SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Versión: 01

DOCUMENTAL Y REGISTRO Fecha: Página 1 de
Código: SGSSTA-PD01 02/06/2019 13

1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la elaboración, identificación, emisión, revisión,
aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación y manejo de
documentos y registros del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente
establecidos en SERVISUMA S.A.S., con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición
final de acuerdo a las normas y legislación vigente.

2. ALCANCE
El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades económicas de
SERVISUMA S.A.S.

3. RESPONSABLE
Responsable del Sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
Líderes de procesos en SERVISUMA S.A.S.

4. DESARROLLO

4.1 Condiciones Generales

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros, se tendrán en cuenta las
siguientes consideraciones:
 Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento.
 Corresponde al Responsable del Sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente
con apoyo del líder del proceso de cada documentación, asegurar el trámite adecuado de las
solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos y registros.
 Para las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración, modificación o eliminación,
tener en cuenta la simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor) y las
oportunidades de mejora, para el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento.
 Es responsabilidad del Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y
ambiente, socializar la documentación vigente a sus respectivos líderes de proceso del que se trate
y a su vez estos, realizarán la socialización al personal participante en el uso de los mismos.
 El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente debe
asegurar que los procesos y/o subprocesos cuenten con los documentos aprobados, actualizados;
controlar que los obsoletos no estén en circulación, informar los nuevos documentos elaborados a
los líderes de proceso y/o subproceso y establecer los mecanismos que permitan verificar el uso
adecuado de los mismos.
 La documentación del sistema de gestión SG SSTA, está registrada en el Listado Maestro de
Documentos y Registros SGSSTA-PD1FO3, el cual se consulta en la oficina del Responsable del
sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
 El acceso a los documentos de SG SSTA, estará a cargo del Responsable del sistema de gestión de
seguridad, salud en el trabajo y ambiente, quien autoriza quien podrá realizar consultas, y apoyará
la gestión para solicitar modificación o eliminación, revisión o aprobación.

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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA: FECHA:
 Se debe insertar el pie de página “COPIA CONTROLADA” a los documentos sobre los cuales existe
control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. De lo
contrario, insertar pie de página con la expresión “COPIA NO CONTROLADA”.
 Es responsabilidad del Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y
ambiente y del líder del proceso y/o subproceso encargado del uso del documento, verificar que
se utilice la versión vigente. El utilizar documentos desactualizados puede ocasionar desvíos al
objetivo de un proceso.
 El líder del proceso y/o subproceso debe controlar los documentos externos, garantizar el uso
adecuado de las versiones e informar al Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en
el trabajo y ambiente de las novedades, para proceder a realizar las actualizaciones
correspondientes.
 Cuando en un documento se consolide información, actividades o responsabilidades
concernientes a varios procesos o subprocesos, el líder que identifique la necesidad de ajustar los
conceptos allí relacionados, deberá informar al responsable del documento las modificaciones
correspondientes para garantizar su oportuna actualización.
 Los documentos del SG SSTA se deben revisar mínimo una vez al año con el fin de verificar su
pertinencia y solicitar las actualizaciones necesarias.
 Los documentos pueden mantenerse en el sitio de uso en forma electrónica. Los documentos se
deben elaborar utilizando la fuente Calibri, tamaño 11 y deben imprimirse en estas condiciones,
en caso de ser necesario.
4.2 Control de documentos
A continuación, se detalla las actividades que describen el procedimiento para la elaboración y
control de documentos:
4.2.1 Elaboración de documentos
La estructura general del documento está compuesta por:

Encabezado

Contenido

Pie de página en
primera hoja

4.2.1.1 Encabezado
Los documentos del SG SSTA se identifican con un encabezamiento que contiene, los siguientes
elementos:
 Logo empresarial.
 Nombre del sistema de gestión.
 Nombre del documento.

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 Código del documento.

 Versión del documento.
 Fecha de aprobación del documento.
 Número de página.

Descripción gráfica del encabezado del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo y
ambiente:

En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente al formulado.

