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TER-SST-PR-

PROCEDIMIENTO Código
001
Versión 00
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

Firmado por: Jean Carlo


Firmado por: Gusmary Lima Firmado por: Edmine Cueva
Mellet
Cargo: Consultor SST Externo Cargo: Consultor Senior Externo Cargo: SubGerente de Negocio
Fecha: 17/12/2018 Fecha: 17/12/2018 Fecha:

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos y
registros del Sistema de Gestió n de TERCERIZA PERU S.R.L definiendo una metodología para la
generació n, codificació n, actualizació n, revisió n, aprobació n, distribució n, control de cambios,
tiempo de retenció n y disposició n final de los documentos del Sistema de Gestió n de Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST)

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros que forman parte o guardan
relació n con el Sistema de Gestió n de Seguridad y Salud Ocupacional.

3. RESPONSABILIDADES
3.1. Del SubGerente de Negocio:
 Brindar los recursos necesarios para el cumplimiento del presente procedimiento.
 Aprobar los documentos del Sistema de Gestió n.

3.2. Del Consultor de SST


 Cumplir con el presente procedimiento.
 Elaborar los documentos del SG-SST
 Establecer, implementar y controlar la aplicació n del presente procedimiento de la
documentació n del SG-SST en los diferentes procesos.
 Controlar y administrar la documentació n del SG-SST, siguiendo las pautas del presente
procedimiento.

3.3. De los Colaboradores:


 Cumplir con el presente procedimiento.
 Apoyar en la elaboració n de los documentos del SG-SST.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Norma ISO 45001:2015 (requisito 7.5)

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- Norma OHSAS 18001:2007 (requisitos 4.4.5)


- Norma ISO 45000:2015 Sistemas de Gestió n de Seguridad Ocupacional – Fundamentos y
Vocabulario.

5. DEFINICIONES
5.1. Aprobar: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuació n del
documento revisado previamente.

5.2. Backup: Respaldo de la informació n en medios electró nicos.

5.3. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestió n identificados,
con un sello de COPIA CONTROLADA y asignados a una persona para su uso y aplicació n
correspondiente.

5.4. Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestió n que tienen el sello
de COPIA NO CONTROLADA y que son utilizados con fines didá cticos o de revisió n.

5.5. Difusión: Dar a conocer informació n utilizando un medio de comunicació n.

5.6. Documento: Informació n sobre un tema específico y su medio de soporte (el medio de
soporte puede ser papel, disco magnético, ó ptico o electró nico, fotografías o muestras
patró n, o una combinació n de éstos).

5.7. Documento Controlado: Documento del Sistema de Gestió n, aprobado y con firmas
originales de los niveles correspondientes.

5.8. Documento externo: Son aquellos documentos relacionados con el Sistema de Gestió n
que han sido emitidos por un organismo que no pertenece a TERCERIZA PERU S.R.L.
(ejemplos: documentos de contratistas, clientes, legislació n, manuales técnicos, entre
otros).

5.9. Documento interno: Documento relacionado con el Sistema de Integrado de Gestió n que
ha sido elaborado y emitido por TERCERIZA PERU S.R.L.

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5.10. Documento obsoleto: Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han
perdido vigencia y han sido retiradas de circulació n entre los usuarios y se conservan
ú nicamente para fines de consulta en una carpeta en digital de nombre “Documento
Obsoleto”.

5.11. Documento Vigente: Documentos que tienen valor oficial y sirven como referente para
sustentar una determinada actividad.

5.12. Elaborar: Actividad emprendida para documentar la informació n requerida.

5.13. Formato: Documento empleado para registrar la informació n necesaria para la


realizació n de un proceso o actividad.

5.14. Guía: Documento que establece pautas de acció n, recomendaciones o sugerencias de


expertos en temas determinados y que apoyan la gestió n de los procesos o la
documentació n de estos, documentos que se caracterizan por suministrar informació n
específica para orientar una o varias actividades, recursos, responsables, entre otras
actividades.

5.15. Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones
que tienen como finalidad desarrollar una actividad y que tiene una redacció n precisa y
concreta.

5.16. Manual: Documento con un cuerpo sistemá tico, que contiene la descripció n de
informació n referente a un tema y consolida su desarrolla.

5.17. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (los
procedimientos pueden estar documentados o no).

5.18. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactú an, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

5.19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva
de actividades desempeñ adas.

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5.20. Versión: Indica mediante un nú mero la cantidad de veces que se ha modificado el


documento, cada vez que se realiza una modificació n en el documento cambia el nú mero.

