PROCEDIMIENTO CONTROL DE PC SST 01

DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 01

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Fecha: 21/05/2018
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1. OBJETIVO

Definir las directrices que se deben cumplir para la elaboración, identificación,

aprobación, control de cambios y distribución, de los documentos y datos del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) con el fin de asegurar un
control adecuado de los mismos durante todas las etapas y procesos que componen el
Sistema.

Establecer la metodología para controlar los documentos y registros que hacen parte
del SG-SST.

Establecer la metodología de control de los documentos y registros de origen externo

que son necesarios para la planificación y operación del SG-SST.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los documentos y registros que hacen parte del Manual
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales son necesarios para la
planificación, operación y medición del SG-SST.

3. DEFINICIONES, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: especificación,

procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser
papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de estos.

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene información desactualizada total

o parcialmente y por ello no es adecuado para uso.

COPIA CONTROLADA: Es aquel documento del cual se encuentra registrada su

entrega y permanece actualizado.

COPIA NO CONTROLADA: No existe la obligación de mantenerla actualizada.

FORMATO: Documento que sirve para registrar información pero que no ha sido
diligenciado.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para
documentar trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones
preventivas y acciones correctivas.

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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción Autor
1 21/05/2018 Emisión Inicial del documento Yamile Aparicio Cáceres
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POLÍTICA: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a cualquier

área o proceso de la compañía tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

VERBO EN INFINITIVO: Forma no personal del verbo, que no expresa número ni

persona ni tiempo determinado. Un verbo estará en infinitivo cuando termina en ar, er
o ir (caminar, registrar, desarrollar, armar, comer, definir)

SST: Seguridad y Salud en el Trabajo

SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 Solicitud De Nuevo Documento O De Cambios En Documentos

Los documentos pueden ser elaborados por cualquier persona en ALIANZA

CONSTRUCTORA, que tenga las competencias en el área y tema sobre el que se está
escribiendo, revisado por la gerencia, quien verificará que cumpla con la descripción de
la actividad.

Cuando la empresa, lo considere necesario los documentos pueden ser generados por
entes externos dados la experticia o especialidad del área en particular.

Para la creación o modificación de un documento cuando el interesado considere que

se debe hacer, le informará al responsable del SG-SST, especificando los motivos para
la creación o cambio del documento. En caso de cambios en la legislación nacional
vigente los cambios no requieren solicitud de ningún interesado.

El interesado desarrolla el documento, el cual debe redactarse en forma impersonal,

con verbos en infinitivo, en tiempo presente, en forma clara y explícita; cumpliendo los
parámetros descritos en este documento, los gráficos, diagramas o esquemas que se
incluyan deben ser claros.

Quien los elabore debe entregar el ejemplar en medio magnético al responsable del
SG-SST, indicando si es un documento nuevo que requiere codificación; o si son
modificaciones a un documento ya existente, para lo cual se debe dar una explicación
breve de los cambios que se efectuaron.

Por cambio de imagen corporativa se define que los cambios de logo se pueden hacer
sin necesidad de cambiar la versión de los documentos, a partir de la fecha
especificada en las actas de reunión correspondientes.

4.2 Revisión Y Aprobación De Documentos

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El responsable del SG-SST verifica principalmente que:

 El documento cumpla los requisitos de las normas, leyes y reglamentos.

 Que sea congruente con la Política y objetivos del SG-SST.
 Si genera afectación al sistema (afectación a otros procedimientos) y el beneficio
para la mejora continua.
 Que se relacionen los registros pertinentes que sustenten su aplicación.
 Su forma y estilo.
 Que cumpla los requisitos descritos en este procedimiento.

Si como resultado de esta revisión se concluye hacer cambios, se informa a la persona

que género la solicitud de creación o modificación de documento (puede ser vía e-mail
o de manera personal).

Cuando el documento no requiere ninguna modificación o ya se han hecho los ajustes

requeridos, el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo emite el documento
físico o digital.

Como evidencia de su aprobación el documento será avalado en su cuadro de control

de cambios (El cual permanecerá custodiado por el responsable del SG-SST).

Una vez el documento sea considerado conveniente, se informa al dueño del proceso
donde se encuentra publicado para que sea consultado según sus requerimientos.

4.3 Control De Cambios

La creación de documentos y los cambios realizados a los mismos, se registran en el

cuadro de control de cambios y en el listado maestro de documentos o en el listado
maestro de registros y formatos, según corresponda. Luego de realizada la
actualización, el documento o formato debe reemplazarse en el sitio de consulta digital
de tal manera que se actualicen los cambios y se deje la versión vigente.

En el cuadro de control de cambios se debe tener como mínimo la trazabilidad de los

últimos dos cambios realizados al documento y/o formato.

