PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

SUPERMERCADO EL GRANJERO
CONTRATO No: 1

APROBADO POR:
SUPERMERCADO EL GRANJERO

ASESORADO POR:
Paola Vargas – Leidy Martinez

REVISADO POR:

CÚCUTA.
DICIEMBRE 2020

Recibido por Entregado por

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1. Objetivo:

Establecer las directrices para la creación, modificación, eliminación, disposición y

archivo de los documentos relacionados con la estructura del sistema de gestión de

la seguridad y salud en el trabajo en el SUPERMERADO EL GRANJERO

2. Alcance:

Aplicar para todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo de la empresa SUPERMERCADO EL GRANJERO

3. Vigencia:

El presente archivo rige a partir de su fecha de aprobación y se mantiene vigente,

siempre y cuando no se presenten cambios significativos en la normatividad vigente

y las actividades relacionadas por la empresa que impidan la aplicación del presente

procedimiento.

4. Responsable:

 Responsable del SG-SST: Se encarga de la correcta aplicación y

modificación del presente procedimiento.

 Representante legal: Se encarga de la aprobación y destinación de recursos

que garanticen su aplicación.

5. Referencias normativas:

 Decreto 1072 de 2015. Decreto único reglamentario del sector trabajo.

 Resolución 0312 del 2019. Estándares mínimos del SG-SST.

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6. Definiciones:

6.1. Registro: Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo

que refiere a observar o inspeccionar algo con atención. Registrar también es

anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel.

6.2. Procedimiento: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar

una labor de manera eficaz

6.3. Documento: Es la información y medio de soporte de todas las actividades y

procesos que lo componen, describen las metodologías de realización de las

tareas y son las evidencias de la correcta realización de estas.

6.4. Retención documental: constituyen un instrumento archivístico que permite

la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico -

funcional, e indica los criterios de retención y disposición final.

6.5. Control de cambios:  Un control de cambio es un instrumento de política

cambiaria que consiste en regular oficialmente la compra y venta de divisas en

un país.

6.6. Codificación: La codificación de caracteres es el método que permite

convertir un carácter de un lenguaje natural en un símbolo de otro sistema de

representación, como un número o una secuencia de pulsos eléctricos en un

sistema electrónico, aplicando normas o reglas de codificación.

7. Secuencia de actividades:
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# Nombre de la actividad Descripción Tiempo

Identificar la necesidad de Realizar la revisión para identificar

1.
creación de un documento. cuando crear un documento

Se realiza la creación del

2. Creación del documento. documento dependiendo de su
procedencia

2.1 Codificación del documento.

. Codificación del proceso:

Proceso Código
Seguridad y
salud en el SST
trabajo.

A efectos de la aplicación del

presente procedimiento, se
codificará el proceso con las siglas
SST que corresponden a seguridad
y salud en el trabajo.

Tipos de documentos:

Tipos de
Código
documentos
Planes y
PLP
programas
Procedimientos PDT
Protocolos PTC
Formato FOR
Instructivos y
INM
manuales
Registros REG

Se establecen las codificaciones

según el tipo de documento a crear.

Para codificar el presente

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procedimiento se realizará de la
siguiente manera: SST-GDT-001

El código anterior indica que se

creó un procedimiento para el
proceso de seguridad y salud en el
trabajo, llamado gestión
documental cuyo consecutivo es
001 en su primera versión.

Para aprobar el documento, se

procede a modificar el (Listado
maestro de documentos) y
aprobarlo mediante (Acta).

Se debe diligenciar el formato

gestión del cambio identificando
los varios aspectos:
3. Modificación del documento.  Versión.
 Justificación del cambio.
 Fecha.
 Responsable.

Establecer el tiempo vigente de

4. Archivo y tiempos de archivo.
cada documento en la empresa.

Se deben eliminar los documentos

expirados, duplicados e invalidados
5. Eliminación.
a razón de que no haya redundancia
en la información.

5.1 Seguir la orden de la organización

Disposición final.
. para los documentos eliminados.

8. Documentos relacionados:
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 SST-FOR-001_Listado maestro de documentos.

 SST-FOR-002_Acta.

9. Control de cambios:

Versión Descripción del cambio Fecha del cambio Responsable

08 de diciembre del Responsable del SG-
001 Creación del procedimiento.
2020 SST
Eliminación numeral 5.1. 20 de diciembre del Responsable del SG-
002
Secuencia de actividades. 2020 SST