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
 Caracterizaciones
 Fichas Técnicas
 Formatos
 Guías
 Instructivos
 Manuales
 Matrices
 Políticas
 Planes
 Procedimientos
 Programas
 Protocolos
 Reglamentos

Las versiones se identifican numéricamente y se inician con 00 para indicar el documento de

prueba; una vez aprobado la versión inicial en 01, en la medida en que se generen cambios o
modificaciones sustanciales, se asignará el número consecutivo que describe la versión a que
corresponde el nuevo documento. La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación de la
versión vigente del documento y no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento o registro
del formato.
4.2.1.2 Codificación
La codificación de los documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se
compone de tres campos en forma alfanumérica y manualmente de la siguiente forma:

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 Primer campo (Alfabético):

Corresponde a un código alfabético constituido por la abreviatura del proceso sistema de gestión
de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.
 Segundo campo (Alfabético):
Corresponde a un código alfabético antepuesto por un guion medio, el cual estará constituido por
las abreviaturas de dos letras, de los diferentes tipos de documento que componen el sistema de
gestión, los cuales se detallan en la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

CARACTERIZACION DE PROCESO CP
FICHA TECNICA FT
FORMATOS FO
GUIAS GU
INSTRUCTIVOS IN
MANUALES MA
MATRICES MT
PLANES PL
POLITICAS PO
PROCEDIMIENTOS PD
PROGRAMAS PG
PROTOCOLOS PT
REGLAMENTO RE

 Tercer campo (Numérico)

Los números siguientes corresponden al número de documento consecutivo creado, teniendo en
cuenta los generados por cada tipo, inicia desde el número 1.
Ejemplo de codificación de un manual:

4.2.1.3 Contenido
La redacción de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fácil comprensión, la
utilización de diagramas de flujo o imágenes es de carácter flexible preservando los criterios
enunciados:
Contenido de los documentos:
 Alcance:
Establece la influencia de modo, tiempo, lugar y población objeto del documento y de su
contenido.
 Anexos:
Documentos complementarios que son soporte del contenido del documento. Los anexos no se
controlan.

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 Condiciones Generales:
Agrupan los requisitos generales, del manejo operativo para la ejecución del contenido del
documento.
 Descripciones:
Características propias del documento, tales como:
o Definiciones: palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento, para tener
claridad y unicidad en el criterio.
o Desarrollo del Contenido: establece la información necesaria a documentar y se
amplia de acuerdo a cada tipo de documento.

A continuación, se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de los tipos de
documentos:

TIPO DE DOCUMENTO

PROGRAMA
PLAN
MANUALES

MATRICES

GUIA
INSTRUCTIVO

PROTOCOLO

REGLAMENTO
FORMATOS

FICHA TECNICA

POLITICA
PROCEDIMIENTO
CARACTERIZACION

CONTENIDO DEL
DOCUMENTO

ALCANCE A N/A A O N/A A A A A N/A A O A

ANEXOS O N/A O O N/A O O O O O O O N/A
CONDICIONES DE USO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O N/A N/A
CONDICIONES
N/A N/A N/A A N/A A O A O N/A O N/A A
GENERALES
CONTROL DE CAMBIO A A A A A A A A A A A A A
DEFINICIONES A N/A N/A A N/A O O A O N/A A N/A N/A
DESARROLLO
A A A A A A A A A N/A A N/A A
CONTENIDO
DOCUMENTO DE
A N/A O N/A N/A O O N/A O O O N/A N/A
REFERENCIA
ENCABEZADO A A A A A A A A A A A A A
ESPECIFICACIONES
N/A N/A N/A N/A N/A N/A O N/A N/A A O N/A N/A
TECNICAS
INDICADOR DE
N/A A A O N/A N/A O N/A N/A N/A N/A N/A N/A
PROCESO
NORMATIVAS Y/O
O N/A A O N/A A O A N/A N/A N/A O O
REQUISITOS
PROPOSITO A N/A A O N/A A A A A N/A N/A O A
RECURSOS N/A A A N/A O N/A A N/A A N/A N/A N/A N/A
RESPONSABLE N/A A A A N/A N/A O N/A O N/A N/A N/A O
TITULO DE LA FICHA
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A N/A N/A N/A
TECNICA

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USOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O N/A N/A
PIE DE PAGINA A A A A N/A A A A A A A A A
Aplica: A N/A: No aplica O:Opcional
4.2.1.4 Pie de página
Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final de la primera hoja del documento.
Aplica para los siguientes:
 Caracterización
 Ficha Técnica
 Guía
 Instructivos
 Manuales
 Matrices
 Plan
 Políticas Institucionales
 Procedimientos
 Programas
 Protocolos
 Reglamentos

Descripción del contenido del pie de página:

Debe ser colocado solo en la primera hoja del documento con nombre, cargo, firma y fecha de la
persona que elabora, revisa y aprueba.
4.2.2 Responsables de la elaboración, revisión y aprobación de documentos
En el diseño de los documentos de Seguridad, salud en el trabajo está reglamentado el respaldo de
un perfil específico, por lo cual, se debe colocar en ELABORADO POR: el nombre del profesional
externo o interno junto a su número de licencia de salud ocupacional.
En el proceso de elaboración del documento puede contarse con la participación de los
trabajadores.
La revisión y la aprobación de los documentos del sistema de gestión de seguridad, salud en el
trabajo y ambiente, está a cargo de Gerencia y COLOCAR CARGO DE LA PERSONA QUE APRUEBA,
respectivamente.

