PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTO

1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para la creación, revisión, aprobación, actualización, difusión, distribución, control y
eliminación de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST),
conforme a los requisitos establecidos en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de
2.015 y Resolución 0312 de 2019.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST) de HV INGENIERIA Y CONTRUCCIONES S.A.S.

3. DEFINICIONES.
3.1 Documento. Información y su medio de soporte. Pueden existir en papel, medio magnético, óptico o
electrónico, fotografías o una combinación de éstos.

3.2 Copia Controlada. Aquella copia que sólo se le entrega a las personas (internas o externas) que
participan en el proceso y se actualiza cuando el documento sufre una modificación. No es permitida su
reproducción.

3.3 Copia No Controlada. Copias de documentos entregadas para información, a las que no se les hace
seguimiento, ni se actualizan cuando sufren una modificación.

3.4 Documento de Origen Externo. Son aquellos emitidos por organizaciones diferentes a la empresa, pero
que de una u otra manera son necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) de HV INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES S.A.S.

3.5 Formato. Documento base que establece los campos disponibles para ser diligenciados, mostrando el
resultado de las actividades ejecutadas. El formato se convierte en un registro cuando se ingresan los
datos.

3.6 Instructivo. Descripción de pasos relacionados entre sí para la realización de una tarea interna
establecido por el dueño del proceso.

3.7 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

3.8 Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

3.9 Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

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3.10 SG-SST. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

3.11 Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está
bajo consideración.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1 Gerente.

 Aprobar la documentación requerida para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST de HV INGENIERIA Y CONTRUCCIONES S.A.S.

4.2 Representante de la Dirección.

 Revisar y de ser necesario editar la documentación generada en el SG-SST.

 Identificar los cambios realizados a la documentación del SG-SST.
 Notificar a los Responsables de Proyectos de la inclusión y/o modificación de documentos.
 Distribuir a los Responsables de Proyectos copias de los documentos aplicables del SG-SST nuevos o
modificados.
 Controlar y hacer seguimiento a la documentación del SG-SST.

4.3 Responsable del SG-SST.

 Generar la documentación del SG-SST requerida en los proyectos.

 Revisar y de ser necesario modificar la documentación del SG-SST aplicable a los proyectos.
 Establecer mecanismos para la protección de los documentos del SG-SSTA y la Retención
documental que se le deba hacer a cada uno.

5. FORMATO DE DOCUMENTACIÓN.

El formato de la documentación soporte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo consta
de encabezado, pie de página y cuerpo del documento. Se elaboran en letra Arial Narrow 12, en un
formato cuyo encabezado tiene una identificación única.

5.1 ENCABEZADO.

 Logo. Logo de HV INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES S.A.S., ubicado en la esquina superior

izquierda del documento.

 Identificación del Documento. Describe el nombre del documento.

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 Versión. Número de edición del documento vigente. Inicia con el No.1 y se va incrementando en uno a
medida que el documento sufra cambios.

 Revisión: Número de revisión de documento vigente. Inicia con el No. 1 y se va incrementando en uno
a medida que se revisa el documento así sufra o no cambios.

 Fecha: Corresponde a la fecha en que se aprueba la versión actual del documento. Se establece de
acuerdo a la siguiente estructura: día-mes-año.

 Código. Combinación única de letras y números para cada documento. Se establece de la siguiente
manera: Las dos primeras letras corresponden al tipo de documento, las letras que le siguen
identifican el área y el consecutivo corresponde a un número de dos dígitos. Cada documento tendrá
su propio consecutivo.

Iniciales Descripción Iniciales Descripción

PR Procedimiento OB Objetivos
FO Formato MA Manual
RE Reglamento PL Plan
PO Políticas MT Matrices
PM Programas DO Otros Documentos
Programa de
Programa de
PG PVE Vigilancia
Gestion
Epidemiologica

Área Iniciales
Seguridad y Salud en el Trabajo y SSTA
Ambiente.

 Página: Número de páginas que tiene el documento.

IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO

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5.2 PIE DE PÁGINA.