4.4 Distribución y Divulgación

Posteriormente se colocará el archivo físico o digital en la carpeta correspondiente, en

caso de ser un documento de interés general para los trabajadores, contratistas o
visitantes y la divulgación se realizará de acuerdo al tipo de documento y alcance del
mismo, ya sea bajo responsabilidad del dueño del proceso al cual aplica el documento
o bajo responsabilidad del encargado del SG-SST de ALIANZA CONSTRUCTORA.

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Cada que se requiera consultar el documento o formato se debe hacer en el sitio en el

cual queda almacenado y de esta manera se garantiza que siempre se consulte la
versión vigente.

Las copias de los documentos serán consideradas como copias NO CONTROLADAS,

si por algún motivo se llega a imprimir un documento y se requiera su control, se debe
informar al responsable del SG-SST de la empresa, para que realice la respectiva
identificación y control del mismo. Este control se realizará de la siguiente manera:

4.4.1 Almacenamiento

Los documentos que requieren estar impresos (Copia Controlada), deben ser
almacenados en forma organizada en carpetas o AZ, las cuales deberán estar
identificadas en su lomo con el nombre de los documentos.

Los documentos y registros que soportan el SG-SST se almacenan de manera

controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. Es por esto que en su mayoría son
conservados en medio digital.

La documentación de forma física estará almacenada en la oficina de la Gerencia y la

parte digital en una USB exclusiva para el SG-SST, con copia en el computador de la
Responsable del SG-SST.

4.4.2 Conservación Documental

Los registros son una parte importante del SG SST, su adecuada gestión es uno de los
aspectos que garantiza la efectividad del sistema.

Para demostrar el cumplimiento del SG SST, y garantizar que la política y sus objetivos
se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la
identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de los
requisitos de la legislación Colombiana en SST y según los criterios organizacionales
definidos.

Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre

otros, los siguientes:

 Información sobre la legislación en SST aplicable.

 Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la
inducción y la re inducción) y la información SST entregada a ellos.
 Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en desarrollo
del plan para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias
 Registros de las inspecciones realizadas.

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 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en
SST.
 Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales
y la investigación y análisis de estos eventos.
 Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no
rutinarias o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.
 Registros de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y
medidas de prevención y control definidas.
 Registro de entrega de elementos de protección personal.
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores.
 Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.
 Registros de las revisiones por la alta dirección.
 Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.

Los documentos y registros del SG-SST se manejan según lo ilustrado en la siguiente

tabla:

ALMACENAMIENTO
Y PROTECCIÓN TIEMPO DE ORGANIZACIÓN
TIPO DESCRIPCION
CONSERVACION DEL ARCHIVO
Impreso Digital
Procedimientos
PC (Carpeta
Documento Instructivos X 5 AÑOS
SG-SST)
Formatos
Políticas, objetivos e
indicadores del SGSST,
Plan de trabajo anual del
SGSST, Programa de Archivado en
Documento X X 20 AÑOS
capacitación anual en SST, AZ
programas de gestión de
riesgo y epidemiológicos,
La matriz legal actualizada.
Perfil del cargo (Roles y PC (Carpeta
Documento X 5 AÑOS
responsabilidades) SG-SST)
Perfil firmado, Resultados
de exámenes médicos Archivador en
ocupacionales, entrega de AZ - PC
Registro X X 20 AÑOS
elementos de protección (Carpeta SG-
personal, soporte de SST)
inducción y re inducción.
Identificación de peligros,
evaluación y valoración de Archivador en
riesgos, planes de AZ - PC
Registro X X 20 AÑOS
prevención, preparación y (Carpeta SG-
respuesta ante emergencia, SST)
registros de asistencia a

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capacitaciones,
inspecciones de seguridad
y pre operacionales,
participación y consulta.
Archivador en
Informe de condiciones de AZ - PC
Registro X X 20 AÑOS
salud (Carpeta SG-
SST)
Archivador en
Investigación de
AZ - PC
Registro accidentes, incidentes y X X 20 AÑOS
(Carpeta SG-
enfermedades de trabajo.
SST)
Soportes de convocatoria,
Archivador en
elección y conformación del
AZ - PC
Registro Comité de Convivencia X X 5 AÑOS
(Carpeta SG-
Laboral y el soporte de sus
SST)
actas.
Archivador en
Evidencias del control de AZ - PC
Registro X X 20 AÑOS
riesgos. (Carpeta SG-
SST)

4.4.3 Recuperación

Los documentos controlados del SG SST serán consultados en la carpeta del manual
de SST de acuerdo al alcance que tenga el documento y al grupo de interés que
requiera acceder a la información.

Para la recuperación de los registros se utiliza la información descrita en Listado

Maestro de Registros.

4.5 Disposición De Documentos y Registros

Los registros que cumplan su tiempo de retención en Archivo de consulta descrito en

Listado Maestro de Registros, se les dará la disposición descrita en este mismo
registro.