Descripción gráfica del pie de página:

Una vez aprobados los documentos, el Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en
el trabajo y ambiente debe realizar su distribución y posterior actualización en el respectivo
Listado Maestro de documentos y registros, se debe realizar de forma manual.

4.2.3 Distribución de los documentos

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El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente debe

comunicar la aprobación y vigencia de los documentos a los líderes de los procesos y/o
subprocesos, dejando evidencia en el formato de Lista de Distribución de Documentos. SGSSTA-
PD1FO1
Los líderes de los procesos y/o subprocesos a su vez deberán realizar la socialización y/o
retroalimentación con los usuarios internos y externos.
No está permitida la distribución de documentación y datos externamente sin autorización del
Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

4.2.4 Modificación de Documentos

La documentación que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes condiciones:
 Las solicitudes de modificación se pueden realizar por escrito, por parte del líder de proceso y/o
subproceso, mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud documental código SGSSTA-
PD1FO2, quien justificará el requerimiento, relacionando los cambios a realizar.
 El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente realiza las
modificaciones con asesoría del profesional de seguridad y salud en el trabajo que diseña los
documentos y si es pertinente se procede a crear la nueva versión del documento, siguiendo las
especificaciones para revisión y aprobación del numeral 4.2.2 del presente documento.
 Una vez revisada y aprobada la modificación, se actualiza el listado maestro correspondiente.
 El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente comunica el
documento actualizado al Líder del Proceso mediante correo electrónico o escrita, quien será el
encargado de realizar la socialización de la modificación a quienes intervienen en el proceso y/o
subproceso y notificará que la versión anterior queda fuera de circulación.
 Cuando la modificación de documentos se requiera por actualizaciones en las normas y leyes en
materia de seguridad y salud en el trabajo, El Responsable del sistema de gestión de seguridad,
salud en el trabajo y ambiente realizará los cambios en los documentos, de acuerdo a lo
establecido en este procedimiento y bajo la orientación del profesional en seguridad y salud en el
trabajo con licencia de salud ocupacional vigente.

4.2.5 Seguimiento y Control de Cambios

Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades con el fin de
asegurar que continúen siendo aplicables o deban ser modificados. El control de los documentos
se encuentra bajo la responsabilidad del Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud
en el trabajo y ambiente, quien debe asegurar su aplicación e informar de los que estén obsoletos,
fuera de uso o vigencia. Debe también realiza el control de documentos mediante el listado
maestros de documentos. La versión de los documentos solo cambia cuando existan cambios de
fondo más no de forma. Cuando exista cambio de forma, se registrará la modificación en el control
de cambios y se ajustarán las fechas de aprobación. El cuadro de control de cambios se registra al
final del documento en una hoja exclusiva, en el cual se identifican los siguientes elementos:

El responsable del registro de los cambios realizados es el Responsable del sistema de gestión de
seguridad, salud en el trabajo y ambiente. El área de control de cambios del documento no debe
imprimirse.

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4.2.6 Documentos Anulados y Obsoletos

Cualquier funcionario, puede solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los
documentos anulados es igual al de los obsoletos, ante el Responsable del sistema de gestión de
seguridad, salud en el trabajo y ambiente mediante el formato de Solicitud Documental SGSSTA-
PD1FO2 indicando la justificación. El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el
trabajo y ambiente al distribuir una nueva versión del documento se encarga de retirar las copias
obsoletas, así mismo, alerta al líder de proceso/subproceso que solicitó la modificación el deber de
destrucción de las copias obsoletas en todos los puntos de uso, para evitar posibles errores y
prevenir su uso no intencionado, El Responsable del sistema de gestión de seguridad, salud en el
trabajo y ambiente conservará el original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para
evidenciar las mejoras, identificándolo con la marca impresa “obsoleto”.

4.2.7 Documentos Externos

Se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar la seguridad, salud en el
trabajo y ambiente de los procesos y/o servicios. Igualmente identifica el (los) responsable(s) del
(los) proceso(s) y/o subproceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evalúa el impacto potencial del
documento en la seguridad, salud en el trabajo y ambiente, comunicando su percepción, para que
se tomen las acciones o medidas correspondientes. Será responsabilidad de los líderes de los
procesos y/o subprocesos verificar que los documentos externos publicados sean los pertinentes e
informar cualquier inconsistencia para que realice los ajustes. Así mismo se deberán informar la
existencia de documentos externos nuevos para que sean ingresados.