Los Procedimientos (PR), Reglamentos (RE), Manuales (MA), Planes (PL), Políticas (PO), Objetivos (OB),
Programas (PM) y Otros Documentos (DO) del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente, con la versión y fecha de vigencia se manejan como Copia Controlada. Para identificarlos como
tal se ubica en el margen inferior izquierdo del pie de página la leyenda COPIA CONTROLADA. Los
documentos determinados como COPIA CONTROLADA, deben incluir en la parte inferior al final del
documento, en letra Arial Ocho (8), la siguiente leyenda:

COPIA CONTROLADA

La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la carpeta compartida de HV INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES S.A.S
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

Los formatos (FO) y documentos externos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente se manejan como COPIA NO CONTROLADA.

5.3 CUERPO DEL DOCUMENTO.

5.3.1 Objetivo. Propósito que tiene el documento.

5.3.2 Alcance. Limitaciones o campo de aplicación del documento dentro de la organización. Se describe la
cobertura desde su inicio hasta su finalización.

5.3.3 Definiciones. Significado de los términos utilizados en el documento.

5.3.4 Responsabilidades. Establece las responsabilidades para los cargos que interactúan con el
documento.

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5.3.5 Descripción del Documento. Desarrollo del documento y/o descripción de actividades, redactado de
manera clara y entendible para quiénes tienen que aplicarlo o consultarlo, teniendo en cuenta las
siguientes directrices:

 Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente. Describe como la
Organización se compromete a dar respuesta a los Requisitos Legales Aplicable Vigentes y de Otra
índole, suscritos por la organización y los del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
y Ambiente.

 Procedimiento. La redacción del documento es libre.

 Formatos. El cuerpo de los formatos está constituido por campos libres de acuerdo a lo que se necesite
registrar.

5.3.6 Control de Cambios. El control de cambios se realiza cuando el documento sufre modificación. El
cuadro debe contener la siguiente información:

FECHA MOTIVO DEL CAMBIO VERSIÓN

5.3.7 Aprobación. Seguido del Cuadro Control de Cambios, se ubica el cuadro de aprobación de los
documentos, el cual contiene los siguientes campos:

CARGO: FIRMA
ELABORA:
Cargo de Quién Elabora
Nombre de Quién Elabora
ACTUALIZACION:
Cargo de Quien Actualiza
Nombre de Quien Actualiza
REVISA:
Representante de la Dirección
Nombre de Quién Revisa
APRUEBA:
Gerente
Nombre de Quién Aprueba

Nota: Cuando el documento sea elaborado por un Asesor Externo, en el campo de firma se coloca No
Aplica.

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5.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Se incluye en este ítem el código y título de los documentos
relacionados con el procedimiento, manual, programa, etc., de la siguiente manera:

CÓDIGO TITULO

5.5 RESUMEN ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS.

ReferenciaDocumentos de

Control de Cambios
Responsabilidades
Definiciones
Indicadores

Desarrollo
Recursos
Objetivo

Proceso
Alcance

Versión

Código
Página
Fecha
Metas

Título
Logo
Descripción

Manual X NA X NA NA X O O X X X X X X X X X
Procedimiento X NA X NA NA X X X X X X X X X X X X
Formato X NA X NA NA NA NA NA NA NA X X X X X X X
Plan X NA X NA NA O X O X X X X X X X X X
Programa X NA X X X X X O X X X X X X X X X
Programa de
X X X X X NA X NA X X X X X X X X X
Gestión
Programa de
Vigilancia
X X X X X NA X NA X X X X X X X X X
Epidemiologic
a

5.6. DISPONIBILIDAD Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

De acuerdo al Decreto Único Reglamentario – DUR del Sector Trabajo 1072 de 2.015, en sus Artículos
2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13 todos los documentos deben ser responsabilidad del empleador y estar bajo
custodia del Responsable de la Implementación del SG-SST. Al igual, el empleador debe mantener
disponibles y debidamente actualizados entre otros, los documentos relacionados en la siguiente tabla:

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DOCUMENTOS
Política en SST y Objetivos
Matriz de Responsabilidades
Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación y
Valoración de Riesgos
Programas de Vigilancia Epidemiológica en relación
con los riesgos identificados
Plan de Trabajo Anual
Programa de Capacitación anual con soportes de
todos los trabajadores
Procedimientos e instructivos de SST. Registros de
entrega de equipos
Soportes y actas de funcionamiento del COPASST
Investigaciones de incidentes, accidentes y Cumplimiento estricto de Resolución 1401 de 2.007
enfermedades laborales con soportes
ACLARACIONES
Firmados por el empleador y deben ser revisados,
evaluados y actualizados como mínimo 1 vez al
año.
Identificación de cargos y alcance de cada uno de
ellos con relación del cumplimiento del Sistema,
desde el Gerente hasta el Contratista y/o
Subcontratista.
Desarrollada por el empleador con el compromiso
de todos los niveles de la empresa. Los agentes
cancerígenos serán considerados Riesgos
Prioritarios.
Comprende la vigilancia de la salud de los
trabajadores, así como la del medio ambiente.
Se obtiene de la Evaluación Inicial del SG-SST.
Firmado por el empleador, debe contener objetivos,
metas, actividades, responsables, cronograma y
recursos. Debe ser revisado mínimo 1 vez al año y
debe asegurarse la participación del COPASST.
Capacitaciones orientadas a la prevención de
Accidentes de Trabajo y Enfermedades Laborales y
a la promoción de la salud.
Soportan la ejecución de la implementación del SG-
SST.
Deben estar disponibles y ser parte de la gestión
documental como evidencia de los procesos.
Reuniones mensuales de forma ordinaria o
extraordinaria cuando ocurra un accidente de
trabajo.
y Decreto 472 de 2.015.

Cuando se dé por terminada la relación del trabajador, se debe realizar una gestión documental para que
los siguientes documentos y registros se conserven por los siguientes 20 años como evidencia.

Sin Médico Especialista

Resultados de Perfiles Sociodemográficos y Exámenes
Con Médico Especialista en SST
Todos los resultados de los Exámenes, así como el monitoreo bajo custodia y reserva del médico a cargo.
Resultados de Higiene Industrial orientados al Programa de Vigilancia Epidemiológica y Control de
Riesgos.

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Registro de las actividades del Programa de Capacitaciones, Formación y Entrenamiento.

Registro del suministro de Elementos y Equipos de Protección Personal.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

CÓDIGO TITULO
NA Decreto Único Reglamentario 1072 de 2.015
FOSSTA20 Lisado Maestro de Documento

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Detectar la necesidad de generar el documento,
1. Detectar Responsable del
diseñarlo y/o ajustarlo a los requisitos legales aplicables Documento
Necesidad SG-SST
vigentes, del cliente y/o de la organización.
Enviar el documento generado al Representante de la
2. Enviar Dirección, justificando la necesidad de su inclusión en el Responsable del
Documento
Documento Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
y Ambiente.
Verificar la coherencia del documento y establecer si es
3. Verificar adecuado a las necesidades de la Empresa, requisitos
Representante
Coherencia del legales aplicables vigentes y otros requisitos suscritos Documento
de la Dirección
Documento por la organización. De requerirse se edita para
adecuarlo antes de su emisión.
Identificar la versión en el cuadro de Control de Cambios
4. Identificar con el número de versión vigente, que inicia con el No. 1 Representante
Documento
Versión y va aumentado en la medida que se actualice el de la Dirección
documento.
5. Codificar Codificar el documento generado siguiendo los Representante
Documento
Documento lineamientos establecidos en este procedimiento. de la Dirección
Aprobar el documento generado firmando el mismo en
6. Aprobar el los respectivos espacios del Cuadro de Aprobación
Gerente Documento
Documento (para ello el Representante de la Dirección debe
imprimir la última hoja del documento).
7. Registrar el Registrar en el Listado Maestro de Documentos, el Representante Listado
Documento código, nombre del documento, versión, fecha de la de la Dirección Maestro de
última modificación, quien elaboró, fecha de Documentos
elaboración, quien revisó, la fecha de la revisión y la