4.6 Documentación De Procedencia Externa

Los documentos de procedencia externa que se consideren importantes para la

planificación, operación y control del SG SST, son controlados de forma que se
conozca su existencia y pueda accederse a ellos con facilidad.

Pueden ser catálogos, planos, manuales de operación, especificaciones técnicas,

normas externas (técnicas y legales), procedimientos, propuestas, contratos, planes y
programas provenientes de fabricantes de equipos, proveedores, entes de
normalización, contratistas clientes y otros SG-SST.

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La validez de la información y el uso adecuado de su contenido se encuentra ligada a la

aplicación en las áreas o procesos de la empresa, y la integridad de la misma es
responsabilidad de quien la recibe y distribuye o divulga.

La persona que reciba información externa debe informar al responsable del de SG

SST, para que sea incluida en el registro de Control Documentos Externos, donde se
registra la información que sea pertinente respecto a nombre del documento (norma o
publicación), el tipo de documento, número de ejemplar (cuando aplique), ubicación del
documento, Vigencia, autor o emisor del documento y lugar de almacenamiento.

4.7 Revisión

La documentación del SG SST se revisa por lo menos una vez en el año, dejando como
registro en el encabezado de cada documento las primeras letras del mes y número del
año de la Revisión (Revisión: Feb-2017). La revisión consiste en verificar que todo lo
que está descrito en el documento esté vigente y aplicable para el SG SST.

Si como resultado de esta revisión surge la necesidad de actualizar el documento, se le

debe de realizar una acción de mejora al documento. Si al realizar la revisión se
determina que el documento no requiere ninguna actualización, solamente se edita el
encabezado del mismo cambiando la fecha de la revisión, sin tener que cambiar la
versión del documento.

4.8 Documentos Obsoletos

Los documentos físicos que deban ser conservados en estado de obsoleto serán
identificados con marca en letra imprenta (manuscrita) de “OBSOLETO”

El responsable de Seguridad y Salud en el trabajo será el encargado de asignar el

personal autorizado para retirar los registros de su sitio de archivo inactivo.

5. CONTROL DE REGISTROS

La identificación de los registros tanto internos como externos se realiza de acuerdo a

su nombre, o código, o su número consecutivo, o fecha, o nombre, o una combinación
de estos principalmente.

Para registros externos, el dueño del proceso que lo requiere debe comunicar al
responsable del SG SST cuáles son los registros del cliente o proveedor que se
requieren incluir como evidencia o soporte del SG SST.

Los registros pueden almacenarse de manera física o de manera digital de acuerdo a lo

establecido por cada dueño de proceso y su recuperación se hará de acuerdo a lo
establecido en el Listado maestro de registros.

Los registros deben ser almacenados en forma organizada (Ejemplo; cronológicamente,

por consecutivo o alfabéticamente) en carpetas o AZ las cuales deberán tener
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identificadas en su lomo el código del registro, el nombre y el periodo al que pertenecen

o descripción de los consecutivos que corresponden, como mínimo.
El personal o cargos que pueden tener acceso los documentos del SG-SST están
clasificados de la siguiente manera:

TIPO DE
DESCRIPCIÓN CARGOS AUTORIZADOS
ACCCESO
Todas las personas de la empresa.
El personal contratista y entidades
Puede consultar todos los
gubernamentales (Ministerio de trabajo,
De consulta documentos del SG-SST
ARL, etc.) deben solicitar autorización a la
(No incluye registros)
asesora de seguridad y salud para
observar o solicitar copia de registros.
Puede acceder y consultar
Gerente, asesora de SG SST y personal
Restringido todos los documentos del
autorizado
SG-SST

Todas las personas de la empresa, deben velar por que los registros:

- Se desarrollen sin enmendaduras, en letra clara, asegurando que sean legibles.

- Sean diligenciados totalmente los datos solicitados.
- Sean almacenados en los sitios descritos.
- Sean protegidos para evitar su pérdida y consulta de personal no autorizado.

6. ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS MAESTROS

Los listados maestros de documentos y registros y el control de documentos externos

se deben actualizar inmediatamente se genere un nuevo documento y/o se realice una
modificación que cambie su versión. La revisión que se trata en el numeral 4.7 de este
documento, también incluye la actualización del listado maestro de documentos,
indicando la fecha de la revisión de cada documento.

7. CONTENIDO DE DOCUMENTOS (INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA)

Los documentos como Procedimientos, Instructivos, Manuales y demás documentación

diseñada en el Sistema de Gestión de SST, debe estructurarse teniendo en cuenta la
siguiente estructura:

1. OBJETO (Resume la intención del documento, precisa los aspectos de que trata
y amplía la información del título. Este ítem es obligatorio para procedimientos,
manuales, planes y programas)

2. ALCANCE (Ítem donde se presentan los límites de operación del documento.

Aquí se detalla las áreas, personas, grupos, etc., a quienes aplica el documento).

