PROCEDIMIENTO Código: PRC.ASC.

001
XXX Versión: 005
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Vigencia: 05/07/2018
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre: Nombre:
Nombre:

Cargo:
Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

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1. OBJETIVO
Asegurar que todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión en XXX. sean
elaborados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de una manera estándar,
consistente y efectiva, así como asegurar la adecuada identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención y disposición final de los registros generados
Establecer un mecanismo de control y distribución de los documentos de carácter interno y
externo.

2. ALCANCE
Se encuentran comprendidos todos los documentos internos y externos que forman parte
del Sistema Integrado de Gestión en XXX.

3. RESPONSABILIDAD
La correcta ejecución del presente procedimiento es responsabilidad del Jefe de Sistema
Integrado de Gestión, quien deben de encargarse de difundir a los jefes y/o responsables
de área el presente procedimiento para que sea utilizado en todos los procesos que
aplique.
Como responsables de este procedimiento tiene las siguientes funciones:

 Resguardar y administrar toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión.

 Velar para que los documentos se mantengan vigentes, legibles, fácilmente
identificables y accesibles.
 Retirar la documentación obsoleta de las áreas.
 Distribuir los documentos vigentes, si es que fuese necesario.
 Administrar el acceso a la documentación vigente en el servidor de la empresa (en la
ruta que se designe)
 Mantener actualizada la Lista Maestra de Documentos.

4. DEFINICIONES
 Documento Controlado: Es la reproducción autorizada de un documento del
Sistema Integrado de Gestión; cuya circulación es verificada por medio de
registros para de este modo recogerla, corregirla y actualizarla cuando haya lugar
a cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede reproducirse parcial ni
totalmente sin autorización.
 Copia No Controlada: corresponde a una copia de un documento interno o externo del
Sistema Integrado de Gestión que no está sujeto a ningún tipo de control respecto de la
versión vigente.
 Documento Externo: es aquel documento generado por entidades externas a la
organización (normas, leyes, reglamentos o directrices, etc).
 Lista maestra de documentos: lista donde se incluye los documentos internos y
externos que pertenecen al Sistema Integrado de Gestión, con la finalidad de mantener
un registro actualizado de la documentación vigente y establecer el lugar donde se
ubican.
 Procedimiento: Documento que describe de forma detallada de una actividad
específica de gestión, indicando quién la realiza y en qué momento de un área o
proceso.
 Instructivo: Documento que describe la forma detallada y ordenada de una
operación específica, indicando cómo y dónde realizarla.
 Registro: Plantilla que permite registrar las actividades del Sistema Integrado de
Gestión.

5. REFERENCIAS
 Ley 29783 “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
 D.S 005-2012 TR “Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo”
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 D.S Nº 007-98-SA “Reglamento sobre Vigilancia y Control Sanitario de Alimentos y

Bebidas.

6. CONSIDERACIONES GENERALES
Todo documento identificado como de uso electrónico debe ser controlado en la carpeta
designada para el control de documentos magnéticos, sólo el personal del área de Sistema
Integrado de Gestión tiene acceso a efectuar cambios en esta carpeta.

Control de documentos obsoletos

Para prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos, el personal en general
solo debe tener acceso a los documentos vigentes.
Cuando se renueva una versión de un documento, la versión anterior pasa a ser
considerada Obsoleta, la misma que es recogida por el personal del área de Calidad antes
de hacer entrega de la versión vigente.
Los documentos obsoletos que requieran conservarse deben estar archivados y
debidamente identificados por el personal del área de Sistema Integrado de Gestión.

Control de cambios
Las versiones de los documentos se deben enumerar correlativamente, comenzando por el
número 001 que se utiliza exclusivamente para designar las publicaciones originales. El
control de las versiones de los documentos es realizado por el Jefe de Sistema Integrado
de Gestión y se anotan en la Lista maestra de documentos (REG.ASC.026).
Cuando en una página solamente se haga correcciones ortográficas o de redacción, no es
necesario cambiar el número de versión.
Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar o cambiar el documento, deben ser
ejecutadas de acuerdo al presente procedimiento, correspondiendo colocar el número de
versión siguiente.
En el caso de que un documento no se actualice en un plazo de dos (02) años
consecutivos, es necesario que sea revisado para asegurar su adecuación.
Los cambios dentro de un documento se indican al final del documento, en el espacio
“Registro de cambios” y se identifican dentro del documento en letra cursiva y negrita.

