PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DOCUMENTAL Y
REGISTROS
Realizado por:
Isaac Bedoya
Tatiana Higuita
Karen Montoya
Valentina Marulanda
Evelin Andrade Balvin

Instructor: Paula Córdoba

Ficha: 2556123
 CÓDIGO:PR-DR-001

PROCEDIMIENTO DE CONTROL VERSIÓN: 001

DOCUMENTAL Y REGISTROS
FECHA: 01/04/23

PROCEDIMIENTO DE
NOMBRE DEL CONTROL DOCUMENTAL Y RESPONSABLE:
PROCESO: LIDER DEL SIG.
REGISTROS

Establecer los lineamientos Este procedimiento aplica para

para la elaboración, la generación y control de
identificación, revisión, todos los documentos
aprobación e identificación de ALCANCE: relacionados con el Sistema
OBJETIVO: cambios, de los documentos Integrado de Gestión.
del Sistema Integrado de
Gestión.

GENERALIDADES:

- CODIFICACIÓN

PROCESO CÓDIGO AB TIPO DOCUMENTO CÓDIGO XY

Gerencia GE Matriz legal ML

SIG SG Acta AC
Recursos Humanos RH Formato FT
Financiera FI Instructivo IN
Judicial JU Ficha FH
Administración AD Lista de Verificación LV
Cotización CT Manual MA
Servicio al cliente SC Procedimiento PR
Contabilidad CO Matriz Riesgos MR
Documentos
Venta Final VF
Financieros DF
Construcción CN Políticas PL
Proceso PR Informes IF
Compras CM Contractos CT
Contratistas CS

Proveedores PV
FORMULA: AB-XY-### DEPENDE DEL PROCESO

EJEMPLOS:

GE-AC-001 Acta de gerencia

VF-FH-001 Ficha de Venta final

JU-MA-001 Manual Judicial

AD-DF-001 Documentos financieros de Administración

- NORMATIVIDAD

Legislaciones de gestión documental

• NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

• NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos

para la permanencia y durabilidad.

• NTC 5029: Norma sobre medición de archivo.

• NTC 5238: Norma sobre reprografía.

• NTC 5421: Micrografía medición de densidad de microfilm.

Normas gestión documental

• Decreto 491 de marzo 28 de 2020 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para
garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y los particulares
que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas
de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia
Económica, Social y Ecológica

• Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 Artículo 2.1.1.1.1. y siguientes: Compilan las
normas expedidas por el Gobierno Nacional en virtud de la potestad reglamentaria, referidas a la
transparencia y el derecho de acceso a la información pública nacional.

• Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Artículo 2.8.2.1.1. y siguientes; 2.8.2.9.1. y

siguientes; y 2.8.10.1. y siguientes: Compila las normas expedidas por el Gobierno Nacional en
virtud de la potestad reglamentaria, referidas a sistema nacional de archivos, transferencias
secundarias y disposiciones finales en materia archivística.

• Ley 1712 del 6 marzo de 2014 Artículo 1 al 33: la Ley de Transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. El objeto de la ley es
regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y
garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
• Acuerdo 05 de marzo 15 de 2013 Artículo 1 al 26: Establece los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

- GLOSARIO:

SIG: Sistema Integrado de Gestión

Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Documento: Información y su medio de soporte. Los documentos pueden ser (procedimientos,

instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre otros).

Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para
que la entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la
eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la
ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. Entre los
documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.

Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Pirámide documental: E s la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema

Integrado de Gestión.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del sistema de

calidad de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo componen, así como sus
relaciones principales.

Listado maestro de documentos y registros: Es el índice de documentos establecidos que apoyan

el control y la operación de los procesos garantizando su actualización, disponibilidad y su uso.
 - REGISTROS

En Cobciviles S.A.S todo documento debe realizarse con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B,
también se puede usar el bolígrafo (Esfero) de tinta negra insoluble, los número y letras deben ser
legibles y sin enmendaduras o tachones. La enumeración debe iniciar en el primer documento y
ser consecutiva por procesos, Las fechas deben contener el año en que se realizó.

Si existe algún error en el diligenciamiento este debe ser anulado para evitar tachones, colocando
el número corregido, únicamente en procesos disciplinarios, jurídicos y judiciales.