4.3 Control De Registros

El propósito del Control de Registros es definir los lineamientos necesarios para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los registros. Los
registros son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia objetiva
de actividades desempeñadas. Como los registros suministran evidencia no pueden ser
modificados. Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros se elaboran,
revisan y aprueban según las indicaciones dadas en el presente documento. Se consideran tipos de
registros:

 Listados, Listas
 Actas de reunión
 Formatos diligenciados
 Formularios
 Contratos
 Informes
 Fotografías
 Grabaciones
 Registros externos necesarios para evidenciar cumplimiento de requisitos
 Reportes generados
 Otros

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Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene en cuenta:

 Encabezado: Los documentos de los registros se identifican con un encabezamiento que

debe contener los siguientes elementos:

 Logo de la empresa
 Nombre del Sistema de Gestión
 Nombre del documento
 Código del documento
 Versión del documento
 Páginas del documento
 Fecha de aprobación de la versión vigente del documento.

La fecha del encabezado corresponde a la fecha de aprobación del documento vigente, y no debe
confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo.
Los formatos solo deben llevar encabezado y son los únicos documentos que no llevan pie de
página.
El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicación del sistema de gestión
de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, la modificación de los existentes se dará una vez se
requiera una nueva emisión o un cambio en la estructura del mismo.
Está bajo la responsabilidad de los líderes de procesos y sub procesos tanto la elaboración de los
documentos como la recolección y la información que se incluye.
Todos los registros del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente se
encuentran relacionados e identificados en el Formato Listado Maestro de Documentos y
Registros SGSSTA-PD1FO3.
Los registros pueden ser elaborados y presentados en:
 Medio Magnético y/o unidades de almacenamiento: son elaborados y mantenidos en
computador, discos, servidores, etc. y cuya responsabilidad recae principalmente en las personas
que los diligencian.
 Registros Físicos: emitidos en cualquier medio como papel, fotografías u otro, y cuya
responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan.

4.3.1 Consideraciones del Control de Registros

 Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe cumplir los lineamientos
establecidos en el presente Procedimiento.
 El líder de proceso y/o subproceso debe garantizar la protección de los registros impresos o
electrónicos de factores que alteren sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, elevadas
temperaturas, entre otros; así como la seguridad de la información que contienen.
Lo anterior no exime la responsabilidad que le es inherente a cada funcionario en el cargo que
desempeña.
 La información que aparezca en el Listado Maestro de Documentos y Registros SGSSTA-PD1FO3
debe coincidir con el manejo de Registro de cada proceso y/o subprocesos, el Responsable de

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seguridad, salud en el trabajo y ambiente solicitará a los Líderes de Proceso y/o Subproceso,
relación de los registros que se identifican en sus actividades vigentes.
 Los registros deben conservarse legibles, fácilmente identificables y recuperables y sin
enmendaduras.
 Los registros en medio impresos deben diligenciarse con bolígrafo de tinta negra, está
restringido el uso de lápiz.
 Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones, deben
incluirse en el Listado Maestro de Documentos y Registros SGSSTA-PD1FO3, sin ser necesario
asignar un código.
 Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperación de los registros en medio
electrónicos, el líder de Proceso/subproceso deberá realizar almacenamiento en servidores y
copias de seguridad como un mecanismo de soporte.
 Los Líderes de Procesos y/o Subprocesos, son responsables de administrar sus registros y vigilar
que se cumplan los tiempos de retención y disposición final establecidos.
 Los Registros generados en las historias clínicas ocupacionales, tienen manejo confidencial,
podrán ser consultados y conservados por un médico especialista en Seguridad y Salud en el
Trabajo designado y/o el trabajador.
La información autorizada para ser conservará en la empresa será:
1. Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
2. Certificado correspondiente a exámenes médicos periódicos
3. Certificado correspondiente a examen médico de ingreso
4. Certificado correspondiente a examen médico de retiro
5. Estudio de enfermedad profesional (cuando aplique)
Tiempo de retención recomendado: 20 años. Un año en el archivo de gestión y 19 años en el
archivo central.
 Para cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los
registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir
de que cese la relación laboral del trabajador con SERVISUMA SAS:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
2. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad, salud en el trabajo y
ambiente.
3. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud
en el trabajo.
4. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
5. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente
y las políticas de la empresa.
 Los documentos y registros se conservan en cada dependencia para cumplir los objetivos de su
creación, luego de cumplido sus trámites se mantendrán el tiempo determinado para consultas,
según lo establecido en el Listado Maestro. Cumplido el tiempo de vigencia, los documentos y
registros se remitirán al archivo central. Una vez trascurrido el periodo de conservación
consignado en el Listado Maestro, se debe cumplir lo allí dispuesto a efecto de determinar la
disposición final de los documentos.