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3. DEFINICIONES (Ítem donde se especifican los términos, símbolos y abreviaturas

que están incluidos y son necesarios para la comprensión del documento, debe
usarse definiciones técnicas o literales que tengan significado específico para el
documento).

4. DESCRIPCIÓN (En este Ítem se relacionan las actividades que describen el

proceso o tarea que se está estandarizando. Se recomienda incluir para la
actividad dada el cómo, dónde, cuándo y por qué se realiza, detallando el
personal y las áreas involucradas como responsables de realizar tareas
específicas. Acá se incluirán las recomendaciones o acciones a implementar
para el control de los riesgos e impactos en el desarrollo de las actividades
propias del procedimiento. Este Ítem es obligatorio para todos los
procedimientos).

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS (Se relacionan los documentos y registros que

deben ser diligenciados para la aplicación del procedimiento, de modo pues, que
se pueda hacer un control de las actividades y la trazabilidad de los mismos).

8. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos y los registros llevan en el encabezado una tabla de tres columnas, en
la primera columna una fila, en la segunda columna dos filas y en la última columna
cuatro filas; la primera columna lleva el logo de la compañía, la segunda columna en su
primera fila relaciona el título del documento y en la segunda fila el nombre del proceso
al cual pertenece el documento, la tercera columna detalla en la primera fila el código
del documento, en la segunda fila el control de las versiones, en la tercera fila la última
revisión del documento y en la cuarta fila el número de páginas.

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En el pie de página de la primera hoja de todos los documentos del Sistema de Gestión
se llevará el control de cambios para conservar la trazabilidad de las revisiones de los
documentos mediante una tabla de cuatro columnas y cinco filas con la siguiente
información
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción Autor
1 21/05/2018 Emisión Inicial del documento Yamile Aparicio Cáceres

A partir de la segunda hoja de todos los documentos, estos tendrán una tabla que
contiene dos filas con cuatro columnas, donde la primera columna lleva el nombre de
quien la elaboró, la segunda columna el nombre de quien lo reviso, en la tercera

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columna el nombre de quien la aprobó y en la cuarta columna la fecha de creación del

documento (fecha en formato día/mes/año) de la siguiente manera:

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9. TIPOS DE DOCUMENTO

Los tipos de documentos generados y derivados del SG SST son: Manuales,

Documentos, Procedimientos, Formatos, Instructivos, Políticas y Otros.

Los documentos del Sistema están estructurados según el tipo, OB = Obligatorios, OP

= Opcionales o N/A = No aplican, según lo expuesto en la Tabla 1. Estructura de
documentos según el tipo.

TABLA 1. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS SEGÚN EL TIPO.

MANUALE
PROCEDIMIENT PLANES Y
S/ POLITICA FORMATO
CONTENIDO OS/ PROGRAMA
DOCUME S S
INSTRUCTIVOS S
NTOS
TITULO OB OB OB OP OB
OBJETO OB OB OP OP N/A
ALCANCE OP OB OP OP N/A
DEFINICIONE
S, SÍMBOLOS
Y OP OP OP N/A OP
ABREVIATUR
AS
DESCRIPCIÓN OP OB OP OP N/A
DIAGRAMA
DE FLUJO
N/A OP OP N/A N/A
INFORMACIÓ
N
COMPLEMEN-
OP OP OP N/A N/A
TARIA
DOCUMENTO
S Y OP OB OP N/A N/A
REGISTROS

10. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos del SG SST se codifican de acuerdo al tipo de documento en forma

consecutiva a medida que son presentados al sistema de la siguiente manera:

En la primer parte: Letras que identifican el tipo de documento

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En la segunda parte: Letras que identifican el proceso, por lo cual todos los
documentos del SG-SST, llevaran las letras SST

En la tercera parte: un número consecutivo que se asigna una vez sea aprobado e
incluido en el listado maestro de documento o listado maestro de registros.

Estas codificaciones quedaran separadas por un espacio así:

Codificación Ejemplo
Procedimientos PC SST ## Nombre del PC SST 01 Control de
documento doc y datos
(puede ser
abreviado)
Instructivos INS ##
Planes PLN ##
Programas PR ##

Formatos F ##
Manual M ##
Codificación Tipos de Documentos

Nombre Código
DOCUMENTOS D
PROCEDIMIENTO PC
PROGRAMA PR
PLAN PLN
POLITICA P
FORMATO F
INSTRUCTIVO INS
MATRIZ MTZ
MANUAL M
ANEXO ANX

11. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Norma ILO OIT

 Decreto 1072 de 2015

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