Tipos de documentos
Se han definido los siguientes tipos de documentos para el Sistema Integrado de gestión:

Política
Manual
Reglamento
Organigrama
Perfil de puesto
Programa
Plan
Procedimiento
Instructivo
Especificación
Registro
Cartilla
Plano

Codificación de documentos
Para la codificación de documentos se considera la siguiente tabla:
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TABLA N° 1

TIPO DE DOCUMENTO SIGLAS AREA SIGLAS

Política POL Producción PRO
Manual MNL Aseguramiento de calidad ASC
Reglamento RGM Seguridad y salud en el trabajo SST
Organigrama ORG Mantenimiento MAN
Perfil de puesto PFP Almacén ALM
Programa PRG Recursos humanos RHH
Plan PLN Administrativo ADM
Procedimiento PRC
Instructivo INS
Especificación ESP
Registro REG
Cartilla CAR
Plano PLA
Procedimiento operacional PON
Procedimiento de Limpieza PLI

La codificación se construye de la siguiente manera:

AAA: siglas del tipo de documento

BBB: siglas del área
XXX: número correlativo de documento del área

Ejemplo:
El procedimiento N° 1 del área de Mantenimiento se debe codificar de la siguiente manera:

PRC.MAN.001 (separado por puntos)

Tiempo y espaciado a usar en los documentos y espaciado

Los documentos deben redactarse en tiempo presente.
El espaciado a usar en los párrafos debe ser Sencillo.

Tipo de letra, tamaño, márgenes del documento

 Márgenes: 2,5 cm a cada lado de la hoja izquierda, derecha, superior e inferior

 Tipo de letra: Arial 10 en Word/Excel (todas las versiones).

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS:

7.1.1. Elaborar un documento

Cualquier colaborador puede identificar la necesidad de elaborar un documento del
Sistema Integrado de gestión, como producto de observaciones en la ejecución del
proceso, como resultado de los controles efectuados, por los resultados de los
indicadores, a los cambios en el proceso, al resultado de auditorías, a la
retroalimentación de los colaboradores, clientes y otros casos.
El colaborador quien detecta la necesidad procede a informar al jefe o responsable del
área involucrada, quién a su vez gestiona la elaboración y/o modificación del
documento. En el caso de procedimientos se realiza de acuerdo al anexo 1 “Estructura
de los Procedimientos”, para los demás tipos de documentos debe consultarse con el
área de Sistema Integrado de Gestión.
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7.1.2. Modificar un documento

El responsable del documento puede determinar la necesidad de modificar un
documento por cambios en las actividades, inclusión de nuevos registros o anexos, etc.
En el documento para actualizar se debe cambiar la versión al siguiente número
consecutivo (por ejemplo, de versión 001 a 002), además de identificar los cambios con
letra cursiva y negrita. Se debe anotar el motivo del cambio en el campo “Registro de
cambios”.

7.1.3 Codificar un documento

Asignar un código al documento de acuerdo a lo indicado en la Tabla N° 1. La
asignación de los códigos es realizada por personal de Sistema Integrado de Gestión.

7.1.4. Colocar número de versión a un documento

En el documento se coloca el número de versión que corresponda: en caso se trate de
la primera versión se debe indicar Versión 001, para las siguientes versiones se debe
colocar el número consecutivo.

7.1.5. Emisión

Elaboración: La redacción del documento debe de realizarse a cargo del área que
realiza la operación o requiera el documento, el Jefe del área es quién designa a la
persona responsable de elaborar el documento, una vez terminado debe colocar
en la parte inferior nombre, cargo, firmar y sello, según corresponda.
Revisión: La revisión del documento implica la aceptación del proceso. El
responsable del área o quién él designe, revisa el documento. Si el procedimiento
está relacionado con una o más áreas, se debe coordinar la revisión del
documento por los responsables de las áreas relacionadas. Adicionalmente,
durante la Revisión del Sistema, se deben evaluar los documentos de forma
general y se define la necesidad de los cambios. Si no es necesario realizar
ninguna modificación y el procedimiento se mantiene, se debe colocar en la parte
inferior nombre, cargo, firmar y sello, según corresponda.
Aprobación: El Gerente de Planta y/o Gerente General (según corresponda) es la
persona autorizada para aprobar los procedimientos. Esta implica solo su
inclusión en el Sistema Integrado de Gestión.

7.1.6. Registrar documento

El Jefe de Sistema Integrado de Gestión procede a actualizar los datos del
documento en la Lista Maestra de Documentos (REG.ASC.026).

7.1.7. Distribuir y publicar

El Jefe de Sistema Integrado de Gestión se encarga de la distribución de los
documentos de acuerdo a los establecido en la Lista maestra de documentos
(REG.ASC.026), si los documentos son electrónicos éstos se deben de publicar en la
carpeta designada para tal fin.

7.1.8. Difundir y aplicar documentos

Cuando el documento sea físico, el responsable de la elaboración del documento se
debe encargar de difundir el documento nuevo o actualizado a todos los involucrados,
se debe brindar una explicación breve del mismo.

7.1.9 Administrar copias controladas

Los responsables de los documentos pueden solicitar copias controladas al Jefe de
Sistema Integrado de Gestión, quién debe dejar registro de la entrega de las copias
controladas solicitadas en la Lista de Copias controladas (REG.ASC.034). Además, los
documentos deben llevar el sello de Copia controlada y el número de copia.
Toda copia física del documento original que NO lleve el sello Copia controlada debe
ser considerada como un documento no controlado.
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7.1.10 Anular un documento

Si un documento se anula, este debe ser comunicado a todos los involucrados;
especificando el motivo de la anulación y luego se indica en la Lista maestra de
documentos.