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 Se debería conservar la información laboral relacionada con la nómina, es decir todos los
documentos que se generan durante la relación laboral e identifican pagos realizados al trabajador
o a entidades a las cuales se encuentra afiliado, aun cuando estos no hacen parte del sistema de
gestión de SSTA, pero si parte de la evidencia del cumplimiento legal en materia laboral, esta
información debe mantenerse bajo custodia de recursos humanos, toda vez que el Decreto 036 de
2008, artículo 1, literal b, faculta a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social . UGPP puede en cualquier momento solicitar
información laboral:
Los documentos que se deben conservar son, entre otros:
1. Comprobantes de nómina (mensual o quincenal según se establezca el periodo de pago en el
contrato).
2. Aportes a la administradora de cesantías
3. Aportes voluntarios a pensión
4. Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL, entre otros)
5. Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
6. Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
7. Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, entre
otros)
8. Relación de descuentos
9. Horas extras
Tiempo de retención documental recomendado: 80 años. Los primeros dos años en el archivo de
gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.

5. FORMATOS
 Formato de Lista de Distribución de Documentos. SGSSTA-PD1FO1
 Formato de Solicitud Documental SGSSTA-PD1FO2
 Formato de Listado Maestro de Documentos y Registros SGSSTA-PD1FO3

6. DEFINICIONES
APROBACIÓN: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento
previamente revisado.
ARCHIVO CENTRAL: lugar donde se agrupan los documentos del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo, una vez finalizado su trámite, pero siguen siendo objeto de consulta por las
oficinas y los particulares en general debidamente autorizados.
DISPOSICIÓN: destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retención en
un archivo.
DIFUSIÓN: utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer información.
DOCUMENTO: datos que poseen significado y su medio de soporte. El tipo de soporte puede ser
papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.
DOCUMENTO EXTERNO: son aquellos documentos relevantes que son necesarios para el
funcionamiento eficaz de la empresa y son generados por entidades diferentes a esta (Leyes,
decretos, Normativas Gubernamentales, entre otros).

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DOCUMENTO INTERNO: son aquellos documentos relevantes y necesarios para el funcionamiento

del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y se generan al interior de la empresa,
pueden modificarse de manera independiente.
DOCUMENTO OBSOLETO: es aquel documento que, derivado de un cambio o de su eliminación,
pierde su vigencia.
DOCUMENTO DE REFERENCIA: son aquellos que sirven como base, soporte o guardan relación
directa con un proceso y/o subproceso o procedimiento.
Ejemplo de documento referencia:
 Norma ISO 45001:2015
 Resolución 1111 de 2017
FORMATO: documento impreso o digital destinado al registro de información de un proceso.
FICHA: documento que define características y/o controles específicos para algunas actividades,
seguimiento a indicadores y equipos.
IDENTIFICACIÓN: es todo aquello nombre y código que se le asigna a cada documento que lo
diferencia de cualquier otro.
INSTRUCTIVO: documento que brinda una secuencia clara de indicaciones que tienen como
finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un objetivo.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: formato donde cada proceso y/o subproceso
registra los documentos internos y externos para controlar sus versiones, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición final.
MANUAL: documento guía que transmite de forma explícita, sencilla, ordenada y sistemática la
información de una organización, sobre objetivos, políticas, atribuciones y procedimientos; se
indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la
organización, teniendo como referente los propósitos de la empresa.
PROCESO Y/O SUBPROCESO: conjunto de actividades relacionadas entre sí para generar valor y
que convierte las entradas en resultados
PROCEDIMIENTO: documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad
que comunica los métodos establecidos para el desempeño y administración del trabajo e
identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las
actividades.
PROTECCIÓN: actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y definir los niveles de
acceso.
RECUPERACIÓN: facilidad para consultar un registro almacenado dependiendo del tipo de archivo
en el que se encuentre.
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas, pueden ser formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunión,
contratos y otros.
RESPONSABLE: personal dentro de la empresa encargado del almacenamiento, ubicación,
recuperación y estado de los documentos y registros en cualquier tipo de soporte.
REGLAMENTO: conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parámetros para
realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en la institución.
REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento
objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
VERSIÓN: indica la cantidad de actualizaciones que ha tenido el documento

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7. GESTION DEL CAMBIO

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACION

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