de identificación indicados. No obstante, aquellos
registros que sólo estén disponibles en formato papel, serán guardados de manera que éstos
permanezcan claramente identificados y legibles.

4 ASPECTOS COMPLEMENTARIOS

4.1 Estructura Manual

ÍNDICE
1 INTRODUCCIÓN
2 ALCANCE Y ASPECTOS GENERALES
3 REFERENCIAS
4 GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL
5 POLÍTICA
6 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
7 MAPA DE PROCESOS
8 PRESTACIÓN DEL SERVICIO
9 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN
ANEXOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre:

Fecha:

Firma:

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EDICIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN

4.2 Estructura Procedimiento

ÍNDICE:
1 OBJETO Y ALCANCE
2 DEFINICIONES
3 REFERENCIAS
4 DESARROLLO
5 ASPECTOS COMPLEMENTARIOS
6 DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
7 RESPONSABILIDADES
ANEXOS

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ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre:

Fecha:

Firma:

HISTÓRICO DE REVISIONES
EDICIÓN FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN

4.3 Estructura Instrucción Técnica o Procedimiento Técnico Operativo.

ÍNDICE:
1 OBJETO Y ALCANCE
2 PROCEDIMIENTO OPERATIVO
3 PUNTOS DE CONTROL
4 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y MEDIDAS PREVENTIVAS

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

Centro: Código:
Zona: Edición:
Alcance: Fecha edición:
PROCEDIMIENTO

Elaborado: Revisado: Aprobado:

FIRMADO FIRMADO FIRMADO

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5 DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Ubicación Responsable
Documento Duración archivo
archivo
Listado de documentación en Responsable SGSST
Vigor

Manual Responsable del SGSST

Procedimiento Responsable SGSST (doc.

general) o Responsable del
centro (doc. específica)
Instrucción Responsable SGSST (doc.
Servidor 5 años
general) o Responsable del
centro (doc. específica)

Formatos Responsable SGSST (doc.

general) o Responsable del
centro (doc. específica)

Registros Responsable SGSST (doc.

general) o Responsable del
centro (doc. específica)

Estos formatos podrán ser sustituidos por los propios del contrato/cliente, siempre y cuando
contengan, como mínimo, la misma información que los propuestos en este procedimiento.

6 RESPONSABILIDADES

Las indicadas en el procedimiento.

ANEXOS

No procede.

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