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

aprobación.
En caso de modificación del documento, se actualiza en
el listado la versión, y fecha de última modificación.
Ubicar los documentos aprobados, en Word / Excel
(con acceso a sólo lectura) o PDF. En su carpeta
8. Ubicar correspondiente en Dropbox. Representante
Documentos
Versiones El original del mismo se conserva en el equipo del de la Dirección
Representante de la Dirección y en el equipo de quién lo
genera o elabora.
Distribuir los documentos enviándolos, físicos (formatos, Control de
9. Distribuir procedimientos de trabajo, estándares) o en medio Representante Distribución /
Documentos magnético, a los Responsables que les aplique para su de la Dirección Correo
diligenciamiento o entrega al personal a cargo. Electrónico
10. Divulgar Divulgar a quiénes aplique el documento, en los apartes
Representante Asistencia
Inclusión / que les compete, la inclusión / modificación / anulación
de la Dirección / Capacitación y
Modificación / de este del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
Asesor Externo Entrenamiento
Anulación en el Trabajo y Ambiente.
Revisar los documentos cuando surjan cambios en / por:
Los Requisitos Legales Aplicables u otros requisitos
suscritos por la Organización.
Representante
La ejecución de actividades.
de la Dirección
11. Revisar Los aspectos incluidos en el documento.
No Aplica
Documento Las necesidades definidas por los responsables
Responsable del
involucrados.
SG-SST
Resultados arrojados en auditorías (Internas o
Externas).
Otros aspectos.
Modificar el documento para ajustar su contenido
cuando el resultado de la revisión así lo establezca.
Enviarlo al Representante de la Dirección justificando la Responsable del
12. Modificar / actualización. Realizar las actividades tres (3) a la diez SG-SST
Anular (10) de este procedimiento. Documento
Documento Anular el documento al detectar en la revisión que éste Representante
no cumple con el propósito para el cual fue elaborado. de la Dirección
Notificar al Representante de la Dirección y realizar la
actividad diez (10) de este procedimiento.
13. Declarar Declarar obsoleto la versión anterior del documento Representante Correo
Obsoleto modificado o el documento anulado, según el caso. de la Dirección Electrónico
El control de estos obsoletos se hace según lo

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

establecido en la actividad “Gestionar Obsoletos” .
Notificar al Representante de la Dirección, la información
14. Notificar o documentos de origen externo requeridos en su Responsable de Correo
Externos proceso, especificando tipo de documento, nombre, Proceso Electrónico
entidad que lo emite, etc.
Proteger los documentos internos y externos del
Sistema de Gestión de la Seguridad Salud en el Trabajo
y Ambiente contra daño, deterioro o pérdida. Medio
Los almacenados en medio magnético / electrónico a magnético
15. Proteger Responsable de
través de copias de seguridad periódicas. Los físicos,
Documentos Proceso
ubicándolos en lugar seco y protegido del polvo o Documento
condiciones ambientales. Impreso
Los documentos deben permanecer legibles y
fácilmente identificables.
16. Publicar Representante
Publicar en Dropbox el Listado Maestro de Documentos. No Aplica
Listado de la Dirección
Gestionar los documentos obsoletos de la siguiente
manera:
Destruyéndolos, cuando se ha cumplido con el tiempo
17. Gestionar de retención. Representante Documento
Obsoletos Conservándolos, cuando se requiera por propósitos de la Dirección Obsoleto
legales y/o de preservación del conocimiento; para
ello se identifica la carpeta / documento con la
palabra “OBSOLETO”.

8. CONTROL DE CAMBIOS.

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FECHA MOTIVO DE CAMBIO VERSIÓN

26-07-11 Elaboración del documento. 1
se hace mayor claridad en el ítem “formato de documentación”, especificando
detalladamente las características de cada una de las partes que lo componen.
13-02-14 se incluye el ítem “documentos de referencia”. 2
se modifica la actividad “ubicar versiones” (se elimina la impresión de
documentos) e incluye la actividad: “publicar listado”.
se modifica el objetivo para incluir el cumplimiento de los requisitos establecidos
14-08-14 3
en el decreto único reglamentario del sector trabajo 1072 de 2.015.
se modifica el objetivo para incluir el cumplimiento de los requisitos establecidos
20-05-16 4
en la resolución 1111 de 2.017.
Cambio de estándar y ajustes de presentación documental. cambio en objetivo
8.8.2019 con referencia al cumplimiento estándares Mínimos res 0312 de 2019, 5
derogando (res1111/17)

9. APROBACIÓN.

CARGO FIRMA
ELABORA:
COORDINADOR SST
YADELYS RODRIGUEZ
ACTUALIZADO:
PROF. SSTA – ASESOR EXTERNO N/A
PATRIC RINCON LUNA
REVISA: REPRESENTANTE DE LA
HÉCTOR VERA FERNÁNDEZ DIRECCIÓN

APRUEBA:
GERENTE
HECTOR VERA KIDD

COPIA CONTROLADA
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la carpeta compartida de HV INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES S.A.S
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA

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