7.2. DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos se deben incluir en la Lista maestra de documentos,
indicando la versión o fecha de emisión, En caso se actualice el documento, se debe
proceder también a actualizar la Lista maestra y retirar el documento anterior.

7.3 DE LOS REGISTROS

7.3.1. Identificación
Los registros son evidencia objetiva del funcionamiento del Sistema de gestión de
Calidad y Seguridad. Se generan en función al requerimiento que identifique cada uno
de los dueños de procesos.
Para su control se indican en la Lista Maestra de documentos. Se deben identificar a
través de la codificación y versión correspondiente.

7.3.2. Llenado
Para el llenado o registro de datos se debe usar lapicero de color azul o negro (no usar
tinta roja ni lápiz).

7.3.3. Corrección de registros

En caso de requiera corregir un error, se debe hacer una línea oblicua sobre el dato
incorrecto y colocar el dato correcto en el lado superior derecho, colocando además la
firma de quién hizo la corrección y fecha de realización. Queda prohibido sobre escribir
o utilizar líquido corrector.

7.3.4. Almacenamiento
Los registros pueden ser almacenados en forma física y/o electrónicamente, cuando
corresponda,

7.3.5. Retención
El tiempo de permanencia de los registros debe ser determinado de acuerdo al tipo de
registro y se anota en la Lista Maestra de Documentos (REG.ASC.026). En general
para todos los registros relacionados a productos y/o procesos se debe almacenar por
lo menos durante 2 años. Al terminar este período los registros deben ser destinados a
destrucción.

7.3.6. Protección
Los registros se deben mantener en un lugar especialmente destinado para ello, con la
finalidad de evitar todo deterioro y suciedad en la documentación existente en las
carpetas cuando corresponda.
Respecto a los registros electrónicos, se debe realizar back up de la información, el
responsable de realizar este back up es el área de Sistemas.

7.3.7. Recuperación y Disposición

La recuperación y disposición de los registros debe realizar de forma rápida apenas se
requiera.

8. REGISTROS
 Lista Maestra de Documentos REG.ASC.026
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 Lista de Copias controladas REG.ASC.034

9. CONTROL DE CAMBIOS

REGISTRO DE CAMBIOS
VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO
Inclusión de definiciones y otras
005 actividades.
   
   

10. ANEXOS

ANEXO 1: Estructura de los procedimientos

El encabezado del procedimiento, tendrá el siguiente formato:

Código: (2)
TÍTULO (1) Versión: (3)
NOMBRE DE LA
Vigencia: (4)
EMPRESA Página: (5)

 TÍTULO (1):
Indicando el título del procedimiento en letra Arial 12 en mayúscula y negrita.

 CÓDIGO (2):
Indicando el código del procedimiento, debe ser escrito en letra Arial 10.

 VERSIÓN (3):
Indicando el número de versión del procedimiento. El número 001, se utiliza
exclusivamente para designar las publicaciones originales, debe ser escrito en letra
Arial 10.

 VIGENCIA (4):
Indica la fecha en la cual entra en vigencia el documento.

 NÚMERO DE PÁGINAS (5):

Indicando el número de la página y el número total de páginas del documento, debe ser
escrito en letra Arial 10.

El pie de página del documento, debe presentar el siguiente formato:

Elaborado (7) Revisado (7) Aprobado (7)

Nombre: Nombre: Nombre:
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Cargo: Cargo: Cargo:

Firma:
Firma: Firma:

 Elaborado, revisado, aprobado (7)

Debe ser escrito en letra Arial 10.

 Nombre, Cargo y firma:

Debe ser escrito en letra Arial 8.

Contenido del procedimiento:

Debe ser escrito en letra Arial 10 y en tiempo presente.

1. OBJETIVO: Descripción detallada de la razón y propósito del documento.

2. ALCANCE: Delimitación de las condiciones en las que se aplica el documento y las áreas o
procesos a los que se aplica lo establecido en el mismo.

3. RESPONSABILIDAD: Definición de los roles que desempeña cada cargo o área respecto al
documento.

4. DEFINICIONES: Se describe el significado de algunos términos claves utilizados en el

documento.

5. REFERENCIAS: Listado de documentos relacionados con el documento descrito, los cuales

pueden ser de origen interno o externo; si fuese necesario se debe identificar a detalle.

6. CONSIDERACIONES GENERALES: Aspectos importantes a tener en cuenta relacionados

al desarrollo del documento. Asimismo, señala lineamientos o reglas que complementan la
descripción del documento y que son necesarias para su aplicación.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es la descripción secuencial de las actividades o

tareas de los procesos involucrados.

8. REGISTROS Identifica y lista los registros que se generan en el desarrollo del documento
nuevo o modificado.

9. CONTROL DE CAMBIOS:

REGISTRO DE CAMBIOS
VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO

   
   

10. ANEXOS: Lista de información de apoyo para el mejor entendimiento del documento, por
ejemplo: cuadros, diagramas de flujos, esquemas, entre otros.
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REGISTRO DE CAMBIOS
VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO
Modificaciones de funciones. Incluir
005 nuevos conceptos.