6. DESARROLLO

ITE
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
M
Cualquier colaborador en la ejecució n de sus funciones y en pro
del mejoramiento del SG-SST, identifica la necesidad de
documentar un proceso o de generar evidencia objetiva de
actividades a través de registros, puede comunicar a su jefe
inmediato por correo electró nico la necesidad y la justificació n de
Identificar
ésta.
necesidad de
6.1. generar un
El jefe inmediato, evaluará segú n lo expuesto y lo contrastado con
documento o
la realidad, si se requiere la generació n del documento o formato,
formato
en colaboració n con el colaborador generan el documento o
formato, siguiendo las pautas establecidas para esta actividad. De
no ser viable la generació n de un documento o formato, el jefe
inmediato responderá por correo electró nico al colaborador
exponiendo la justificació n de la decisió n.
6.2. Estructura de los Segú n el tipo de documento (Ver Anexo 01) se define la
documentos y estructura (Ver Anexo 04), la cual está dividida en tres partes:
formatos
Encabezado: En la primera pá gina de los documentos, en la parte
superior debe ubicarse el encabezado (Ver Anexo 02 y Anexo 03)

Contenido: Se describe los detalles para desarrollar la actividad o


el proceso

Pie de página: La parte inferior del documento se coloca el sello


de COPIA CONTROLADA O COPIA NO CONTROLADA.

Nota1: Solo en caso de formatos se usará como encabezado el


Anexo 03.
Nota 2: El tipo y tamañ o de letra deben ser similares a los del

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presente documento (Cambria Math, tamañ o 11, interlineado


1.5).

Para la identificació n y codificació n se debe tener en cuenta lo


siguiente:

Abreviatur Abreviatur
a de a del tipo
Número
Identificación y TERCERIZA de
codificación de los PERU S.R.L documento
6.3. T E R - Y Y Y - X X X # # #
documentos y
Abreviatur
formatos
a del
proceso

 Abreviatura de TERCERIZA PERU S.R.L.


 Abreviatura del proceso (Ver Anexo 05)
 Abreviatura del tipo de documento (Ver Anexo 01)
 Nú mero de documento
6.4. Revisión y En el Anexo 01 se muestra la autoridad y responsabilidad en la
aprobación de los elaboració n, revisió n y aprobació n de los documentos del SG.
documentos y
registros El Revisor deberá de verificar que el documento cumpla con su
objetivo, dada su conformidad se asignará un có digo al
documento para que pase a ser aprobado.

El documento es aprobado mediante un correo electró nico del


Aprobador dando su conformidad, el documento iniciara con
revisió n 0, se colocará n las fechas, segú n corresponda y se agrega
a la Lista Maestra de Documentos.

El Aprobador si no está de acuerdo con el documento, debe


devolverlo al elaborador indicá ndole sus observaciones y
sugerencias.

El responsable del SG-SST imprime el documento para las firmas

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de elaboració n, revisió n y aprobació n, en la primera pá gina del


documento. Luego de firmados son archivados en medio físico y
digital el disco duro externo de TERCERIZA PERU S.R.L.

Nota: Só lo en caso de formatos no se realizará n las firmas, ya que


só lo cuenta con encabezado segú n Anexo 03.
Se mantiene en archivo físico el documento original y en versió n
PDF se incorpora en el disco duro externo de TERCERIZA PERU
S.R.L para su difusió n. Los responsables de cada proceso se deben
asegurar de que el personal correspondiente tenga acceso a los
Distribución de
6.5. documentos controlados en su ú ltima versió n.
documentos

De ser necesaria la distribució n física de estos documentos, lo


realiza el Consultor Interno y se llena como evidencia el registro
de Distribució n de documentos.
Cuando se identifique la necesidad de modificar y/o actualizar un
documento, se debe comunicar al jefe inmediato, el cual evaluará
la viabilidad de la modificació n y/o actualizació n, de ser factible
se realizará n los cambios en comunicació n con el Consultor
Interno.

Los cambios efectuados a los documentos a partir de la revisió n


nú mero 00 se identifican en la tabla de “Control de
Modificación y/o Modificaciones” que forma parte del documento.
actualización de
6.6.
un documento Para el control de modificaciones realizadas a los documentos se
debe completar la siguiente tabla, la cual es parte de los
documentos.
ORIGEN FECHA REV. DESCRIPCION

A. ORIGEN: Indicar el motivo que dio origen a la


modificació n, como Auditoría externa, Auditoría interna,
Revisió n por la direcció n, Actualizació n del documento,
etc.