Todo documento debe contener la firma del que lo elaboró, revisó y aprobó.

- TIPOS DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Documentos contables: archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las
que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos
financieros que tiene la organización durante un determinado tiempo. (Los documentos de
contabilidad deben permanecer en el sistema por veinte (20) años a partir de la fecha de cierre o
vencimiento registrado en el mismo.)

Documentos legales: legal es cualquier medio o título, gráfico, que compruebe la existencia de un
hecho, la exactitud o la verdad de una afirmación y que tenga valor de prueba. Los documentos
son a menudo sinónimo de actas, cartas o escritos. (Los documentos legales deben permanecer en
el sistema de por vida a partir de la fecha de registro.)

Documentos administrativos: son el resultado de la actividad administrativa que llevan a cabo los
órganos de la Administración en el ejercicio de las funciones y competencias que le encomiendan
las normas. (Los documentos administrativos deben permanecer en el sistema de por vida a partir
de la fecha de registro.)

- EXPLICACIÓN DE CONTROLES DE CAMBIO

Cobciviles S.A.S debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio,
en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos.

La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la

revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que
surja de la revisión.

Debemos identificar, revisar y realizar de forma controlada y conservando información

documentada los cambios en la producción y provisión del producto o servicio

Versión: Se escribe el nombre, cargo y dependencia de la persona que elaboró y validó el proceso
(responsable operativo)

Fecha de Aprobación: Escribir la fecha de aprobación del documento

Naturaleza del Cambio: Se describe el motivo por el cual se modificó o cambio el documento.

Este control de documentos se ve reflejado en el listado maestro de documentos Cada vez que se
realice cambio de versiones se deben incluir sin borrar las anteriores filas que describen los
cambios.

Elaboró y validó: Se escribe el nombre, cargo y dependencia de la persona que elaboró y validó el
proceso (responsable operativo)

Apoyó y Revisó: Se escribe el nombre, cargo y dependencia de la persona que apoyó en la

elaboración y revisión del proceso (responsable o designado de la Subdirección General)

Aprobó: Se escribe el nombre, cargo y dependencia de la persona que aprueba el proceso (Líder
del proceso).

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

SIG

FECHA: 01/04/23 FECHA: FECHA:

 ACTIVIDADES: PASO A PASO

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCIONDE LA NECESIDAD RESPONSABLE

1 Se identifica la necesidad de crear, eliminar o

actualizar documentos del SIG
Identificar necesidad SIG

Identificar documentos a elaborar, identificar o

eliminar según corresponda y asi realizar
Diligenciar, crear y Líder del proceso
revision previa del cumplimiento.
eliminar documentos
2

Trasladar documentos obsoletos a la carpeta

identificada como documentos obsoletos.
3 Documentos obsoletos Líder del proceso

Realizar ajustes con acompañamiento

solicitado en caso de que sea necesario
4 Ajuste de documento Profesional del SGC

 Para la creacion del documento se

codifica acorde con su estructura
5 Clasificar documento
documental.
según su tipo para su
 Al modificarse se actualiza la version Profesional SGC
cambio
del documento y se registra el cambio.
 Si el documento se elimina se debe
marcar como documento obsoleto y
enviar a la carpeta de este.

Se evidencia la aprobación en el documento

6 Evidenciar aprobación de original con firma del solicitante y se debe Profesional SGC
documentos guardar el documento.

Difundir o dar a conocer las novedades y el

contenido de los documentos que integran el
7 Dar a conocer SIG
SG y funcionarios
documentos del SIG

8 Divulgar los cambios por el responsable del

proceso al personal a su cargo y reenviarlos a
Socializar cambios Profesional SGC
los usuarios de este.

INICIO

Identificar Necesidad

Crear y diligenciar documentos

Revisar que el documento cumpla con las

necesidades requeridas

¿Existen Adjuntar documentos de

SI acuerdo con las
Observaciones?
observaciones realizadas

NO

Aprobar propuesta de documento

Correos
electró
nicos
 Dar a conocer documentos del SIG y
PEC funcionarios

Clasificar dependiendo el tipo de documento

para su cambio o registro

Socializar cambios

Atender solicitudes de aprobación de

novedades del SIG

FIN