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B. FECHA: Indicar la fecha en la que se realiza la


modificació n, colocando en nú meros el día, mes y añ o,
separados por un punto, ejemplo: 21.01.2018
C. REVISIÓ N (REV.): Indicar en orden correlativo, en funció n
de las revisiones anteriores, el nú mero de revisió n en la
que se efectú a la modificació n.
D. DESCRIPCIÓ N: Describir en forma concisa y clara los
puntos modificados en el documento.

Cuando los responsables de la revisió n de un documento


modificado y/o actualizado, den conformidad del documento
revisado, se actualizará el nú mero de revisió n, gestiona la
aprobació n del documento, se actualiza las fechas, segú n
corresponda, y se actualiza la Lista Maestra de Documentos.

Nota 1: En el caso de formatos, se modificará el encabezado


(Có digo, versió n y prox. revisió n).

El Consultor de SST revisará en coordinació n con los


Revisión Periódica
6.7. responsables de procesos los respectivos procedimientos a fin de
de los Documentos
asegurar su adecuació n y el cumplimiento los requisitos.

El Consultor Interno SST revisará en coordinació n con los


Revisión Periódica
6.8. responsables de procesos los respectivos procedimientos a fin de
de los Documentos
asegurar su adecuació n y el cumplimiento los requisitos.

6.9. Control de Se identifican los documentos de procedencia externa (manuales,


Documentos de normas técnicas, legislació n, etc.) necesaria en su á rea, la
origen externo adquiere y se incorpora en la Lista Maestra de Documentos.

De ser necesaria la distribució n física de estos documentos, lo


realiza el Consultor de SST y se llena como evidencia el registro

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de Distribució n de documentos y/o de capacitació n (cuando


corresponda).
Los registros del SG-SST se llenan de forma manual o electró nica,
segú n sea el caso. En el llenado de forma manual, deberá ser con
letra legible, de cometer errores, se tachará cada error, no se
deben borrar con corrector liquido o hacerlos ilegibles, se debe
Llenado y tiempo anotar el valor correcto al costado del error.
6.10. de retención
de los registros El tiempo de retenció n de los registros de SST es establecido de
acuerdo a la normativa vigente (Ver Anexo 6).
Los demá s registros del SG-SST será n almacenados en medio
físico y/o digital por 01 añ o, pasado un añ o, los registros será n
llevados só lo en medio digital por un periodo de 20 añ os.
Los documentos obsoletos son aquellos que cuentan con una
nueva versió n por lo que no se encuentran vigentes, con el fin de
Disposición de evitar confusiones y asegurar el buen manejo de informació n,
6.11. documentos estos deberá n ser retirados definitivamente en medio físico de las
obsoletos á reas de trabajo y los archivos digitales se colocará n en el disco
duro externo de TERCERIZA PERU S.R.L, dentro de la carpeta de
OBSOLETOS.

7. REGISTROS
7.1. TER-SST-FOR-001 Lista Maestra de Documentos.
7.2. TER-SST-FOR-003 Distribució n de Documentos.

CONTROL DE MODIFICACIONES

ORIGEN FECHA REV DESCRIPCION

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ANEXOS

ANEXO 01: TIPO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓ N Y RESPONSABILIDADES


RESPONSABLE DE LA RESPONSABLE RESPONSABLE DE
TIPOS DE DOCUMENTOS
ELABORACIÓN DE LA REVISIÓN LA APROBACIÓN
Documentos de gestión generales: Misión,
Visión, Política, Objetivos, Mapa de SubGerente de
Gerente de SubGerente de
DG Procesos, Objetivos y Metas del SG-SST, Negocio o Consultor
Negocio Negocio
Alcance, Recomendaciones del SG-SST, de SST
Organigrama
SubGerente de
Manuales: aplicables a todos los procesos. SubGerente de
MAN Negocio o Consultor Consultor Senior
Específicos de un proceso Negocio
de SST
Programa: Actividades a ejecutar en fechas SubGerente de
PRG predeterminadas Consultor de SST Consultor Senior Negocio
Aplicables a todos los procesos
Plan: Actividades a ejecutar para un fin. SubGerente de
PL Aplicables a todos los procesos Consultor de SST Consultor Senior Negocio
Específico de un proceso
SubGerente de
Reglamento: Reglamento Interno de
RG Consultor de SST Consultor Senior Negocio
Seguridad y Salud en el Trabajo
Procedimiento: Forma especificada para
llevar a cabo una actividad o un proceso. SubGerente de
PR Procedimientos de Gestión de Mejora Consultor de SST Consultor Senior Negocio
Continua
Procedimientos de otros procesos
SubGerente de
Instructivo: Especificación detallada de
INS Consultor de SST Consultor Senior Negocio
una actividad.
SubGerente de
Diagrama de flujo: Representación gráfica
DFP Consultor de SST Consultor Senior Negocio
de una actividad o proceso
SubGerente de
Formato: Documento que proporciona
FOR Consultor de SST Consultor Senior Negocio
evidencia de actividades desempeñadas.
Folleto Informativo: Brochure,
SubGerente de
informativos con fines ilustrativos y de
FI Consultor de SST Consultor Senior Negocio
capacitación relacionados con diversos
aspectos de los sistemas de gestión.

ANEXO 02: ENCABEZADO DE LA PRIMERA PAGINA DE LOS DOCUMENTOS

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(TIPO DE DOCUMENTO EJEMPLO:


Código
PROCEDIMIENTO)
Versión
(NOMBRE DEL DOCUMENTO)
Página _ de _

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

Firmado por: Firmado por: Firmado por:


Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

ANEXO 03: ENCABEZADO DEL RESTO DE PAGINAS DE LOS DOCUMENTOS

(TIPO DE DOCUMENTO EJEMPLO:


Código
PROCEDIMIENTO)
Versió

(NOMBRE DEL DOCUMENTO) n


Página _ de _

Nota: Se deberá usar este encabezado para todos los formatos modificando el campo pá gina por
fecha de la pró xima revisió n.

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ANEXO 04: ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS


DOCUMENTO
ESTRUCTURA
DG MAN PRG PL PR INS DFP FOR FI OTROS
Logo X X X X X X X
Tipo de documento X X X X X X X
ECABEZADO PRIMERA PÁGINA

Nombre del documento X X X X X X X


Có digo X X X X X X X
Versió n X X X X X X X
Pá gina X X X X X X X
Responsable de Elaboració n (Firma, cargo y Fecha) X X X X X X X
Responsable de Revisió n (Firma, cargo y Fecha) X X X X X X X
Responsable de Aprobació n (Firma, cargo y Fecha) X X X X X X X
ENCABEZADO RESTO DE

Logo X X X X X X X X X
Tipo de documento X X X X X X X X X
Nombre del documento
PAGINAS

X X X X X X X X X
Có digo X X X X X X X X X
Versió n X X X X X X X X X
Pá gina
X X X X X X X* X X

Objetivos X X X
Alcance X X X
Responsabilidades X X X
CONTENIDO

Documentos de referencia X X X
Definiciones X X X
Desarrollo X X X
Registros X X X
Control de modificaciones X X X
Anexos (De ser necesario) X X X
PIE DE
Sello Copia Controlada / No Controlada X X X X X X
PAGINA

DOCUMENTO COPIA NO CONTROLADA


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*En formatos “pá gina” se reemplaza por “pró xima fecha de revisió n”.
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ANEXO 05: ABREVIATURAS DE PROCESO

CODIFICACION POR PROCESOS


Sistema Integrado de Gestió n aplicable a todos
SIG
los procesos
GPE Gestió n de Planeamiento Estratégico
GCO Gestió n Comercial
SER Gestió n de Servicios
RHC Gestió n de Recursos Humanos y Competencias
CON Gestió n de Contabilidad
GST Gestió n de Soporte Técnico

ANEXO 06: TIEMPO DE ALMACENAMIENTO DE REGISTROS, SEGÚ N NORMATIVA LEGAL

TIEMPO DE
TIPO DE REGISTRO REQUISITO LEGAL
ALMACENAMIENTO
Exámenes Médicos Ocupacionales 40 añ os Norma 312-2011 MINSA
Investigació n de accidentes de trabajo e
10 añ os DS 005-2012-TR / RM 050 2013
incidentes peligrosos
Investigació n de enfermedades DS 005-2012-TR / / RM 050
20 añ os
ocupacionales 2013
Investigació n de otros incidentes, 5 añ os DS 005-2012-TR
Monitoreos de agentes físicos, químicos,
bioló gicos, psicosociales y factores de 5 añ os DS 005-2012-TR
riesgo disergonó micos
Inspecciones Internas de Seguridad y
5 añ os DS 005-2012-TR
Salud en el Trabajo
Estadísticas de Seguridad y Salud 5 añ os DS 005-2012-TR
Equipos de seguridad o emergencias 5 añ os DS 005-2012-TR
Inducció n, capacitació n, entrenamiento y
5 añ os DS 005-2012-TR
simulacros de emergencia
Auditorías 5 añ os DS 005-2012-TR

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